För att få en övergripande beskrivning av verksamheterna genomfördes en processkartläggning av hela äldre- och handikappomsorgen i Borlänge.
Vid en processkartläggning är det viktigt att den håller sig på en sådan nivå att syftet med kartläggningen uppnås. Generellt gäller att en process-kartläggning är en mer övergripande beskrivning av verksamheten och att detaljer inte ska kartläggas, risken är att man i så fall kan fastna i denna fas.
I de fall man vill fördjupa sig och analysera arbetssätt kan en rutinkartlägg-ning på mer detaljerad nivå utföras. För kostnadskalkylen i nästa steg krävs inte denna fördjupning.
Det här avsnittet innehåller en generell processmodell för kommunal om-sorgsverksamhet. I processmodellen bryts huvudprocesser ner och delpro-cesser och aktiviteter identifierats. Syftet var att få en grund för beräkning och fördelning av kostnader i nästa del.
I processkartläggningen deltog personer både från beställar- och utförar-sidan. Befattningar som chefer, ekonomer, IT-utvecklare, utreda-re/utvecklare, behov/biståndsbedömare, enhetschefer, vårdbiträden, sjukskö-terskor, bostadsanpassare inom äldre- och handkappomsorgen samt personal från landstinget i Dalarna. Totalt deltog cirka 30 personer.
Processen startade med en ”kick off” där alla deltagare fick information om vad en processkartläggning är och syftet med projektet. Den översta nivån i processkartan identifierades för att sedan i detalj kartlägga delpro-cesserna. Processkartorna ritades direkt i ett IT-verktyg QPR Process Gui-de.
Kartläggningen avslutades med en heldagsworkshop där processerna va-liderades och de problem och idéer man kommit fram till under processen sammanfattades.
Processkartläggning av vård- och omsorgsverksamhet i Borlänge
De huvudprocesser som identifierades visas nedan. Det är de processer vil-kas aktiviteter förädlar tjänster till extern kund (brukare). Terminologin i processerna har i framställningen förenklats från till exempel ”Ge stöd i ordinärt boende” till ”Ordinärt boende”. Det har gjorts för att koppla den verksamhetsindelning som finns i det kommunala räkenskapssammandraget ( RS) och existerande insatser till processindelningen men också för att för-korta processnamnen. Det är inte helt strikt ”processteoretiskt”, men under-lättar införandet av en processyn i kommunal verksamhet. Processkartan är således en hierarkiskt uppbyggd modell för beskrivning av verksamheten. I beskrivningarna i denna rapport presenteras processerna ner till delprocess-nivå och i förekommande fall till aktiviteter.
Översta nivån
O rdinärt boende O rdinärt boende
Särskilt boende Särskilt boende
LSSLSS Ö ppen verksam het Ö ppen verksam het
Bostadsanpassning Bostadsanpassning
Färdtjänst Färdtjänst A dm inistration A dm inistration
Huvudprocess
Stödprocess
Ledningsprocess
Figur 2. Översta nivån i processkartan.
De fyra översta nivåerna är att betrakta som huvudprocesser, de två följande som stödprocesser och den sista som ledningsprocess.
Delprocesser i ordinärt boende
O r d i n ä r t b o e n d e
O r d i n ä r t b o e n d e H e m t jä n s tH e m t jä n s t
D a g v e r k s a m h e t D a g v e r k s a m h e t
K o r t tid s v å r d K o rt tid s v å r d
Figur 3. Huvudprocess ordinärt boende (nivå 1) med delprocesser (nivå 2).
Ordinärt boende är definierat som ”alla insatser som ges för att ge stöd att bo kvar hemma” och omfattar de tre delprocesserna hemtjänst, korttidsvård och dagverksamhet.
Insatser under delprocessen hemtjänst
Personligomvårdnad Personligomvårdnad
Ledsagning Ledsagning Avlösarservice Avlösarservice
Anhörigvård Anhörigvård
Externa utförare Matdistribution/städ
Externa utförare Matdistribution/städ
Trygghetslarm Trygghetslarm
Hemtjänst Hemtjänst
Figur 4. Insatser under delprocessen hemtjänst.
Inom hemtjänsten förekom ovan angivna insatser. I Borlänge köper man servicetjänster som städning och matdistribution av externa utförare. För andra kommuner kan dessa servicetjänster ske inom ramen för insatsen per-sonlig omvårdnad. Observera att boendestöd till psykiskt funktionshindrade i denna redovisning ingår i hemtjänstens insatser. Det är dock möjligt och motiverat att särredovisa det som en egen insats. Boendestöd är stöd i den dagliga livsföringen riktat till särskilda målgrupper i eget boende.
Borlänge har inte tagit över ansvaret för hemsjukvård i ordinärt boende.
För kommuner som har hemsjukvårdsansvar är hälso- och sjukvårdsinsatser upp till och med sjuksköterskenivå integrerat i insatsen personlig omvård-nad. Hemsjukvård omfattar insatser av sjuksköterskor, arbetsterapeu-ter/sjukgymnaster men också insatser som, på delegering, utförs av hem-tjänstens undersköterskor/vårdbiträden. I dagsläget finns svårigheter att sär-redovisa hemsjukvård. Om och hur hemsjukvård ska betraktas som en egen insats eller inte behöver diskuteras. Anhörigvård är redovisad som en egen insats. Motivet till det är olika förutsättningar och kostnadsstruktur.
Insatser under delprocessen korttidsvård
Tillfälligt boende Tillfälligt boende
Rehabilitering Rehabilitering
Korttidsvård Korttidsvård
Figur 5. Insatser under delprocessen korttidsvård.
Korttidsvården innehåller två olika inriktningar på insatser. Den ena är in-riktad på behandling, rehabilitering och eftervård och den andra innebär tillfälligt boende i särskilda boendeformer i samband med avlösning, växel-vård.
Huvudprocessen särskilt boende med delprocesser
I figuren redovisas hur särskilt boende kan delas upp i följande delprocesser:
Särskilt boende
Särskilt boende Hemtjänst i servicehusHemtjänst i servicehus
Trygghetsavdelning Trygghetsavdelning
Sjukhem Sjukhem
Demensboende Demensboende
Omsorgsboende Omsorgsboende
Sjukvård i särskilt boende Sjukvård i särskilt boende
Köp vårdplatser Köp vårdplatser
Figur 6. Huvudprocess särskiltt boende (nivå 1) med delprocesser (nivå 2).
Benämningarna under nivå två särskilt boende är de som används i Bor-länge.
Kommuner har ofta egna benämningar på de olika boendeformerna inom särskilt boende. Här angivna delprocesser med sina benämningar har olika inriktning, bemanning och kostnadsstruktur. Under varje delprocess finns oftast underliggande enheter.
Huvudprocess LSS med delprocesser
Boende för barn o ungdom Boende för barn o ungdom
Personlig assistansLASS
Personlig assistansLSS
Externa utförare Personlig assistans
Figur 7. Huvudprocess LSS (nivå 1) med delprocesser (nivå 2).
Huvudprocess öppen verksamhet
Öppen verksamhet är insatser som kommunen tillhandahåller och som det inte finns individuella biståndsbeslut på. Dessa kan vara svåra att individre-latera.
Exempel på öppen verksamhet i Borlänge är insatser såsom
• personligt ombud
• föreningsbidrag till pensionärs- och handikappföreningar
• stödlägenheter
• terapi och dagliga aktiviteter för psykiskt funktionshindrade
• jourtelefon mm.
Stödprocess bostadsanpassning
Bostadsanpassning är en insats som anpassar bostaden för olika funktions-hinder. Insatsen stödjer möjligheten att bo kvar i ordinärt boende. I anpass-ning av bostäder ingår både anpassanpass-ningar samt den drift och det underhåll som utförs efter anpassning.
Stödprocess färdtjänst
• Färdtjänst med taxi
• Färdtjänst med buss (mjuka linjen)
• Riksfärdtjänst taxi, båt och flyg
Ledningsprocess administration
Ledningsfunktioner/administration kan se olika ut i olika kommuner bero-ende på hur kommunen är organiserad. Administration finns dessutom på olika nivåer. I en kommun kan till exempel administration eller gemensam verksamhet ligga på förvaltningsnivå där samma verksamhet i en annan kommun är utfördelad till enhetsnivå. I Borlänge har man beställar- och utförarmodell och administrationens organisation påverkas av det.
Vi identifierade tre nivåer där ledning och administration återfinns:
• Administration och ledning på verksamhets-/enhetsnivå.
• Administration och ledning på myndighet och beställarnivå – förvalt-ningsnivå.
• Administration och ledning på den centrala förvaltningen- kommunled-ningsnivå.
Denna indelning är ett hjälpmedel att fånga in relevant gemensam verk-samhet.
Erfarenheter av arbetet med processkartläggning
Processkartläggningen bidrog till att man kunde identifiera och analysera verksamheternas huvud- och delprocesser samt aktiviteter.
I och med upprättandet av processkartor har det blivit tydligt hur arbetet går till.
Man ifrågasatte varför man gör på ett visst sätt och frågor om huruvida arbetet kan effektiviseras eller göras på ett annat sätt har diskuterats. Det har framkommit problem i gränsdragningen mellan olika yrkeskategorier och att de använder och uppfattar termer och begrepp lite olika.
Vinster i en mer detaljerad processkartläggning är ökad förståelse för de olika yrkeskategoriernas arbetsuppgifter. Det var många ”aha-upplevelser”
som framkom.
Total processkarta över Borlänges äldre- och handikappomsorg Den totala processkartan ger en samlad bild av kommunal vård- och om-sorgsverksamhet. Den utgör en bra utgångspunkt för andra kommuner som kan dra ifrån eller lägga till verksamhet/insatser som förekommer eller inte förekommer i den egna kommunen. Man kan välja ambitionsnivå, stanna vid huvud-/delprocesser eller gå vidare. En utveckling kan ske successivt och när behov finns. Det väsentliga är att anpassa till nu gällande termer och begrepp.
Ordinärt boende Sjukvård i särskilt boende Sjukvård i särskilt boende
Köp vårdplatser Boende för barn o ungdom Boende för barn o ungdom
Personlig assistans LSS
Föreningsbidrag till pensionärs- och handikappföreningar Föreningsbidrag till pensionärs- och handikappföreningar
Terapi och dagliga aktiviteter Terapi och dagliga aktiviteter
Anpassning av bostäder Anpassning av bostäder
Jourtelefon Jourtelefon
Drift och underhåll efter anpassning Drift och underhåll efter anpassning
Färdtjänst med taxi Färdtjänst med taxi Färdtjänst med buss (Mjuka linjen) Färdtjänst med buss (Mjuka linjen)
Riksfärdtjänst taxi, båt, flyt Riksfärdtjänst taxi, båt, flyt
Administration för ”verksamheten” - enhetschefsnivå Administration för ”verksamheten” - enhetschefsnivå
Administration för den centrala förvaltningen - kommunledningsnivå Administration för den centrala förvaltningen - kommunledningsnivå
Administration för myndighet och beställarnivå - förvaltningsnivå Administration för myndighet och beställarnivå - förvaltningsnivå
Figur 8. Total processkarta över Borlänges äldre- och handikappomsorg.