Individernas bidrag i RE-processsen

Respondenten säger att användarna bidrar med kunskap om verksamheten och kan svara på frågan ”hur gör ni idag?”. Det är viktigt att det finns med en beslutsfattare från kunden sida i projektgruppen, eller en styrgrupp, som kan ge sitt godkännande till olika saker säger respondenten. Beslutsfattaren bidrar med att frigöra resurser för projektet och ska även säkerställa att det är legitimt för projektdeltagarna från verksamheten att delta i specificeringsarbetet. Projektledaren från kundens sida har ett större mandat hos kunden och kan se till att de som är med i utvecklingen från verksamheten, verkligen får tid till att delta. Förutom att användarna bidrar med sin kunskap, så bidrar de med att kraven och förväntningarna på IS.

6 Materialpresentation

processen känner de framtida användarna att de fått vara med och styra hur IS ska bli, säger respondenten.

Projektledaren bidrar nog mest med stora öron, säger respondenten. Det viktigaste som projektledare är att kunna prata med folk samt lyssna och förstå. Därutöver bidrar projektledaren med att kunna skriva ner det som framkommit på ett begripligt språk, utan massa konstiga termer. Projektledaren ska inte framställa sig som märkvärdig eller ”sätta sig på användarna” för då ger användarna inga ärliga svar tillbaka på frågor. Projektledaren måste visa att han/hon verkligen försöker sätta sig in i användarnas verksamhet, säger respondenten.

Det är viktigt att redan från början styra vilken typ av lösning som ska tas fram, säger respondenten. Då frågor om val av plattform, om lösningen ska vara webbaserad eller vilken typ av databas som ska användas ställs, bidrar systemdesignern med kunskap om sådant. Systemdesignern är inte med på samtliga möten men tas med då tekniska val måste göras.

Respondent 2

Verksamhetskonsulten har varit med och gjort liknande projekt tidigare och tar med sig denna erfarenhet i nästa projekt. Verksamhetskonsulten kan med sin erfarenhet bolla idéer med kunden för att fastställa vad som är lämpligt just för denna kund, säger respondenten.

Den ”mångkunnige personen” har en helhetsyn och bidrar med att driva experterna, som är med, på ett riktigt sätt menar respondenten. Genom helhetssynen kan en snedvridning av projektet undvikas. Den mångkunnige personen ser till att det som tas fram är relevant och inte är för teknikorienterat eller för flummigt åt det andra hållet, säger respondenten.

För att få bästa hävstångseffekt av ett nytt IT-system måste kundföretaget se över sina processer anser respondenten. När ett nytt IS ska tas fram gäller det att inte bara ”asfaltera gamla kostigar” säger respondenten. I detta bidrar företagsledningen med att se över sina strategier, affärsmål och så vidare. Företagsledningen ska bidra med de stora målen för utvecklingen och ska även se till att projektet förankras i hela organisationen.

Respondent 3

Huvudbeställaren bidrar i huvudsak med de ekonomiska ramarna för projektet. Att sitta med i projektet tar tid från användarnas dagliga arbete och det är huvudbeställaren som låter dessa vara med i projektet, säger respondenten. Huvudbeställaren kan även känna till fler personer i företaget som är intresserade av projektet, vilket det inte alltid är säkert att användarrepresentanten vet. Det kan finnas andra personer eller avdelningar inom verksamheten som är intresserade av att utnyttja data ifrån programmet. Det är då värdefullt att ta reda på vad som händer ”runt omkring” menar respondenten. Då kan utvecklingsföretaget komma med lösningar som kundföretaget inte tänkt på internt och det kan leda till att programmet slutligen blir mycket bättre än vad kundföretaget tänkte sig från början, säger respondenten. Genom en diskussion med teknikpersonen, fattar även huvudbeställaren beslut om vad som ska utvecklas.

Användarrepresentanten kan ha sammanställt synpunkter och önskemål från andra användare inom kundföretaget. Ibland pratar dock teknikpersonen med andra användare direkt säger respondenten. Användarrepresentanten och användarna bidrar oftast med detaljerade kunskaper och krav om vad de vill att systemet ska göra. De

6 Materialpresentation

ger även den kunskap teknikpersonen behöver om deras verksamhet. De måste då förklara interna termer de använder för analytikern.

Personen från kundens dataavdelning bidrar med kunskap om deras nuvarande system och kan ombedas att inventera hur deras datasystem ser ut. Ett nytt system kan exempelvis kräva en viss serverprogramvara. Oftast känner varken huvudbeställaren eller användarrepresentanten till något om detta, menar respondenten.

Teknikpersonen bidrar med att ta fram de uppgifter som behövs för att kunna ge kundföretaget ett bra förslag, säger respondenten. Teknikpersonen frågar användarna vad de vill göra och även varför. När frågan varför ställs får teknikpersonen ofta underliggande information vilket han/hon kan behöva titta vidare på. Genom att fråga användaren vilka individer han/hon får uppgifter ifrån respektive själv lämnar uppgifter vidare till, kan teknikpersonen finna fler personer som är inblandade menar respondenten. Teknikpersonen översätter även kraven, från vad till hur systemet ska se ut mer tekniskt. Teknikpersonen är även den som förklarar för kundföretaget vilken lösning de tänkt ta fram, säger respondenten.

Respondent 4

Användarnas bidrag är ett statistiskt underlag för att få veta antalet komponenter och så vidare, säger respondenten. Genom enkätundersökningen får utvecklingsföretaget reda på vilka applikationer de har och behöver. De ställer exempelvis krav på applikationerna, på lagringsutrymme och arkitektur.

Kundföretagets VD bidrar med de framtida riktlinjerna för verksamheten. Den dataansvarige bidrar med bakgrunden; vad verksamheten har för system idag. Ekonomichefen är en viktig intressent då han håller i pengarna. Han försöker även se till att individerna i kundföretaget har samma intentioner, menar respondenten. De som intervjuas bidrar med kunskap om verksamheten, deras syfte med ett nytt system, hur företaget är strukturerat och annan bakgrundsinformation menar respondenten. Syftet med att låta en systemvetare ta hand om intervjuerna är att komma bort från tekniken och istället prata om önskemål och visioner, säger respondenten. När utvecklingsföretaget får en förfrågan vill kunden oftast ha en ”pryl” som exempelvis MS Office. En ”pryl” är dock inte lösningen på problemet, utan det är vad kunden ska använda systemet till som är det viktiga, menar respondenten. Det är här utvecklingsföretaget kommer in som konsult och säger ”ni kanske ska ha det här istället” till kundföretaget.

Systemteknikern bidrar med sin erfarenhet när han tar fram ett lösningsförslag för kundföretaget. Han skapar en handlingsplan för att projektet lättare ska nå i mål, där de etapper som ska strävas efter anges. Då det finns många produkter att välja mellan ställs systemteknikern inför många frågor när han/hon ska avgöra vilken nivå som är lämplig. Genom sin erfarenhet avgör han/hon exempelvis om det räcker med en server eller om två servrar krävs i kundföretagets nätverk. Problematiken i detta val består, enligt respondenten, exempelvis av följande: En server är billigare men svårare att underhålla, underhåll kanske dock inte kommer behöva göras så ofta och då kanske en server räcker. Detta kan inte kundföretaget själva avgöra och de måste då lita på systemteknikerns erfarenhet.

6 Materialpresentation

Användarna i verksamheten har tidigare arbetat med system, säger respondenten, vilket kan underlätta då de berättar hur de vill att systemet ska se ut.

IT-avdelningen undersöker datormiljön och vilka möjligheter den ger. De undersöker vilken utrustning som finns, vilka befintliga program som finns och om det nya systemet ska kunna kommunicera med dessa. Genom detta kan IT-avdelningen avgöra vad som krävs av det nya systemet, rent tekniskt, menar respondenten.

6.2.4 Problem i RE-processen, med avseende på individerna