Utifrån genomförda intervjuer och dokumentstudier presenteras i följande kapitel resultatet av genomförd granskning.
2.1 Vilket stöd finns för denna grupp?
Inom sektorn för socialtjänsts handläggarenhet i Härryda kommun arbetar biståndsbedömare med att fatta beslut om bistånd enligt SoL och LSS.
Som stöd har biståndsbedömarna riktlinjer fastställda av kommunstyrelsen den 26 november 2012. Tidigare granskningar har påvisat brister i
riktlinjerna för biståndsbedömarna. Arbetet med att fastställa nya riktlinjer var omfattande och biståndsbedömarna fick delta i utformningen genom att komma med synpunkter. Biståndsbedömarna anser att handläggningen nu är mer tydlig och listan med checkpunkter de går igenom vid varje beslut har minskat, vilket i sig har resulterat i kortare handläggningstider.
Utöver riktlinjer har biståndsbedömarna tillgång till en prioriteringslista som beskriver vilka ärenden som har första prioritet, andra prioritet samt tredje prioritet. Biståndsbedömarna har även vid ärenden inom SoL tillgång till en rutinbeskrivning som beskriver flödesschemat över biståndsbedömarnas huvudprocess. Rutinbeskrivningens syfte är att beskriva de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet, identifiera de aktiviteter som ingår i handläggningen och bestämma aktiviteternas inbördes ordning samt beskriva ett bestämt tillvägagångssätt för hur en handläggning skall utföras.
En gång i månaden hålls en arbetsplatsträff vars syfte är att säkerställa att alla medarbetare får möjlighet till delaktighet och inflytande i arbetet.
Arbetsplatsträffen är ett forum för dialog mellan medarbetare och chef för att gemensamt arbeta med utveckling, planering och uppföljning av arbetet inom det egna området. Biståndsbedömarna har även handläggarträffar för intern kollegial handledning där de diskuterar ärenden. Vidare får
biståndsbedömarna gå på utbildningar, under förutsättning att någon kollega kan täcka upp arbetet. Biståndsbedömarna har också tillgång till JP Infonet, en internetbaserad information där de kan läsa domar och aktuella händelser vad gäller lagstiftningen.
2.1.1 Organisationsstruktur
Efter ett par år med hög arbetsbelastning och hög personalomsättning ser biståndsbedömarna en positiv skillnad vad gäller ledarskapet och
stämningen på arbetsplatsen. I april i år infördes en ny arbetsfördelning.
Tidigare indelning var med utgångspunkt i lagstiftningen, SoL respektive LSS, samt en grupp som tog beslut inom psykiatriärenden. Nuvarande indelning utgår från ålder; beslut om insatser för personer under 65 år inom SoL och LSS samt beslut om insatser för personer över 65 år inom SoL och LSS. Den grupp som tar beslut om insatser för personer under 65 år
8
tar även beslut om insatser vad gäller psykiatri. Vårdplaneringsteamet har funnits sedan en längre tid.
Figur 1: Organisationsstruktur biståndsbedömare Härryda kommun.
Nuvarande struktur innebär att biståndsbedömarna får hantera två
lagstiftningar vilket i sin tur innebär att de inte kan bli lika djupgående i sina kunskaper.
2.1.2 Handläggarenhetens arbetsbelastning
Stämningen i arbetsgruppen har förbättrats det senaste halvåret men arbetsbelastningen är fortsatt hög. Under intervjuer med representanter från de olika grupperna inom handläggarenheten uttrycks att det
förekommer en ojämn arbetsfördelning. Biståndsbedömarna för personer under 65 år har möjligen en något högre arbetsbelastning än övriga grupper. Representanterna från handläggarenheten bedömer att detta beror på psykiatriärendena vilka biståndsbedömarna för personer under 65 år ansvarar för.
Representanterna från vårdplaneringshandläggarna uttrycker en tillfredsställelse vad gäller arbetsbelastning. Dock uttrycks att organisationsstrukturen kan göra arbetet ryckigt och
vårdplaneringshandläggarna kan i vissa fall bli uppbundna.
2.1.3 Medarbetarundersökning
Bilaga 1 är ett utdrag ur en medarbetarundersökning som genomförts på handläggarenheten under 2013. Medarbetarna har i sina svar utgått från en 5-gradig skala där en 1:a motsvarar instämmer inte alls och en 5:a motsvarar instämmer helt.
Utifrån bilaga 1 anser 20 % av medarbetarna att de har en orimlig arbetsbelastning och 27 % anser att arbetsbelastningen inte är helt tillfredsställande. Vad gäller tydlighet instämmer 47 % att uppdraget är tydligt medan 47 % anser att uppdraget varken är tydligt eller otydligt. Av intervjuerna har det framkommit att stämningen i arbetsgruppen har förbättrats, vilket även avspeglas i denna medarbetarundersökning. Vad gäller samarbete i arbetsgruppen instämmer 40 % och ytterligare 53 % instämmer helt att de har ett bra samarbete. Vidare instämmer 33 % och ytterligare 40 % instämmer helt att det finns ett öppet klimat där alla får komma till tals.
9
2.2 Uppföljning av beslut
Intervjuerna visar att det vid handläggarenheten inte genomförs några uppföljningar av beslut, med undantag för de ärenden för personer över 65 år där besluten gäller en omprövning. Handläggarenhetens bedömning är att omprövningsbesluten svarar för cirka 50-60 % av det totala antalet beslut vilket betyder att cirka 40-50 % av besluten inte följs upp.
Anledningen till detta är den höga arbetsbelastningen. Under de senaste två åren har fokus legat på att minska handläggningstiden, vilket har lett till att uppföljningar inte har prioriterats.
Uppföljning av beslut vad gäller LSS har utförts fram till april i år, då ny arbetsindelning infördes. Efter detta har biståndsbedömarna för personer under 65 år haft en högre arbetsbelastning. Uppföljning av beslut vad gäller SoL har inte utförts sedan en längre tid tillbaka.
2.2.1 Hur är dialogen mellan biståndsbedömarna och utförarna?
Genom datasystemet Treserva kommunicerar utförarna med
biståndsbedömarna vad gäller brukarnas behov. När utförarna har kommit överens med brukarna om en förändring av behov meddelas
biståndsbedömarna, och en omprövning genomförs. Intervjuerna visar att handläggarenheten har arbetat med att mer och mer styra över
kommunikationen till brukarna då de anser att det åligger brukaren att påkalla ett förändrat behov. Detta har lett till att kommunikationen med utförarna har minskat och arbetstid för handläggning har frigjorts för biståndsbedömarna.
2.3 Hur säkerställs kompetensförsörjningen inom sektorn?
Biståndsbedömarna får del av extern metodhandledning fyra gånger per halvår. Biståndsbedömarna får på förhand meddela vilka ärenden de vill diskutera, eller om det är någon specifik lagändring de vill få stöd i.
Intervjuerna med biståndsbedömarna och enhetschefen indikerar att denna externa handledning är tillräcklig.
2.3.1 Behov av ytterligare kompetensförsörjning
Det finns en efterfrågan av extern processhandledning inom handläggarenheten. Det har genom intervjuerna framkommit att biståndsbedömarna har arbetat upp en kompetens genom metodhandledningen vilket gjort att behovet för den sortens kompetensförsörjning minskat. Istället har efterfrågan på extern processhandledning ökat.
2.4 Hur ser personalomsättningen ut på handläggarenheten?
Vad gäller personalomsättningen på handläggarenheten har sex
biståndsbedömare arbetat mellan fem till tio år, fyra har arbetat två till fem år och en har arbetat mindre än två år. Ett par biståndsbedömare har under en tid gått över till andra tjänster inom sektorn för socialtjänst men har kommit tillbaka, vilket resulterar i att handläggarenheten har relativt många biståndsbedömare med erfarenhet.
10
2.4.1 Vilka förebyggande åtgärder vidtas för att minska personalomsättningen?
Utöver att rekrytera erfaren personal har handläggarenheten under 2011 och 2012 tagit hjälp av personalvårdsenheten Oasen för att förbättra både ledarskapet och medarbetarskapet. Intervjuerna indikerar att arbetet med att minska personalomsättningen har varit effektfullt, då stämningen i arbetsgruppen på handläggarenheten har förbättrats och personal väljer att återvända.
2.4.2 Hur ser rekryteringsläget ut för personal till handläggarenheten?
Handläggarenheten anser att rekryteringsläget är bra. Medarbetare väljer att komma tillbaka till handläggarenheten och praktikanter går ofta över till en anställning.
2.5 Hur många ärenden hanterar respektive biståndsbedömare inom handläggarenheten?
Tabell 2: Antal brukare. Källa: Härryda kommun
Brukarenovember 2013
Under 65 år 409
Över 65 år 679
Totalt 1088
Ovan tabell visar antalet brukare i november. Totalt har
handläggarenheten 1088 brukare, varav 409 är under 65 år och 679 är över 65 år.
Tabell 3: Antal brukare per biståndsbedömare. Källa: Härryda kommun
Brukare per biståndsbedömare, november 2013
Biståndsbedömare under 65 år 102
Biståndsbedömareöver 65 år 170
Ovan tabell visar antalet brukare per biståndsbedömare för personer under respektive över 65 år i november 2013. Intervjuerna indikerar att
biståndsbedömarna för personer över 65 år har en tillfredsställande arbetsbelastning trots att de i relation till biståndsbedömarna för personer under 65 år har fler ärenden per biståndsbedömare. Den större likheten i besluten för personer över 65 år gör att biståndsbedömarna för personer över 65 år klarar en högre andel ärenden. Vad gäller
vårdplaneringshandläggarna hanterar de alla vårdplaneringar med undantag för psykiatriärendena, vilka biståndsbedömarna för personer under 65 år genomför.
11 Tabell 4: Jämförelse insatser per handläggare SoL. Källa: Kolada
Ovan tabell visar en jämförelse av genomsnitten för Härryda kommun, Västra Götalands län samt kommungruppen med 30 000 – 49 999 invånare för 2012. Att utläsa från tabellen ovan har Härryda kommuns biståndsbedömare ett högre antal brukare per biståndsbedömare än ovan nämnda genomsnitt. Viktigt att tillägga är att biståndsbedömarna inom Härryda kommun får avlastning vad gäller
vårdplaneringarna, som vårdplaneringshandläggarna utför. Vid en jämförelse mellan kommunerna bör detta innebära att biståndsbedömarna vid Härryda kommun klarar av en högre andel ärenden.
2.5.1 Avslag och överklaganden
Tabell 5: Antal avslag 2012 samt jan-aug 2013. Källa: Härryda kommun
Avslag
Statistiken indikerar ett ökat antal avslag 2013 i jämförelse med 2012. I jämförelse mellan lagstiftningarna visar statistiken att avslagen vad gäller SoL har ökat förhållandevis mer.
Tabell 6: Antal överklaganden. Källa: Härryda kommun
Överklaganden
2012 2013
Totalt 10 9
Varav antalet utslag i förvaltningsrätten
som gått emot kommunens beslut 1 1
Som framgår av statistiken i tabellen ovan är det ytterst få utslag i Förvaltningsrätten som går emot kommunens beslut.
12
2.6 Hur är sjukskrivningsnivån inom handläggarenheten?
Tabell 7: Sjukskrivningsnivån. Källa: Härryda kommun samt Sveriges kommuner och landsting
Sjukskrivning
2012 jan‐sep 2013
Handläggarenheten 9,06 % 3,08 %
Sektorn för socialtjänst Härryda kommun 6,74 % 7,47 %
Härrydakommun 6,00 % ‐
VästraGötalandslän 4,54 % ‐
Riket 5,50 % ‐
Att utläsa från tabellen ovan var sjukskrivningsnivån på handläggarenheten 2012 över genomsnittet för socialtjänsten i Härryda kommun, Härryda kommun totalt, Västra Götalands län samt riket. Under de nio första månaderna 2013 har sjukskrivningsnivån sjunkit och ligger nu under genomsnittet för socialtjänsten inom Härryda kommun.
2.7 Hantering av LOV
LOV infördes den 1 september 2010 i hemtjänsten i Härryda kommun. I augusti i år infördes ett system för icke-väljarna som innebär ett månadsvis rullande schema för utförarna. Både kommunen och de privata utförarna ingår i detta system, där icke-väljarna tillfaller månadens utförare. Tre år efter införandet finns det sex brukare hos fem privata aktörer.
2.8 Individualisering av beslut vad gäller särskilt boende
Enligt plan kommer det 2015 införas individualisering av beslut vad gäller särskilt boende. Individualiseringen betyder att det för varje beslut kommer att göras flertalet bedömningar. Förvaltningens bedömning är att detta kommer öka handläggarenhetens arbetsbelastning. I kommunfullmäktiges budgetbeslut för 2014-2016 får handläggarenheten ett tillskott med 1,0 årsarbetare från och med 1 januari 2014, främst med anledning av förordningen om individuella beslut på särskilt boende.
13