Information, kunskap & kommunikation

4. Empiriskt kapitel

5.3 Information, kunskap & kommunikation

Jacobsen och Thorsvik (2014) skriver om vikten att samla in viktig information från

omvärlden. Informant 2 nämnde vid intervjun att Företag 1 anser det essentiellt att samla in information från omvärlden för att kunna agera i tid, och för att få en bild av marknaden.

Även Informant 1 nämner att det är viktigt att vara påläst kring hur verkligheten förändras.

Informant 4 menar också på att de som har kontakt mot omvärlden har varit mycket betydelsefulla under denna kris. Det kan alltså tolkas som att insamlandet av information och kommunikation med omvärlden är mycket viktigt i kristider. Att vara förberedd och kunna agera i tid anser vi skapar förutsättningar för hur det fortsatta krisarbetet ska kunna fortlöpa. Är företaget inte medvetna om vad som händer i dess omvärld kan det leda till negativa konsekvenser för verksamheten.

Alvesson och Svenningsson (2019) skriver om de olika delprocesserna i lärandet hos organisationer: kunskapsskapande, kunskapslagring samt kunskapsöverföring. Flera av respondenterna vittnade om erfarenheter från tidigare händelser, såsom Finanskrisen 2008 och lågkonjunkturer som gett företagen kloka insikter och resulterat i kunskapsskapande.

Ett antal av informanterna talar även om lärdomar och erfarenheter från Covid-19, vilket också skulle kunna ses som kunskapsskapande. Informant 4 menade dock att lärandet, och därav kunskapsskapandet, inte sker i samma utsträckning under den rådande situationen då Företag 2 inte har möjlighet att genomföra utbildningar i nuläget. Informant 5 anser att lärprocessen fortlöper under hela den situation som medarbetarna sätts inför där ny

kunskap skapas och bearbetas. Vad gäller utbildning sker det också i högre utsträckning på Företag 3 i nuläget, då det under Covid-19 finns mer tid för att utbilda personalen. Som nämnts tidigare är erfarenheter en viktig del i att lära. Därtill nämner respondenterna också utbildningar, där somliga av företagen har mer tid för det, medan andra har mindre tid till utbildningar till följd av Covid-19. Det finns alltså en motsättning i hur möjligheterna för lärande ser ut på företagen just nu. Anledningen till detta kan bero på företagens olika förutsättningar och restriktioner. Kunskapsskapandet sker dock på ett likvärdigt sätt och läroprocessen fortlöper ändå i och med att företagen får nya lärdomar från Covid-19.

Kunskapslagring kan ske genom att verksamheten bland annat nyttjar den redan befintliga kunskap som finns i de olika rutiner som utformats (jämför Alvesson & Svenningsson, 2019). Då samtliga företag har implementerat lärdomar från tidigare situationer, och omformat dessa till rutiner, skulle samtliga företag anses nyttja den befintliga kunskapen i verksamheten. Informant 6 och 7 berättade att även lärdomar från Covid-19 kommer att

dokumenteras och resultera i nya rutiner som kommer kunna lagra kunskapen. På Företag 2 och 3 kommer också den kunskap och de lärdomar de fått med sig från Covid-19 lagras genom att de båda företagen bland annat skriver loggar. Företag 3 har också försökt att spara och behålla den befintliga kunskapen inom företaget genom att undvika att säga upp anställda. Informant 2 menade däremot att Företag 1 inte kommer dokumentera lärdomar som dras utan bära med sig det i minnet, medan informant 3 dock menade att de kommer lagras i intranätet. Enligt Informant 4 är det viktigt att hanteringen av problem bevaras inför det framtida arbetet. Vilket Informant 4 inte anser vara unikt just för krisen, utan är något som Företag 2 ständigt arbetar med. Det kan finnas en risk med att Företag 1 går miste av delar av de lärdomar de dragit av Covid-19 krisen om de väljer att inte dokumentera det skriftligt. Dels anser vi att den mänskliga faktorn spelar roll då kunskapen kan falla i glömska, eller att kunskap och erfarenheter försvinner när anställda på företaget slutar.

Dock visar det som informanterna framfört att kunskap kan lagras i erfarenheter och rutiner.

Bruzelius och Skärvad (2011) menar att det är först när medarbetares kunskap förmedlas som organisatoriskt lärande möjliggörs och därav är det viktigt för organisationer att

kommunicera lärdomar. Detta är i linje med Alvesson och Svenningsson (2019) som hävdar att lärande organisationer antecknar och sparar nya kunskaper, i exempelvis en databas. Som tidigare nämnt berättade ett antal av respondenterna att företagens lärdomar från Covid-19 kommer dokumenteras i bland annat loggar, samt i form av en “vitbok” på Företag 3. Under den nuvarande perioden, är samtliga verksamheter under en läroprocess, där de anpassar sig till det nya normala. Något som vi anser i framtiden kommer bli lärdomar de tar med sig.

Därför är det bra att de lärdomar som dragits från krisen finns samlade nedskrivet. Något som också underlättar, dels vid framtida krishanteringsarbete, men också för att tydliggöra för de nya medarbetare som inte varit med under denna kris. Finns det nedskrivet är det också lättare att hitta och gå tillbaka till anser vi.

Flera av informanterna på de olika företagen berättade om ett intranät där information ständigt delges. Ett sätt för att kunskapsöverföring ska ske. Enligt Informant 5 delges information också genom olika chefer, som delar information med varandra och därefter för

vidare till medarbetarna. Genom de dokumentationer som gjorts gällande lärandet som skett till följd av Covid-19 kan även det ses som en överföring av kunskap inför det framtida arbetet. På Företag 3 förs också diskussioner gällande tillvägagångssätt i de olika delarna av verksamheten där tankar och funderingar utbyts. Alvesson och Sveningsson (2019) nämner vikten av att kunskap delas inom organisationen. Vi anser det vara betydelsefullt för

företagen att samla information, där medarbetarna själva får möjlighet att välja att ta del av den eller inte. Informanterna har också vittnat om betydelsen av att korrekt information sprids, något som underlättar när allt finns samlat på ett ställe. Det är då också lättare att kontrollera att samma information delges alla medarbetare. Det är också lätt att kunna överföra kunskap.

Eriksson-Zetterquist et al. (2012) hävdar, till skillnad från Alvesson och Svenningsson (2019), att lärande inom organisationer kräver fyra centrala processer. Det som skiljer Eriksson-Zetterquist et al. (2012) från Alvesson och Svenningsson (2019) är att sistnämnda författare inte diskuterar tolkning av information. Tolkning av information menar

Eriksson-Zetterquist et al. (2012) innefattar att information måste vara kompatibel för att organisationen ska kunna tolka den och möjliggöra enhetliga tolkningar. Informant 5 nämnde vid sin intervju att Företag 2 haft problem med informationen som delgavs medarbetarna under Covid-19 krisens början. Informationen var formulerad på ett mindre bra sätt vilket skapade missförstånd bland de anställda, något som åtgärdades. Informant 8 nämnde däremot att medarbetarna varit väldigt tacksamma för den information som delgivits medarbetarna på Företag 3. Det skulle alltså kunna tolkas som att Företag 2 varit mindre bra på att förmedla enhetliga tolkningar av information inledningsvis medan Företag 3 lyckats bra med just detta. Att reflektera över hur information uppfattas är därmed mycket viktigt, kanske inte minst i en krissituation. Som tidigare nämnt har vissa konflikter uppdagats i Företag 2 under Covid-19, vilket skulle kunna tänkas ha ett eventuellt samband med förmedlingen av otydlig information. Genom att de anställda kunnat tolka den otydliga informationen på olika sätt är det möjligt att konflikter och oklarheter blossat upp. Något som inte varit ett problem på Företag 3 där de anställda vittnar om en gemenskap och är tacksamma för den information som getts.

Något som är tydligt i den teoretiska referensramen är att kommunikation är viktigt vid lärande (jämför Barker & Camarata, 1998; Abrahamsson & Andersen, 2005). Vår tolkning är att flera av medarbetarna på företagen framför saker som är eniga med vad teorierna säger då de berättade att information och kommunikation varit en viktig del under den rådande krisen, där företagen bland annat har genomgått lärprocesser till att bli mer digitala.

Informant 3 upplever också att kommunikationen är viktig i dessa tider och uttrycker “Man kan aldrig ge för mycket information” (Informant 3, 2020-05-19). Informant 6 berättar att Företag 3 fått hitta nya vägar att kommunicera på distans, vilket lett till fler digitala möten.

Något som också resterande respondenter berättade att respektive företag har. Barker och Camarata (1998) menar att i lärande organisationer bör informationen delas och en

gemensam tolkning av informationen bör skapas. Det är därför betydelsefullt vilken typ av kommunikation som valts. Ett sätt samtliga företag delar information på är via intranäten, där alla i verksamheten kan ta del av informationen. Från intranäten kan samtliga delges samma information och få ny kunskap om hur arbetet på arbetsplatsen ska se ut samt hur läget för företaget under Covid-19 ser ut. Till skillnad från andra områden råder det här en enighet mellan företagen som arbetar med att förmedla information på liknande sätt.

Samtliga vittnar även om att kommunikation och förmedling av information är essentiellt för dem.

5.4 Anpassning av arbetssätt

Organisationer behöver lärande system för att kunna hantera förändringar som sker i

omvärlden menar Bruzelius och Skärvad (2011). Informant 2 berättade att Företag 1 arbetar med att analysera omvärlden med hjälp av anställda i andra länder, vilka ansvarar för att samla in information från respektive land/region som sedan delges övriga organisationen.

Detta kan ses som ett exempel på lärande system. Ett sätt företag 3 hanterar vad som sker i omvärlden är genom global kommunikation. På Företag 2 har de också märkt en sårbarhet i att ha leverantörer och underleverantörer utspridda globalt. Informant 4 ansåg också att det blev tydligt “Hur allt hänger ihop och är känsligt. Hur man hanterar en nedgång.” (Informant 4, 2020-05-05 ). Något som också visar på att lärande har påverkan från omvärlden. De olika företagen har alltså till följd av Covid-19 märkt hur mycket de påverkas av omvärlden och uppmärksammat vikten av att analysera den. Insikter i att vidga sina vyer för att inte

vara för beroende av enstaka samarbetspartners har också kommit fram då det kan vara förödande för verksamheten.

Bruzelius och Skärvad (2011) samt Collinson och Cook (2006) menar på att Single-loop learning kan ses som det lärande som uppstår efter genomförda handlingar och baseras på feedback, där lärandet innefattar förbättringar. Informant 2 menar på att det kan vara svårt att se det lärande som skett, mitt i den rådande krisen och att det först efteråt kommer gå att analysera det lärande som skett. Vederbörande anser att man ständigt lär sig något nytt i och med de förändringar som sker, men samtidigt är det svårt att veta hur lärandet ska

implementeras i verksamheten. På Företag 2 och 3 kommer en utvärdering att genomföras efter den rådande krisen passerat. Informant 7 tror också att det lärande som skett kommer vara väsentligt för företaget i framtiden och att företaget kommer välja att ta tillvara på de lärdomar som dragits för att förbättra verksamheten. Samtliga företag talar dock om att det kommer vara enklast att utvärdera krisen först när den är över. Därav är det först då som ett Single-loop-lärande kan uppstå.

Utifrån vår egna tolkning, i enighet med flera av teoretikerna i denna studie, kommer både ett Single- och Double-loop-lärande ske i företagen. (jämför Heide och Simonsson, 2016;

Argyris, 2003) Samtliga företag har anpassat och förändrat sina verksamheter för att

underlätta för företaget under krisen. De har hittat alternativa tillvägagångssätt och utformat ett annat tänk. Något som författarna också anser kan vara en utmaning för företag då det handlar om att lära om. Samtliga företag har anpassat sina verksamheter till att låta flertalet medarbetare arbeta hemifrån. Företag 1 har även utformat en strategi gällande lagerhållning.

Något som gjort att de lättare har kunnat anpassa sig utifrån krisen och inte har drabbats lika hårt. Den tekniska biten menar samtliga företag också har underlättat för att anpassning har kunnat ske. För en del av företagen har det varit en utmaning att ställa om till ett mer digitalt arbetssätt, där informant 5 nämnde att det på individnivå inneburit svårigheter för vissa.

Något som Informant 8 på Företag 3 är enig med, medan Informant 1 och 2 i Företag 1 menade att övergången mot det digitala gått smidigt. Samtidigt har dock samtliga företag lyckats utveckla och finna sig i detta arbetssätt. Informant 6 menar även på att medarbetarna på Företag 3 är anpassningsbara. Samtliga verksamheter har alltså stött på olika hinder, men

de har anpassat sig utefter dem och därmed lärt sig hur de ska hantera situationen och även ändrat hur verksamheterna fungerar och skapat nya rutiner.

Eriksson-Zetterquist et al. (2012) hävdar att ett exempel på Double-loop learning är då en organisation byter huvudfokus från att producera en viss produkt till en annan, exempelvis på grund av förändrad efterfrågan. Detta har exempelvis Företag 2 delvis gjort, då Informant 5 berättade att verksamheten har börjat styra om och sälja kontorsmöbler även till

privatpersoner. Även Informant 2 berättade att Företag 1 fått styra om produktion mot att sälja mer mot “gör det själv”/privatpersoner. Företagen har därmed ställt om sin produktion efter efterfrågan där det i båda fall inneburit att sälja mer mot privatpersoner. Vilket skiljer sig från hur verksamheten normalt gör, då de vanligen säljer till företag.

Double-loop learning handlar om att en missanpassning identifieras och korrigeras genom att ändra och anpassa värderingar, rutiner och andra grundläggande beteenden utifrån den situation som råder. (Argyris, 2003) På Företag 1 har man i rådande situation börjat arbeta mer med distansering och hygienrutiner vilket lett till minskad sjukfrånvaro på

arbetsplatsen. Något som Informant 3 menar man tar med sig i framtiden, i arbetet med att hålla de anställda friska. På Företag 3 har lärdomar inom det ekonomiska inneburit att man numera omvärderar kostnader, vilket kan tolkas som att värderingar och beteenden ändrats i organisationen under rådande situation.

Bruzelius och Skärvad (2011) skriver att Double-loop learning handlar om de förändringar en organisation gör gällande grunden för en verksamhet, utifrån lärandet om något

främmande. Covid-19 är ett nytt fenomen som aldrig tidigare ägt rum i modern tid, vilket gör att det blir främmande för samtliga organisationer att lära av. Flera av informanterna tror också att arbetssättet kan komma att förändras i framtiden genom exempelvis mindre

resande, mer digitala möten samt att att anställda kanske kommer arbeta mer hemifrån. Vi anser att företagen kan komma att behöva analysera och utvärdera den rådande krisen, för att avgöra om förändringar i arbetssättet ska genomföras utifrån det som har fungerat bra under Covid-19 krisen.

6. Slutsats

Syftet med denna studie var att erhålla en fördjupad förståelse kring lärprocesser och lärdomar hos tillverkande företag och dess medarbetare i samband med krisen kring Covid-19.

De lärdomar företagen tar med sig inför framtiden är att företagets omvärld, leverantörer samt kunder är en viktig del och påverkar tillverkande företag. Leverantörer bör med fördel finnas nära geografiskt. Det är också viktigt att ha flera leverantörer, för att säkra

materialtillgången. Vad gäller kunderna, är det av fördel att ha kunder fördelade på olika platser runt om i världen. Detta eftersom efterfrågan under kristider kan variera mellan olika världsdelar. Samtliga företag är just nu mitt i en lärandeprocess, där de får hitta nya arbetssätt att förhålla sig till. Lärandet kring Covid-19 ser olika ut beroende på vilken avdelning medarbetarna arbetar på. Det sker alltså olika läroprocesser i organisationerna, där medarbetarna bär med lärdomar som de relaterar till den egna avdelning samt efter den arbetsroll de har som anställda. Vi tolkar det alltså som att beroende på var den anställda arbetar i företaget, ligger fokuset på olika saker. Därav bli det olika lärprocesser och olika lärdomar.

En lärdom samtliga företag dragit, är lärprocessen i övergången mot att bli mer digitala.

Något som varit mer utmanande för vissa än för andra. På Företag 2 och 3 har det på en individnivå varit svårt för somliga medarbetare, medan Företag 1 vittnar om att övergången gick enkelt. Det har varit en process från att arbeta på kontoret där de anställda träffats dagligen mot att numera arbeta hemifrån och kommunicera via digitala plattformar.

Parallellt har digitaliseringen också inneburit en tidseffektivisering vilket är en lärdom företagen tar med sig. Att digitala möten fungerar bra tros också leda till minskat resande.

Samtidigt nämnde vissa att även om den digitala biten fungerar i många avseenden innebär det också att man går miste om vissa andra sociala delar som är viktiga både affärsmässigt men också för det personliga välmåendet. En lärdom utifrån detta är vikten av personlig kommunikation och att det är viktigt att fortsätta ha mänskliga möten för välmåendet när det är möjligt igen. Kommunikation och information har också varit viktig i rådande situation i

avseende att förmedla information och överföra kunskap till de anställda. Företag 2 tar med sig lärdomen av att information måste vara rätt formulerad för att inte skapa missförstånd.

Något som Företag 1 och 3 inte nämnde som bekymmersamt i respektive verksamhet.

De anställda på företagen har reagerat olika på krisen. Företag 1 och 3 vittnar om att Covid-19 lett till en ödmjukhet och sammanhållning bland de anställda. I Företag 2 har istället konflikter uppdagats bland vissa anställda, medan andra blivit desto mer

tillbakadragna. Därmed är det svårt att dra en generell slutsats kring hur individer reagerar i kris, utifrån dessa tre företag. Däremot blir det tydligt att attityder och beteende har

förändrats till följd av Covid-19, vilket är en del i lärandeprocessen. En lärdom från

Covid-19 som Företag 1 tar med sig är att hierarkier suddats ut och att de anställda likställs mer med varandra, oavsett arbetsroll eftersom de måste samarbeta mer. Samtidigt nämnde Företag 2 att strukturen är tydligare nu jämfört med tidigare, där chefer bär ansvar och är tydligt överordnade. På Företag 3 har de anställdas inställning till arbetsplatsen blivit mer positiv, och medarbetarna är mer ödmjuka och samarbetsvilliga. Medarbetarna har också ett större ansvar och cheferna har fått släppa på kontrollen. Att attityder och beteende har förändrats är tydligt i samtliga företag även om det är på olika sätt. Ledarnas roll i samtliga företag har också blivit påverkat.

Sammanfattningsvis har företaget hanterat krisen utifrån egna förutsättningar och kommer ta med sig lärdomar från Covid-19 som erfarenheter inför eventuella framtida kriser. Flera lärdomar har också omvandlats, eller kommer omvandlas, till rutiner och nya arbetssätt i respektive verksamhet. Ett antal av de lärdomar företagen och medarbetarna dragit kan kopplas till kommunikation, information samt digitalisering. Därtill har lärdomar också erhållits kopplat till kunder och leverantörer samt vikten av att ha koll på omvärlden.

Covid-19 krisen har påverkat de anställdas beteenden, och skapat insikter kopplat till verksamheternas strukturer och gemenskap.

7. Reflektioner

Det har trots rådande situation, inte varit något problem att få tag i personer att intervjua.

Samtliga tillfrågade ställde gärna upp som respondenter, trots att krisen för flera av dem inneburit ökad arbetsbörda. Den information som respondenterna delgav var mycket givande och omfattande, där all information dessvärre inte fick utrymme i denna studie.

För oss som skribenter var det en utmaning att sålla information, då många intressanta aspekter framfördes av respondenterna. Vi tror att en anledning till att det gick så lätt att finna personer som ville delta och bli intervjuade kan bero på att det är ett ämne som berör alla, alla blir påverkade och det är väldigt aktuellt.

Tankar som uppkommit under arbetets gång är att det hade varit intressant att genomföra en liknande studie efter att krisen dämpats. Detta i och med att krisen till följd av Covid-19 är en pågående kris. Vi tror att studien hade fått ett kompletterande resultat om den

genomförts efter att krisen kring Covid-19 passerat. Det hade då eventuellt kunnat varit lättare att se konsekvenserna av krisen och analysera vad som faktiskt skett. Vi tror att det också hade varit lättare för företag att identifiera de lärdomar som dragits. Fler lärdomar hade dessutom kunnat dragits. Medarbetarna hade också haft tid att analysera, reflektera och utvärdera den kris de ställts inför. Förändringar utifrån krisen hade kanske också hunnit genomföras. Som flera av respondenterna framförde är det svårt att analysera en kris och

In document Att lära i motgång: En fallstudie av företag i Covid-19 krisen (Page 52-63)