Kandidatuppsats
Enterprising and Business Development
Att lära i motgång
-En fallstudie av företag i Covid-19 krisen
Författare: Erika Blennow, Maria Ek Olofsson &
Hanna Nordestedt Handledare: Jonas Bjälesjö Examinator: Erik Rosell Termin: VT20 Ämne: Företagsekonomi Nivå: Kandidat Datum: 2020-05-29 Kurskod: 2EB01E
Förord
Idéen till detta examensarbete väcktes under tiden som den rådande Covid-19 krisen tog fart i Sverige och vi fann snabbt ett intresse i att få tillverkande företags perspektiv på denna kris. Vi uppmärksammade rätt omgående att ämnet gällande lärdomar från
krissituationer inte behandlas lika omfattande i litteraturen, och hoppas med denna studie bidra till det framtida arbete som kan komma att bli aktuellt om en liknande kris uppstår.
Studien har utformats utifrån de erfarenheter och lärdomar som medarbetare på tre tillverkande svenska företag bär med sig från Covid-19 krisen. Ett av företagen arbetar inom skogsindustrin, ett tillverkar kontorsmöbler och ett tillverkar entreprenadmaskiner.
Det kan också finnas ett intresse bland andra tillverkande företag, utöver de företag som intervjuats, att ta lärdomar från hur likasinnade drabbats. Studien har också utformats som inspiration till andra studenter som kan tänkas genomföra en liknande studie.
Först och främst vill rikta vårt varmaste tack till vår handledare Jonas Bjälesjö som alltid funnits till hands genom hela processen. Genom värdefull feedback har han varit mycket behjälplig under studiens gång. Vi vill också rikta ett stort tack till våra studiekamrater och examinator Erik Rosell som tillsammans bidragit till arbetets utveckling genom
förbättringsförslag under de seminarier som ägt rum.
Vi vill sist men inte minst rikta ett stort tack till de respondenter som valde att bidra till denna studie. Ni har gjort det möjligt för oss att genomföra detta examensarbete.
Varmaste tack!
__________________ __________________ __________________
Erika Blennow Maria Ek Olofsson Hanna Nordestedt
Linnéuniversitetet, Växjö, 2020-05-29
Sammanfattning
Titel: Att lära i motgång - En fallstudie av företag i Covid-19 krisen.
Bakgrund: Företag behöver vara ständigt förberedda i den föränderliga värld de verkar inom, där osäkerhet är ständigt närvarande. Kriser har blivit ett allt vanligare fenomen, där organisationskriser sammanfattas som ett oväntat fenomen som ställer företag inför en utmaning. Kriser kan antingen kan ses som något negativt och katastrofalt, eller som en process som företag kan ta lärdom av och se som en möjlighet till att utveckla den egna verksamheten. Då krisen till följd av Covid-19 drabbat världen, finns ett antagande om att tillverkande företag kan komma att ta flertalet lärdomar med sig ut ur krisen.
Syfte och Problemformulering: Syftet med denna studie är att erhålla en fördjupad förståelse kring lärprocesser och lärdomar hos tillverkande företag och dess medarbetare i samband med krisen kring Covid-19. Och kommer att besvaras med
problemformuleringen: Vilka likheter och skillnader finns det mellan olika tillverkande företags lärprocesser och lärdomar kring Covid-19-krisen?
Metod: I denna studie har den kvalitativa forskningsmetoden tillämpats där en abduktiv strategi har använts. Det empiriska materialet har samlats in genom intervjuer med anställda på de tillfrågade företagen. Det empiriska materialet har kompletterats med en teoretisk referensram för att syfte och problemformuleringar ska kunna besvaras.
Teori: Den teoretiska referensramen berör Organisatoriskt lärande, Organisation, individ &
lärande, Lärandeprocess i organisationer, Lärande, kommunikation & information samt Single vs. double loop learning.
Empiri: Empirin består av åtta intervjuer. Nästintill samtliga respondenter vittnar om att företagen och respondenterna själva har kunnat dra flertalet lärdomar utifrån den rådande krisen och är i en lärande process just nu.
Analys: I analysen diskuteras företagens och medarbetarnas lärprocesser samt lärdomar kopplat till teori. De olika temana är: Lärande, rutiner & erfarenheter, Medarbetare &
organisation, Information, kunskap & kommunikation samt Anpassning av arbetssätt.
Slutsats: Slutsatserna som dras är att verksamheterna kommer ta med sig lärdomarna som erfarenheter inför framtida arbete i verksamheten och för framtida kriser. Lärdomar som företagen drar omvandlas till rutiner i verksamheterna. Samtliga verksamheter är i en lärprocess nu i att gå över mer till det digitala.
Nyckelord: Organizational learning, Crisis learning management, Single-loop learning, Dubble-loop learning, Organisatoriskt lärande, Läroprocesser
Innehållsförteckning
1. Inledning s.6 1.1 Bakgrund s.6
1.2 Problemdiskussion s.8 1.3 Syfte s.10
1.4 Problemformuleringar s.10 1.5 Avgränsningar s.10 2. Metod s.11
2.1 Epistemologiskt och ontologiskt ställningstagande s.11 2.2 Kvantitativ och kvalitativ forskningsmetod s.12 2.2.1 Fallstudiendesign s.13
2.3 Empirisk datainsamling s.14 2.3.1 Intervjuprocess s.14 2.3.2 Urval av respondenter s.16 2.3.3 Intervjuguide s.17
2.3.4 Transkribering av empiriskt material s.17 2.3.5 Analys av empiriskt material s.18 2.4 Teoretisk datainsamling s.19 2.5 Kvalitetsmått s.19
2.6 Etiska överväganden s.20 2.7 Fördelning av arbete s.21 3. Teoretisk referensram s.22 3.1 Organisatoriskt lärande s.22 3.2 Organisation, individ & lärande s.23 3.3 Lärandeprocess i organisationer s.25 3.4 Lärande, kommunikation & information s.27 3.5 Single vs Double loop learning s.28
4. Empiriskt kapitel s.30 4.1 Företag 1 s.30 4.1.1 Intervju 1 s.30 4.1.2 Intervju 2 s.32 4.1.3 Intervju 3 s.34 4.2 Företag 2 s.35 4.2.1 Intervju 4 s.35 4.2.2 Intervju 5 s.37 4.3 Företag 3 s.40 4.3.1 Intervju 6 s.40 4.3.2 Intervju 7 s.41 4.3.3 Intervju 8 s.44 5. Analys s.46
5.1 Lärande, rutiner & erfarenheter s.46 5.2 Medarbetare & organisation s.50
5.3 Information, kunskap & kommunikation s.52 5.4 Anpassning av arbetssätt s.56
6. Slutsats s.59 7. Reflektioner s.61 Referenser s.63 Bilaga 1 s.67 Bilaga 2 s.68
1. Inledning
Följande kapitel presenterar vikten av att hantera en föränderlig omvärld där osäkerhet råder och betydelsen av det organisatoriska lärandet under krissituationer. Detta avsnitt följs av en problemdiskussion där vi diskuterar vikten av att lära och ta tillvara på de lärdomar som kriser kan komma bidra till. Inledningskapitlet mynnar ut i ett syfte med tillhörande problemformuleringar. Avslutningsvis presenteras avgränsningar för studien.
1.1 Bakgrund
En naturlig del för så gott som alla företag är att det går upp och ner, med bättre och sämre tider för den egna verksamheten (Harvard Business Press, 2008). Förändringar i omvärlden sker ständigt och det gäller för företag att vara närvarande och att vara observanta, för att följa med och skapa en långvarig position på marknaden. Olika händelser avlöser varandra i allt snabbare takt och vissa företag har möjlighet att hantera dessa händelser bättre än andra.
(Frankelius, 2001)
Företag måste finna sig i att vara en del av ett ständigt varierande samhälle där osäkerhet råder, och samtidigt finna medel för att hantera detta faktum. Det gäller att ta tillvara på kunskap för att skapa nya värden, samtidigt som förmågan att anpassa sig inför och möta oväntade hinder är lika viktig. (Ben Salem Dynehäll & Denti, 2020)
Kriser som fenomen i organisationer anses ha blivit allt vanligare och mer omfattande (Heide & Simonsson, 2016). Organisationskris sammanfattas som ett oväntat fenomen som ställer företag inför en utmaning i deras grundläggande arbete, antaganden och värderingar, samt ger organisationen en begränsad tid att agera (Antonacopoulou & Sheaffer, 2013).
Därmed drivs ofta organisationer till förändringar när en krissituation uppstår (Wang, 2008).
Kriser har därmed fått mer betydande roll och ökad uppmärksamhet i både samhälle såväl som i organisationer, vilket också bidragit till en ökad krismedvetenhet inte minst bland företagsledare (Heide & Simonsson, 2016).
En kris kan handla om en utsatt situation mot en produkt, att obehöriga tar sig in i ett för företaget viktigt system eller att det saknas en lämplig person som kan ersätta kunskap och erfarenheter som försvinner. Om efterfrågan på varor av någon anledning plötsligt radikalt minskar globalt, kan även det vara en faktor som bidrar till att ett företag inte längre kan fortsätta bedriva sin verksamhet. (Harvard Business Press, 2008) Finanskrisen 2007–2010 är ett exempel på en kris som ägt rum i modern tid. Krisen ledde till att den svenska kronans värde föll, arbetslösheten ökade och exporterande företag hade svårt att leverera sina produkter. (Nord & Shehata, 2013) Pandemier kan vara ett hot mot ett företag, där företaget måste agera för att kunna fortsätta med sin verksamhet (Clark, 2016).
Enligt Heide och Simonsson (2016) skiljer sig dock uppfattningen av en kris åt från individ till individ och från organisation till organisation, där uppfattningen påverkas av värden, normer, intressen, utbildning, erfarenheter samt självbilder. Beroende på hur en kris uppfattas ser också hanteringen av krisen annorlunda ut. Genom hantering av kriser skapas ofta förutsättningar för kloka insikter och en utveckling av den egna organisationen.
Antonacopoulou och Sheaffer (2013) menar att lärande sker individuellt, i grupp samt i hela organisationen, särskilt under osäkra tider, och kan ses som en dynamisk process som fortlöper före, under och efter en krissituation. De lärdomar ett företag kan dra från en kris hävdar Heide och Simonsson (2016) bör leda till förändringar i beteende, förståelse och uppfattning samtidigt som det bör bidra till en ny, säkrare och bättre framtid. Kriser kräver ett framväxande lärande och reflektion för att företag ska kunna omvärdera och erhålla en förståelse för det som hänt och organisationens agerande utifrån det. Samtidigt som kriser också i flera sammanhang påskyndar lärandet i en organisation (Wang, 2008).
Collinson och Cook (2006) lyfter organisationers lärande som viktigt i avseende att arbeta proaktivt snarare än reaktivt. Med hjälp av lärande kan organisationer förbereda sig inför morgondagen men också inför en långsiktig framtid. Nilsson (2003) menar att företag behöver vara “ständigt lärande” likväl som medarbetare måste sträva efter ett “ständigt lärande”. Förmågan ett företag och dess medarbetare har att lära blir ett medel för hur väl verksamheten kan framskrida. Bruzelius och Skärvad (2011) förknippar lärande
organisationer med verksamheter där medarbetarna i ett tidigt skede upptäcker och löser
problem genom att identifiera felaktigheter och misstag. I lärande organisationer eftersträvas ständiga förbättrade arbetsmetoder, rutiner och arbetsformer. Medarbetare lär dels genom egna och direkta erfarenheter, dels av andra individers erfarenheter.
Under de första månaderna av 2020 har världen, inklusive Sverige, drabbats av Covid-19 viruset (Folkhälsomyndigheten, 2020). Detta virus har en stor påverkan, inte bara på människors hälsa, utan också på samhället och ekonomin i stort. Många företag låter de anställda arbeta hemifrån medan vissa företag har tvingats varsla personal eller gå i konkurs.
(Åkesson, 2020) Då ingen krissituation likt den kring Covid-19 tidigare ägt rum i modern tid, finns ett antagande om att tillverkande företag kan komma att ta flertalet lärdomar med sig ut ur krisen. Därav har vi valt en inriktning mot just de lärdomar tillverkande företag kan erhålla av Covid-19 krisen.
1.2 Problemdiskussion
Heide och Simonsson (2016) hävdar att i dagens komplexa samhälle ses kriser som oundvikliga, där företag inte bör analysera om en kris kommer att uppstå utan snarare när.
Företag bör utifrån sina egna förutsättningar och resurser, vara medvetna om, och förbereda sig inför de risker samt kriser som kan komma att uppstå. Eftersom företag idag är tätt sammankopplade i system som rör sig över funktions-, geografiska och tidsmässiga gränser finns också risken för alltmer omfattande kriser. Yeung, Nason, Ulrich och Von Glinow (1999) menar att flera av de förändringar som, för företaget, sker externt och internt är oförutsägbara. Oavsett om de sker inom företaget, är branschrelaterade eller sker i den globala ekonomin, så är de inte alltid väntade.
Kriser kan antingen ses som något negativt och katastrofalt, eller som en vändpunkt som företag kan ta lärdom av och se som en möjlighet till att utveckla den egna verksamheten (Heide & Simonsson, 2016). Yeung et al. (1999) beskriver att en organisation inte kommer att skapa långsiktiga framgångar genom att låta det vardagliga arbetet fortlöpa på samma sätt som det alltid gjort. Det är därmed väsentligt för utvecklingen av organisationer att ta tillvara på den nya kompetensen som kommer företaget tillhanda och vara redo för de förändringar som ständigt sker. Kontinuerliga förbättringar i organisationen och att ständigt implementera
nya lärdomar i verksamheten är grundläggande. Organisationer som inte kan ta till sig och agera utifrån de förändringar som sker på marknaden riskerar att misslyckas.
Generellt finns det en oro i organisationer att misstag ska återupprepas och man utgår därmed från tidigare erfarenheter. Trots att det finns studier som belyser det essentiella i att lära från tidigare misslyckanden och katastrofer för att underlätta för den framtida
krisberedskapen, finns det dock svårigheter i att lära av misstag. Organisationer måste därmed erhålla en förståelse för lärande i relation till kriser. Att lära i kriser innefattar träning av att ifrågasätta djupt gående normer och värderingar, något som inkluderar sättet företaget tar lärdom av, men också sättet företag omformar utformandet av lärande genom övning. (Antonacopoulou & Sheaffer, 2013)
Jacobsen (2019) hävdar att människor omedvetet ständigt lär sig, vilket är problematiskt i avseende att föra lärdomar vidare inom en organisation. Vikten av att kunna konkretisera och kommunicera tyst kunskap är central för att en organisation ska kunna ta vara på kunskap och utvecklas. Lipshitz, Friedman och Popper (2006) skriver om vikten av att utvärdera för att kunna lära. Företag bör analysera kritiska händelser och fundera över vad som gick mindre bra, varför och hur händelsen hade kunnat förhindras. Att anteckna och samla denna sorts information är av stor vikt. Detta då nedskrivna lärdomar utgör en essentiell del i avseende att säkra att viktig information inte faller i glömska.
I dagens samhälle är diskussionen kring Covid-19 ständigt aktuell. Myndigheter rapporterar dagligen och i media publiceras ny information var och varannan minut om virusets
inverkan. Det är svårt att undgå det faktum att krisen till följd av Covid-19 är här och nu, och berör oss alla på ett eller annat sätt. Krisen påverkar också företag i stor utsträckning. Därav var det för oss som företagsekonomistudenter en självklarhet att studera fenomenet utifrån företags synvinkel. Detta eftersom tillverkande företag ofta ses som stora arbetsgivare och som en betydande del i att samhället hålls rullande. Tillverkande företag anses intressanta då de ofta kopplas samman i leverantörskedjor och är beroende av både nationella samt
internationella leverantörer. I detta fall har också de drabbats av Covid-19. Att import och export är en viktig del för många tillverkande företag tros också vara en viktig aspekt då de i
nuläget påverkas i och med att flera länder stängt sina gränser, medan andra stängt ned sin produktion. Detta har också lett till att många svenska företag, som är beroende av sina leverantörer, inte har fått de varor de behöver för sin produktion. Flertalet företag har fått omorganisera sina verksamheter och andra har tillfälligt fått stänga ned sin verksamhet.
Därav finner vi ett intresse i att undersöka de tillverkande företagens lärdomar av krisen.
1.3 Syfte
Syftet med denna studie är att erhålla en fördjupad förståelse kring lärprocesser och lärdomar hos tillverkande företag och dess medarbetare i samband med krisen kring Covid-19.
1.4 Problemformulering
- Vilka likheter och skillnader finns det mellan olika tillverkande företags lärprocesser och lärdomar kring Covid-19-krisen?
1.5 Avgränsningar
Vi har avgränsat oss att studera tre större tillverkande företag. I studien definieras “större, tillverkande företag” som ett företag som är stor leverantör till andra företag, verkar på en internationell marknad samt har minst 1 000 anställda. Samtliga företag som valts ut har också stora fabriker med egen tillverkning med möjligheter att tillverka stora kvantiteter.
Vardera företag har därtill en omsättning på ett antal miljarder. Studien avser dock inte att studera företag inom samma bransch, utan de företag som tillfrågats verkar inom olika branscher. Vi har valt att studera vad de tre tillfrågade företagen och dess medarbetare lär sig i den nuvarande lärprocessen samt vilka lärdomar de olika företagen bär med sig ur krisen, hur lärandet har gått till och vad företagen har kunnat dra för slutsatser.
2. Metod
Följande avsnitt redogör tillvägagångssättet för genomförandet av studien. I kapitlet presenteras epistemologiska och ontologiska ställningstaganden, kvantitativ och kvalitativ forskningsmetod, empirisk datainsamling, teoretisk datainsamling, dataanalys,
kvalitetsmått, samt etiska ställningstaganden. Varje underrubrik inkluderar teoretisk grund samt tillämpning.
2.1 Epistemologiskt och ontologiskt ställningstagande
Vid valet av lämplig forskningsmetod följer antaganden om kunskap och de metoder som används för att samla in den kunskap som anses behövas. Ontologi avser “läran om det varande” och handlar om sociala företeelser, som antingen uppfattas som en yttre verklighet för de sociala aktörerna, eller som konstruktioner utifrån aktörernas egna uppfattningar och handlande. Den sistnämnda benämns konstruktionism. (Bryman & Bell, 2013)
Utifrån konstruktionismen ses de sociala aktörerna i en organisation som de som ständigt skapar och omarbetar sociala konstruktioner mellan individer genom bland annat ett
kontinuerligt samspel. Vid studier av sådana konstruktioner skapas också en beskrivning av den sociala verkligheten, något som påverkar formuleringen av frågeställningar och
forskningens utförande. (Bryman & Bell, 2013) Studien avser att tolka och förstå en organisation som något som är under ständig uppbyggnad och utveckling. Detta genom att skapa en förståelse för samspelet mellan de sociala aktörerna som verkar i organisationen, i vårt fall medarbetarna. Då studien syftar till att studera de lärdomar tillverkande företag dragit till följd av Covid-19, kommer detta tolkas utifrån medarbetarnas egna erfarenheter, upplevelser och beskrivningar. Därav är den ontologiska ansatsen i denna studie av
konstruktionistisk karaktär.
De ontologiska antagandena är också nära sammankopplade med epistemologi.
Epistemologi handlar om de antaganden som görs gällande hur kunskap blir till. Kunskap kan exempelvis uppkomma genom ämnesspecifika riktningar, intellektuella uppfattningar
eller genom erfarenhetsutbyte. Den sistnämnda avser att kunskap är socialt konstruerad.
(Ericsson, 2019) Epistemologi handlar också om vad som anses vara godtagbar kunskap inom ett visst ämne (Bryman & Bell, 2013).
Utifrån den kunskapsteoretiska grund som epistemologi innefattar, behöver forskare ta ett ställningstagande gällande hur den sociala verkligheten kan eller bör studeras. Ett
perspektiv som kan tillämpas är hermeneutiken. Hermeneutistisk strategi har använts, vilket är ett perspektiv som används vid tolkning av människors handlingar. Det hermeneutiska synsättet har ett fokus på förståelsen för människors beteende och vi behövde därmed ha ett subjektivt synsätt för att fånga de sociala handlingarna. Det
subjektivistiska synsättet kännetecknas av att en organisation ses som socialt konstruerad, där individers sociala erfarenheter bidrar med mening för människor. (jämför Bryman &
Bell 2013) Vi har strävat efter att ha ett subjektivistiskt synsätt. Genom att skapa en förståelse för de olika uppfattningar och erfarenheter varje medarbetare hade, kunde en större förståelse för organisationen skapas.
2.2 Kvantitativ och kvalitativ forskningsmetod
Kvantitativa och kvalitativa forskningsmetoder är två olika metoder som kan tillämpas vid företagsekonomiska studier. De båda forskningsmetoderna har olika fokus samt
tillvägagångssätt för insamling av material. Den kvalitativa metoden handlar om att förklara den sociala verkligheten utifrån människors erfarenheter och uppfattningar. Något som ligger i stort fokus i denna studie för att kunna beskriva den situation som företag satts i under den rådande Covid-19 krisen. (jämför Bryman & Bell, 2013)
Inom de kvantitativa och de kvalitativa forskningsmetoderna finns olika tillvägagångssätt för insamling av material där sambandet mellan teori och empiri skiljer sig åt. Den ena ansatsen är deduktion, som innebär att teori prövas genom praktisk forskning. Hypoteser utformas och prövas genom insamling av teoretisk data, och resultaten kopplas sedan till empiri, för att därefter leda till eventuell bearbetning av existerande teori. Induktion är motsatsen till deduktion och innefattar att forskaren drar generaliserade slutsatser och utformar teori utifrån observationer och empirisk data. (Bryman & Bell, 2013) Abduktion
är ett mellanting mellan deduktion (där “forskaren går från teori till empiri” Ericsson, 2019, s. 71) och induktion (där “forskaren går från empiri till teori” Ericsson, 2019, s. 71). Inom abduktion samlar forskaren in empiri och teori om vartannat för att låta kunskapen för ämnet växa fram. (Ericsson, 2019) Den abduktiva ansatsen är ett tillvägagångssätt där forskarna utgår från empirin men där den teoretiska grunden är betydelsefull både före och under forskningsprocessen. (Tjora, 2012) Kvalitativa forskningsmetoder med ett abduktivt angreppssätt har tillämpats, då det var det tillvägagångssätt som ansågs passande utifrån studiens syfte. Detta för att vi då kunde samla in teoretiskt- och empiriskt material
omvartannat. Först utformades en enklare teoretisk grund som sedan utvecklades med hjälp av det empiriska materialet. Genom att samla in empiri under tiden, uppmärksammades vilka ytterligare teoretiska kunskaper som behövdes.
2.2.1 Fallstudiedesign
Vid fallstudier genomförs en detaljerad undersökning av ett specifikt fall. Det kan exempelvis innefatta en undersökning av individer, företag, samhället eller någon annan form av grupp. Ofta är fallet komplext och av en specifik karaktär som innefattar studier av en viss miljö eller en specifik situation. (Bryman & Bell, 2013) Material gällande specifika fall kan också genereras genom dokumentstudier. Dessa dokument kan bland annat vara just fallspecifika, och kan inkludera årsredovisningar från ett specifikt företag, eller information från olika webbsidor kopplade till företaget. Därmed kan informationen ha olika syften och skapa ett bredare perspektiv. Genom analysering av redan existerande dokument kan information kopplade till ett specifikt fall, kompletterat med annat material, därefter sättas i sitt sammanhang. (Tjora, 2012) I denna studie belystes fallet Covid-19 och de olika lärdomar tillverkande företag dragit utifrån denna kris. I studien genomfördes detaljerade och ingående undersökningar av tre olika tillverkande företag genom
granskning av årsredovisningar och företagens hemsidor samt genom flertalet intervjuer.
Utifrån detta kunde unika drag lyftas fram i varje företags olika lärdomar. Genom att göra en undersökning på flera företag kunde även skillnader företagen emellan diskuteras.
För att framföra en tydlig bild av respektive fall gällande företagens lärdomar utifrån Covid-19, valde vi att också skriva en inledande bakgrund om respektive företag. Detta för
att underlätta i avseende att läsaren då enklare kan förstå lärdomarna i sitt sammanhang.
Informationen är baserad på respektive företags hemsida, årsredovisning samt intervjufrågor.
2.3 Empirisk datainsamling
2.3.1 Intervjuprocess
Intervjuer är en vanligt förekommande insamlingsmetod vid kvalitativ forskning.
Kvalitativa intervjuer kan delas upp i två huvudsakliga typer av intervjuer, varav semistrukturerade intervjuer är en av insamlingsmetoderna. Vid semistrukturerade
intervjuer formuleras olika teman som ska ligga till grund för intervjun. Semistrukturerade intervjuer lämpas också bra vid studier med ett relativt tydligt fokus. (Bryman & Bell, 2013) Då denna studie har ett tydligt fokus kring Covid-19, kändes valet av
semistrukturerade intervjuer relevant.
Åtta intervjuer genomfördes under våren 2020, utfördelade på olika tillfällen med två intervjuer på Företag 2 och tre intervjuer på Företag 1 och 3. Intervjuerna genomfördes med personer som är väl insatta i företaget och har goda kunskaper om verksamheten och de lärdomar verksamheten kunnat dra utifrån den rådande situationen. Respondenten fick till stor del styra riktningen på intervjun utifrån de teman som utformats. Detta för att underlätta för individen att framföra sina egna reflektioner, erfarenheter och upplevelser kring situationen utan allt för stor påverkan från oss.
Det fanns i början av arbetets gång en oro för att medarbetare på de tilltänkta företagen inte skulle kunna avvara tid för intervju, eller att företagen inte fått igång sin verksamhet
tillräckligt på grund av de rådande omständigheterna. Problematiken kring att studien då inte skulle baseras på tillräckligt brett och djupt material på grund av för få intervjuer kunde då varit ett faktum. Detta förebyggdes dock genom att i god tid ta kontakt med de kontaktpersoner som fanns på företagen, och få klart åtminstone en intervju på vardera företag. Därefter gick det relativt snabbt att få klart resterande intervjuer då det fanns ett stort intresse kring ämnet bland samtliga respondenter. Detta eftersom samtliga har blivit
påverkade på ett eller annat sätt av den rådande krisen och därför var det ett viktigt ämne för dem att diskutera.
Ett problem som uppstod under studiens gång var de omständigheter som uppkom gällande Covid-19 och de rekommendationer som finns gällande social distans. Detta resulterade i att det blev problematiskt att genomföra fysiska intervjuer. Därav togs beslutet att
genomföra intervjuerna på distans via Skype och Zoom. Något som inte resulterade i negativa konsekvenser för studiens genomförande, eftersom vi ändå fick ett innehållsrikt material under intervjuerna. De problem som uppstod var tekniska problem då det ibland bröts för någon av oss så att det var problematiskt att höra allt. Vid dessa tillfällen bads respondenten att upprepa det som sagts. Utöver det var det inga andra störningsmoment.
I början av insamlingen av det empiriska materialet gjordes en testintervju med en av de respondenter som valt att ställa upp. Detta för att testa de frågor som utformats och få en indikation på om frågorna gav svar på det som vi önskade. Vissa frågor togs bort eller omformulerades efter testintervjun, samtidigt som några frågor också lades till. De frågor som lades till skickades senare till respondenten via mejl.
Vid intervjuer bör intervjuns upplägg och syfte förklaras för respondenterna. Likaså bör intervjun inledas och avslutas med möjlighet för respondenten att ställa frågor. (Bryman &
Bell, 2013) Under intervjun agerade en av oss moderator. Det var moderatorn som inledde intervjun med en kort presentation av oss och vår utbildning, för att därefter introducera intervjuns tema/område och studiens avsikt för respondenten. Varpå respondenten gavs möjlighet att fråga över eventuella oklarheter (vilket denne också fick göra under
intervjun). Därefter framfördes att intervjun kommer att vara öppen för respondenten att fritt framföra egna tankar, åsikter och erfarenheter. Respondenterna informerades också om att de kommer få möjlighet till att läsa arbetet innan slutgiltig inlämning. Innan intervjun påbörjades fick respondenterna ge sitt samtycke till att materialet spelades in och samtliga respondenter godkände att detta gjordes. Efter den inledande presentationen fortsatte moderatorn med att ställa de frågor som utformats, medan de andra två av oss antecknade
vad som framfördes för att kunna använda det som underlag utöver det inspelade materialet.
Bakgrundsinformation underlättar vid sammanställningen av intervjumaterial då svaren kan sättas i ett sammanhang (Bryman & Bell, 2013). Under intervjutillfällena ställdes frågor gällande respektive organisation för att skapa en helhetsbild och frågor till respondenten gällande dennes roll i företaget samt antal år på företaget för att få en bakgrund. Detta gjordes för att få respondenten att känna sig bekväm i rollen som respondent och för att få en mjukstart på intervjun.
2.3.2 Urval av respondenter
Ett målstyrt urval har använts, vilket avser att forskaren väljer respondenter strategiskt utifrån lämpligheten i förhållande till studiens syfte. Denna urvalsmetod har valts att kompletteras med inslag av snöbollsurval, vilken är en urvalsmetod som innebär att forskaren väljer ut ett mindre antal relevanta respondenter att inledningsvis samtala med.
Dessa respondenter hjälper sedan till att ta fram ytterligare respondenter till studien.
(jämför Bryman & Bell, 2013)
Då det sedan tidigare fanns kontaktpersoner på samtliga företag, var det dessa som kontaktades. Syftet med studien förklarades för kontaktpersonerna, så att de skulle få en inblick i arbetet. De personer som intervjuades på respektive företag utsågs av företagen själva, då de hade bäst kunskap om vilka som mest lämpade sig att svara på frågor kopplade till studien. Vi framförde dock önskemål om att vi gärna ville ha åtminstone en respondent som är centralt placerad i organisationen och därmed skulle kunna ge en övergripande bild av organisationen. Detta för att skapa en helhetsbild kring lärprocesser och lärdomar i hela organisationen. Därtill intervjuades också 2-3 medarbetare som har befattningar som har påverkats av Covid-19. Genom att intervjua anställda på de olika företagen kunde vi erhålla en fördjupad förståelse kring lärprocesser och lärdomar hos olika tillverkande företag och dess medarbetare i samband med krisen kring Covid-19.
2.3.3 Intervjuguide
Som nämnts tidigare formuleras specifika teman inför semistrukturerade intervjuer. Det är också dessa teman som utgör den intervjuguide som används vid intervjutillfällena. En intervjuguide fungerar som en sammanställning av de områden/teman som ska beröras under intervjun, där vardera tema/område kan innefatta ytterligare intervjufrågor. Denna guide kan dock ändras under intervjuns gång och frågor kan tas bort eller läggas till. Det gäller därmed att vi är flexibla utifrån intervjuguiden. (jämför Bryman & Bell, 2013) Intervjufrågor har kategoriserats inom de olika teman/områden som valts, se bilaga 1. Detta förbereddes innan intervjuerna ägde rum.
Fokus under intervjuerna var att skapa en förståelse för händelser, mönster och beteenden för att få en så bred och omfattande bild som möjligt av respondenternas uppfattningar och beskrivningar av det lärande som skett till följd av Covid-19. Vi försökte anpassa språket gentemot respondenterna genom att använda oss av enkla formuleringar och ett vardagligt språk vid utformandet av frågor. Detta för att undvika missförstånd vid intervjutillfället.
(jämför Bryman & Bell, 2013) Som nämnts tidigare testades frågorna som intervjuguiden bygger på under en testintervju och omarbetades därefter. Utifrån samtliga frågor
resulterade intervjuerna i mycket utförliga och innehållsrika svar.
Operationalisering avser att mäta något och innebär att relevanta begrepp tas fram för det som ska mätas (Bryman & Bell 2013). I denna studie har en operationalisering genomförts i avseende att ta fram relevanta frågor att ställa till respondenterna under intervjutillfällena.
Den operationalisering som gjorts finns att se i bilaga 2.
2.3.4 Transkribering av empiriskt material
Vid kvalitativa studier är det av stort intresse vad respondenterna säger men också hur de säger det. I och med detta är det till en fördel att spela in materialet för att underlätta vid transkriberingen. Transkribering handlar om sammanställningen av materialet. Denna kan vara omfattande med mycket material att analysera, och kan därmed också vara
tidskrävande. Att spela in intervjuer är dock av stor vikt för den detaljerade analysen av materialet och för att respondentens egna ord då finns samlade. Om forskarna väljer att
enbart anteckna är det lätt att de missar betydelsefull information. (Bryman & Bell, 2013) Inspelningen av intervjuerna bidrog till att vi inte gick miste om viktiga detaljer, samt att det också underlättade vid transkriberingen och analyseringen av materialet.
Inspelning av material kan också ses som ett hinder för en intervju. Detta då det kan komma påverka respondenten negativt, då denne exempelvis inte vågar framföra åsikter när dessa ordagrant finns inspelade etc. Andra problem som kan komma att uppstå är tekniska problem, att exempelvis hela eller delar av intervjun inte blir inspelad. (jämför Bryman & Bell 2013) Vi försökte förhindra det sistnämnda genom att använda minst två mobiler under varje intervju. Vi förde också anteckningar under intervjun i förebyggande syfte. Det upplevdes heller inte som att respondenterna höll tillbaka information, utan de gav mycket utförliga och innehållsrika svar.
Efter att materialet sammanställts och transkribering gjorts, skickades det sammanställda materialet även till respektive respondent för ett godkännande av resultatet. Detta för att säkerställa att materialet från intervjun tolkats på ett korrekt sätt samt att det sammanställts så att det var representativt för företaget.
2.3.5 Analys av empiriskt material
I det empiriska materialet behöver man göra ett urval utifrån de reflektioner som gjorts gällande vad som anses relevant utifrån studien. Därefter ska materialet bearbetas. (Tjora, 2012) Efter att det empiriska materialet transkriberats identifierades olika begrepp som följde genom hela den empiriska framställningen. Dessa begrepp låg sedan till grund för de teman som utformades. Varje tema förklaras kort med en teoretisk beskrivning för att förtydliga temat och varför det ansågs relevant. Därefter analyseras det empiriska
materialet utifrån en teoretisk referensram. Utifrån analysen bearbetas både det empiriska och teoretiska materialet för att dessa olika delar mer skulle stämma överens. Då en
abduktiv strategi tillämpades pågick också analyserandet av materialet under studiens gång.
(jämför Tjora, 2012)
2.4 Teoretisk datainsamling
Litteraturgenomgång är en essentiell del av uppsatser och forskningsprojekt. Genom en litteraturgenomgång kan forskarna identifiera vilka teorier och begrepp som redan finns tillgänglig inom det område som forskarna avser behandla. (Bryman & Bell, 2013) För att få fram en lämplig teoretisk grund till detta arbete har bland annat Linnéuniversitetets
sökmotor Onesearch använts, där sökord som kris, företagskris, organisation,
organisationellt lärande, organisational learning etc. har använts. Sajten Perlego har även nyttjats, vilken tillhandahåller litteratur skriven på engelska i e-bokformat. Utöver det använde vi också Linnéuniversitetets ämnesguide för att få fram avhandlingar och artiklar inom ämnet som är av värde för studien. Teori samlades in i ett tidigt skede, för att få fram relevanta begrepp och därmed teman som är viktiga att lyfta vid intervjutillfällena. Frågorna som ställdes under intervjuerna togs fram genom en operationalisering av teori.
I den litteratur som framtagits gällande krishantering och organisatoriskt lärande, har förhållandet mellan lärdomar och krissituationer varit frånvarande och inte berörts i samma utsträckning. Flertalet författare framför att det inte finns särskilt mycket forskning inom lärande i kriser och det finns därmed färre studier kopplat till området. Vi hoppas därmed att studien kan komma att täppa igen en kunskapslucka inom just detta område.
2.5 Kvalitetsmått
Inom den kvalitativa forskning är det essentiellt att bedöma och värdera studiens utfall utifrån måtten trovärdighet och äkthet, i hänseende att stärka kvaliteten på resonemang, argumentation och den analys som sker inom den kvalitativa forskningen. (Bryman & Bell, 2013)
Trovärdighetskriteriet kan delas in i flera delkriterier, nämligen pålitlighet, överförbarhet, konfirmering samt tillförlitlighet. När det kommer till pålitligheten har vi noggrant redogjort det tillvägagångssätt som tillämpats för att läsaren ska kunna mäta kvaliteten i de val som gjordes. Vad gäller överförbarheten har vi haft som mål att det ska vara möjligt att applicera
resultatet i en annan social miljö eller vid liknande situationer, då målet är att andra tillverkande företag ska kunna ha nytta av denna studie och få en ökad förståelse för situationen i stort. Detta för att också bidra till värdefulla insikter, ökad förståelse av den sociala miljön och dess aktörer, samt framtida förändringar. Vi har varit noga med att inte låta egna värderingar påverka studien samt strävade efter att ha ett objektivt synsätt med hänsyn till att inte låta något, såsom erfarenheter, påverka studiens utförande. Detta i avseende att öka konfirmeringen. För att säkerställa att vi tolkade intervjuerna på ett sätt som stämmer överens med respondenternas egna uppfattningar, gavs de intervjuade också en möjlighet att läsa det material som respektive intervju mynnat ut i. Därav eliminerades risken för att felaktigheter publiceras i denna rapport, vilket dels stärker tillförlitligheten, men också äktheten. Det är av stor väsentlighet att skapa en rättvis bild. Vi strävade efter att följa samtliga kvalitetsmått för att säkerställa att studien är så sanningsenlig som möjligt.
Detta för att se till att den forskning som denna studie presenterar ska kunna användas och täppa igen den lucka av kunskap som finns kring fenomenet som sådant. Något som också visar på studiens äkthet. (jämför Bryman & Bell, 2013) De som kan ha intresse och nytta av denna forskning, är de tillverkande företagen som deltar i studien, andra tillverkande företag samt studenter som vill studera liknande område. Kunskapen är tilltänkt att ge bredare insikt inför framtiden om liknande situationer inträffar, vilket stärker studiens överförbarhet.
2.6 Etiska överväganden
Etiska regler i förhållande till företagsekonomisk forskning inkluderar frivillighet,
anonymitet, integritet och konfidentialitet. Forskare har en skyldighet att informera de som är delaktiga i studien vad syftet med studien är och att de har rätt att återta sitt samtycke när som helst. Vidare har forskaren en skyldighet att säkerställa att den information som samlas in enbart används till studiens ändamål, samt att den information som presenteras ska vara korrekt återgiven och överensstämma med verkligheten. (Bryman & Bell, 2013)
GDPR (General Data Protection Regulation) är en lag över hantering av personuppgifter.
dvs. namn, adress, personnummer etc. GDPR innebär att dessa uppgifter ska behandlas och bevaras på ett korrekt samt säkert sätt. (Linneuniversitetet, 2020) Etiska ställningstagande i denna studie berörde hur hanteringen av den information som samlats in var tänkt att ske.
Intervjun inleddes med att informera den anställde om studiens syfte, vad informationen skulle användas till samt en presentation av hur informationen skulle hanteras. De intervjuade anonymiserades i studien och omnämndes som informanter. Gällande åtaganden utifrån GDPR sparades ingen information som inkluderade namn, adress eller personnummer. Detta då det inte ansågs vara av värde för studien. Efter att
sammanställning gjorts raderades också det inspelade materialet.
2.7 Fördelning av arbete
Inledningskapitlet har vi bearbetat tillsammans. Vi delade upp metoden där var och en av oss fokuserade på några specifika delar. Därefter hjälptes vi åt att bearbeta texten. I teorin har Hanna arbetat med Bruzelius & Skärvad, Jacobsen & Thorsvik, Andersen &
Abrahamsson, Granberg, Eriksson-Zetterquist, Kalling & Styhre samt Collinson & Cook.
Erika har arbetat med Heide & Simonsson , Barker & Camarata, Antonacopoulou &
Sheaffer, Molander, Wang och Argyris. Maria har arbetat med Alvesson & Sveningsson, Collinson & Cook och Jacobsen & Thorsvik. En del teori har tagits bort, därav stämmer inte antal skrivna stycken överens med det arbete som var och en av oss lagt ned.
Var och en av oss har haft ansvar för ett av företagen. Ansvaret har inneburit bokning av intervjuer samt kommunikation med respondenterna efter intervjuerna, där det har säkerställts att respondenterna godkänt sammanställningen av intervjun. Hanna har ansvarat för Företag 1, Erika för Företag 2 och Maria för Företag 3. Vid intervjuerna har Erika agerat moderator, medan Hanna och Maria har antecknat det som respondenterna sagt. Empirin har vi hjälpts åt att sammanställa, där var och en av oss haft något mer ansvar över sitt företag. Övergripande har vi hjälpts åt att bearbeta texten, där vi tillsammans diskuterat stycken som ska vara kvar eller tas bort. Analys, slutsats och reflektion har vi skrivit tillsammans, med en lika mängd arbetsinsats.
3. Teoretisk referensram
Kapitlet som följer utgör en teoretisk referensram och berör: Organisatoriskt lärande, Organisation, individ & lärande, Lärandeprocess i organisationer, Lärande,
kommunikation & information samt Single vs. Double loop learning
3.1 Organisatoriskt lärande
Organisatoriskt lärande handlar om att förbättra den egna verksamheten utifrån kunskaper och insikter som kommer fram genom att rätta till felaktigheter. Det innefattar
omvandlandet av kunskap som bygger på erfarenheter till faktiska rutiner och riktlinjer. Det handlar om att vara öppen inför erfarenheter, våga ta ansvarsfulla risker och att det finns en vilja att acceptera fel samt att lära av dessa. (Jacobsen & Thorsvik, 2014) Genom att agera utifrån den kunskap som finns visar det på att lärande har skett, men kunskapen bör också kunna tillämpas (Argyris, 2003).
Att vara en lärande organisation innebär att organisationen kan tillämpa ny kunskap och utveckla denna. Den nya kunskapen bör innebära ett förändrat beteende hos de anställda för att bidra med ökade framgångar för organisationen i stort. Lärandet handlar inte bara om att fatta bättre beslut utan också om att förstå de olika tolkningar och uppfattningar som finns inom organisationen. (Barker & Camarata, 1998) Lärande handlar i stort om att med hänsyn till de kunskaper som redan finns, använda sig av dessa för att lösa det som inte tidigare finns kunskap om. (Antonacopoulou & Sheaffer, 2013) Användandet av den kunskap som finns inom en organisation är ofta rutinmässig och följer specifika regler. Det finns accepterande procedurer för lösningar av problem och tillvägagångssätt, där rutinen är en viktig förutsättning. (Molander, 1996)
Lärande är en dynamisk process där fokus ligger på att avsiktligt öva. Processen innefattar repetition, granskning, förfining och förändring av olika tillvägagångssätt. Genom övning och repetition skapas utrymme för att finna nya lösningar som är en integrerad del av inlärningen i organisationen. Lärandet bidrar också effektivt till analysering och reflektion av olika aspekter i delar av arbetet, och återkopplar dessa på olika sätt för att förbättra
kapaciteten. (Antonacopoulou & Sheaffer, 2013) Genom lärandeprocessen skapas, kompletteras och organiseras den kunskap och de rutiner som finns i en organisation, och anpassar dessa utifrån de aktiviteter organisationen har. Genom att tillämpa och förbättra de färdigheter som finns hos medarbetarna kan effektivitet i organisationen uppnås. Därmed kan det organisatoriska lärandet ses som ett strategiskt hjälpmedel. (Wang, 2008)
Lärande och utveckling är nära relaterade till varandra. En organisation som har en framstående förmåga i att lära har också möjligheten att utvecklas i hög grad. Detta syns tydligt genom exempelvis organisationens förmåga att experimentera inom sin verksamhet och huruvida misslyckanden motiverar och leder till nya experiment. Vidare kännetecknas också en organisation med hög lärandeförmåga av att arbetet kring svårigheter och problem ständigt är pågående. (Bruzelius & Skärvad, 2011)
Företag kan dock stöta på flertalet hinder vid organisatorisk lärande. Dessa hinder kan exempelvis innefatta hinder i medarbetarnas rutiner i det vardagliga arbetet där agerande sker utifrån gammal vana. Genom att följa gamla regler och principer reduceras
möjligheten till att hitta alternativa lösningar och lämpliga förändringar. (Heide &
Simonsson, 2016)
Kunskap förbättras ofta genom utmaningar som kräver förändringar eller nya förutsättningar. Genom detta ges möjlighet till reflektion, vilket bidrar till fortsatt kunskapsbildning. En specifik situation skapar ofta mening bland de medverkande och därmed kan olika situationer och problem ses som ett kunskapsområde. En tidigare situation blir praxis för hur den nya situationen ska tolkas och hanteras. (Molander, 1996)
3.2 Organisation, individ & lärande
Organisationen utgör en viktig omgivning för lärandet, men det är enbart dess medarbetare som kan lära av sitt handlande. Med organisatoriskt lärande menas den process där lärande sker i organisationer, närmare bestämt när människorna i en organisation lär. Lärande är den process när inlärning av något främmande sker, som resulterar i förändring av attityder, värderingar och beteenden. (Andersen & Abrahamsson, 2005) Oftast sker lärandet i det
man gör utifrån de tidigare erfarenheter man haft. Utifrån detta utvecklas lärandet genom att individen lär sig mer samt utvecklar hur man gör och vad som görs genom praktisk tillämpning. Det som måste analyseras är hur man som individ kan använda dessa erfarenheter i olika sammanhang. (Molander, 1996)
För att en organisation ska ses som lärande krävs det att organisationen är att det finns goda relationer mellan medarbetare. En organisation behöver värdesätta sina anställda,
uppmuntra och ge dem ansvar. Och för att utveckling av detta ska ske krävs god
kommunikation. Organisationer bör riva barriärerna mellan medarbetarna för att skapa en gemenskap och nå en gemensam kunskap. (Barker & Camarata, 1998)
Medarbetare på en arbetsplats genomför arbetsuppgifter på rutin och löser problem med hjälp av sitt kunnande. Därtill finns även situationer som kräver lärande, vilket gäller då medarbetaren i förväg inte har tillräckligt mycket kunskap och då behöver lära sig mer för att lösa en viss situation. Fenomenet kan förklaras genom att gestalta dessa arbetssätt i form av fält, se figur 3.6. Reservfältet och lärandefältet innebär störst utmaning för medarbetare och handlar om att lösa problem. Reservfältet innebär att medarbetaren behöver begrunda erfarenheter och ha en analytisk förmåga för att lösa en problematisk situation, vilket skiljer sig från rutinfältet som innebär att kunskapen är väl etablerad hos medarbetaren och att denne inte behöver tänka efter. Medan lärandefältet involverar att medarbetaren lär sig något helt nytt för att kunna lösa en situation. (Granberg, 2016)
Figur 3: 6 olika lärandefält i arbetet. Illustrerad utifrån Granberg (2016) s.100
Somliga menar att byråkrati och formalisering inom företag hämmar möjligheten att lära.
Detta då organisationer understödjer att det är viktigare att följa rutiner, regler och formella procedurer på ett riktigt sätt, snarare än att fokusera på resultatet av det arbete som
genomförs. Samtidigt kan rutiner och regler som hämmar lärande ses som motsägelsefullt, eftersom det som anställda i en organisation lär sig vanligen omvandlas till just riktlinjer och rutiner. Strukturen i ett företag kan därmed ses som företagets “långtidsminne” då det styr hur verksamheten ska agera utifrån olika händelser. Detta genom att händelser delas in i kategorier och hanteras efter deras förhållande till regelverket. Utifrån denna indelning hanteras också kommande händelser på liknande sätt, vilket kan hämma lärandet. Därav är det viktigt för organisationer att ständigt förbättra sina tillvägagångssätt och anpassa sig för att kunna skaffa nya erfarenheter. (Jacobsen & Thorsvik, 2014)
Lärande kan inte undvikas då det är något som sker automatiskt och är en ständigt pågående process hos individer. I och med att en organisation utgörs av de sociala aktörerna är det därmed svårt att även för en organisation undvika att lärande sker. I en organisation är arbetet därför nära sammankopplat med lärande där gemensamma insikter och kunskaper skapas. (Heide & Simonsson, 2016) Företags organisationsstruktur påverkar medarbetares lärande. Genom strukturen definieras en formell arbetsfördelning, vilken har inverkan på respektive anställds val gällande vilket område personen väljer att fokusera på.
Medarbetarens arbetstitel definierar vad vederbörande förväntas göra och vilka typer av problem medarbetaren ska hantera. Därmed blir det naturligt för en medarbetare att vara lösningsorienterad inom medarbetarens arbetsområde, och därav är det huvudsakligt det egna arbetsområdet som medarbetare är uppmärksamma på. Därav kan lärprocesser i en organisation se tämligen olika ut. (Jacobsen & Thorsvik, 2014)
3.3 Lärandeprocess i organisationer
Lärande inom organisationer kan delas upp i tre olika delprocesser: kunskapsskapande, kunskapslagring samt kunskapsöverföring. Kunskapsskapande, handlar om hur kunskap kan skapas, vilket är genom erfarenheter eller genom teori. Begreppet kunskapslagring, hur organisationen väljer att “minnas” och lagra kunskapen de har, kan också kallas
organisatoriskt minne. Det organisatoriska minnet kan byggas upp på två varierande sätt.
Det första är att verksamheten nyttjar den redan befintliga kunskapen som finns i de olika rutinerna och de olika teknikerna verksamheten har byggt upp. Kunskap som ingår i rutiner på arbetsplatser, dvs. arbetsuppgifter som medarbetarna gör utan att behöva fundera, kallas vanligtvis för tyst kunskap. Det tredje, som kallas för kunskapsöverföring, är viktig och handlar om att kunskap måste transporteras inom organisationen, från en del till en annan.
Sådan överföring av kunskap kan ske över internet, möten osv. Det viktiga är att kunskapen delas. (Alvesson & Sveningsson, 2019)
Eriksson-Zetterquist, Kalling och Styhre (2012) hävdar att lärande inom organisationer kräver fyra centrala processer:
● anskaffning av kunskap
● intern överföring av kunskap
● tolkning av information
● organisatoriskt minne.
Kunskapsanskaffning är den process då kunskap förvärvas, exempelvis genom:
erfarenheter, att fånga tyst kunskap, att lära av konkurrenter, eller en kombination där en verksamhet använder sig egen kunskap och blandar med andras för att ta fram ny kunskap.
Intern överföring av kunskap handlar om hur spridningen av information är tänkt att ske i organisationen, så att samtliga medarbetare kan dra nytta av den. Vid överföringen är det viktigt att informationen inte förvrängs samt att den överförs i ett tidigt skede. Tolkning av information innefattar att information måste vara kompatibel för att organisationen ska kunna tolka den och möjliggöra enhetliga tolkningar. Vidare handlar det också om att hantera överflöd av information och bearbeta den, vilket kan vara en utmaning.
Organisatoriskt minne rör hur verksamhetens lärdomar ska arkiveras och dokumenteras så att informationen kan användas i framtiden. Datasystem är ett vanligt exempel på hur företag lagrar information. (Eriksson-Zetterquist et al. 2012)
3.4 Lärande, kommunikation & information
Insamlandet av information och hanteringen av information är en viktig del av det
organisatoriska lärandet. Det är av stor vikt att organisationen har förmåga att ta fram den tysta kunskap medarbetare besitter och att kunna göra essentiell information tillgänglig för samtliga medarbetare. Samtidigt är det även av stor vikt att samla in relevant information från den omvärld som påverkar den egna verksamheten. (Jacobsen & Thorsvik, 2014) I lärande organisationer bör informationen delas och en gemensam tolkning av
informationen bör skapas. Vilken typ av kommunikation som sker är också betydelsefullt för lärandet. (Barker & Camarata, 1998)
Lärande kan beskrivas som en förändring eller förändringsimpuls, där öppen
kommunikation samt information är av stor vikt. (Abrahamsson & Andersen, 2005) För att möjliggöra organisatoriskt lärande krävs att medarbetarna i en organisation lär, men det är först när detta lärande kommuniceras inom verksamheten som själva lärandet blir
organisatoriskt. Först då kan insikter och erfarenheter tillämpas. Därav är just
kommunikation en viktig del gällande det organisatoriska lärandet. (Bruzelius & Skärvad, 2011)
För att en organisation ska komma någonstans är det nödvändigt att möjligheterna finns att ständigt kunna dra nya lärdomar. En lärande organisation kännetecknas av att de individer som anskaffar nya kunskaper dokumenterar dessa samt delar med sig av dem till resterande i organisationen. Genom att dokumentera kunskapen kan den föras vidare till fler
medarbetare och på så sätt utveckla verksamheten. Ett exempel författarna nämner är att dokumentera processer som handlar om förändring i en databas. (Alvesson &
Svenningsson, 2019)
Kommunikation är en viktig aspekt i det organisatoriska lärandet. I en värld som ständigt förändras är det en utmaning att upprätthålla god kommunikation i en organisation för att bidra till det organisatoriska lärandet. Kommunikationens
huvudsakliga uppgift är att förmedla organisationens mål och strategier där den interna kommunikationen innefattar strategiska beslut, resonemang, färdigheter och processer.
Att kommunicera effektivt förutsätter att medarbetare kan samarbeta, integrera och att det finns ett engagemang i att hjälpa varandra att förstå. (Barker & Camarata, 1998)
3.5 Single vs. Double-loop learning
Organisationer behöver lärande system för att kunna hantera förändringar som sker i omvärlden. “Single-loop learning”, så kallat enkelt lärande, eller “double-loop learning”, vilket innefattar dubbelt lärande, är två former av lärande. Med enkelt lärande menas det lärande som involveras i ett befintligt tänk och arbetssätt. (Bruzelius & Skärvad, 2011) Single-loop learning sker när det finns en missanpassning som korrigeras utan att värderingar, beteenden och rutiner ändras (Argyris, 2003). Single-loop learning kan ses som det lärande som utgår från konsekvenser av genomförda handlingar och baseras på feedback, där lärandet innefattar förbättring inom ett område där kännedom redan finns.
(Bruzelius & Skärvad, 2011; Collinson & Cook, 2006) Single-loop-lärande existerar i de organisationer där kriser ses som ett fenomen utanför organisationen som behöver lösas för att det vardagliga arbetet ska kunna fortgå. Det bör finnas en naturlig reglering hos företag där anpassning efter de förändringar och omständigheter som råder är en självklarhet. Vid denna typ av lärande är arbetet med att finna de felande faktorerna i organisationen det centrala, samt att korrigera dessa så företaget kan återgå till det vardagliga arbetet. Utifrån situation agerar en organisation på ett specifikt sätt och arbetet med att reducera
situationens påverkan bidrar till ett Single-loop-lärande. (Heide & Simonsson, 2016)
Jämfört med Single-loop learning, handlar Double-loop learning snarare om att en
missanpassning identifieras och korrigeras genom att först ändra och anpassa värderingar, rutiner och andra grundläggande beteenden utifrån den situation som råder. (Argyris, 2003) Dubbelt lärande betyder att det rådande arbetssättet ifrågasätts, vilket kräver en mer
avancerad form av lärande. Double-loop learning handlar om de förändringar en organisation gör gällande grunden för en verksamhet, där lärandet av något främmande görs och ses som en mer radikal form av lärande där mönster bryts och nya innovativa lösningar eftersträvas. (Bruzelius & Skärvad, 2011) Double-loop learning är när en organisation stiger utanför sin comfort-zone, exempelvis genom att byta inriktning på företaget. I ett tillverkande företag kan detta vara till exempel att kärnverksamhetens fokus
på att tillverka en viss produkt förflyttas till en helt annan produkt. Detta kan vara på grund av förändrad efterfrågan eller liknande. (Eriksson-Zetterquist et al (2012) Vid Double loop-lärande justerar organisationen de olika handlingar som görs och reflekterar samt analyserar de gemensamma normer och värderingar som har en påverkan på medarbetarnas handlingar. De grundläggande uppfattningarna i organisationen ifrågasätts, något som kräver att företaget måste hitta alternativa tillvägagångssätt och utveckla ett annat tänk.
Vilket kan vara en utmaning för organisationer då det anses allmänt svårt att lära om. Vid utformningen av nya, alternativa normer och värderingar genereras ett
organisationslärande. Genom Double-loop-lärande skapas djupare lärdomar där anpassning utifrån den rådande situationen inte är den enda förutsättningen för lärande. (Heide &
Simonsson, 2016)
