Information om hyreskostnader, ordningsregler och tillstånd En folder har tagits fram och finns tillgänglig på hemsidan

(http://www.trosa.se/var-kommun/Fritid/Lokaler-och-anlaggningar/Kulturlokaler/) samt för utskrift på biblioteken. I denna folder finns beskrivet hur du går tillväga för att hyra, vad det kostar, vem du ska kontakta vid frågor (Annika) samt vad som ingår vid uthyrning. Även listan på krögare som kan vara intresserade samarbetspartners finns med i foldern.

TROSA KOMMUN PM Sida 3(6)

Annika Lundgren Subotin 2017-09-14

Vid bokning och utkvittering av nyckel till lokalerna erhåller hyresgästen ordningsregler för aktuell lokal. I samråd med städenheten och

fastighetsservice har det beslutats att lägga hyresgästens städansvar på en basnivå för att det ska bli mer användarvänligt och hanterbart. Det ska framgå tydligare att även kommuninterna bokningar har städansvar då detta verkar ha varit oklart och inte fungerat hittills. Detta kommer att framgå på bokningsbekräftelser samt i ordningsregler som uppdateras löpande.

För bokningar då det ska serveras och säljas alkohol behövs tillstånd.

Tillståndet söks av den aktuella krögaren och kostar 6000 kr. Varje tillstånd kan användas vid 6 tillfällen under förutsättning att fastställda datum

lämnas in tillsammans med ansökan. Ska mat serveras vid mer än 1 tillfälle behöver krögaren också ett serveringstillstånd som kostar 1000 kr. Totalt behöver krögaren alltså söka tillstånd på 7000 kr om det ska ske fler än ett evenemang med servering och försäljning av alkohol och mat.

Kostnaderna för detta samt biljettintäkter m m delas upp av arrangören och krögaren på ett tillfredställande sätt mellan de olika parterna.

3. Vad har gjorts i lokalerna för att främja användande av allmänhet och föreningar? Hur går vi vidare?

 Trosa kvarn har nu ett fullt utrustat restaurangkök samt porslin, glas och bestick för 120 personer, vilket främjar både kommuninterna samt externa bokningar av lokalen för möten och fester m m.

 Flera kommuninterna bokningar har skett och de har fungerat bra.

 Möten sker/har skett med kulturföreningarna i syfte att uppmuntra till lokalernas användande samt hur kulturföreningarna kan samarbeta i lokalerna.

 KonstTriangeln har utnyttjat Folkets hus för sin samlingsutställning samt Trosa kvarn för en samling konstnärer under samma

konstrunda.

 Trosa kommun har i juni tecknat ett treårigt avtal med biljettjänsten Ticketmaster. Denna lösning erbjuder vi föreningarna att använda sig av när de vill sälja biljetter till sina evenemang.

 Nischa lokalerna redan vid bokning; det ska framgå vilken lokal som lämpar sig bäst för olika evenemang så att kunden väljer den

optimala lokalen från början. Ett nytt system är på gång och kommer att implementeras via e-tjänsterna att ersätta det gamla och förenkla och förfina bokningsförfarandet.

TROSA KOMMUN PM Sida 4(6)

Annika Lundgren Subotin 2017-09-14

 Tillsammans med kulturkonsulenten kommer projektkoordinatorn att försöka öka intresset bland kulturföreningarna att använda lokalerna för möten, seminarier etc. Ett informationsmöte hölls 28 jun med kulturföreningarna bl a i detta syfte.

 På mötet med föreningarna den 28 juni informerades tydligt hur det fungerar med alkohol- och serveringstillstånd i lokalerna.

 Ett mål är att få kulturföreningarna att samverka med varandra i lokalerna och på så sätt utnyttja lokalernas potential. Detta lyftes också på mötet den 28 juni.

 En ny modell för uthyrning med arrangör och krögare har tagits fram av projektkoordinatorn och kulturkonsulenten. Den finns i en större och en mindre modell och går i enkla drag ut på att krögare och ar-rangör möts i en redan klar modell avseende kostnader och intäkter.

 Fortsätta erbjuda Trosa kvarn som lokal för Kulturskolan och

Språkcaféer och SFI. Öppen Kulturskola, målarkurser etc på dagtid.

Kulturskolan har startat konstutbildning i lokalerna under september 2017. SFI har fortsättningsvis aktiviteter i lokalerna, och även de välbesökta språkcaféerna har förlagt verksamhet i lokalen.

 Vi vill ha en ökad användning av Trosa kvarn på dagtid: skolorna, biblioteket, näringslivsenheten och besöksnäringen t ex. Mässor, utställningar, seminarier, teatrar, bio, författarbesök etc.

Informationsmöte med rektorer om möjligheterna med lokalen i sept/okt planeras. Vad behöver de av en lokal?

 Ta förnyad kontakt med IT om tekniken i Trosa kvarn, för att försäkra oss om den fungerar ändamålsenligt och enligt efterfrågan. Vi

kommer att ta in extern hjälp för att se över tekniken i lokalerna avseende ljud och ljus, och för hjälp med framtagande av enkla manualer för hyresgästernas service.

 Utvändig renovering kommer att ske på Folkets hus med start hösten 2017. Maria Rydholm har gått ut med information om ommålning av fasaden under september-oktober 2017.

 Inventering av köket i Folkets hus ska ske, så man kan uppdatera vad som finns och vad som behöver kompletteras.

Projektkoordinatorn kommer inom kort att påbörja detta arbete tillsammans med städenheten och fatighetsservice.

TROSA KOMMUN PM Sida 5(6)

Annika Lundgren Subotin 2017-09-14

Övervunna hinder:

 Allmänheten är nu mer välvilligt inställda till Trosa kvarn i kommunens regi.

 Trosa kvarn har nu ett fullt utrustat restaurangkök samt porslin, glas och bestick för 120 personer, vilket främjar både kommuninterna samt externa bokningar av lokalen för möten och fester m m.

 Nya städrutiner har utformats i syfte att förenkla lokalernas anpassning för uthyrning. Veckovisa städningar sker också i båda lokalerna av kommunens städenhet. I övrigt kommer en

besiktning/städning att ske vid varje tillfälle då fler bokningar görs på en och samma dag eller under en helg. Nytt system och nya rutiner tas just nu fram av projektkoordinatorn tillsammans med

städenheten, fastighetsservice och bokningen.

 Ljudsystemet i Trosa kvarn uppdaterades i början på 2017. Vi kommer att ta in extern hjälp för att se över tekniken i lokalerna avseende ljud och ljus, och för hjälp med framtagande av enkla manualer för hyresgästernas service.

 Tidigare problem med dålig lukt i lokalen på Trosa kvarn är nu åtgärdad och lukten borta. (Det berodde på mink som bodde under byggnaden och samlade fisk.)

 Ett nytt centralt bokningssystem planeras under hösten för att kunna underlätta bokningar av bl a lokalerna Folkets hus och Trosa kvarn.

Ett nytt system är på gång och kommer att implementeras via e-tjänsterna att ersätta det gamla och förenkla och förfina

bokningsförfarandet.

 Trosa kommun har i juni tecknat ett treårigt avtal med biljettjänsten Ticketmaster. Denna lösning kommer att erbjudas föreningarna att använda sig av när de vill sälja biljetter till sina evenemang i kommunen. Projektkoordinatorn kommer tillsammans med

kulturkonsulenten och turistchefen att hålla ett informationsmöte för föreningarna om detta.

 Svårigheterna kring uthyrning tillsammans med krögare avseende tillstånd kommer nu att förenklas genom en ny modell för uthyrning med arrangör och krögare som har tagits fram av projektkoordina-torn och kulturkonsulenten. Den finns i en större och en mindre mo-dell och går i enkla drag ut på att krögare och arrangör möts i en re-dan klar modell avseende kostnader och intäkter.

TROSA KOMMUN PM Sida 6(6)

Annika Lundgren Subotin 2017-09-14

Framtida utveckling/behov:

 Inköp av textilier såsom gardiner etc, för att få Trosa kvarn trevligare för uthyrningar. Detta arbete är påbörjat med hjälp av

Kulturrådet/Folke Bagger.

 Utrusta Trosa kvarn med konferensmaterial:

- stora blädderblock med stativ - anteckningsblock

- pennor

- whiteboardpennor och spritpennor

Vi ska se till att det finns lämplig förvaring för detta i lokalen.

 Utrusta ljudsystemet i Trosa kvarn med en extra mygga och ev annan teknisk utrustning som kan efterfrågas. Vi kommer att ta in extern hjälp för att se över tekniken i lokalerna avseende ljud och ljus.

 Framtagning av enkla manualer för Folkets hus och Trosa kvarn

gällande användning av ljud och ljus. Vi kommer att ta in extern hjälp för assistans med framtagande av enkla manualer för hyresgästernas service.

Annika Lundgren Subotin Projektkoordinator

Trosa kvarn och Folkets Hus

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg

Produktionschef 0156-520 66

cecilia.hogberg@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2017-09-26

Diarienummer

KFN 2017/9