GreenTech

GreenTech ingår i en koncern som består av GreenTech AS Norge, GreenTech Danmark och IGUS Data. Verksamheten i Sverige är belägen i Växjö. De köper begagnade datorer, både bärbara och stationära samt datortillbehör som sedan säljs vidare. Deras kunder är företag, landsting, skolor samt privatpersoner. Deras hemsida är framförallt riktad mot privatpersoner, medan organisationer främst tar kontakt via besök eller telefon. (Åhman, inköp och försäljning 2013-05-14) För att underlätta förståelsen i rapporten kommer hädanefter de aktörer som GreenTech köper datorerna av att benämnas leverantör.

3.2.5.1 Inköpsprocess Fastställa specifikation

Leverantörerna som GreenTech köper in produkter från kan delas in i två grupper. Företag kan i samband med utleverans skriva kontrakt med GreenTech att de gör ett återtagande av produkterna. Kontraktet innehåller inga specifika krav på utrustningen, endast att återtagandet sker efter tre år. I annat fall sker inköp från företag och landsting som byter sin datautrustning. (Åhman, inköp och försäljning 2013-05-14)

Åhman (inköp och försäljning, 2013-05-14) berättar att inköp görs av landsting och företag och rör sig då om 50 datorer och uppåt. Dock kan de ibland vara intresserade av mindre partier om dessa beräknas vara tillräckligt lönsamma. Exempelvis är de beredda att köpa in endast ett fåtal Apple-produkter eftersom efterfrågan på dessa är hög. Dock sker inga inköp från privatpersoner. Utrustningen får inte vara äldre än fem år och ska innehålla komplett AC-adapter. Leveransen kan även komma med tangentbord och datamöss som sedan säljs vidare. (Åhman, inköp och försäljning, 2013-05-14)

Fastställa specifikation Val av leverantör Kontrakt-skrivning Order-läggning Leverans-bevakning ^Uppföljning

Val av leverantör

Åhman (inköp och försäljning, 2013-05-14) berättar att GreenTech använder sig av olika kanaler för att hitta leverantörer. Genom att bevaka offentliga upphandlingar kan de kalkylera på utrustning som säljs. När de har ett kalkylerat restvärde för utrustningen kan de lägga ett bud på den. Många större företag känner till att det finns en marknad för begagnande datorer och kontaktar GreenTech när de vill byta sina datorer. Även då sker en kalkylering på restvärdet för datorerna och leverantören får ett anbud. GreenTech ingår dessutom i ett globalt nätverk där företag kan annonsera om utrustning de söker. Nätverket består av cirka 400 till 500 företag. Kompletterande utrustning köps in för att till exempel uppdatera datorers internminne.

Kontraktskrivning

Kunder som skriver kontrakt om återtagande, ses som leverantörer när GreenTech utför återtagandet. Kontraktet innefattar bland annat vad GreenTech ska utföra och vad leverantören ska få tillbaka. Utöver ekonomisk ersättning kan det vara rapporter, värderingsintyg och återbruksintyg som leverantören får tillbaka. Den här informationen använder många företag i sin årsredovisning för att visa att de har ett miljötänk. (Åhman, inköp och försäljning 2013-05-14)

När inköp sker från den andra gruppen som innehåller företag och landsting skrivs ett kontrakt angående hur betalning ska ske. Antingen får leverantören betalt direkt vid mottagningen av utrustningen eller får de betalt efter att GreenTech har sålt utrustningen. (Åhman, inköp och försäljning 2013-05-14)

Fastställa specifikation Val av leverantör Kontrakt-skrivning Order-läggning Leverans-bevakning ^Uppföljning Fastställa specifikation Val av leverantör Kontrakt-skrivning Order-läggning Leverans-bevakning ^Uppföljning

Orderläggning

Order som läggs hos leverantören (utan kontrakt om återtagande) ses som utförd då en överenskommelse avseende avtalet är nådd. Vanligtvis sker detta via e-post eller telefon av inköpsavdelningen på GreenTech. Vid orderläggningen kommer de överens med leverantören om vad som ska levereras och när det ska ske. Leverantörer (med kontrakt om återtagande) ses inte som leverantörer förrän själva återtagandet ska ske. (Åhman, inköp och försäljning 2013-05-14)

Leveransbevakning

Åhman (inköp och försäljning, 2013-05-14) berättar att GreenTech har ett slutet system då godset enbart transporteras mellan leverantör och GreenTech. Transportbolaget och leverantören bestämmer i förhand tid och plats för avhämtning av gods. Metoden kräver därför ingen leveransbevakning.

Uppföljning

När godset anländer utför lagerpersonalen besiktning för att upptäcka eventuella synliga skador. Produkter som godkänns i besiktningen går vidare till testfasen, där utrustningens skick kontrolleras. Produkter som är defekta återvinns och leverantören meddelas om antalet defekta respektive godkända produkter. (Åhman, inköp och försäljning, 2013-05-14) Fastställa specifikation Val av leverantör Kontrakt-skrivning Order-läggning Leverans-bevakning ^Uppföljning Fastställa specifikation Val av leverantör Kontrakt-skrivning Order-läggning Leverans-bevakning ^Uppföljning Fastställa specifikation Val av leverantör Kontrakt-skrivning Order-läggning Leverans-bevakning ^Uppföljning

3.2.5.2 Lagerhantering

Mottagning

Inköpsavdelningen aviserar till lagret när större leveranser är inkommande. Antal inleveranser per dag varierar och kan innehålla upp mot 40 pallar. När godset anländer utförs en översiktlig kontroll för att upptäcka synliga transportskador. Avvikelser antecknas på följesedeln och undertecknas av både transportör och lagerpersonal. (Åhman, inköp och försäljning, 2013-05-14)

Det finns olika alternativ för hur godset levereras till lagret. För att garantera säker transport, fraktas godset i speciellt framtagna vagnar eller skåp för begagnade datorer och kringutrustning. Även standardiserade EUR-pallar kan användas av den anlitade transportfirman. (Åhman, Inköp och försäljning, 2013-05-14)

Anlänt gods packas upp och genomgår en grovsortering där synliga skador eller större slitage på produkterna upptäcks. Sorteringsarbetet är omfattande och kräver en stor yta i lagret. Om produkter anses vara defekta raderas minnet innan de kasseras. Detta utförs av säkerhetsskäl i syfte att förhindra att känslig information når obehöriga parter. Antal kasserade produkter rapporteras till inköpsavdelningen. Produkter som godkänds i grovsorteringen går vidare för radering av minnet, kontroll av prestanda, omprogrammering och rengöring. Avviker produkternas prestanda från leverantörens uppgifter vidarebefordras avvikelsen till inköpsavdelningen. (Åhman, Inköp och försäljning, 2013-05-14)

Arbetet med grovsortering kan vara omfattande och personalen hinner då inte hantera all inkommande gods. Detta har lett till att GreenTech får hyra extra lagerutrymme för att tillfälligt placera inkommande gods. Lagerutrymmet hyrs av transportföretaget. GreenTech kontaktar sedan transportören när lagret har tillräcklig kapacitet för att hantera inleveranserna. (Åhman, Inköp och försäljning, 2013-05-14)

Inläggning

Det ankomna godset läggs in i systemet och stäms av mot inköpsordern. Information avseende leveransen blir då tydlig för kontoret. Eventuella avvikelser som lagerpersonal upptäcker blir tydlig i samband med avstämningen i systemet. Lagerpersonalen meddelar även kontoret om avvikelserna via e-post. (Stjerneklev, lagerpersonal, 2013-05-14)

I samband med att systemet uppdaterats är produkterna synliga på företagets hemsida. Därefter läggs produkterna in på hyllan. Ankommande gods läggs oftast in på lagerhyllan samma dag som de anlänt. Produkterna placeras på bestämda lagerplatser eller utefter tillgänglighet på lagret vilket utläses i affärssystemet. Faktorer som tas i beaktning är produktens uttagsfrekvens och storlek. Buffertlager och gods som har låg uttagsfrekvens placeras vanligtvis på högre hyllplan. Högfrekventa och mindre artiklar placeras på lägre hyllplan. (Stjerneklev, lagerpersonal, 2013-05-14)

Plock

Beställningar från kund till GreenTech kommer in via företagets hemsida eller från säljavdelningen som lägger in beställningarna manuellt. Beställningarna sammanställs till plocklistor i affärssystemet och skrivs ut. Plocklistan innehåller information om ordern, kvantitet samt plockplats. När ordern är plockad ställs den vid plockstationen där plocklistan skannas in i systemet för att registrera produkten som plockad. (Stjerneklev, lagerpersonal, 2013-05-14)

Mottagning Inläggning Plock Paketering

Paketering

När plocket är avslutat rengörs produkterna ytterligare innan paketering utförs. Företaget har framtagit förpackningar anpassade efter produkternas varierande utformning och hantering. Uppblåsbara skyddskuddar placeras även i förpackningen för att undvika tomrum. Flertalet av GreenTechs produkter kräver noggrann paketering då originalförpackning ofta saknas. Order innehållandes enstaka produkter paketeras i de eget framtagna förpackningarna medan orders innehållandes större partier paketeras på hel- eller halvpallar. Utskicket av enstaka order eller pallar adresseras. Enstaka order ställs på pallar som sedan förvaras på utleveranszonen innan avlämning till transportör. Krav för leveranser som ska skickas som postpaket får ej överstiga 20 kilogram eller en och halv meter. (Stjerneklev, lagerpersonal, 2013-05-14)