Hjälpmedel för kommunikation

I dagsläget så säger samtliga intervjuade att veckomöten används.

Detta är också ett organisatoriskt krav och mål för Birka Markbyggnad.

Alla instämmer i bilden att veckomötet är bra. Speciellt eftersom alla får reda på vad som händer i helhet på projektet. En av nackdelarna med ett så pass stort projekt som fallprojektet är enligt en av de intervjuade att arbetsstyrkan har blivit indelade i två grupper. Om än delade på ett förnuftigt och rationellt sätt beroende på var och vad de arbetar med.

Dock så menar Person C att viss information har försvunnit på grund av denna uppdelning.

En annan åsikt som kommer upp under intervjuerna är dilemmat om vilken dag veckomötet skall hållas. En del föredrar måndagar eftersom de ofta har glömt bort vad som gjordes under förra veckan. Andra föredrar att ha det på fredagar för att på så sätt kunna planera den kommande veckan. Vad som är bäst framkommer inte under intervjuerna utan alla har sin egen personliga åsikt. I dagsläget så sker veckomötena både på måndagar (Etapp Hus) och på torsdagar (Etapp Bana). På ett annat av Birkas större projekt (Vidja) sker mötena på måndagar och där låter det som att Person A är tillfreds med detta.

En av de bästa lösningarna för att komma åt den så kallade

”fikainformationen” är, enligt två av de intervjuade (Person B och E), att använda komradion flitigt. De nämner att denna kommunikationsväg är en väldigt bra lösning för att undvika de lättaste missarna i den dagliga kommunikationen.

Mailen som kommunikationsväg har varit återkommande under intervjuerna med Person F och D som har den mesta kommunikationen med byggledarna. De säger att det inte alls fungerar som det ska och ställer sig mycket frågande till deras förhållningssätt till att kommunicera. Respondent D säger att i fallprojektet sker kommunikationen till 90 % muntligt medan den i vanliga fall sker till 99 % med mail. Person D frågar sig om de inte har den kompetens som krävs. Person F i sin tur ställer sig frågande om de gör det med medvetenhet för att inte behöva ha sitt namn på beslut som kan komma att bli omdiskuterade. Som det kommit fram tidigare så säger Person G

att han föredrar att kommunicera ansikte mot ansikte då det uppkommer plötsliga frågor. Huruvida han bara vill ha det på detta sätt framkommer tyvärr inte. Men att det blivit konflikter och missförstånd på grund av de meningsskiljaktigheter som funnits kring mailkonversationen finns det ingen tvekan om.

En av de flitigaste vägarna för kommunikationen och informationsspridandet på projekten är vägen via telefonen. Alla instämmer att den är fullt godkänd men flera av de intervjuade personerna säger att de skulle föredra att ha mer personlig kontakt. De nämner i samma andetag att de förstår att det är svårt eftersom det förekommer aktivitet på så pass stora ytor.

Personlig kontakt nämner de flesta som den bästa och mest fördelaktiga. Denna kontakt kan delas in i flera olika vägar där Person C och E nämner att de saknar den information som de får på raster på mindre projekt. Helst skulle dessa två vilja ha en och samma etablering med bodarna sammansatta så att tjänstemän och yrkesarbetare får mer tillgång till varandra.

Person F och C säger att de använder bilder som informationsspridning. Person C säger att han använder bilder för att skicka till platsledningen för att på så sätt få ett bättre och mer korrekt svar än om han skulle ha förklarat muntligen. Han föredrar att göra så eftersom det skapar mer tillförlitlighet och tar bort många av de faktorer som skapar missförstånd. Person F i sin tur tar bilder för att använda som ”kom-ihåg-lappar” samt som bevismaterial till beställare och byggledare. Han har nämnt vid flera tillfällen vikten av att ta många bilder för att det är så lätt att glömma bort.

Byggnet, som är en administrationstjänst för handlingar, är också en av de mer omdiskuterade kommunikationsvägarna. Där lägger byggledare ut bygghandlingar, både nya och reviderade handlingar.

Problemet som Person E, F och D säger förekomma är det att det är för dåligt strukturerat samt att uppdatering inte sker trots att byggledarna har tillgång till handlingar som skall läggas upp.

5.3.7 Konflikter

Person D säger att han vill sitta ner och diskutera när en konflikt uppstår. I dagsläget så uppstår det många konflikter och från entreprenörens håll så menar de att det beror på bristande kunskap hos byggledare och beställare. Den kunskap som entreprenörerna menar att

Anläggning 10 och AB 04. Om det ska byggas i dagens samhälle och upphandlingen skett efter dessa regler så ska också projektet regleras efter dessa vilket är praxis, det råder också delade meningar mellan personerna på entreprenörens sida i frågan om det är kompetens som saknas eller om de bara ”spelar dumma”. Detta skapar problem i förhållandet mellan byggledare och entreprenör. Framförallt mellan beställaren och entreprenören eftersom det är beställaren som sitter på budget och som då ska betala för utfört arbete. I detta fall är det en privat och en mycket oerfaren kund som inte bygger projekt överhuvudtaget i vanliga fall. Dessvärre skapar det problem eftersom de tydligt saknar kunskap, enligt flera av de intervjuade personerna, om hur ett byggprojekt regleras till exempel med tillkommande arbeten (ÄTA, se 3.6.3). De verkar bli förvirrade när kostnader ökar på grund av till exempel påträffande av berg. Detta skapar såklart merkostnader för entreprenören som är skyldig att anmäla detta så fort det upptäcks till beställare/byggledare. Anmälan görs för att underrätta alla inblandade och för att detta styrs enligt AB 04. När anmälan sker tas ett beslut huruvida arbetet ska fortsätta eller avbrytas och om arbetet beslutas att fortsätta sker detta till den merkostnad som entreprenören kräver för att arbetet ska utföras. Såklart så är detta ett väldigt ovanligt projekt som inte byggs alltför ofta. Trots detta så är det inga spektakulära eller helt ovanliga arbetsmoment inkluderade i detta projekt utan det kan liknas vid en väg med en del betongkonstruktioner för läktare och andra byggnader på området.

Flera av respondenterna till exempel Person B menar att de flesta konflikter är oundvikliga och att de är väldigt nödvändiga. Han säger att konflikterna med yrkesarbetarna framförallt är väldigt bra och ofta givande och att de löses på ett bra sätt. Person B menar också att samverkan från byggledarna mellan Skanska och Birka inte fungerar som den ska.

Person E säger att det viktiga inte är att leta och hitta syndabockar.

Istället, menar han, borde alla jobba för att hitta en lösning för att i efterhand om det är aktuellt leta orsak och ansvarig för att det gick som det gick. Detta är ett ämne som han upplever varit aktuellt under projektets gång men att det blivit bättre ju längre in i projektet som de kommit. Dock finns det kvar en del, säger han. Alla som jobbar i ett sådant projekt måste tycka att problemlösning är kul, då tror han att det blir mycket enklare att driva projektet framåt och dessutom med mindre konflikter.

Person G menar att det uppstått många konflikter som inte ens behövt uppstå på grund av att personer har handlat onyanserat. Han menar att

byggledare och entreprenörer så småningom kommer att komma överens ekonomiskt och att konflikter på grund av det inte behöver blossa upp lika mycket som det gjort innan. Intervjun fortsätter med att han berättar om dessa onyanserade konflikter och att dessa ofta handlar om små saker som hade löst sig inom en snar framtid om de bara hade diskuterat lugnt och sansat från början. Ekonomin är ett återkommande ämne när det kommer till konflikter enligt Person G. Men han menar att det finns en strikt budget från beställaren och att det i vissa fall skapar problem. Han återkommer dock till att detta inte är någon ovanlighet i allmänhet utan han menar att alla ska sitta lugnt i båten för att till slut kommer alla att komma överens ändå om det ekonomiska.

5.3.8 Information

En av de mer centrala frågorna i intervjuerna var den om vilken information som behövs för att personalen ska kunna utföra det arbete som är tänkt att utföras. Svaren från respondenterna blir vitt skilda huruvida de har den information som behövs. Person D säger att projektets omfattning, resurser, organisation och ekonomi styr hur mycket och vilken information som han behöver. Han menar att i fallprojektet så saknas det många gånger, fler än i andra projekt, information. En del av den saknade informationen är så pass viktigt att produktionen inte kan fortsätta utan den. Person D säger då att han måste fråga flera gånger efter densamma men att han hellre gör detta en extra gång och verkligen får bekräftelse istället för att det blir fel.

Person B menar att korrekta bygghandlingar är ”A och O” för hans arbete. Det upplevde han att det saknades, speciellt i början av projektet men att det har blivit mycket bättre. Person E säger också att distribueringen av handlingar var bristfällig i början men att det blivit bättre men inte alls helt bra. Han är mättekniker och säger att han behöver DWG-filer på allt som ska utföras för att han ska kunna tillverka alla maskinstyrningsfiler samt all utsättningsdata. En till sak som han säger att han saknat är PRF-filer, se 3.6.10, som skulle ha underlättat oerhört om det fanns tillgängligt.

Respondenterna D, B och C menar att information om företagets helhetsbild saknas. De vill att mer information om hur företaget går och hur företaget mår sprids ut till alla anställda. Person B säger att det brukar vara ett problem på de flesta företag men är också lika förvånad att det går till så överallt. Under flera av intervjuerna kommer det fram antydningar att veckomötena skulle kunna innehålla en punkt om hela företaget.

ligger i att han upplever att yrkesarbetarna inte pratar och lägger in sina åsikter i diskussionen. Han menar att detta är en stor källa till tappad effektivitet och säkerhet eftersom att det är yrkesarbetarna som arbetsledningen planerar åt. Om de då inte har några åsikter om vad vi planerar vad ska då kunna förbättras, menar han. Person B ställer sig också frågande till närvaron av alla inblandade på veckomötena. Han undrar varför inte högre närvaro än vad som är i dagsläget inte uppnås.

Person A säger att hans projekt fungerar som det ska och de har valt att ha måndagsmöten. De anser att det fungerar bäst att gå igenom i början av veckan eftersom de har 4-5 fronter igång samtidigt. På så sätt säger han att missförstånd och konflikter minimeras eftersom dessa möten gör att väldigt lite information hoppar över något led i kedjan. Han menar att detta skapar en trygghet för alla inblandade och gör att produktionen flyter smidigt. Han fortsätter att förklara att de har ett väldigt bra samarbete i arbetsledningen. Person A säger att platsledningen har som rutin att diskutera tillsammans och besluta tillsammans eftersom detta skapar en delaktighet och gör att information lättare sprids till yrkesarbetarna. Han fortsätter att berätta att de har en tydlig organisationsplan som också hänger på bodarnas anslagstavlor för att alla ska veta vem de ska kontakta.

Person C vill att chefens information går snabbare när chefen har fått ett nytt besked samt att informationen är tydligare utan att blanda in de yrkesarbetare som inte har med det specifika momentet att göra. Han tycker att fler personer än vad som behövs inte behöver veta för att undvika förvirring och att andra lägger sig i varandras arbete. Att arbeta med samma kollega som han ”jobbat in” sig med är ett starkt önskemål från Person C för att detta, enligt honom skapar bättre arbetsmiljö samt ökar effektiviteten.