Forskningsfråga 2

Hur fungerar det i dagsläget med tillbuds- och observationshantering i byggprojekt?

- Rapporteras olyckor och tillbud in via traditionellt sätt eller via smartphones och surfplattor?

- Skulle det ske en förändring av inrapporterade olyckor och tillbud om det utförs via smartphones och surfplattor?

4.3.1. Arbetsmiljösamordnare och projektledare för arbetsmiljö

I dagsläget ser det ut som att smartphone och surfplatta inte används till att rapportera in tillbud och olyckor. Detta sker fortfarande via traditionellt sätt som antingen är en blankett som fylls i via dator eller på papper beroende på företags arbetssätt. Hur detta sedan gås vidare med är beroende på hur allvarlig olyckan eller tillbudet är och om den ska utredas.

26

De två företagen håller på att ta fram sina egna rapporteringssystem som kan användas via

smartphone och surfplatta då det inte finns något bra system idag. Enligt arbetsmiljösamordnaren är det enkelhet som krävs för ett sådant system.

”Det ska vara enkelt att rapportera in sådana här saker så det blir gjort.”

– Arbetsmiljösamordnare

De allvarliga olyckorna och tillbuden sammanställs och kategoriseras utifrån vad som skedde, till exempel arbete på hög höjd, trafikerad miljö och så vidare. Det går även att sammanställa detta per byggarbetsplats, per region eller Sverige som helhet. Detta är för att kunna lokalisera och förebygga incidenterna och skapa en säkrare arbetsmiljö. När ett tillbud eller observation rapporteras in går det även att bifoga bilder tillsammans med blanketten men detta är något som sällan görs. Det finns däremot rutiner på att bifoga bilder när en allvarlig olycka eller tillbud har inträffat för att få en klarare bild av vad som har skett. Detta är inte heller något som görs så ofta men borde öka för att kunna förebygga olyckor och tillbud och förstå situationen bättre.

Om olyckor, tillbud och observationer börjar rapporteras in digitalt via en smartphone eller surfplatta kommer troligtvis inrapporteringen att gå fortare och det blir lättare att sammanställa de

inrapporterade händelserna. Genom att kunna sammanställa olyckor och tillbud på ett bättre sätt skulle det vara enklare att få en bild över vad och vart det finns risker på byggarbetsplatserna. Genom att analysera dem risker som finns kanske det upptäcks att flest inrapporteringar av olyckor och tillbud sker till exempelvis under vinterhalvåret då det är halt. Under dessa dagar sker det många snubbel- och halkolyckor. Detta ger en bra förutsättning att minimera olyckor och tillbud genom att gå ut med information till byggarbetsplatserna att personalen ska vara extra observant under vinterhalvåret samt vidta åtgärder som kan förhindra olyckor och tillbud. Åtgärder kan till exempel vara att det ska skottas, sandas och saltas oftare samt att en person är ansvarig för detta på byggarbetsplatsen. Enligt arbetsmiljösamordnaren skulle detta medföra att mycket slutsatser och beslut kan baseras på sammanställningar och analyser av olyckor, tillbud och observationer. Det är inte bara sammanställning och analys som skulle bli mer lätthantering om olyckor och tillbud börjar rapporteras in via smartphone eller surfplatta. Även själva inrapporteringen skulle bli lättare och genom detta skulle möjligtvis fler olyckor, tillbud och observationer rapporteras in. Troligtvis kommer det öka på grund av att det kommer vara bekvämare, snabbare och enklare att rapportera in via smartphone eller surfplatta. Men detta kommer även bero på om användarna av smartphone och surfplattor har med sig verktygen ut på byggarbetsplatsen eller om de ligger kvar i boden. Om smartphone och surfplattorna ligger kvar i boden kommer det troligtvis inte påverka antalet

inrapporterade olyckor, tillbud och observationer. Enligt arbetsmiljösamordnaren finns det inget bra rapporteringssystem i dagsläget och det som finns fungerar inte särskilt bra. Det tar lång tid innan inrapporterade olyckor, tillbud och observationer kommer in i systemet och ibland glöms det till och med bort att rapporteras in.

”Det är en krånglig hantering idag och förenklar man hanteringen så är jag

alldeles övertygad om att det kommer höja antalet inrapporterade tillbud och

observationer.”

27

Både arbetsmiljösamordnaren och projektledaren för arbetsmiljö anser att utvecklingen går i rätt riktning och hoppas att ett sådant rapporteringssystem snart finns tillgängligt för personalen ute på byggarbetsplatserna.

”Jag skulle tro att om ett år så kommer det mesta ske i ett mobilt

verktyg istället för penna och papper, jag hoppas det i alla fall.”

–

Det nuvarande rapporteringssystemet gör att det blir många olyckor, tillbud och observationer som rapporteras in någon eller några månader i efterhand. Denna fördröjning skulle möjligtvis kunna försvinna med ett enkelt och smidigt rapporteringssystem som kan användas via en smartphone eller surfplatta. Ett sådant rapporteringssystem bör vara enhetligt anser projektledaren för arbetsmiljö. För att ett sådant system ska fungera bra måste det som rapporteras in bli sammanställt och

analyserat på rätt sätt. Även problemet med att inrapporterade olyckor, tillbud och observationer är bristfälliga skulle kunna ändras genom att texten kompletteras med bilder.

4.3.2. BIM-koordinator och projektledare för IT-hjälpmedel

I dagsläget håller företagens olika verksamhetsgrenar på att testa och utvärdera hur det fungerar att utföra olycks- och tillbudsrapportering via smartphone eller surfplatta. Enligt BIM-koordinatorn och projektledare för IT-hjälpmedel finns det inget bra system för att rapportera in olyckor och tillbud via smartphone och surfplatta idag. Detta är något som de två företagen arbetar med och kommer lansera i framtiden. Det verkar som att redan år 2015 kommer det finnas ett rapporteringssystem för detta. Försäkringsbolaget har däremot en applikation för smartphone och surfplattor som heter BIA där det går att rapportera in olyckor och tillbud. Även denna applikation testas och utvärderas av företagen men hur den fungerar vet inte respondenten i nuläget.

Om det hade varit enkelt att rapportera in tillbud via smartphone eller surfplatta anser BIM-koordinatorn att antalet inrapporterade tillbud hade ökat. Om inrapporteringen är enkel så är det större chans att personalen rapporterar in. Detta hade varit ett stort framsteg då det är svårt att uppskatta hur många olyckor och tillbud som egentligen rapporteras in och hur många som inte rapporteras in. BIM-koordinatorn anser att varje byggarbetsplats ska ta detta ett steg längre och göra detta till en rutin att alltid kolla efter observationer och risker.

”Varje dag ska vara en skyddsrond, en löpande hantering

av både observationer och tillbud.”

–

För att ett rapporteringssystem för till exempel olyckor och tillbud ska användas måste det vara enkelt. Det ska vara en balans och avvägt mellan funktionalitet och enkelhet. Det ska endast finnas funktioner som det finns ett behov av i just det rapporteringssystemet. Det är ofta det finns för många funktioner i ett sådant system och då blir det svårhanterligt. För att användarna av smartphone och surfplattor ska vilja använda systemen som finns i dessa verktyg måste det vara enkelt och smidigt att rapportera in i det.

Problemet med rapportering av olyckor och tillbud på det traditionella sättet är att mindre allvarliga tillbud inte rapporteras in. Det är för mycket administration för att personalen ska orka rapportera in

28

detta. Till exempel om alla ställningar blåser omkull på en byggarbetsplats en blåsig dag, det krävs för mycket administration för att rapportera in detta och det görs alltså inte. Om rapporteringen

däremot hade kunnat ske via en smartphone eller surfplatta hade det varit mycket lättare att ta en bild och rapportera in. Då skulle det med enkelhet kunna kategoriseras efter vilken typ av olycka eller tillbud det var, vilka skador som har skett samt hur allvarligt det var. På detta sätt skulle det även kunna fungera med stöldanmälan. Vissa små stölder anmäls aldrig då det är för mycket arbete med administrationen samt när det handlar om småpengar. Om detta hade kunnat utföras via en smartphone eller surfplatta skulle det även kunna fungera bättre med statistik där det skulle kunna gå att få ut hur många stölder som har skett i en speciell stad eller i ett speciellt område.

4.3.3. Platschef och arbetsledare som använt smartphone och surfplatta

I dagsläget utförs inte olycks- och tillbudsrapportering via smartphone och surfplatta utan detta görs fortfarande genom traditionellt sätt. Enligt platschef och arbetsledare skulle det rapporteras in fler olyckor och tillbud om detta skulle kunna utföras via en smartphone eller surfplatta. Eftersom det skulle betyda att rapporteringen blir lättare och om det händer till exempel ett tillbud ute på

byggarbetsplatsen finns det oftast en smartphone eller surfplatta lätt till hands. Det går då lätt att ta en bild samt skriva en notering om händelsen och skicka in tillbudsrapporteringen. All onödig hantering uteblir.

Enligt platschefen hade det bästa varit om det finns en färdig mall i systemet där det bara är att ta en bild samt skriva vad som skett. Det ska vara enkelt och smidigt. Efter att mallen är ifylld skickas den iväg till personen som tar hand om olyckor och tillbud. Arbetsledaren anser att inrapporterade tillbud och observationer skulle kunna öka om rapporteringen kan utföras via smartphone och surfplatta.

”Om man bara får in det här tänket så kan vem som helst ta upp sin

mobil och lägga upp en observation med bild och text.”

–

För att ett rapporteringssystem ska fungera bra måste informationen som rapporteras in även komma ut på ett bra sätt. Oftast stannar informationen hos någon och den kommer inte ut till de som egentligen behöver den informationen. Detta är något som måste utvecklas så att inte bara inrapporteringen blir enkel utan även sammanställning och publicering. Om en olycks- eller

tillbudsrapportering istället ska utföras via det traditionella sättet så utförs rapporteringen inte på en gång och det finns risk att den glöms bort.

4.3.4. Platschefer som inte använt surfplatta

Olycks- och tillbudsrapportering via smartphone och surfplatta är någonting som skulle kunna utföras anser de intervjuade platscheferna. Eftersom det bara är den eller de personer som varit med eller sett olyckan eller tillbudet vet vad som inträffade. Därför måste denna eller dessa personer aktivt vara med och berätta hur olyckan eller tillbudet skedde när händelsen ska rapporteras in. Detta gör att det möjligtvis spelar mindre roll om det rapporteras in via smartphone och surfplatta eller via datorn. Men platscheferna anser ändå att om det skulle bli lättare att rapportera in olyckor och tillbud, möjligtvis via smartphone och surfplatta, skulle det troligtvis rapporteras in mer. Om de flesta produktionspersonal skulle få tillgång till en smartphone eller surfplatta skulle dessa personer själv kunna rapportera in tillbud och observationer direkt efter händelsen via dessa verktyg. Platschefen

29

anser att det annars finns risk att det glöms bort att händelsen ska rapporteras in och det blir inte gjort.

”Det är klart att nog faller det bort saker när någon inte kan rapportera det

direkt utan de tänker att de får göra det sen, då är det nog risk att det glöms.”

–

Om detta skulle vara genomförbart anser platscheferna att inrapporteringarna skulle kunna öka. För att ett rapporteringssystem ska fungera bra ska det vara enkelt, tydligt och tillgängligt samt lätt för mottagaren att ta emot informationen. Det ska även vara enkelt att bifoga bilder tillsammans med den inrapporterade händelsen för att tydliggöra det som skett. Detta anser den ena platschefen vara en vinst.

”Det ser jag som en vinst i det hela är om man just skulle få med bilder.”

– Platschef

Detta görs sällan eftersom olyckor och tillbud i dagsläget rapporteras in via papper eller dator. Det gör att det blir ett extra moment att bifoga bilder som rör händelsen.