I följande avsnitt presenteras, i syfte att stärka reliabiliteten, en stegmodell för genomförandet av processkartläggning. Därefter följer en mer ingående beskrivning av modellens olika steg samt en redogörelse för hur uppsatsens författare gått tillväga.
Med utgångspunkt i Ljungberg och Larssons (2012) samt Paradiso och Cruickshanks (2007) teorier om processkartläggning har följande metod för tillvägagångssätt vid processkartläggning utformats. Under fas 1, som utgörs av steg 1-4, fastställs vilken process som processkartläggningen inriktas mot. Fasen syftar till att bygga upp en kunskapsgrund att utgå ifrån samt att ta fram de processer och aktiviteter som kartläggningen ska avhandla. Fas 2, som utgörs av steg 5-7, är den fas där det direkta kartläggningsarbetet pågår. Flödet mellan de, i fas 1, framtagna aktiviteterna fastställs vilket tydliggör vilka aktiviteter som tillhör den aktuella processen. I slutet av denna fas adderas till processkartan text som beskriver detaljer och metoder beträffande processen. I den avslutande fas 3, som utgörs av steg 8-10, ligger fokus på att kontrollera den genomförda kartläggningen. Dessa steg illustreras i figur 5 nedan.
Figur 5: Tillvägagångssätt vid processkartläggning
Skapa en grundläggande förståelse för processen
Genom att skapa sig en grundläggande förståelse för processen innan kartläggningen börjar kommer arbetet att gå betydligt lättare när kartläggningen väl börjar (Ljungberg
& Larsson, 2012). En grundläggande förståelse uppnås genom att studera processen på en övergripande nivå (Paradiso & Cruickshank, 2007).
En grundläggande förståelse för processen uppnåddes genom observation med Logistikchefen (2015-01-21). I samband med observationen förklarade Logistikchefen de aktiviteter som genomförs i processen och svarade på följdfrågor.
10. Korrigera tills tillfredsställande beskrivning erhålls.
9. Ta emot feedback från processägare
8. Kontrollera att aktiviteter beskrivs på en jämn detaljeringsnivå och har tilldelats korrekt namn 7. Anteckna intressanta detaljer
6. Slå ihop/lägg till aktiviteter
5. Fastställ beslutspunkter och bind samman aktiviteter enligt flödet 4. Lista alla aktiviteter
3. Namnge processen
2. Definiera syfte samt fastställ start- och slutpunkt 1. Skapa en grundläggande förståelse för processen
Definiera syfte samt fastställ start- och slutpunkt
Innan arbetet med att konstruera en processkarta kan påbörjas måste processens omfattning fastställas. Därför måste processens start- och slutpunkt bestämmas. För att kunna fastställa start- och slutpunkt måste först processens syfte definieras (Ljungberg
& Larsson, 2012).
Processen syftar till att förse Företag X kunder med de tillbehör de beställt. För att få en helhetsbild utifrån syftet är processens startpunkt när en pall med fönster eller fönsterdörrar blir klar på monteringsavdelningen. Processens slutpunkt är när order lastas för leverans.
Namnge processen
Paradiso och Cruickshank (2007) menar att ett namn för processen ska fastställas tidigt under kartläggningen.
Eftersom den studerade processen främst syftar till att förse Företag X kunder med de tillbehör kund beställt och det sker en stor mängd manuella förflyttningar av dessa tillbehör har processen tilldelats namnet Tillbehörsplockprocessen.
Lista alla aktiviteter
Innan det direkta kartläggningsarbetet kan påbörjas måste de olika aktiviteter som kan finnas i processen identifieras (Ljungberg & Larsson, 2012).
En processpromenad genomfördes tillsammans med respektive Avdelningschef för de tre berörda avdelningarna; Monteringen, Utlastningen och Förrådet. Efter att ha observerat och antecknat de aktiviteter som sker listades dessa aktiviteter.
Fastställ beslutspunkter och bind samman aktiviteter enligt flödet
Efter att aktiviteterna listats korrigeras de aktiviteter som inte placerats på korrekt plats till dess processens olika aktiviteter är placerade i rätt ordningsföljd (Ljungberg &
Larsson, 2012). Aktiviteterna binds sedan samman av pilar som representerar informations- samt materialflöden och beslutspunkter placeras ut (Paradiso och Cruickshank, 2007).
Slå ihop eller lägg till aktiviteter
Efter att flöde och beslutspunkter har kompletterat listan av aktiviteter är det i många fall uppenbart att vissa aktiviteter saknas eller fyller samma funktion. Det blir då aktuellt att slå ihop de aktiviteter som beskriver samma funktion och ge dem ett namn som bättre beskriver den funktion de fyller. I de fall aktiviteter saknas och måste läggas till måste dessa tilldelas ett namn och placeras på rätt plats i kartläggningen (Ljungberg
& Larsson, 2012).
Anteckna intressanta detaljer
För att säkerställa att viktiga detaljer i processen noteras bör dessa antecknas på kartan (Paradiso och Cruickshank, 2007).
Kontrollera att aktiviteter beskrivs på en jämn detaljeringsnivå och har tilldelats korrekt namn
Det är lätt hänt att vissa delar av kartan beskrivs avsevärt mer detaljerat än andra. Det uppstår därför ett behov av att kontrollera att aktiviteterna är beskrivna på en jämn detaljeringsnivå. I många fall har någonting beskrivits på en alltför detaljerad nivå och då måste perspektivet höjas för att nå rätt detaljeringsnivå (Ljungberg & Larsson, 2012).
Ta emot feedback från processägare
För att verifiera och validera processkartan ska de personer som är ansvariga för de aktiviteter som processkartan berör konsulteras för feedback (Paradiso och Cruickshank, 2007).
Den 12 mars 2015 återkopplade uppsatsens författare till processägarna i form av Avdelningscheferna för förråd och utlastning. De studerade och diskuterade processkartans utformning och tillförlitlighet.
Korrigera tills tillfredsställande beskrivning erhålls.
Det sista steget i processkartläggningen är att studera kartan i sin helhet och korrigera den tills processbeskrivningen överensstämmer väl med verkligheten (Ljungberg &
Larsson, 2012).
Efter att processägarna den 12 mars 2015 givit sina synpunkter korrigerade författarna till uppsatsen processkartan till dess processägarna uppgav att den överensstämmer med verkligheten.
2.11 Metodsammanfattning
I tabell 2 nedan sammanfattas de metodval uppsatsens författare gjort.
Metodsammanfattning
Vetenskapligt synsätt Positivism
Vetenskapligt angreppssätt Deduktion
Forskningsmetod Kvalitativ, Kvantitativ
Undersökningsdesign Fallstudie
Forskningsetiska överväganden Informationskravet, Samtyckeskravet, Konfidentialitets- och anonymitetskravet, Nyttjandekravet, Falska förespeglingar Datainsamling Ostrukturerade intervjuer, Observationer,
Fokusgrupp
Urval Icke sannolikhetsurval;
Bekvämlighetsurval, Snöbollsurval
Analysmodell Se figur 3
Kvalitetskriterier Begreppsvaliditet, Intern validitet, Extern validitet, Reliabilitet
Tabell 2: Metodsammanfattning