Vid introduktion av nya produkter genomförs produktions- och försörjningsförberedelserna i jekt, vilka utgör delprojekt i övergripande produktutvecklingsprojekt. Med förberedelser för pro-duktion och försörjning menas här bland annat en granskning av konstruktionen ur ett producer-barhetsperspektiv, förberedelser av produktionslayout, testutveckling, prototyptillverkning, sä-kerställande av fungerande material- och orderflöde, samt produktionsökning till kommersiella volymer (”ramp-up”). I Katrineholm bedrivs fyra typer av industrialiseringsprojekt: modulprojekt (mönsterkort med komponenter), nodprojekt (noder i mobila nätverk), supply preparation-projekt (där produktpaketering och licenshantering för produkten ingår) och transfer product introduc-tion-projekt (vid flytt av produktion till annan enhet). Alla projekttyper utom den sistnämnda är tänkta att bedrivas med hjälp av den lokala industrialiseringsprocessen. Det bedrivs både stora och små projekt; vissa kan pågå i flera år och andra i bara några månader.
I produktions- och försörjningsförberedande projekt utför PIM Managern (produktledaren) och projektledaren det förberedande arbetet tillsammans och ser till att varje enskilt projekt har realis-tiska förutsättningar så att det går att genomföra. Detta innebär att det ska sättas tydliga mål och att projektet har tillgång till resurser.
Det är projektledaren som driver projekten, dvs. han/hon ansvarar över att resultat levereras ge-nom att organisera och leda arbetet i projektgruppen. Gruppens uppgift är bland annat sprida nödvändig information till respektive funktion och att utföra relevanta arbetsuppgifter för det be-rörda projektet, samt att följa kvalitetssystem, metoder och rutiner. I projektgruppen ingår repre-sentanter från olika avdelningar, både på PIM Platforms och i fabriksorganisationen. De ”funk-tioner”5 som har urskiljts för industrialiseringsprojekten är Project Management (PM), Produc-tion Engineering (PE), Test Technology (TT), Master scheduling (MS), Order Handling (OH) och Sourcing (SC).
Industrialiseringsprojekten i Katrineholm leds med hjälp av milstolpar, på företagsspråk kalla-de ”MS”. Milstolparna är etappmål som utplacerats på projektets planlagda tidsskala, dvs. mellan projektets start och slut. Utöver milstolparna finns det tollgates, på företagsspråk kallade “TG”, som används för att styra det övergripande produktutvecklingsprojektet. Vid tollgate-möten granskar man projektets uppnådda resultat och avgör om det kan passera vidare till nästa fas.
5
Vi har här (och även senare i texten) satt citationstecken runt funktioner eftersom det handlar om idealiserade pro-jektfunktioner, vilka inte får förväxlas med funktioner/avdelningar inom organisationen.
Som nämnts ingår industrialiseringsprojekten i de övergripande produktutvecklingsprojekten. Lite förenklat går det att säga att nod- och modulprojekten ingår som delprojekt i supply prepara-tion-projekten (som till exempel innehåller licenshantering). Supply preparation-projektet ingår i sin tur i ett product introduction-projekt där även exempelvis produktpaketering ingår. Product introduction-projektet är ett delprojekt på den högsta nivån i produktutvecklingsprojektet. På denna nivå finns även delprojekt för bland annat utveckling av hårdvara och mjukvara.
5.1.1 Projektmodellen PROPS6
Ericsson har utvecklat en egen projektledningsmodell kallad PROPS (Project Operation and Planning System). PROPS är en generell projektledningsmodell för multiprojektorganisationer, dvs. organisationer som har en utpräglad projektverksamhet och driver många olika projekt sam-tidigt. Tanken är att användandet av en egenutvecklad generell projektledningsmodell inom hela företaget ska ge Ericsson konkurrensfördelar genom en snabbare och mer flexibel verksamhet. PROPS definierar inte innehållet i den operativa processen, utan modellen sätter snarare ramarna för hur projektet ska genomföras.
I PROPS beskrivs projekten med hjälp av fyra komplementära perspektiv: The Business Perspec-tive, The Human PerspecPerspec-tive, The Project Organizational PerspecPerspec-tive, och The Single Project Flow Perspective.
The Business Perspective ser till att insatserna och resursanvändningen i organisationen ligger i linje med den valda affärsinriktningen och affärsstrategin. Den strävar också efter att se till att säkerställa lönsamheten genom en effektiv användning av organisationens resurser m.m.
I The Human Perspective behandlas den enskilde medarbetaren, teamwork, och ledarskap. Den enskilde medarbetaren betraktas som en värdefull tillgång för företaget. Genom en projektkultur med en gemensam syn på teamwork och ledarskap ska företaget dra nytta av medarbetarnas fulla kompetens och kapacitet.
The Project Organizational Perspective handlar om att identifiera projektets intressenter, deras krav och vilket ansvar som de har. Uppdelningen av ansvar mellan projektet och den organisation i vilken det utförs definieras tydligt. Projektorganisationen delas in i tre funktioner: The Project Steering Function initierar och avslutar projekt. I denna ingår bland annat sponsorn (dvs. beställa-ren) och multiprojektledaren, där den senare sköter organisationens projektportfölj. The Project Management Function ansvarar för att projektet styrs mot sitt mål. Här kommer projektledaren in. Denne ansvarar för planeringen och genomförandet av projektet. The Project Executing Func-tion ansvarar över arbetspaketen och de uppgifter som specificerats i projektet. I denna funkFunc-tion ingår resursägaren (som förser projektet med resurser i form av anställda, utrustning, etc.), motta-garen (som vid projektets avslutande tar över ansvaret för resultatet av projektet), och delprojekt-ledaren (som fått befogenheter av projektdelprojekt-ledaren att leda ett av delprojekten).
The Single Project Flow Perspective beskriver hur insatser och resurser ska integreras för ett lyckat genomförande av projektet så att projektets mål uppnås. I PROPS finns en allmän modell
6
Framställningen av PROPS bygger på broschyrerna ”Introduction to PROPS” och ”PROPS Applied” som är utgiv-na av Ericsson Project Mautgiv-nagement Institute.
för hur projektarbetet ska genomdrivas. Det bör understrykas att modellen just är allmän och allt-så övergripande beskriver vilka aktiviteter som ska genomföras under projektet, men inte hur de ska genomföras. Fokus ligger därmed på ”vad” och ”när”. På sätt binder man sig inte till några specifika arbetsmetoder eller verktyg och det finns med andra ord en inbyggd flexibilitet i model-len. Appendix 4 visar PROPS figur av projektflödet i form av ett ”U”. Projektflödet representerar tre stycken modeller: The Project Steering Model (röda delen), The Project Management Model (blå delen) och The Project Work Model (gula delen) som kan sägas motsvara olika operativa ni-våer.
The Project Steering Model och de aktiviteter och beslutspunkter (tollgates) den består av ska se till att företagets strategier inte bryter mot projektmodellens strategier, samt att projektet följer organisationens strategiska inriktning. Modellen innehåller sex tollgates där projektets intressen-ter kommer överens om man ska gå vidare till nästa fas.
The Project Management Model beskriver de projektledningsaktiviteter och dokument som ingår i PROPS. Det ”blå flödet” delas vidare upp i fyra stycken faser:
• Prestudy Phase
• Feasibility Study Phase • Execution Phase • Conclusion Phase
The Project Work Model ska inkludera de aktiviteter i ett projekt som ska utföras för att uppnå satta projektmål. I den allmänna modellen i PROPS så saknas det innehåll i det gula flödet, av den orsaken att modellen ska vara anpassbar för olika typer av projekt. För att underlätta tillämp-ningen av PROPS finns det dock vägledande generella instruktioner för de tre grundläggande projekttyperna product provisioning projects, customer order projects och internal projects. På en förhållandevis allmän nivå anger dessa bland annat vilka operativa processer som bör inklude-ras i det gula flödet, hur dessa ska beskrivas och hur underhållet ska gå till. I beskrivningen un-derstryks samtidigt att detta ska endast ska ses som rekommendationer och att man för varje till-lämpning behöver skräddarsy sin egen modell.
När innehållet har definierats ska The Project Work Model ge de personer som är involverade i projektet en gemensam syn på de aktiviteter som ska utföras. De operativa processerna syftar till att understödja arbetet genom att definiera aktiviteter, input/output, metoder, verktyg, instruktio-ner, etc. I processerna använder man sig av milstenar för att kunna följa upp projektgenomföran-det. Milstenarna ska definiera ett visst resultat som ska ha uppnåtts vid en viss tidpunkt i projekt-flödet och får inte förväxlas med de tollgates i vilka underlaget för besluten i första hand utgörs av en affärsmässig riskbedömning.
Med den angivna terminologin ingår industrialiseringsprojekten i projekttypen product provisio-ning projects, som behandlar framtagande av en ny produkt eller modifieringar av en existerande. Denna typ av projekt innehåller sju processer som alla är en del av det så kallade ”time-to-market”-flödet, bland andra requirement handling, product development, manufacturing och pro-curement. Industrialiseringsprocessen i Katrineholm är i princip en hopslagning av processerna manufacturing och procurement. Manufacturing-processen handlar om att analysera
tillverk-ningskrav, säkerställa att produkten går att tillverka, testa och packa, förbereda tillverkning, etc. Procurement-processen innehåller bland annat utvärdering av leverantörer, orderförberedelser, och förhandlingar och avtalsskrivning. Även om det inte är uttalat, omfattar som synes innehållet i dessa processer det vi benämner industrialisering.