Huvudprocess organisation

Gryning utför verksamhetsgenomgångar varje år. Dessa består av en enkät som besvaras av enhetschefen på varje enhet i organisationen. Verksamhetsgenomgångens syfte är att

synliggöra hur det inre arbetet i organisationen fungerar.96

Enkäten är uppdelad i olika processer; kund, klient, medarbetare samt en process som kallas övrigt som handlar om den interna organisationen.

I den process som kallas kund önskar Gryning få mer information om rutiner och arbetssätt i förhållande till kunden, det vill säga uppdragsgivaren. Frågorna är tre till antalet och handlar om avtal, samarbetsformer med socialtjänst samt marknadsföring.

93 Internt arbetsdokument ”NKI-enkät”

94 Sörqvist 2000

95 Internt arbetsdokument ”Årsavstämning av Grynings kvalitetsarbete till styrelsen”

I klientprocessen frågas om rutiner och arbetssätt. Frågorna, vilka är nio till antalet, berör dokumentation, inskrivnings- och utskrivningsrutiner, genomförandeplaner, journalföring, delaktighet, säkerhet, skolundervisning samt klagomålshantering.

Processen medarbetare innehåller nio frågor. De berör rutiner vid anställning, introduktionsplan för ny personal, utbildningsplaner, medarbetarsamtal, sjukfrånvaro och rehabilitering, hot om våld, konflikthantering och arbetsmiljörond.

I den avslutande processen övrigt behandlas övergripande policys och handlingsplaner. Frågorna är sju och berör: brandskydd, rutiner kring missbruk, krisplan, sekretess, etiska riktlinjer, klagomålshantering samt jämställdhetsarbete och mångfald.

I anslutning till varje fråga förväntas respondenten göra en kort beskrivning av varje rutin samt ge eventuella förslag på åtgärder.97 Värt att notera är att verksamhetsgenomgången enbart består av självskattningar.

5.4.2 Intern rapporteringsplikt

Gryning har ett system för hur negativa synpunkter från klient, socialtjänst och anhöriga skall hanteras. De flesta klagomål hanteras av den enhet som berörs. De klagomål som inte anses lämpliga att hantera på berörd enhet rapporteras till VD och bolagsstyrelse. Även negativa synpunkter som framkommer vid Socialstyrelsens tillsyner hanteras som klagomål.

Klagomålen hanteras, rapporteras, sammanställs och återkopplas sedan till den som klagat. 98

Vidare har Gryning rutiner för intern rapporteringsplikt vad gäller missförhållanden vilka berör Lex Sarah anmälningar. Även misstanke om missförhållande eller händelser som kan tänkas utvecklas till missförhållande innefattas i rutinen. För Lex Sarah anmälningar finns, av Socialstyrelsen, upprättad rutin för hur dokumentation och utredning skall göras. De Lex Sarah anmälningar som berör allvarliga missförhållanden skall anmälas till Socialstyrelsen. Med allvarliga missförhållanden menas ”allvarligt hot mot eller har medfört allvarliga konsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa.”99 Samtliga Lex Sarah anmälningar skall även rapporteras till berörd nämnd.100

97 Internt arbetsdokument ”Verksamhetsgenomgång 2010”

98Internt arbetsdokument ”Årsavstämning av Grynings kvalitetsarbete till styrelsen”

99SOSFS 2011:5

5.4.3 Tillsynsmyndigheternas granskningar

Socialstyrelsen är primär tillsynsmyndighet för Gryning. Sedan de tog över ansvaret för tillsynerna från Länsstyrelsen har tillsynerna blivit mer omfattande och systematiserade. Tillsynerna förbereds nu genom att enheterna skickar in skriftligt material inför besöket. Sedan genomförs tillsynen genom att klienter, föräldrar, personal och ledning intervjuas. Det hela utmynnar i en tillsynsrapport som görs tillgänglig för offentligheten. De mer omfattande tillsynerna har gjort att Socialstyrelsen har en mer central del i kvalitetssäkringen än vad Länsstyrelsen tidigare hade. Vid upphandling används ofta tillsynsrapporterna som ett verktyg för att bevisa enhetens kvalitet och framförallt avsaknad av brister. Det sker såväl ordinarie tillsyner som särskilda tillsyner. Särskild tillsyn sker då Socialstyrelsen uppmärksammats på

misstänkt brist eller missförhållande.101

Tillsynerna är en central del i allt kvalitetsarbete inom den sociala omsorgen i Sverige. Detta kan vara den enda externa bedömning som görs av kvaliteten i en organisation. Den externa bedömningen ger en mer objektiv granskning och åtnjuter därmed en högre legitimitet i till exempel upphandlingar. Bristande kvalitet enligt Socialstyrelsen kan leda till att en enhet tvingas stänga eller byta utförare. Grynings verksamheter klarar sig i allmänhet mycket väl i granskningarna, det område där Grynings enheter oftast kritiseras rör i hög grad

dokumentation.102

5.4.4 Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2011:10

I november 2011 kom Socialstyrelsen med en ny föreskrift SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Den berör samtliga verksamheter som verkar under 31 § hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), 16 § tandvårdslagen (1985:125), 6 § lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, och 3 kap. 3 § tredje stycket socialtjänstlagen (2001:453). I denna föreskrift görs följande definition av kvalitet:

“att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter om hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd och service till vissa funktionshindrade och beslut som har med- delats med stöd av sådana föreskrifter”103

101 Internt arbetsdokument ”Årsavstämning av Grynings kvalitetsarbete till styrelsen”

102 Nationella HVB-registrets hemsida

Socialstyrelsens föreskrift definierar därmed kvalitet som måluppfyllelse. I föreskriften, som är bindande, fastslås att berörda verksamheter skall ha ett kvalitets- och ledningssystem som

används för att ”systematiskt och fortlöpande utveckla verksamhetens kvalitet”.104

Ledningssystemet skall bidra till förbättrad kvalitet genom att det hjälper till att planera, leda, kontrollera, följa upp, och utvärdera verksamheten. Inom ramen för det som kallas det ”systematiska förbättringsarbetet” ingår att utföraren skall utföra riskanalyser. Syftet är att förutse sannolikheten för att en händelse inträffar samt vilka konsekvenser det skulle få ifall denna händelse inträffar. Egenkontroll skall utföras för att säkra kvaliteten, rutin för klagomålshantering skall finnas och analys och åtgärder av klagomål bör hanteras systematiskt. Genom dessa åtgärder skall sedan förbättringar i verksamheten, processerna och rutinerna ske.105

Vidare ska dokumentation kring hur verksamheten arbetar med kvalitetssäkring och utveckling ske. Dokumentationen för detta skall sammanställas varje år och rapporten skall

vara tillgänglig för den som är intresserad.106

Även lagstiftningen ställer krav på systematisk dokumentation, lokal uppföljning och utvärdering.107 SOSFS 2011:9 påpekar att det finns en rad fördelar med att de lokala erfarenheterna på ett systematiskt sätt dokumenteras för att kunna användas för verksamhetsutveckling genom metodutveckling, policyutveckling och forskningssystem. Av både praktiska och kostnadsmässiga skäl är det, enligt Socialstyrelsen, önskvärt att

dokumentationen sker av verksamheten själv.108 Det är ett lagstadgat krav att socialtjänst skall

bedrivas kunskaps- eller evidensbaserat och detta innebär vidare att lokala erfarenheter från verksamheten används i kombination med annan kunskap såsom forskning, forskningsresultat och klientspecifik kunskap. Genom detta antas verksamheterna sedan kunna välja den bästa insatsen i varje specifik situation. Systematisk dokumentation och uppföljning skulle kunna bidra till att grunderna för fattade beslut tydliggörs vilket kan vara positivt för ett evidensbaserat arbetssätt.109 104 Ibid. 105 Ibid. 106 Ibid. 107 Socialtjänstlagen 108 SOSFS 2011:9 109 Alexandersson 2006