Inbjudan och förfrågningsunderlag

Inbjudan och förfrågningsunderlag skickas till dem som har kvalificerat sig, dvs. de som har klarat minimikraven och eventuella begränsningsregler.

I förfrågningsunderlaget beskrivs projektet. Viktiga ingående delar är följande:

• Föreslagen projektorganisation,

• Offererad spetskompetens,

• Garantier (avser endast garantier som kan lämnas före tilldelning av kontrakt),

• Pris (Analysdelen),

• Tim- priset för löpande arbete (fas 2 och 3), Färdigställandetid för Analysdelen (kan anges i intervall).

Nedan följer en kort genomgång av kvalificeringskrav, teknisk specifikation, utvärderingskriterier samt särskilda kontraktsvillkor.

7.3.1 KVALIFICERINGSKRAV

Även om det framgår redan av annonsen om upphandlingen, vilka krav som ställs på entreprenörerna, är det lämpligt för tydlighetens skull att kraven upprepas i

förfrågningsunderlaget.

7.3.2 TEKNISK SPECIFIKATION: OBLIGATORISKA KRAV PÅ UTFÖRANDET AV TJÄNSTEN

Det är viktigt att hantera denna del av förfrågningsunderlaget noggrant. Det ska av förfrågningsunderlaget framgå vad som ska gälla för upphandlingen, dvs. under vilka ramar entreprenören ska arbeta t.ex. klimatkrav på inomhusmiljö, temperatur, radonhalt, koldioxidhalt, m.m. Detta för att undvika att inneklimatet blir lidande av

energieffektiviseringarna. De specificerade klimatkraven bestäms efter varje

upphandlande organisations behov.Klimatkrav måste anpassas till befintliga fastigheter och installationer.

7.3.3 UTVÄRDERINGSKRITERIER

Utvärderingskriterierna är viktiga att skilja från kvalificeringskraven.

Grundläggande är då att visa på att utvärderingskriterierna gäller den offererade kompetensen – spetskompetensen avseende:

• Främst analysfasen

• men också åtgärdsfasen

• och uppföljningsfasen.

Kompetensen kan utvärderas med hjälp av test av utvalda befintliga byggnader, då anbudsgivarnas specialistkompetens (särskilda möjligheter till ett bra utförande) och kreativitet testas.

Anbudsgivarna utvärderas med avseende på pris också. Dels priset för fas 1 som bör få en låg viktning (då detta inte är den mest kostsamma fasen), dels timpriserna för fas 2 och 3, dels garanti- och vinstdelningsmodellen. Endast när det gäller fas 1, analysen, går det att ange pris i förväg. Öppenheten av ekonomi och ekonomimodell rekommenderas vid utvärdering av åtgärdsfasen. Timpriser på utföranderesurser, påslag på

underentreprenörer och material etc. bör redovisas och utvärderas som en del av

öppenheten. Observera att kvalitetskrav bör vara överordnade priskriterier. Det är viktigt att inte den ”högsta bedömda besparingsmöjligheten” utvärderas utifrån exempelvis att resultatet från de analyserade utvalda byggnaderna multipliceras till att motsvara hela fastighetsbeståndet (eftersom olika byggnader i beståndet kan ge helt olika resultat) eller utifrån framtidens energipris som anbudsgivaren själv får fastställa. Då kan det finnas risk för skönmålning av siffror och att den som skönmålar mest vinner. Endast de

garantier som kan utfästas före analysen skall utvärderas. Garantier som inte kan kontrolleras före analysen ska inte ingå i utvärderingen.

7.3.3.1. Offererad kompetens

Viktiga utvärderingskriterier är med avseende på den offererade kompetensen, dvs. de i företaget som kommer att utföra tjänsten, vad just de personerna har för spetskompetens och erfarenheter för att genomföra uppdraget. Det kan innefatta både utbildning och erfarenhet och både bredd och djup kan bedömas. CV och referenser kan ingå som underlag.

Denna spetskompetens kan offereras för varje fas i EPC-projektet. Det kan uttryckas att denna kompetens är med särskild tonvikt på sådana områden som har stor betydelse för upphandlingens resultat såsom kompetens inom t.ex. energianalys, energiutredningar, VVS-projektering, installations- och byggnadsteknik, styr- och regler, el, brand, CAD, drift- och underhållsarbete, och energistatistik.

I analysfasen, är det essentiellt att bedöma offererad analysförmåga inom exempelvis energianalys och antal offererade tekniska resurser som kommer att tilldelas projektet.

Utredningsmetodiken kan också beskrivas.

I åtgärdsfasen är kompetens, erfarenhet och arbetsmetodik för genomförande av energieffektiviseringsåtgärder betydelsefulla aspekter att bedöma. Ställ höga krav på entreprenörens projektledningsförmåga.

I uppföljningsfasen, bör kompetensen och erfarenheten för uppföljning och förvaltning av energieffektiviseringsåtgärderna bedömas. Bedömning kan exempelvis göras av

uppföljningsmetodik, kompetens inom energistatistik, beskriven arbetsmetodik,

personella insatser, stödsystem som behövs vid genomförandet av uppföljningen samt av offererad kompetensutveckling och driftuppföljningsmässigt stöd som erbjuds till den upphandlande organisationens personal. Bedömning kan t.ex. göras av offererat utbildningspaket för beställarens personal. Utbildning av personalen kan också ske under åtgärdsfasen.

Kompetensprofilerna bör specificeras noggrant för varje ansvarig i EPC-projektet, samt att dessa personer ska vara desamma under hela projektets gång. Ifall någon av dessa byts ut, är det under förutsättning att de har samma kompetensprofil som den de ersätter.

Miljökrav

För att försäkra sig om att entreprenören kan utföra det aktuella uppdraget på ett miljöriktigt sätt, kan miljökrav på den offererade kompetensen utvärderas. Det kan exempelvis vara krav på att de som ska utföra uppdraget har utbildats avseende företagets miljöledningsrutiner, och känner till hur miljöpåverkan kan minimeras vid utförande av den aktuella tjänsten.

7.3.3.2. Test av kompetens avseende analysfasen

Vid test av kompetens avseende analysfasen är det vanligt förekommande vid EPC-upphandlingar att en utvärdering av utvalda befintliga byggnader i fastighetsbeståndet

görs av anbudsgivarna. Efter kvalificering och urval, besiktigas några byggnader i den upphandlande organisationens bestånd av utvalda tänkbara leverantörer.

Det finns både fördelar och nackdelar med denna typ av utvärdering. Nedan nämns några av dessa:

• Fördelen med testet kan dels vara att anbudsgivarnas kompetens kan testas på en verklig del av föremålet för upphandling och att i och med anbudsgivarnas närvaro vid besiktningen kan den upphandlande organisationen bedöma deras

tillvägagångssätt (detta bör dock påpekas redan i förfrågningsunderlaget).

• En nackdel kan vara att en befintlig byggnad kan göra att de låser sig fast vid vilka möjligheter som finns till energieffektivisering och att de föreslagna åtgärderna därmed inte blir så kreativa eller nyskapande. En lösning kan vara att i

upphandlingen skriva att ny teknik och ett ökat miljötänkande premieras. Om särskilda problem finns i fastighetsbeståndet kan dessa lyftas fram i

förfrågningsunderlaget för att testa anbudsgivarnas förmåga att lösa dessa. En annan nackdel som kan uppstå är att åtgärdslistorna kan likna varandra alltför mycket anbudsgivarna emellan, och då blir det svårt att utvärdera

• En fallgrop som är värt att notera vid analys av befintliga byggnader är att ibland sker multiplicering av resultatet till hela fastighetsbeståndet och därmed är det risk för skönmålning av siffror. Det resultatet är inte juridiskt bindande och stämmer inte alltid överens med det verkliga utfallet, då byggnaderna inom ett fastighetsbestånd kan vara mycket olika.

7.3.4 SKILLNADEN MELLAN KVALIFICERING OCH UTVÄRDERING

Kvalificeringskraven och utvärderingskriterierna måste skiljas åt, för att utvärderingen ska bli juridisk korrekt. Kvalificeringskraven kan då anges som grundkrav (gällande företaget och organisationen) och utvärderingskriterierna som spetskompetensen – dvs.

den offererade kompetensen (gällande de som kommer att utföra uppdraget).

Det är betydande att den offererade kompetensen för analysfasen viktas högt. Detta är nämligen den viktigaste fasen i EPC, de andra faserna i EPC-projektet bör inte

övervärderas. Åtgärderna i fas 2 och uppföljningen i fas 3 bygger ju på den analys som gjorts i fas 1. Är den undermålig eller ”endast tillräcklig” kan flera viktiga

energieffektiviseringsåtgärder och energibesparingar missas.

I en EPC-upphandling ska en garanti- och vinstdelningsmodell överenskommas, och därmed är EPC-upphandlingen en incitamentsupphandling. För en

incitamentsupphandling är det mycket lämpligt att ställa höga krav på kompetensen, se första stycket i detta delkapitel. Detta kan illustreras med följande:

AB1

Bilden visar att i ett första skede, ifall kvalificeringen av anbudsgivare endast görs (minimikraven (grundkraven med avseende på företagets kompetens/förmåga)) kan sedan, i vinstdelningsförhandlingen, exempelvis anbudsgivare 1 och dennes förslag om 60 % till upphandlande organisation te sig mer attraktivt än anbudsgivare 2 och dennes förslag på 50 % till upphandlande organisation. I ett senare skede när även en utvärdering av den offererade kompetensen (de som de facto ska utföra uppdraget) görs, kan det exempelvis framkomma att anbudsgivare 2 har kompetens som skulle kunna resultera i (detta vet man inte vid själva anbudstillfället, men den utvärderade kompetensen visar potentialen) en betydligt större mängd sparad energi. Då skulle upphandlande

organisation få ut ännu mer av anbudsgivare 2 än 1, trots den mindre vinstdelningen.

Anbudsgivare 1 har inte samma kompetens att energispara och når inte upp till samma energinivå som anbudsgivare 2, som trots större krav på vinstfördelningen ändå ger upphandlande organisation mer vinst än anbudsgivare 1.

Betalningen kan vara prestationsbaserad. Ju mer leverantören sparar energi åt beställaren desto högre ersättning. Det gäller därför i första hand att välja in de

leverantörer till anbudsgivning, som har kompetens och kapacitet att spara mest. Att spara mest behöver dock inte alltid vara det mest kostnadseffektiva för fastighetsägaren.

Beställarens lönsamhetskrav måste då vara tydligt definierat och beskrivet i

förfrågningsunderlaget. Utvärdering av anbuden sker mot detta lönsamhetskrav. I de fall lönsamhetskriterierna bygger på långsiktig fastighetsförvaltning är fler och mer

omfattande och dyra åtgärder möjliga att genomföra inom ramen för lönsamhetskraven.

Här finns en energieffektiviseringspotential som är större än den som uppnåtts i flera av de genomförda EPC-projekten.

7.3.5 SÄRSKILDA KONTRAKTSVILLKOR 7.3.5.1. Särskilt kontraktsvillkor - miljö

Det är angeläget att så energieffektiva lösningar som möjligt väljs. Ett förslag till särskilt kontraktsvillkor är att den blivande leverantören måste använda sig av LCC,

livscykelkostnadskalkyler vid val av nya installationer och nya system. Leverantören kan använda sig av underleverantörer som kan LCC, dessa bör då förbinda sig till detta.

Förslag på LCC-verktyg finns samlade på Miljöstyrningsrådets hemsida. Sidan tipsar även om externa länkar⁹.

Ett annat särskilt kontraktsvillkor som kan användas är att leverantören ska välja giftfria byggnadsmaterial. Leverantören ska då åta sig att, vid val av byggnadsmaterial, välja sådana som uppfyller egenskapskriterierna för BASTA¹⁰ eller likvärdigt om det finns alternativ som klarar kraven. Detta bevisas av leverantören under kontraktstiden. Kravet syftar till att minimera användningen av farliga kemikalier.

Det finns också en del miljöledningsrutiner som bör ställas krav på i form av särskilda kontraktsvillkor. Dessa kan exempelvis vara:

• Konkreta miljömål för att minska verksamhetens miljöpåverkan vid utförande av tjänster inom ramen för EPC-projekt

• Handlingsplan/miljöprogram som anger hur miljömålen skall uppnås.

• Regelbunden intern och/eller extern miljöredovisning.

• Anbudsgivarens krav på underleverantörer och entreprenörer, dvs. att

anbudsgivaren beskriver hur denne tillser att underleverantörer/entreprenörer följer miljöledningsrutinerna.

Beroende på hur miljömässigt mogen marknaden är, kan fler eller färre av ovanstående punkter inkluderas.

7.3.5.2. Övriga kontraktsvillkor

Ett villkor kan vara att reglera hur resultatet ska redovisas från fas 1. Det kan vara önskvärt att texterna avseende varje byggnad har ett noggrant åtgärdsinnehåll, för att undvika framtida tvister i fas 2.

Villkor såsom att entreprenören blir återbetalningsskyldig för den garanti som inte uppnås etc. är villkor som alltid bör finnas med.