Hantera säkerhetsskyddsklassificerade handlingar

Säkerhetsskyddsbedömningar. Bevaras.

Rutinbeskrivningar som detal-jerar verksamhetens hantering av handlingar och uppgifter.

När de inte behövs för verk-samheten under förutsättning att hanteringen framgår av övergripande styrdokument eller processbeskrivning.

Undantag från gallring:

Övergripande styrdokument och processbeskrivningar be-varas.

Avser till exempel:

- Rutiner för kvittering av kvalifi-cerat hemliga uppgifter som lämnas muntligt eller genom visning.

- Rutiner för ändring eller bort-tagning av märkning av säker-hetsskyddsklass.

Med övergripande styrdoku-ment avses sådant som regler och instruktioner.

Sida 28 av 43

Handlingar Gallring och undantag från gallring

Anmärkningar

Uppgifter i diarier och register över handlingar som innehål-ler säkerhetsskyddsklassifice-rade uppgifter.

Bevaras.

Överenskommelse om distri-bution av handlingar med an-nat land eller mellanfolklig or-ganisation.

10 år efter utgången av det år då avtalet har upphört att gälla.

Dokumenterade överenskom-melser om distribution av handlingar med annat land el-ler mellanfolklig organisation.

10 år efter utgången av det år då beslutet har upphört att gälla.

Dokumenterade beslut om att ta med handling i säkerhets-skyddsklass konfidentiell eller hemlig från myndighets loka-ler elloka-ler områden.

25 år efter utgången av det år då beslutet har upphört att gälla.

Dokumenterade beslut om att ta med handling i säkerhets-skyddsklass kvalificerat hemlig från myndighets lokaler.

10 år efter utgången av det år då beslutet har upphört att gälla.

Kvittenser av handlingar eller databärare som innehåller uppgifter i säkerhetsskydds-klassen konfidentiell eller hemlig.

1) 10 år efter utgången av det år då handlingen har återläm-nats.

2) 10 år efter utgången av det år då databäraren förstördes eller skrevs över.

Avser till exempel:

- Kvitton.

- Delgivningskvittenser.

- Delgivningslistor.

- Uppgifter i register och liggare - Kvittensposter.

Avser inte uppgifter i diarier.

Kvittenser av handlingar eller databärare som innehåller uppgifter i säkerhetsskydds-klassen kvalificerat hemlig.

1) 25 år efter utgången av det år då handlingen har återläm-nats.

2) 25 år efter utgången av det år då databäraren förstördes eller skrevs över.

Avser till exempel:

- Kvitton.

- Delgivningskvittenser.

- Delgivningslistor.

- Uppgifter i register och liggare - Kvittensposter.

Avser inte uppgifter i diarier.

Kvittenser av handlingar eller databärare som innehåller uppgifter som inte faller under klassificeringarna ovan.

När de inte behövs för verk-samheten.

Avser när handlingar eller data-bärare kvitteras och är placerad i säkerhetsskyddsklassen be-gränsat hemlig eller inte är sä-kerhetskyddsklassificerade.

Dokumentation över förstö-ring av handlingar eller

data-1) 10 år efter utgången av det år då handlingen förstördes.

Avser till exempel:

- Förstöringsrapporter.

- Förstöringslistor.

Sida 29 av 43

Handlingar Gallring och undantag från gallring

Anmärkningar

bärare med uppgifter i säker-hetsskyddsklassen konfidenti-ell konfidenti-eller hemlig.

2) 10 år efter utgången av det år då notering gjordes om att databäraren förstörts.

- Makuleringslistor.

- Kassations- och avyttringspro-tokoll/-rapporter.

Dokumentation över förstö-ring av handlingar eller data-bärare med uppgifter i säker-hetsskyddsklassen kvalificerat hemlig.

1) 25 år efter utgången av det år då handlingen förstördes.

2) 25 år efter utgången av det år då notering gjordes om att databäraren förstörts.

Avser till exempel:

- Förstöringsrapporter.

- Förstöringslistor.

- Makuleringslistor.

- Kassations- och avyttringspro-tokoll/-rapporter.

Dokumentation över förstörda handlingar eller databärare som innehållit uppgifter som inte faller under klassifice-ringen ovan.

När de inte behövs för verk-samheten.

Avser till exempel:

- Förstöringsrapporter.

- Förstöringslistor.

- Makuleringslistor.

- Kassations- och avyttringspro-tokoll/-rapporter.

Dokumentation över resultat från inventering av handlingar eller databärare i säkerhets-skyddsklasserna konfidentiell, hemlig eller kvalificerat hem-lig.

Bevaras.

Dokumenterade godkännan-den av databärare avsedda för att behandla uppgifter i säker-hetsskyddsklassen konfidenti-ell konfidenti-eller hemlig.

10 år efter utgången av det år då databäraren inte längre an-vänds för att behandla säker-hetsskyddsklassificerade upp-gifter.

Gallringsfristen avser att data-bäraren har förstörts eller åter-använts för annat än att be-handla säkerhetsskyddsklassifi-cerade uppgifter.

Dokumenterade godkännan-den av databärare avsedda för att behandla uppgifter i säker-hetsskyddsklassen kvalificerat hemlig.

25 år efter utgången av det år då databäraren inte längre an-vänds för att behandla säker-hetsskyddsklassificerade upp-gifter.

Gallringsfristen avser att data-bäraren har förstörts eller åter-använts för annat än att be-handla säkerhetsskyddsklassifi-cerade uppgifter.

Dokumentation om vidtagna åtgärder rörande återanvänd-ning av databärare.

När databäraren har förstörts. Avser databärare som behand-lat säkerhetsskyddsklassifice-rade uppgifter.

Dokumentation av rutiner för avveckling eller återanvän-dande av databärare.

Får gallras vid ny version.

Dokumentation av rutiner för distribution av databärare.

Får gallras vid ny version.

Förteckningar över databärare som innehåller eller innehållit uppgifter i informationsklas-sen konfidentiell eller hemlig .

10 år efter utgången av det år då databäraren förstördes el-ler skrevs över.

Sida 30 av 43

Handlingar Gallring och undantag från gallring

Anmärkningar

Förteckningar över databärare som innehåller eller innehållit uppgifter i säkerhetsskydds-klassen kvalificerat hemlig.

25 år efter utgången av det år då databäraren förstördes el-ler skrevs över.

Förteckningar över databärare som innehåller eller innehållit uppgifter som inte faller under klassificeringarna ovan.

När de inte längre behövs för verksamheten.

Avser när databärare kvitteras och är placerad i säkerhets-skyddsklassen begränsat hemlig eller inte är säkerhetskyddsklas-sificerade.

Dokumenterade beslut om ändrad säkerhetsskyddsklassi-ficering av handlingar.

Bevaras. Avser beslut om handlingar som

inte längre bedöms vara hem-liga eller sådana handlingar som placeras i annan säkerhets-skyddsklass.

Samförvaringsbeslut. 25 år efter nytt beslut.

Dokumenterade beslut om ge-mensam användning av hem-liga handlingar.

25 år efter nytt beslut.

Handlingar rörande tystnads-plikt.

25 år efter att anställningen upphört.

Avser den tystnadsplikt som av-ses i 5 kap. 1 -2 §§ säkerhets-skyddslagen (2018:585).

Kan benämnas som till exem-pel:

- Sekretessbevis.

- Sekretessförbindelser.

- Tystnadspliktsförbindelser.

Närvarolistor vid bearbetning av uppgifter i säkerhets-skyddsklass kvalificerat hem-lig.

25 år efter utgången av det år då noteringen gjordes.

Behörighetsförteckningar och beslut om att ta del av säker-hetsskyddsklassificerade upp-gifter och handlingar.

Bevaras.

Signaturlistor och förteck-ningar över handläggarkoder.

Bevaras.

Handlingar som redogör för vilket men som röjande av uppgifter som omfattas av sekretess kan ha medfört.

Bevaras. Avser till exempel utredningar

som avgör vilken skada som rö-jande av uppgifter som omfat-tas av sekretess eller som rör ri-kets säkerhet befaras kan ha medfört samt omständighet-erna kring röjandet.

Sida 31 av 43

Handlingar Gallring och undantag från gallring

Anmärkningar

Kan benämnas som men be-dömningar eller konsekvensut-redningar.

Rapporter och anmälningar om röjda säkerhetklassifice-rade uppgifter.

Bevaras. Avser till exempel interna

rap-porter om röjda hemliga uppgif-ter samt även anmälningar till Försvarsmakten och Säkerhets-polisen.

Kan även ingå i eller benäm-nas incidentrapporter.

Handlingar rörande skyddad transport av hemliga säker-hetsskyddsklassificerade handlingar, databärare och skyddsvärd materiel.

Bevaras. Avser till exempel:

- Transportsäkerhetsanalyser.

- Transportsäkerhetsplaner.

- Beslut om transportnivåer.