Individernas roll i RE-processen

Användarna är de som anger kraven för det framtida IS och således påverkar vad det kommer innehålla. Beslutsfattaren eller styrgruppen fattar beslut och godkänner kravspecifikationen. Projektledarnas roll är att vara en slags drivande part som driver projektet framåt.

Projektledarna är även de som dokumenterar alla beslut och skriver protokoll. Dokumentationen är viktig för att, i efterhand, kunna förstå varför kravspecifikationen ser ut som den gör, säger respondenten. Dokumentationen ger exempelvis svar på frågor om vad som valts bort under arbetets gång, vad som lagts till och varför dessa beslut tagits. Projektledaren tar även fram exempelvis grafer, för att kommunicera med.

Utvecklingsföretagets projektledare ska även ställa de rätta frågorna för att få fram allt som ska vara med i kravspecifikationen, säger respondenten. Ett exempel som respondenten tar upp är behörighetsnivåer för det framtida IS. Användarna kanske inte anger detta och om utvecklingsföretaget då låter alla få tillgång till allt i IS

6 Materialpresentation

Projektledaren ansvarar även för en nulägesbeskrivning av verksamheten. Detta innebär att utreda vilken teknisk miljö som finns i verksamheten, det vill säga undersöka vilken hård- och mjukvara som finns, vilka operativsystem och så vidare. Har kundens projektledare tekniska kunskaper kan även denne hjälpa till med underlag för nulägesbeskrivningen, säger respondenten.

Kravspecifikationen kan behöva innehålla tekniska krav såsom val av databashanterare och dylikt, säger respondenten. Det är här systemdesigner, med sin tekniska kunskap, kommer in i bilden.

Respondent 2

Företagsledningen roll är att aktivt agera för att projektet genomförs på ett riktigt sätt och inte endast ge sitt godkännande till projektet och därefter vara passiv, säger respondenten. Kundens projektledare är med och driver utvecklingen. Som kundens projektledare ska den som i framtiden ska vara ansvarig för IS agera, säger respondenten. Individer som utför processer i verksamheten konsulteras då kraven för IS samlas in menar respondenten.

Utvecklingsföretaget har två roller säger respondenten. Dessa individer ska fungera som idésprutor, det vill säga komma med goda idéer för just den aktuella kunden. Samtidigt ska utvecklingsföretaget ställa krav på kundföretaget så att de resurser som krävs för projektet tillsätts.

Verksamhetskonsulten är den som identifierar kraven. Det är ofta så att kundföretaget inte har klart för sig vilka kraven för det framtida IS är, säger respondenten. Experter inom olika teknikområden såsom databashantering och kommunikation, tas med då detaljer ska specificeras. Rollen den mångkunnige personen från utvecklingsföretaget har är att hålla ihop hela projektet.

Respondent 3

Huvudbeställaren är den ekonomiskt ansvarige. Denna person kan ofta vara intresserad av statistikrapporter och liknade från programmet; alltså inte det dagliga arbetet, säger respondenten. Huvudbeställaren har ofta en ram eller budget för vad han/hon tänkt lägga ner på systemet.

Användarrepresentanten och användarna är personer som dagligen kommer använda programmet och berättar vad de tänkt sig att systemet ska kunna, säger respondenten. Personen från kundföretagets dataavdelning är med för att förstå de tekniska termerna i kravspecifikationen. Denne person kommer även tidigt med tekniska krav eller begränsningar.

Den mer tekniskt kunniga personen (fortsättningsvis kallad teknikpersonen) från utvecklingsföretaget har lite dubbla roller. Den är dels programmerare, men är även med som designer av systemet och tar fram vad systemet ska göra; skapar kravspecifikationen. Det är teknikpersonens uppgift att tolka användarnas önskemål och avgöra om det går att sätta ihop ett system av det, säger respondenten. Som förklaring på detta sa respondenten att företagets kravspecifikationer oftast delvis är inriktade på hur systemet kommer se ut och inte bara på kundföretagets önskemål. Utvecklingsföretagets säljare är inledningsvis med i projekt och är den som tar hand om den ekonomiska biten. Detta berör inte analytikern så mycket säger respondenten. Respondent 4

VD, dataansvarig och ekonomichef har alla en ”nyttjarroll” säger respondenten. Ett datorsystem kostar pengar och VD:n är med i processen för att utvecklingsföretaget

6 Materialpresentation

ska kunna känna vad han/hon har för intentioner, menar respondenten. VD:n ser till hela företagets bästa. Ekonomiansvarig och dataansvarig har istället specifika önskemål. Ekonomichefen ansvarar för budget och ser till ekonomisystemets bästa. Den dataansvarige vet vilka system företaget för närvarande har och vilka problem som finns med de befintliga systemen.

För att utvecklingsföretaget ska kunna skapa ett system för kundföretaget, utreder de verksamheten under tre dagar. Samtliga i kundföretaget får fylla i en enkät som ska ge utvecklingsföretaget information om vad de vill arbeta med och vilka program de har i sina befintliga datorer, säger respondenten. Därutöver intervjuas VD, dataansvarig och ekonomichef. Systemvetaren från utvecklingsföretaget är den som tar hand om de intervjuer som utförs. Systemteknikerns roll är att undersöka hur det befintliga systemet ser ut och se vilka brister och möjligheter som finns i det.

Respondent 5

I svaret på denna fråga betonar respondenten vikten av att försöka få en bredd i projektgruppen. Respondenten säger att det bör ingå någon från alla kategorier i verksamheten. I det projekt respondenten refererar till var hälften av individerna i projektgruppen framtida användare. Det användarna vill ha är ett snabbt och bra system som stödjer deras arbete, säger respondenten. Kravspecifikationen tas fram tillsammans med användarna och det är projektgruppens uppgift att sammanställa denna.

Respondenten säger att projektsekreteraren kallar till möten, ser till att folk är på plats och utför mycket dokumentationsarbete.

För att kontrollera att den framtagna kravspecifikationen innehåller önskade krav skickades den ut på remiss till många personer i verksamheten, vilka inte ingick i projektgruppen.

Leverantören är, som tidigare nämnts, med och går igenom den framtagna kravspecifikationen för att förfina innehållet.

Styrgruppen tar ställning till den kravspecifikation projektgruppen tagit fram. Styrgruppen prioriterar, utifrån budget och tidsramar, och beslutar vad som ska utvecklas.

6.2.3 Individernas bidrag i RE-processsen