Diarienummer: KOF/2020:120
Förslag till beslut
Kultur- och fritidsnämnden godkänner ett utökat användningsområde för de fyra betalkort som finns i kultur och fritidsförvaltningen, i enlighet med tjänsteskrivelsen.
Sammanfattning
Tidigare har nämnden beviljat förvaltningen införskaffande av betalkort för köp av digital annonsering, KOF/2018:172. Dessa betalkorts syfte var att möjliggöra en mer kostnadseffektiv, snabbare och enklare hantering av digital annonsering. Betalkorten används av de verksamheter som har egna etablerade kanaler i sociala medier samt att förvaltningen har ett centralt kort där alla verksamheter inom förvaltningen har möjlighet att annonsera i digitala medier.
Förvaltningen ser nu behov av att utöka användningsområdet för betalkorten, från att endast omfatta annonsering i digitala medier, till att även kunna användas vid andra inköp. Flera fall där kortbetalning är enda alternativet har nu uppstått, t.ex. vid musikstreamingtjänster som rent praktiskt inte kunnat lösas, eftersom förvaltningen i nuläget saknar möjligheten att använda betalkorten för andra ändamål än de tidigare beviljade.
Förslaget till beslut är att nämnden godkänner förvaltningens begäran om ett utökat användningsområde för de aktuella fyra betalkort som förvaltningen förfogar över.
Samma kreditgränser som tidigare gäller och korten kommer endast att användas i de fall då kortbetalning är enda betalningsmöjligheten, alternativt då kortbetalning avsevärt minskar administrationen kring ett enskilt inköp.
Ärendet
Nämnden tog beslut 2018 om införskaffandet av betalkort för köp av digital annonsering, (KOF/2018:172), de fördelade sig enligt nedan:
Botkyrka Kommun · Kultur- och fritidsförvaltningen
Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061 Hemsida: www.botkyrka.se · Kontaktcenter: 08-530 610 00 · E-post: medborgarcenter@botkyrka.se
- Elisabeth Wessén för Botkyrka kulturskola, kreditgräns 10tkr/månad,
- Lina Höök, kommunikatör på kultur- och fritidsförvaltningen, kreditgräns 20tkr/månad.
Förvaltningen ser nu behov av att utöka användningsområdet för betalkorten, från att endast omfatta annonsering i digitala medier, till att även kunna användas vid andra inköp.Då inköpsbehoven ofta är av skiftande karaktär kan skiftande betalsätt komma att krävas. Förvaltningen bedömer att det går att komma bort ifrån de problem som
uppmärksammats ifall det finns fler tillvägagångssätt för betalning av varor än genom en faktura ställd till kommunen. Därför föreslås nämnden besluta att förvaltningen kan vidga användningsområdena för de fyra befintliga ovan angivna betalkorten. Samma kreditgränser som tidigare gäller och korten kommer endast att användas i de fall då kortbetalning är enda betalningsmöjligheten, alternativt då kortbetalning avsevärt minskar administrationen kring ett enskilt inköp. Inom biblioteken finns även två betalkort som tidigare beviljats avseende inköp av mångspråksmedier på nätet, dessa används enligt tidigare rutin och omfattas inte av detta beslut.
Exemplen nedan är av karaktär som förvaltningen bedömer utgöra ett hinder för att på effektivt sätt hantera förvaltningens inköp.
För trevnads skull spelas musik i flera av nämndens anläggningar via Spotify, som kommunen har avtal med. Denna tjänst kan förvaltningen inte betala för genom en ställd faktura, utan medlemskapet betalas via betalkort eller på telefonräkningen. I dagsläget har det varit de anställdas Spotifykonton som använts, vilket varken är en bra eller hållbar lösning.
Vidare genomför förvaltningen en del mindre inköp via rekvisition. Det är en blankett på ett köp mot faktura, på blanketten står specificerat vad som avses köpas, av vem och vart fakturan ska skickas. Detta kan skapa merarbete för leverantören som då blir tvungen att skicka en faktura till kommunen. Kommunen ska enligt lagkrav ta emot e-fakturor och alla leverantörer uppmanas att skicka e-e-fakturor till kommunen. Därför kan det för en liten leverantör innebära merkostnader, både i arbetstid och i faktiska
kostnader för system med mera på grund av inköp kommunen gör, än att bara ta emot en kortbetalning som från vilken annan kund som helst.
Hanteringen från kommunens sida är nästan likadan. Kommunen får en faktura från det företag som ställer ut betalkortet istället ifrån leverantören. Skillnaden blir det
påtvingade steget för leverantören att skicka en faktura till kommunen. Leverantören behöver inte heller ligga ute med kostnaden, utan får intäkten från kommunen i samma ögonblick kortet sätts i terminalen, istället för de 30 dagars betalfrist som gäller för de fakturor som ställs till kommunen.
Botkyrka Kommun · Kultur- och fritidsförvaltningen
Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061 Hemsida: www.botkyrka.se · Kontaktcenter: 08-530 610 00 · E-post: medborgarcenter@botkyrka.se
Helena Hellström Ann-Christine Lundberg
Kultur- och fritidsdirektör Administrativ Chef
_________
Expedieras till
Kommunledningsförvaltningen
4
Krisstöd med anledning av Corona till Fanzingo (KOF/2020:134)
Förslag till beslut
Kultur- och fritidsnämnden beviljar ett krisstöd till Fanzingo på 286 000 kr med anledning av Corona.
Sammanfattning
Fanzingos verksamhet i mediehuset Fanzingo i Alby, har påverkats negativt av följderna av Coronapandemin. Den öppna medieverksamheten som de bedriver via kulturstödsavtal med kultur- och fritidsförvaltningen har genomförts i stort, men genom distans och digitala kontakter med deltagarna. Detta har medfört merkostnader för personal och behov av att köpa in ny anpassad utrustning till en summa av 68 000 kr.
Fanzingo har även förlorat intäkter på -755 000 kr genom olika inställda uppdrag. Till viss del har Fanzingo även fått minskade kostnader när uppdragen ställts in, men man påvisar en förlust på -218 000 kr på grund av detta. Detta beror på att varje uppdrag betalar en del, till verksamhetens grundkostnader för lokal, administrativ personal, hemsidor och
administration.
Fanzingo har därmed behov av 286 000 kr i krisstöd.
Botkyrka Kommun · Kultur- och fritidsförvaltningen
Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061 Hemsida: www.botkyrka.se · Kontaktcenter: 08-530 610 00 · E-post: medborgarcenter@botkyrka.se