Hur Sandvik använder Cloud Computing

Mats anser att Sandvik varit relativt tidiga med att ge sig in på området Cloud Computing men betonar även att trots att de har använt sig av tekniken under några år befinner de sig fortfarande i en lärprocess om vad det egentligen innebär.

Ulf förklarar att Sandvik har flyttat ut några projekt till "molnet". "Vi har några projekt som vi

har flyttat ut. Vårt första projekt som vi flyttade ut var Projectplace, det är en Cloudapplikation eller Software-as-a-service. Vi köper tjänsten projekthantering."

Det finns flera anledningar till att Sandvik valde att använda sig av Projectplace. En av de största var att företaget skulle implementera ett nytt affärssystem på ungefär 100 av sina bolag. I och med att den tidigare projekthanteringen som skötts i Lotus Notes var för omständigt och ineffektivt fick man upp ögonen för Projectplace när en medarbetare, som tidigare arbetat med det systemet, lade fram förslaget om att använda det.

Mats pekar på några av de största problemen eller funderingarna inför implementeringen av det nya affärssystemet. ”Hur håller vi ihop projekten? Hur hanterar vi samlad information?

Hur blandar vi in verksamheten, /…/ utbildningsmaterial, ja allt det här som man behöver kunna distribuera ut?”. En lösning skulle kunna varit att utveckla ett eget system för att

hantera detta, men det ansågs ta för lång tid.

Sandvik resonerade som så att om de kör Projectplace får de i alla fall 80 % av den funktionalitet som de behöver och det som systemet inte klarar av kan de lika gärna sköta manuellt. Mats tillägger att systemet blivit en succé trots att det bär på brister som har att göra med prestanda i avlägsna länder som Australien.

Det finns många anledningar till att Projectplace har blivit väl bemött av flera personer. En anledning är att systemets användarmiljö är enkel att förstå och att man som användare lätt får tillgång till sina projekt och vilka aktiviteter man förväntas utföra. En annan anledning är licensmodellen som används. Licenser betalas per användare från Sandvik och man kan på så

39 sätt bjuda in externa användare utan att det kostar något extra. Detta är något som Mats påpekar som en oerhörd styrka då ungefär hälften av de som jobbar i Projectplace är externa användare. Eftersom Projectplace är en molnbaserad tjänst behöver dessa användare inte förses med utrustning från Sandvik eller befinna sig på Sandviks nätverk för att komma åt systemet.

Mats fortsätter förklara att om de hade utvecklat systemet själva skulle användarna, i länder långt bort, varit mer missnöjda än vad de är idag för Sandvik som företag har svårt att köra applikationer globalt. Problemet ligger i att man inte kan få bra svarstider. Om man till exempel sitter i Sverige eller dylikt får man helt ok svarstider, men annars är det, som Mats säger, kasst.

En bidragande faktor till att valet föll på Projectplace var att leverantören var tydlig med vilken funktionalitet Sandvik kunde förvänta sig. Som Mats säger: ”De som levererade

systemet var tydliga med det att vi inte kommer få något mer. Det här är vad projektmedlemmarna kan få. Så det är ju sådana här saker man måste tänka på också för det går ju inte för oss att utveckla de här systemen utan vi betalar bara. Sen får ju vi jobba med projektplatsen eller Salesforce och de här andra systemen med kravställning. Men det kommer ju i deras kommande releaser.”.

Vid vår fråga " Om man ser till Projectplace. Vet användarna generellt sett att det är ett

molnbaserat system?" svarar Ulf: "Nej".

Ulrika förklarar att "Om man ser till mig som användare av till exempel projektplatsen bryr

jag mig inte om ifall det är en molnbaserad tjänst eller inte. Det som är viktigt är funktionaliteten."

När vi frågar Ulf om han tror att det finns några användare av projektplatsen som inte vill arbeta med det på grund av säkerhetsskäl så svarar han att han inte tror det. Istället tror han på att det är den interna IT-avdelningen som är lite negativa.

"Nej inte direkt. De enda som jag tror är emot det är vår egna interna IT som tycker att

molnet inte uppfyller det eller det eller anser att vi blir begränsade."

Ulf förklarar även att han har upptäckt en sak när man normalt sett arbetar med ERP-system och det är att förändringar kan vara lättare att få igenom.

”Det som jag dock har upptäckt är att normalt sett när man arbetar med ERP-system är att affärssidan säger att vissa funktioner måste finnas och vi på IT säger att det kan vi fixa, det är inga problem, ’nu programmerar vi lite grand’ så tar man något standardsystem och ’tweakar’ det lite och det blir dyrare och dyrare att underhålla för att man gör sådana små förändringar för att businessen vill ha det.

Men när man sitter med en molnleverantör så säger de ’Näe du, det kan du fetglömma!’, så säger dom att ’nej det finns inte och det går inte att få in heller, eller så får du rösta in det här via communityn’.”

Det blir ofta väldigt dyrt om man som ensam kund vill genomföra en modifiering för ett molnbaserat system men det finns ofta ett billigare alternativ. Vidare i intervjun förklarar Ulf vad han menar med "communityn".

40

”…alla molnleverantörer har ett community och projektplatsen har ett community och vi har haft ganska stor påverkan på den communityn. Där kan man lägga in en förfrågan eller undran om t.ex ’Borde man inte kunna köra skärmdelningen på en Macintosh?’, då kan det vara någon som läser forumet och tänker att ’det vill jag också’. Då kan man rösta om funktionen om man anser att den är viktig för en själv. Sen har de ett råd varje kvartal eller månad där de tar upp de mest populära förfrågningarna och önskemålen. Sen tar de en dialog med den som uttryckte önskemålet och ett varv med communityn, sedan får den som uttryckte önskemålet en direkt kontakt in till utvecklingsavdelningen som första kravställare.”

Detta arbetssätt förbättrar, enligt Ulf, både kundens och leverantörens situation. Leverantörens plattform är förbättrad med funktionalitet som många vill ha och det kostar inget för kravställaren. Marknaden bestämmer över hur plattformen skall utvecklas. Ulf förklarar också att det han gillar mest med molnet är just communityn och att han fick en förfrågan om att vara betatestare för den senaste "releasen" av Projectplace.

Ulf tillägger även ”Det fina med detta är också att de som inte vill vara med om den nya

releasen just nu kan välja att ha den tidigare då de behåller kompatibiliteten i systemet för den äldre varianten. Dock måste man ju till slut gå över till det nya.”