Lärande, rutiner & erfarenheter

Jacobsen och Thorsvik (2014) skriver att organisatoriskt lärande handlar om att förbättra en verksamhet utifrån kunskaper och att omvandla rutiner utifrån felaktigheter som uppdagas.

Informant 7 framförde att tekniska problem fanns på Företag 3, något som har åtgärdats.

Informant 5 berättade att kommunikationen gällande Covid-19 inledningsvis förmedlades på ett felaktigt sätt, vilket även det har åtgärdats. Utifrån de nämnda författarna har lärande kunnat ske genom att problemen åtgärdats. Informant 4 menar att det är framförallt under situationer som Covid-19 som företag får en insikt i om tillräcklig kompetens finns inom företaget. Informant 7 och 8 lyfter också att det har visat sig att flertalet möten som tidigare har ansetts nödvändiga, har kunnat ställas in. Något som också resulterat i minskat resande.

Likt det som Informant 4 nämner, är det genom situationer som den kring Covid-19 som bidrar till nya insikter för företag. Företag 2 har fått insikter om vikten av att ha

välformulerad information medan Företag 3 fått åtgärda tekniska bekymmer, insikter som kanske inte hade uppdagats om det inte vore för just Covid-19. Vår tolkning är att samtliga företag i tidigt skede har kunnat identifiera felaktigheter och varit noga med att åtgärda dessa så att den ordinarie verksamheten har kunnat fortlöpa. Det har funnits en

medvetenhet bland företagen, där rätt kompetens har funnits för att företagen ska kunna hantera krisen. De har getts möjligheten att kunna analysera och testa den kunskap de har, något som har lett till kloka insikter.

Rutiner och tidigare kunskap i samband med lärande har vi uppmärksammat anses vara viktigt i det teoretiska materialet (jämför Antonacopoulou och Sheaffer, 2013; ​Granberg, 2016) Informant 4 menade att Företag 2 hittills har kunnat hantera Covid-19 krisen med hjälp av befintlig kunskap och de riktlinjer som finns gällande företagets krishantering.

Informant 1 berättade att tack vare att de anställda arbetar efter samma rutiner på ekonomiavdelningen, har de kunnat hjälpa varandra med varandras arbetsuppgifter. Ett antal av respondenterna menade också att företagen haft nytta av befintliga rutiner, medan vissa också menade att det är möjligt att vissa rutiner kommer ändras till följd av Covid-19.

Samtliga av de studerade företagen har fått hitta nya sätt att arbeta på, och hitta nya arbetsmöjligheter. På Företag 3 har man sett till att produktionsmedarbetare inte längre jobbar tätt inpå varandra. Informant 7 ansåg att det är mycket som nu fungerar, som tidigare varit ett problem. Detta eftersom de flesta anställda har en ödmjukhet till företaget där det befintliga kunnandet har nyttjats i form av ett ökat samarbete mellan medarbetarna.

Det skulle alltså kunna tolkas som att både befintliga och nya rutiner är viktiga under kristider, där flera av informanterna har vittnat om att ​vissa nya rutiner inneburit ett ökat samarbete. Genom kriser skapas insikter gällande hur viktiga samtliga medarbetare är i en organisation. Det är också under sådana här situationer som varje individs erfarenheter och kompetens ges möjlighet att tas till vara på. För organisationen blir det även tydligt vilka rutiner och vilken kunskap som saknas.

Flera informanter ansåg att de rutiner som tidigare funnits har varit till stor hjälp för

företagen. Dock kan det finnas hinder i att företagen i stor utsträckning följer gamla rutiner och utgår från tidigare riktlinjer i deras krishanteringsarbete (jämför Heide & Simonsson, 2016). Något som gör att företagen blir “blinda” för lösningar och förändringar. I samband med krisen är samtliga företag dock medvetna om de förändringar som kan komma att ske, men också att rutiner kan komma att förändras eller att nya kommer utformas. Både

Informant 6 och 7 framförde att Covid-19 krisen kommer att resultera i nya rutiner, och det som det ännu inte finns rutiner kring skapas nya rutiner och riktlinjer. Covid-19 har bidragit till en lärprocess för samtliga av företagen. Något som samtliga företag är medvetna om och tar med sig det de lär sig och de nya rutinerna som lärdomar. Samtliga organisationer har också anpassat sig till den nuvarande situationen, och förändrat verksamhetens rutiner på ett eller annat sätt. Företagen har funnit nya lösningar utifrån den rådande krisen, vilket har bidragit till verksamheternas egna utveckling av erfarenheter. Det hade setts som ett hinder om de valt att inte förändra sitt arbetssätt, upptäckt nya sätt att arbeta eller funnit nya affärsmöjligheter. Något som hade hindrat den fortsatta utvecklingen. Erfarenheter i

samband med lärande är tydligt i vårt material. De rutiner företagen haft med sig från tidigare erfarenheter har varit bra för dem att utgå från vid hanteringen av krisen kring Covid-19. Företagen har inte blivit “blinda”, utan de har strävat efter att försöka hitta nya lösningar. Det är alltid svårt att vara förberedd inför en kris då det sällan blir som förväntat, men att ändå ha en grund att utgå från anser vi underlättar. Företagen har varit snabba med att anpassa sig och har funnit lösningar som har underlättat för verksamheten men samtidigt inte inneburit allt för omfattande omställningar. De har också hittat ett sätt att lösa

problemen utifrån deras egna förutsättningar.

Jacobsen och Thorsvik (2014) diskuterar om tidigare erfarenheter hämmar lärandet eller inte. Författarna menar att det är viktigt att organisationer bland annat följer de rutiner som utformats. Samtliga företag som studerats har tidigare erfarenheter som blivit

implementerade i verksamheterna. Dessa erfarenheter har omvandlats till rutiner för att underlätta vid hanteringen av krisen kring Covid-19. Dock menar författarna att detta skulle kunna hämma lärandet, då det kan anses styra verksamheten åt att hantera liknande

händelser på liknande sätt. Något som kan leda till att det inte sker något lärande. Därför kan det vara viktigt för samtliga företag att analysera de olika tillvägagångssätten och anpassa sig utifrån situationen för att kunna skaffa nya erfarenheter från nuvarande kris och gynna lärandet. Utifrån det som informanterna framfört tolkar vi det som att deras tidigare rutiner inte hämmat lärandet, utan snarare tvärtom. Det har gynnat företagen i stor

utsträckning. Vi anser att det samtidigt är viktigt att företagen är öppna för nya

tillvägagångssätt. Att implementera erfarenheterna i verksamheten visar tydligt på att ett lärande har skett och att företagen är medvetna om lärandet.

Flera av teoretikerna framför att erfarenhet är viktig i avseende att lära. Företag 2 har tidigare erfarenheter från lågkonjunkturer som de har utvecklat till rutiner. Företag 1 och 3 har använt de erfarenheter som dragits från finanskrisen år 2008, där Företag 1 sedan finanskrisen börjat arbeta mer med att ställa om sina marknader för att säkra upp kunder även i kristider, och Företag 3 har infört en klausul i kundavtalen för att förhindra att ordrar dras tillbaka. Informant 6 tror att Företag 3 också kommer ta med sig de erfarenheter och lärdomar som dragits utifrån den rådande krisen till det framtida arbetet och omvandla detta

till rutiner och riktlinjer att följa. Att samtliga företag är etablerade företag på respektive marknad och har verkat inom branschen under flera år har gjort att de hunnit uppleva tidigare lågkonjunkturer som format respektive verksamhet. Vi är eniga med de teoretiker som hävdar att erfarenheter är viktiga i avseende att lära. Hade samtliga företag inte haft tidigare erfarenheter från liknande situationer hade resultatet av krisens påverkan på företagen fått en annan utgång.

Antonacopoulou och Sheaffer (2013) menar att lärande är en process där fokus ligger på att avsiktligt öva. Genom övning och repetition skapas utrymme för att finna nya lösningar som är en integrerad del av inlärningen i organisationen. Något som Informant 5 nämnde var att det nu i efterhand hade varit ​bra om medarbetarna regelbundet fått möjlighet att öva på krisberedskap för att lära sig hantera sådana situationer. Informant 8 talade om att Företag 3 nyligen haft krisövning med de som ingår i krishanteringssystemet. I övningen lyftes delar av verksamheten som behövdes ändras inför framtida kriser, vilket Informant 8 menar gjorde att de var mer förberedda inför Covid-19 krisen. Vi drar slutsatsen att det är bra om verksamheterna övar på krishantering eftersom att det ger en inblick i vilka

förutsättningar de har och vad som behöver förändras inför en framtida kris. I den rådande krisen har det tydligt uppdagats vad som behöver förändras och vad som behöver

uppdateras inför framtida kriser. Dock kan verksamheterna aldrig veta exakt vad det är för form av kris som kommer, och hur väl förberedda de är inför en annan typ av kris. Det kan också vara problematiskt om en verksamhet gör upp en exakt plan över

krishanteringsarbete, då det kan vara så att en kris inte passar in i de linjerna. Det är alltså viktigt att öva på krishantering för att se vad som fungerar mer eller mindre bra men samtidigt vara förberedda på att det kan ske oförutsägbara händelser.

Utifrån Alvesson och Svenningsson (2019) och Bruzelius och Skärvad (2011), överensstämmer det som Informant 6 påpekar gällande vikten av att lära för att som organisation komma framåt. “Lärande är jätteviktigt, det är alltid viktigt! Det är en del i utvecklingen och måste finnas hela tiden, på så vis kan saker förbättras.” (Informant 6, 2020-05-05) Flera av respondenterna i studien vittnar om att utvecklingen på respektive organisation stannat av. Gällande utvecklingen i Företag 1 säger Informant 2: “Man lägger

det som i en frysbox. Det tas inga nya beslut och offensiva strategier. Tyvärr.” (Informant 2, 2020-05-12)​​Informant 5 menar att verksamheten fokuserar på sina basfunktioner samt det som anses vara absolut nödvändigt. Utvecklingar och förbättringar har organisationen därför fått ta ett steg tillbaka ifrån. Samtidigt säger Informant 5 att Företag 2 försöker hitta nya affärsmöjligheter, genom att styra om sin verksamhet och hitta intressenter på en annan marknad. Då utveckling och lärande enligt Bruzelius och Skärvad (2011) hänger ihop skulle det kunna ses som negativt ur lärandesynpunkt att utvecklingsprojekt avstannat i organisationerna. Respondenterna vittnar dock samtidigt om att lärande gjorts och lärdomar dragits till följd av Covid-19, vilka i sig skulle kunna bidra till utvecklingen hos företagen.

Samtidigt som företagens utveckling kan tyckas stå stilla, är de parallellt inne i en form av utveckling till följd av de lärdomar och lärprocesser de genomgår i rådande situation. Vi anser därmed att företag i större utsträckning behöver analysera dess lärprocesser för att utvecklas ytterligare.