1. Hantera generell säkerhet
2.3 Hantera signalskydd
Signalskyddsinstruktioner. Bevaras. Avser uppgifter om sådant som den egna signalskyddsorganisat-ionen samt rutiner rörande sig-nalskyddstjänst.
Avser även motsvarande upp-gifter i de fall signalskyddsin-struktioner inte upprättas.
Handlingar rörande incidenter avseende signalskyddsnycklar.
10 år efter att ärendet om inci-denten har avslutats eller 10 år efter det att handlingen om incident kommit in.
Undantag från gallring: De ärenden inom myndigheten som leder till brottsutred-ningar eller andra åtgärder av vikt bevaras.
Avser incidenter med signal-skyddsnycklar, signalskyddsma-teriel, aktiva kort eller mjuka certifikat.
Med ärenden om incidenter avses handlingar som har upp-rättas vid en myndighet vid inci-dent, till exempel:
- Anmälan.
- Handlingar och uppgifter i ut-redningar.
- Beslut och meddelande om åt-gärder.
- Information till Försvarsmak-ten.
Med handlingar som kommit in till myndigheten avses in-komna meddelanden om till ex-empel åtgärder som ska vidtas vid incidenter.
Beställningar av signalskydds-nycklar.
Efter att signalskyddsnycklar har distribuerats
Mottagningsbevis rörande sig-nalskyddsnycklar.
När de inte behövs för verk-samheten.
Kvittenslistor för signalskydds-nycklar och delgivning av sig-nalskyddsnycklar med beteck-ningarna SG S, SG C, SG R eller SG TRF.
10 år efter att respektive nyckel har upphört att gälla.
Kvittenslistor för signalskydds-nycklar och delgivning av sig-nalskyddsnycklar med beteck-ningen SG TS.
25 år efter att respektive nyckel har upphört att gälla.
Förteckningar över signal-skyddspersonal som har till-gång till signalskyddsnycklar samt kvittenslistor för
signal-10 år efter sista anteckningen.
Sida 36 av 43
Handlingar Gallring och undantag från gallring
Anmärkningar
skyddsnycklar med beteck-ningarna SG S, SG C, SG R eller SG TRF.
Förteckningar över signal-skyddspersonal som har till-gång till signalskyddsnycklar samt kvittenslistor för signal-skyddsnycklar med beteck-ningen SG TS.
25 år efter sista anteckningen.
Dokumenterade individuella resultat från utbildning i sig-nalskydd.
Efter erhållet behörighetsbe-vis.
Avser utbildningar för att få be-hörighetsbevis.
Dokumentation över produkt-ion av signalskyddsnycklar.
10 år efter att respektive nyckel har upphört att gälla.
Avskrifter eller kopior av sig-nalskyddsnycklar.
Ska gallras när signalskydds-nycklarna har upphört att gälla eller när de inte behövs för verksamheten.
Dokumenterade tillstånd för avskrift eller kopia av signal-skyddsnycklar.
10 år efter att respektive nyckel har upphört att gälla.
Dokumentation över att av-skrifter eller kopior har gjorts.
10 år efter det att respektive nyckel har upphört att gälla.
Följesedlar för signalskydds-nycklar med beteckningarna SG S, SG C, SG R eller SG TRF.
10 år efter det att respektive nyckel har upphört att gälla.
Följesedlar för signalskydds-nycklar med beteckningen SG TS.
25 år efter det att respektive nyckel har upphört att gälla.
Dokumenterade beslut om ut-försel av signalskyddsnycklar.
10 år efter att signalskydds-nycklarna inte behövs i verk-samheten.
Dokumenterade resultat av in-ventering av signalskyddsnyck-lar med beteckningarna SG S, SG C, SG R eller SG TRF.
10 år efter inventeringsdatum.
Dokumenterade resultat av in-ventering av signalskyddsnyck-lar med beteckningen SG TS.
25 år efter inventeringsdatum.
Signalskyddsnycklar. Ska gallras när signalskydds-nycklarna har upphört att gälla eller när de inte behövs för verksamheten.
Trafiklistor över mottagna och skickade krypterade med-delanden.
1 år efter att uppgiften har re-gistrerats.
Sida 37 av 43
Handlingar Gallring och undantag från gallring
Anmärkningar
Dokumentation av förstöring av signalskyddsnycklar med beteckningarna SG S, SG C, SG R eller SG TRF.
10 år efter att de har förstörts.
Dokumentation av förstöring av signalskyddsnycklar med beteckningarna SG TS.
25 år efter att de har förstörts.
Planer för internkontroll av signalskyddstjänst.
Vid reviderad plan.
Protokoll från internkontroll av signalskyddstjänst.
10 år efter utgången av det år då de upprättades.
Dokumenterade resultat vid signalkontroll.
10 år efter utgången av det år då de upprättades.
Undantag från gallring:
Anmälningar till Försvarsmak-tens högkvarter bevaras.
Kvittenser av signalskyddsma-teriel.
Efter att materielen har åter-lämnats.
Uppgifter i register över sig-nalskyddsmateriel.
Uppgifter i registret får gallras när de har ersatts av en ny uppgift.
Avser de uppgifter en verksam-het registrerar om till exempel var skyddsmaterial finns och dess individnummer.
Dokumenterade resultat av in-ventering av signalskyddsma-teriel.
5 år efter utgången av det år då inventeringen utfördes.
Dokumenterade överenskom-melser om utlån av signal-skyddsmateriel.
10 år efter utgången överens-kommelse.
Dokumenterade godkännande om utförsel av signalskydds-materiel utanför svenskt terri-torium.
10 år efter att utförseln inte längre är aktuell.
Avser inkomna godkännanden från Försvarsmaktens högkvar-ter.
Mottagningsbevis till aktiva kort och mjuka certifikat.
När de inte behövs för verk-samheten.
Följesedlar vid mottagning av aktiva kort och mjuka certifi-kat.
10 år efter det att följesedeln upprättats.
Kvitton och uppgifter i kvit-tensliggare och register om ak-tiva kort och mjuka certifikat i säkerhetsskyddsklasserna be-gränsat hemlig, konfidentiell och hemlig.
10 år efter det att det aktiva kortet har återlämnats eller det mjuka certifikatet upphört att gälla
Avser kvitton och uppgifter i re-gister och redovisningar om ak-tiva kort som innehåller certifi-kat samt uppgifter i register och redovisning om mjuka certifikat, avsedda att användas i IT-sy-stem som hanterar uppgifter i angivna säkerhetsskyddsklasser.
Sida 38 av 43
Handlingar Gallring och undantag från gallring
Anmärkningar
Kvitton och uppgifter i kvit-tensliggare, register och redo-visningar om aktiva kort och mjuka certifikat i säkerhets-skyddsklassen kvalificerat hemlig.
25 år efter det att det aktiva kortet har återlämnats eller det mjuka certifikatet upphört att gälla.
Avser kvitton och uppgifter i re-gister och redovisningar om ak-tiva kort som innehåller certifi-kat samt uppgifter i register och redovisning om mjuka certifikat avsedda att användas i it-sy-stem som hanterar uppgifter i säkerhetsskyddsklass hemlig till och med kvalificerat hemlig.
Kvitton och uppgifter i kvit-tensliggare, register om aktiva kort och mjuka certifikat som inte faller under klassificering-arna ovan.
När de inte behövs för verk-samheten.
Avser kort som inte har certifi-kat.
Kan benämnas nyckelbärar-kort.
Sida 39 av 43
Handlingar Gallring och undantag från gallring
Anmärkningar
3 Hantera personalsäkerhet
Analyser och förteckningar över vilka anställningar eller annat deltagande i den säker-hetskänsliga verksamheten som placerats i säkerhetsklass eller som ska föregås av regis-terkontroll.
Bevaras
Beslut om vilka anställningar eller annat deltagande i den säkerhetskänsliga verksam-heten som ska föranleda sä-kerhetsprövning
utan inplacering i säkerhets-klass.
Bevaras
Dokumenterade skäl för un-derlåtelse av registerkontroll.
Bevaras Uppgifter om kontaktpersoner
som beslutar om registerkon-troll.
När de inte behövs för verk-samheten.
Samtycken till registerkontroll och särskild personutredning för den som har anställts eller på annat sätt ska delta i den säkerhetskänsliga verksam-heten.
Bevaras
Samtycken till registerkontroll och särskild personutredning för den som inte har anställts eller anlitats.
När beslutet om anställning har vunnit laga kraft.
Uppgifter och handlingar i grundutredningar inom säker-hetsprövningar för den som har anställts eller på annat sätt ska delta i den säkerhets-känsliga verksamheten.
Bevaras
Uppgifter och handlingar i grundutredningar inom säker-hetsprövningar för den som inte har anställts eller anlitats.
2 år efter det att beslutet om anställning har vunnit laga kraft.
Undantag från gallring:
Vid preskriptionsavbrott enligt diskrimineringslagen
(2008:567) får handlingar istäl-let gallras först då den väckta
Sida 40 av 43
Handlingar Gallring och undantag från gallring
Anmärkningar talan avslutats genom dom
el-ler beslut som vunnit laga kraft.
Framställningar om register-kontroll för den som har ställts, är anställd eller på an-nat sätt ska delta, eller deltar, i den säkerhetskänsliga verk-samheten.
Efter anställningens slut eller vid förnyad framställan.
Framställningar om register-kontroll för den eller de som inte har anställts eller anlitats.
När anställningsbeslutet för den som fått tjänsten har vun-nit laga kraft eller efter beslut om att person inte ska anlitas.
Ansökningar om särskilda per-sonutredningar för den som har anställts, är anställd eller på annat sätt ska delta, eller deltar, i den säkerhetskänsliga verksamheten.
Efter anställningens slut eller vid förnyad ansökan.
Ansökningar om särskilda per-sonutredningar för den som inte har anställts eller anlitats.
När anställningsbeslutet för den som fått tjänsten har vun-nit laga kraft eller efter beslut om att person inte ska anlitas.
Dokumenterade beslut om placering i säkerhetsklass.
Bevaras Uppgifter i förteckningar över
personer som har godkänts vid säkerhetsprövning.
5 år efter senast införda upp-gift.
Dokumenterade resultat av säkerhetsprövning.
Bevaras Dokumenterade
återrapporte-ringar till Säkerhetspolisen om godkända säkerhetspröv-ningar.
När de inte behövs för verk-samheten.
Avanmälningar eller ändringar av den kontrollerades förhål-landen.
När de inte behövs för verk-samheten.
Anmälningar till regeringen om personer som redan är an-ställda men som anses olämp-liga från säkerhetssynpunkt för sin befattning.
Bevaras
Uppföljningsdokumentation av personer som har anställ-ning eller på annat sätt deltar i den säkerhetskänsliga verk-samheten.
Bevaras
Sida 41 av 43
Handlingar Gallring och undantag från gallring
Anmärkningar Dokumentation av
avgångs-samtal.
Bevaras
Säkerhetsintyg. 10 år efter anställningens slut.
Larmlistor. Efter uppdatering.
Uppgifter i tjänstekortsregis-ter.
10 år efter att kortet upphört att gälla.
Förlustanmälningar av tjänste-kort.
10 år efter anmäld förlust.
Tjänstekort. När kortet har återlämnats. Om tjänstekort även används för andra ändamål än i förord-ningen (1958:252) om tjänste-kort kan gallringen istället komma att falla under andra delar av dessa föreskrifter.
Handlingar vid beställning och mottagande av tjänstekort.
När de inte behövs för verk-samheten, under förutsättning att handlingen inte har an-vänts för andra ändamål såsom för att ge samtycke.
Om så skett gallras hand-lingen på samma sätt som samtycken enligt 8.6.
Exempel på handlingar:
- Beställningar av tjänstekort.
- Följesedlar om leverans av tjänstekort.
- Kvittenser om utlämnande av tjänstekort.
- Kvittenser om återlämnande av tjänstekort.
Handlingar Gallring och undantag från gallring Anmärkningar
4 Hantera fysisk säkerhet
Handlingar som rör det sys-tematiska brandskyddsar-betet.
Reviderade uppgifter gallras när de inte behövs för verksamheten.
Undantag från gallring:
Revisionslogg och dokumentation från brandmyndighetens tillsyn.
Handlingar som dokumente-rar egenkontroller.
2 år efter utgången av det år då egenkontrollen genomfördes.
Exempel på handlingar:
- Checklistor från kontroll-rundor.
Övergripande beslut avse-ende bestämmelser för till-trädesrätt till objekt, lokaler och områden.
Bevaras.
Dokumenterade rutiner för tillträde till myndighetens områden, byggnader och andra anläggningar eller ob-jekt.
Efter ny version.
Sida 42 av 43
Handlingar Gallring och undantag från gallring Anmärkningar Handlingar som syftar till att
förebygga att obehöriga får tillträde till områden, bygg-nader och andra anlägg-ningar eller objekt där de kan få tillgång till säkerhets-skyddsklassificerade uppgif-ter och handlingar eller att få insyn i säkerhetskänslig verksamhet.
10 år efter att tillståndet har upp-hört att gäller eller att ansökan av-slagits.
Avser handlingar över vem som har behörighet att till-träda olika delar verksam-heten.
Avser till exempel:
- Besökstillstånd.
- Avslagna ansökningar.
- Uppgifter i förteckningar över besökare.
- Uppgifter i passersystem.
Handlingar som syftar till att förebygga att obehöriga får tillträde till övriga områden, byggnader och andra anlägg-ningar eller objekt än ovan.
2 år efter att tillståndet har upphört att gäller eller att ansökan avslagits
Avser handlingar över vem som har behörighet att till-träda olika delar av verk-samheten.
Avser till exempel:
- Besökstillstånd - Avslagna ansökningar.
- Uppgifter i förteckningar över besökare
- Uppgifter i passersystem Uppgifter i förteckningar
över kort, koder eller lik-nande till områden, byggna-der eller utrymmen som rymmer handlingar i säker-hetsskyddsklassen begränsat hemlig upp till hemlig eller som används för säkerhets-känslig verksamhet.
10 år efter senast införda uppgift.
Uppgifter i förteckningar över kort, koder eller lik-nande till områden, byggna-der eller utrymmen som rymmer handlingar säker-hetsskyddsklassen kvalifice-rat hemlig eller som används för säkerhetskänslig verk-samhet.
25 år efter senast införda uppgift.
Uppgifter i förteckningar över kort, koder eller lik-nande som inte faller under kategorierna ovan.
2 år efter senast införda uppgift.
Handlingar rörande teknisk bevakning.
När de inte behövs för ändamålet el-ler verksamheten.
Avser handlingar och gifter i och rörande upp-täckande funktioner till ex-empel yttre och inre larm och objektslarm eller annan systematisk bevakning.
Sida 43 av 43
Handlingar Gallring och undantag från gallring Anmärkningar Handlingar och uppgifter vid
kameraövervakning.
När de inte behövs för ändamålet el-ler verksamheten.
Handlingar rörande perso-nell bevakning.
När de inte behövs för verksam-heten.
Avser till exempel rapporter efter vaktbolags utryckning.
Handlingar rörande skyddad transport av hemliga hand-lingar och skyddsvärd mate-riel.
Bevaras. Avser till exempel:
- Transportsäkerhetsana-lyser
- Transportsäkerhetsplaner - Beslut om transportnivåer.