Handlingar rörande utveckling av verksamhet och informat-ionssystem.
Bevaras. Avser större
utveckl-ingsinsatser eller änd-ringsärenden av utveckl-ingskaraktär, till exempel egenutvecklade informat-ionssystem, upphandling av informationssystem el-ler större ändringar av ut-vecklingskaraktär i befint-liga informationssystem.
Avser till exempel:
- Förstudier.
- Projektplaner och -rap-porter.
- Verksamhetsanalyser.
- Användningsfall.
- Fastställda kravställ-ningar.
- Informationsklassningar, - Beslut om att genom-föra eller inte genomgenom-föra utveckling.
- Beslut om att införa eller driftsätta informations-systemsystem eller in-formationssystemstjänst.
Uppgifter och handlingar rö-rande ändringar i informat-ionssystem.
2 år efter avslutat ärende eller direkt efter att systemet ärendet berör är avvecklat under förutsättning att dokumentation bevaras enligt Riks-arkivets föreskrifter om elektroniska handlingar.
Undantag från gallring:
- Uppgifter och handlingar som leder till större ändringsärenden.
- Uppgifter och handlingar som be-hövs för att förstå handlingar som ska bevaras.
Avser handlingar och upp-gifter som syftar till att säkerställa att föränd-ringar är kontrollerade, godkända och införs på ett systematiskt, spårbart och kontrollerat sätt.
Avser mindre och en-klare ändringar i befint-liga Informationssystem.
Avser till exempel:
- Förändringsförslag.
- Ändringsbegäran.
- Lösningsförslag.
- Rapporter om genom-förda förändringar.
Sida 9 av 43
Handlingar Gallring och undantag från gallring Anmärkningar
Handlingar rörande test. 2 år efter utgången av det år då ärendet har avslutats under förut-sättning att de inte tillför ärenden unika sakuppgifter.
Undantag från gallring: Samman-ställningar av de slutliga testresulta-ten av en testperiod bevaras.
Avser till exempel:
- Testplaner.
- Testfall.
- Testdata.
- Testrapporter.
- Testmiljöer.
Avseende testmiljöer och testdata avses endast de fall där de bedöms ha omhändertagits för arki-vering, annars rör det sig om rensning.
Utbildningsmiljöer med ingå-ende uppgifter.
När de inte längre behövs för verk-samheten.
Avser uppgifter och hand-lingar i utbildningsmiljöer som upprättats i samband med utbildning och som inte innehåller uppgifter och handlingar som tillför ärenden unika sakuppgif-ter.
Förvaltningsplaner. Bevaras. Med förvaltningsplaner
avses årsvisa beskriv-ningar av hur förvaltning av informationssystemet kopplat till verksamhet ska genomföras.
Användarinstruktioner. Vid ny version.
Undantag från gallring:
Om de omfattas av den dokumentat-ion som ska bevaras enligt Riksarki-vets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för auto-matiserad behandling).
Avser instruktioner, ma-nualer och rutinbeskriv-ningar riktade till använ-dare.
Avtal eller överenskommelser om tjänstenivå.
5 år efter att avtalet upphört att gälla.
Avser avtal eller överens-kommelser mellan it-or-ganisation och kund och kan innehålla sådant som en beskrivning av tjäns-ten, vilka säkerhetskrav och kontroller som ska göras, ansvar, kvalitet och kostnad.
Kan benämnas som Ser-vice level agreement (SLA).
Sida 10 av 43
Handlingar Gallring och undantag från gallring Anmärkningar
4 Hantera IT-drift
Avtal eller överenskommelser om driftsnivå.
5 år efter att avtalet har upphört att gälla.
Avser avtal eller överens-kommelser inom organi-sationen.
Kan benämnas som Op-erational level agreement (OLA).
Handlingar och uppgifter rö-rande konfigurationsstyrning och hantering av IT-tjänste-nivå.
När handlingar eller uppgifter har er-satts eller när informationssystemet som handlingarna eller uppgifterna berör är avvecklat.
Avser de handlingar och uppgifter rörande de tjänster IT-organisation-ens kunder behöver och vad som behövs för att kunna leverera och följa upp dessa tjänster.
Dokumentation som syftar till att beskriva informations-systems funktion och ingå-ende delar samt beskriva in-formationssystemets drift.
När de inte behövs för verksam-heten, antingen:
1. Vid ny version.
2. Efter att informationssystemet har avvecklats.
Gallring får ske under förutsättning att dokumentation bevaras enligt Riksarkivets föreskrifter om elektro-niska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
Avser till exempel:
- Systembeskrivningar el-ler systemdokumentat-ion.
- Beskrivningar av inform-ationssystemets arkitek-tur, funktioner och konfi-gurationer.
- Planer, manualer, anvis-ningar och rutinbeskriv-ningar och annan doku-mentation som syftar till att beskriva informations-systemets drift och ansvar kring det.
Datorprogram. När de inte behövs för verksam-heten, antingen:
1. Vid uppdateringar och versions-hantering.
2. Efter att informationssystemet har avvecklats under förutsättning att beslut som har behandlats med da-torprogrammen har vunnit laga kraft.
Gallring får ske under förutsättning att handlingar som ska bevaras har förts över till system för bevarande samt att dokumentation bevaras en-ligt Riksarkivets föreskrifter om
Omfattar även till exem-pel källkoder och pro-gramvaror.
Sida 11 av 43
Handlingar Gallring och undantag från gallring Anmärkningar elektroniska handlingar
(upptag-ningar för automatiserad behand-ling).
Undantag från gallring:
Datorprogram som myndigheten be-dömer har ett värde för att tillgodose arkivlagens bevarandeändamål.
Licenser för datorprogram och servrar.
När de inte behövs för verksam-heten.
Filer för installation, uppgra-dering och uppdatering.
När de inte behövs för verksam-heten.
Förteckningar och register. När de inte behövs för verksam-heten.
Avser till exempel:
- Förteckningar över licen-ser.
- Förteckningar över pro-gramvaror.
- Förteckningar över IP-adresser.
Uppgifter och handlingar rö-rande användarstöd och be-ställningar.
2 år efter avslutat ärende eller direkt efter att informationssystemet ären-det berör är avvecklat.
Avser uppgifter och hand-lingar i dialogen mellan användare och intern el-ler extern IT-organisation, t.ex. kundservice, service- eller helpdesk.
Avser till exempel:
- Upplysningar och råd.
- Handhavandestöd.
- Nollställning av lösen-ord.
- Beställningar av till ex-empel IT-materiel, licen-ser, konton och behörig-heter, ny IT-arbetsplats.
Uppgifter och handlingar i ärenden om att hantera inci-denter och problem.
5 år efter avslutat ärende eller direkt efter att informationssystemet ären-det berör är avvecklat under förut-sättning att dokumentation bevaras enligt Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptag-ningar för automatiserad behand-ling).
Med incidenter avses här händelser som avviker från normal funktion av en tjänst och som orsakar eller kan orsaka ett av-brott i eller störning av tjänsten.
Exempel på händelser:
- Oplanerade avbrott.
- Fel i konfigurationsen-het.
- Fel på en speglad disk.
Sida 12 av 43
Handlingar Gallring och undantag från gallring Anmärkningar
Avser incidenter som inte är relaterade till sä- kerhetsskyddslagstift-ningen. Jämför incident-hantering i området för säkerhet och säkerhets-skydd.
Med problem avses en gruppering av t.ex. inci-denter där den bakomlig-gande orsaken är okänd.
Exempel på uppgifter:
- Felanmälan och felbe-skrivning.
- Bilagor och skärmdum-par.
- Påverkan och priorite-ring.
- Uppgifter om identifie-rade problem samt lös-ningsförslag.
Handlingar och uppgifter i ärenden rörande konfigurat-ions- och kunskapshantering.
Får gallras när handlingarna eller uppgifterna har ersatts av nya eller när Informationssystemet som hand-lingarna berör är avvecklat under förutsättning att dokumentation be-varas enligt Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptag-ningar för automatiserad behand-ling).
Avser handlingar och upp-gifter som samlas in i syfte att ge kunskap och stöd i att hantera inform-ationssystemets livscykel.
Avser till exempel:
- Vanligt förekommande frågor (FAQ).
- Lathundar för kontakt-vägar inom och utanför myndigheten.
- Kända fel och erfarenhet från tidigare lösta pro-blem.
Förvaltnings- och driftsrappor-ter.
Får gallras är de inte behövs för verk-samheten under förutsättning att de inte föranleder någon åtgärd eller tillför sakuppgift i ett ärende som ska bevaras.
Avser rapporter i form av statistik som har till syfte att kontinuerligt följa upp sådant som tillståndet i processen och består av sådana uppgifter som:
- Handhavandeproblem i ett specifikt system/appli-kation.
- Felärenden i ett specifikt system/applikation.
Sida 13 av 43
Handlingar Gallring och undantag från gallring Anmärkningar
- Uppföljning av åtagande enligt avtal.
- Systemens tillgänglighet under en längre period.
- Redovisning/jämförande nyckeltal över genom-förda arbeten.
Stödjande och styrande hand-lingar rörande it-drift.
När de inte behövs för verksamheten under förutsättning att dokumentat-ion bevaras enligt Riksarkivets före-skrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad be-handling).
Avser stödjande och sty-rande dokument för per-sonal inom organisat-ionen för drift.
Avser till exempel:
- Driftsplaner.
- Manualer.
- Anvisningar.
- Rutinbeskrivningar.
- Övrig dokumentation avseende drift.
Uppgifter i loggar som syftar till att övervaka tekniska hän-delser eller för att söka systemfel.
När de inte behövs för verksam-heten.
Avser manuell eller auto-matisk registrering av händelser som är av bety-delse för driften av ett in-formationssystem med syften som att övervaka tekniska händelser eller för att söka systemfel.
Om uppgifterna an-vänds i syfte att utreda säkerhetshotande händel-ser, se Uppgifter i loggar som är av betydelse för säkerheten, i avsnitt 1.2 i bilaga 2.
Dokumenterade analyser över uppgifter i loggar som är av betydelse för drift.
När de inte behövs för verksam-heten.
Avser manuella eller elektroniska journaler med uppgifter om hän-delser som förändringar och störningar i driften, bedömd orsak och vidta-gen åtgärd.
Handlingar rörande att han-tera problem
2 år efter avslutat ärende eller direkt efter att informationssystemet ären-det berör är avvecklat.
Sida 14 av 43
Handlingar Gallring och undantag från gallring Anmärkningar Handlingar rörande att
han-tera IT-förändringsstyrning.
2 år efter avslutat ärende eller direkt efter att informationssystemet ären-det berör är avvecklat.
Avser till exempel:
- Förändringsförslag.
- Lösningsförslag.
- Rapporter om genom-förda förändringar.
Handlingar rörande konfigu-rationsstyrning och hantering av IT-tjänstenivå.
När handlingarna har ersatts av ny eller när informationssystemet som handlingarna berör har avvecklats.
Rutinartade rapporter. När de inte behövs för verksam-heten.
Detta under förutsättning att de inte föranleder någon åtgärd eller tillför sakuppgift i ett ärende som ska bevaras.
Avser rapporter i form av statistik som har till syfte att kontinuerligt följa upp sådant som tillståndet i processen.
Avser till exempel uppgif-ter om:
- Handhavandeproblem i ett specifikt system/appli-kation.
- Felärenden i ett specifikt system/applikation.
- Uppföljning av åtagande enligt avtal.
- Systemens tillgänglighet under en längre tid.
- Redovisande eller jämfö-rande nyckeltal över ge-nomförda arbeten.
Sida 15 av 43
Handlingar Gallring och undantag från gallring Anmärkningar