Vid införandet av ett centrallager kommer de olika flödena att se lite annorlunda ut mot vad de gjort innan. Informations- och materialflödet är de som kommer att påverkas mest vid införandet av ett centrallager.
5.3.1 Informationsflödet
Vid införandet av ett centrallager krävs en centraliserad inköpsavdelning för att kunna samordna inköpen. Detta kan komma att innebära stora förändringar för informationsflödet då en helt ny nivå kommer att krävas i inköpshierarkin, vilket illustreras i Figur 21.
Figur 21: Centraliserat inköp.
Det är på industrisidan den stora förändringen kommer att ske om man utgår från tidigare resonemang med att endast föra detta sortiment i ett centralt lager. Förändringen innebär att på varje ort finns en egen inköpsavdelning med avropare som lägger beställningar mot en central enhet där sedan beställningen till leverantören sker. Från den centrala inköpsenheten läggs order mot leverantören, baserade på de avtal som är knutna till leverantörerna, som i sin tur levererar produkterna till centrallagret. På byggsidan kommer inköpsenheten att fungera som den gör idag i bemärkelsen att den inte är centralt styrd. Detta betyder dock inte att inköpsenheten på byggsidan inte behöver klargöra tydligare arbetsuppgifter med separata inköpare och avropare. Säljenheten som idag beställer produkter ska till skillnad från förut lägga sina order av ordinarie produkter till inköpsenheten och anskaffningsprodukter direkt till leverantören. Målet är att produkterna ska gå direkt till kund eller alternativt passera maximalt en lagringspunkt innan produkten går till kunden.
Mer illustrativt ska informations- och produktflödet för industrisegmentet se ut enligt Figur 22.
Figur 22: Informationsflöde för beställning av industrisegment.
Beställningspunkt Kundorder
Lokal inköpsenhet Säljenhet
Central inköpsenhet Beställning ur ordinarie sortiment
Beställning ur anskaffningssortiment Centralt inköp
Byggsegmentet får ett liknande flöde men utan en centralenhet, flödet kan ses i Figur 23.
Figur 23: Informationsflöde för beställning av byggsegment.
Anledningen till att samla inköpen är främst för att kunna beställa större kvantiteter av leverantören. Därför är det av stor vikt att säljenheten lägger order till inköpsenheten när de beställer ordinarie produkter och inte direkt till leverantören.
5.3.2 5.3.2 Materialflöde
Materialflödet på industrisidan kommer även det att se annorlunda ut. Då centrallagret kommer att hantera alla butikers produkter kommer det att finnas flera möjliga vägar för produkterna. Det nya materialflödet för industrisegmentet illustreras i Figur 24.
Figur 24: Materialflöde för industrisegment.
En av skillnaderna i materialflödet är att produkterna kommer att plockas två gånger. Den första plockningen ska se till att skilja på de eventuella anskaffningsprodukterna och de ordinarie produkterna. Som vi tidigare förklarat ska anskaffningsprodukterna helst gå direkt från leverantören till kunden för att undvika onödig hantering vilket de streckade pilarna i Figur 24 antyder. Andra plockningen syftar till att plocka order vid centrallagret till de olika butikerna, detta gör att när produkterna ankommer till respektive butik är de klara för att plockas in i butiken. Efter den sista plockningen infaller en ny händelse för produktflödet då de nu måste förflyttas från centrallagret till respektive butik. Denna händelse skapar flera frågor; hur ofta ska det gå transporter till de olika butikerna, ska det ske i form av brytpunkter och kontinuerliga mjölkrundor samt med fasta leveransdagar och framförallt ska det ske i egen regi eller genom en inhyrd distributör?
Godset kommer in Godset kontrolleras Plockning Anskaffnings - sortiment Kundorder Lager Ordinarie sortiment Plockning till butiker Strömsund Umeå Örnsköldsvik Östersund Beställningspunkt Kundorder Lokal inköpsenhet Säljenhet Beställning ur ordinarie sortiment Beställning ur anskaffningssortiment
För byggsegmentet kommer flödet att vara relativt likt det gamla flödet, det som även skiljer sig i detta fall är att undvika kundorder till lagret. Då byggprodukterna som tidigare sagts är skrymmande och tunga undviker man att flytta dem i onödan. Detta flöde illustreras i Figur 25.
Figur 25: Materialflöde för byggsegment.
Den skillnad som är gemensam och viktig för dessa materialflöden är steget då det inkommande godset kontrolleras. För att den centrala inköpsenheten för industrisegmentet och lokala inköpsenheten för byggsegmentet ska kunna skriva förmånliga avtal med sina leverantörer, är det av stor vikt att inte bara kontrollera rätt kvantitet och kvalitet, utan att även tid mäts. Tiden syftar i detta fall till ledtiden, det vill säga tiden mellan orderläggning och ankomst. Anledningen till att mäta ledtiden är dels för att veta om leverantören uppfyller de ledtider som är skrivna i avtalen och dels för att själva kunna mäta sin egen leveransprecision. Om ett företag inte mäter sina egna ledtider vet företaget inte heller om de har en bra eller dålig kundservice. En teknik som kan underlätta detta är att använda sig av RFID, en teknik som nämnts i Kapitel 3.4. Genom att använda sig av RFID kan information automatiskt överföras från taggarna på produkterna till affärssystemet där ledtider och kundservice kan hållas under bevakning, och då utan anmärkningsvärt mycket manuellt arbete. RFID underlättar även kontrollen av produkterna då de distribueras från centrallagret till butikerna oavsett om distributionen sker i egen regi eller ej, detta beror dock på när i kedjan som RFID-taggen sätts på produkten. Om taggen sätts på redan hos leverantören kan man veta hur mycket som skickas när och sedan kontrollera detta när produkterna ankommer till lagret.
5.3.3 Monetärtflöde
Det monetära flödet kommer sannolikt inte att ändras speciellt mycket vid införandet av ett centrallager. Detta beror på att den ekonomiska enheten i GP-koncernen redan är centraliserad. Något som GP dock bör förbättra är att minska sina kundfordringar. Detta genom att sätta upp ramar för när en produkt ska vara betald. Om betalningen inte skett och produkten inte hämtats ut inom den tidsramen ska produkten skickas tillbaka till leverantören. Detta innebär att GP inte behöver binda upp onödigt kapital under en längre tid.