När man vill få fram en detaljerad bild
Nivå 5: Genomförande-reflekterande Myndigheten har börjat undersöka effekter av
effektiviseringsarbetet, metoderna utvärderas. I detta steg har myndigheten också kunnat visa på effektiviseringsresultat.
Reflektion kring omvärldsbevakning.
Information från omvärldsbevakning används i verksamheten.
Metoder utvärderas.
Undersökningsfrågor
102. Finns reflektion kring omvärldsbevakning?
Svar
102. Ja, delvis, nej.
Dokument där informationen kan hittas
Årsredovisningar, interna dokument.
Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer.
55/69
Fokusområde
Arbete med omvärldsbevakning
Med omvärldsbevakning menas att hålla koll
på skeenden utanför och ha
beredskap
Nivå 6: Utveckling
Myndigheten har visat att den uppnår kostnadseffektivitet och måluppfyllelse genom sina metoder. Arbetet utvecklas och förfinas.
Omvärldsbevakning är en integrerad del i verksamheten.
Informationen används för utveckling och beredskap.
Metoderna utvecklas. Sammanlänkning till andra fokusområden
Undersökningsfrågor
103. Är omvärldbevakning integrerad i verksamheten?
104. Används informationen för utveckling och beredskap?
105. Utvecklas metoderna?
106. Finns sammanlänkning till andra fokusområden?
107. Vilka områden?
Svar
103. Ja, delvis, nej.
104. Ja, delvis, nej.
105. Ja, delvis, nej.
106. Ja, delvis, nej.
107. Kommentar.
Dokument där informationen kan hittas
Årsredovisningar, interna dokument.
Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer.
Här nedan är den detaljerade matrisen som färgläggs. Man färglägger först fokusområde var för sig för att sedan färglägga hela matrisen.
56/69
Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförande-reflekterande
Nivå 6: Utveckling
Arbete med resurser Medveten och erkänner behovet
Strategier och metoder identifieras
Upprättad dokumentation
Arbetet genomförs Arbetet genomförs och utvärderas.
Uppnåendet av kostnadseffektivitet
Operationalisering Instruktionerna beaktas Metoderna utvecklas
Metodbeskrivning Sammanlänkning till
andra fokusområden
Kommentar:
57/69
Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförande-reflekterande
Nivå 6: Utveckling
Arbete mer processer
Enkla processer
Medveten och erkänner behovet
Strategier, metoder identifieras
Strategier, metoder är definierade
Arbetet genomförs Arbetet genomförs och utvärderas
Arbete med processer har lett till kostnads-effektivitet
Arbete med processer har lett till måluppfyllelse
Rättsäkerhet och kvalitet beaktas
Operationalisering Målen, metoderna beaktas Utveckling av metoderna
Rättsäkerhet och kvalitet beaktas
Rättsäkerhet och kvalitet beaktas
Sammanlänkning till andra fokusområden
Kommentar:
58/69
Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförande-reflekterande
Nivå 6: Utveckling
Arbete mer processer
kärnprocesser
Medveten och erkänner behovet
Strategier, metoder identifieras
Strategier, metoder är definierade
Arbetet genomförs Arbetet genomförs och utvärderas
Arbete med processer har lett till kostnads-effektivitet
Arbete med processer har lett till måluppfyllelse
Rättsäkerhet och kvalitet beaktas
Operationalisering Målen, metoderna beaktas Utveckling av metoderna
Rättsäkerhet och kvalitet beaktas
Rättsäkerhet och kvalitet beaktas
Sammanlänkning till andra fokusområden
Kommentar:
59/69
Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförande-reflekterande
Nivå 6: Utveckling
Arbete med prestationer
Medveten och erkänner behovet om prestationsutveckling
Metoder identifieras om prestationsutveckling
Metoder är definierade om prestationsutveckling
Arbetet genomförs baserat på metoder om
prestationsutveckling
Arbetet genomförs och utvärderas och reflekteras
Det finns resultat som kommenteras
Metoderna utvecklas
Bedömningsgrunder finns
Bedömningsgrunder beaktas
Uppdragstolkning Uppdragstolkning (instruktionskoppling) till andra fokusområden Prestationsurval Prestationsurval Prestationsurval Urvalet kommenteras
Kommentar:
60/69
Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförande-reflekterande
Nivå 6: Utveckling
Arbete med effekter
Medveten och erkänner behovet
Metoder identifieras Metoder är definierade
Arbetet genomförs baserat på metoder
Arbetet genomförs och utvärderas
Det finns resultat som kommenteras
Verksamheten utvecklas genom
effektmätning
Bedömningsgrunder finns
Sammanlänkningar till andra fokusområden Kommentar:
61/69
Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförande-reflekterande
Nivå 6: Utveckling
Arbete med kvalitet
Medveten och erkänner behovet
Identifiering av metoder
Kvalitetsindikatorer och kriterier finns
Arbetet genomförs Reflektering över arbetet
Effektivitet, lägre kostnad med oförändrad kvalitet
eller bättre kvalitet till samma kostnad
Identifiering av aktörer
De är mätbara och uppföljningsbara
Bedömningsgrunder används
Strukturkvalitet, processkvalitet och resultatkvalitet beaktas
Aktörer har inflytande
Aktörer kontrollerar kvalitetssäkringen
Metoderna utvecklas
Sammanlänkningar till andra fokusområden
Kommentar:
62/69
Fokusområden Nivå 1:
Medvetande
Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförande-reflekterande
Nivå 6: Utveckling
Arbete med kompetens
Medveten och erkänner behovet
Myndigheten identifierar sätt att
jobba med kompetens-utveckling
Upprättade metoder som utbildningar
med mera
Kompetens-utvecklingsarbete
genomförs
Reflektering kring kompetensutveckling och
erfarenhetsöverföring
Kompetens-utveckling integrerad i arbete
Det finns till andra fokusområden
1/22
När man vill få fram en översiktlig bild
Vid vissa tillfällen vill man få fram en översiktlig bild över hur myndigheten jobbar med fokusområdena. I det fallet kanske man bara har läst årsredovisning och ett mindre antal andra dokument. Detta kan vara bra att göra i ett första skede för att få fram en ungefärlig bild över var myndigheten ligger.
Undersökningen av effektiviseringsarbetet kan delas in på följande sätt:
1. Inläsning
Man börjar med att läsa årsredoviningen, det är ofta det första dokumentet som ger en bild över en myndighets verksamhet under det gånga året. Man börjar med att läsa årsredovisingen utan att värdera. I detta skede kan man också läsa
myndighetens instruktion och regleringsbrev för att få kännedom om vad som är myndighetens samhällsmål och uppdrag.
2. Värdering genom checklistan
Efter att man har läst årsredovisingen, myndighetens instruktion och regleringsbrev påbörjas undersökningen genom checklistan med frågeställningarna. Då
checklistan börjar med fokusområdet resurshushållningen ska man börja leta efter de stycken i årsredovisningen som handlar om resurshushållningen, där ska man leta efter svar på frågor i checklistan. På liknande sätt undersöker man
fokusområde efter fokusområde. Man letar efter de stycken som beskriver det som är kopplat till fokusområdet. I checklistan kan man också notera de sidor där man har hittat information kring svaren. Det underlättar sedan när man skriver kommentarer och bedömningar.
Hur man ska tolka
När det handlar om att få fram en första helhetsbild från en årsredovisning kan det vara svårt att utläsa explicita svar på frågeställningarna. Här kan man ha en större tolkningsmarginal. Man ska tänka i banor ”verkar det som att myndigheten har genomfört dessa åtaganden”. I de svåraste fallen kan man skriva ”svårt att besvara, mer information behövs”. Dessa frågor kan man då istället ställa i samband med intervjuer när man gör en djupare undersökning.
När man kommer till de högre nivåerna och myndighetens eventuella uppnående av dessa ska man titta extra noga efter de resultat som myndigheten skriver om.
Finns det beskrivet vad arbetet lett till?
2/22
3. Färglägga matrisen
Efter att man ha besvarat frågeställningarna i checklistan går man vidare till matrisen. Om frågeställningen har besvarats med ja färgläggs rutan med grön färg, om frågan har besvarats med delvis färgläggs rutan med gul färg, om frågan har besvarats med ett nej lämnas rutan ofärgad. I de fall där det finns flera frågor och det har blivit olika svar, till exempel om det är fler ja än delvis och nej så blir rutan grön. I det här skedet är inte detaljnivån viktig, utan helheten.
Här nedan visas ett exempel på hur det kan gå till. Om myndigheten har ett medvetande och erkännande över att den måste effektivisera sitt arbete med resurshushållningen och enkla processer så markeras dessa rutor med grön färg.
Frågan ”Verkar det som att myndigheten har ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet?” har alltså besvarats med ett ja. Om myndigheten när det gäller identifieringsnivån har delvis gjort åtgärderna så markeras rutan med gul färg. När svaret är nej så lämnas rutorna ofärgade.
Fokusområden Nivå 1:
Medvetande
Nivå 6: Utveckling
Arbete med resurser
Medveten och erkänner
behovet
Strategier och metoder identifieras
Strategier och metoder är definierade.
Arbetet genomförs
Arbetet genomförs och utvärderas.
Uppnåendet av kostnadseffektivitet.
Metoderna utvecklas
Sammanläkning till de andra fokusområdena
Arbete med processer
Enkla processer
Medveten och erkänner
behovet
Strategier och metoder identifieras
Strategier och metoder är definierade
Arbetet genomförs
Arbetet genomförs och utvärderas
Kostnads-effektivitet
Metoderna utvecklas
Sammanlänkning till de andra fokusområdena
3/22
När man sedan har de sju fokusområdena i matrisen och färgat de olika rutorna kan man på ett lättöverskådligt sätt se var myndigheten befinner sig i de olika delarna.
Fördelen med att använda färger är att de ger en lättöverskådlig visuell bild över verksamheten som är lätt att ta till sig och förstå.
Sammanfattningsvis, vid den översiktliga bedömningen ska man använda:
Checklistan med frågorna.
Matrisen som färgläggs.
Följande checklista ska användas vid den översiktliga bedömningen:
Arbete med resurser Svar
Nivå 1: Medvetande
1. Verkar det som att det finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med resurshushållningen?
Nivå 2: Identifiering
2. Verkar det som att det identifieras metoder/strategier för att arbeta med resurshushållning?
Nivå 3: Upprättande
3. Verkar det som att det finns upprättade instruktioner med metoder/strategier som berör hur myndigheten jobbar med resurshushållning?
Nivå 4 Genomförande
4. Verkar det som att arbetet börjat genomföras enligt de framtagna instruktionerna?
4/22
Nivå 5: Genomförande-reflekterande