Inköpsprocessen vid Orien Trade

Fråga fem gick in på hur inköpsprocessen sköts vid Oren Trade. Lukka besvarade frågan med att han inte är i mycket kontakt med inköpsprocessen eftersom inköpsprocessen sköts i Estland. Lukka betonade att Orien Trade Finland Oy får kosmetikan levererad från företaget i Estland. Trots detta delade ändå Lukka med sig om det han visste om och vad man bör ta i beaktande. Nedan tillämpas respondentens svar i Van Weeles inköpsprocess.

Figur 6 Van Weeles inköpsprocess steg för steg

Steg 1 Definiera specifikation

Som det beskrivs i kapitel 8.1 angående Weeles inköpsprocess bör inköparen börja med att bestämma och specificera vilka slags produkter som ska köpas in och vilket behov produkten bör tillfredsställa. Orien Trade analyserar mycket vilka slags produkter som är populära och hur trenderna fortlöper. Detta görs bland annat genom att följa med på sociala medier.

Lukka berättade att produktutbudet bland de sydkoreanska kosmetikaföretagen är mycket stort mot vad det kan vara mot de finländska leverantörerna. Det finns många produkter att välja mellan och att söka fram vilken produkt man vill köpa in tar tid.

Respondenten anser att bland de största utmaningarna är att ta in helt nya produkter till den finländska marknaden och sätta de till försäljning. Precis som Weele menar är nytt köp den slags inköps som är mest riskfyllt och utmanande. Lukka berättade att det kan uppstå problem ifall de nya produkterna senare visar sig inte bli populära på andra större marknader som exempelvis den kinesiska eller amerikanska marknaden. Ifall detta är fallet stoppas ofta produktionen hos de sydkoreanska producenterna eftersom det inte är lönsamt att producera de längre eftersom efterfrågan blir liten. Då lider de mindre inköparna av detta.

På grund av det stora produktutbudet och alla andra större marknader är det viktigt att följa med landets omgivning och faktorerna som påverkar dem. Om man följer med det undviker man lättare att göra misstaget och introducera produkter som kan bli mindre populära på andra marknader.

1. Definiera Specifikation

2. Välja

leverantör 3. Avtal 4. Beställning 5. Leverans

bevakning 6. Utvärdering

Steg 2 Välja leverantör

För att välja leverantörer har Orien Trade några tillvägagångssätt. Relationerna med några av de sydkoreanska kosmetikaföretagen inleddes redan före Orien Trade LLC grundades då ägarna bodde i Sydkorea vilket har underlättat. Grundarna skapade kontakter med de sydkoreanska företagen redan under denna tid, vilket enligt Lukka har underlättat.

En faktor som påverkar hur man väljer leverantörer bland de sydkoreanska företagen är hur det sydkoreanska hierarkiska tänkandet påverkar de första stegen i kontakten. Lukka betonade hur det hierarkiska tänkandet på de sydkoreanska företaget påverkar då man vill inleda en ny handelsrelation. Lukka berättade att det är nästan omöjligt att få kontakt med de högre cheferna på sydkoreanska företag. Respondenten förklarade att man måste börja med att förhandla och kommunicera med de lägre anställda och arbeta sig upp i hierarkin på ett sydkoreanskt företag för att få kontakt med de högre cheferna.

Andra saker som bestämmer hur Orien Trade väljer leverantörer är att de har en kontaktperson i Sydkorea som hjälper till med att skapa nya handelspartners i Sydkorea.

Lukka menade att de har anställda på Orien Trade som talar koreanska, vilket gynnar att få kontakt med nya handelspartners i Sydkorea. Lukka anser att sydkoreanska företag kan och gärna pratar engelska men det främjar ändå mycket ifall man kan kommunicera på koreanska. Detta kan bero på Sydkoreas höga värde på kulturdimensionen osäkerhetsundvikande. Det är mindre riskfyllt och man undviker missförstånd om man får kommunicera och förhandla på sitt modersmål.

Lukka rekommenderade att kontakta Kotra, Korea trade-investment promotion Agency.

Den sydkoreanska organisationen som hjälper utländska företag att hitta handelspartner i Sydkorea och underlätta inköpen samt hjälpa till att få nya kontakter. Korta är mycket värdefullt ifall man inte känner till några Sydkoreanska företag från tidigare.

Steg 3 Avtal

Då man har bestämt sig för vilken leverantör inköpet ska ske från görs avtalet och upphandlingar inleds. Lukka betonade att sydkoreanska företag är ivriga på att besöka marknaden före de inleder en handelsrelation eftersom de vill se marknaden före de gör ett beslut. Lukka berättade att även Orien Trade ofta besöker Sydkorea för att lättare se

trenderna och göra handelsrelationen mera personlig. Detta är typiskt för feminina samhällen. Man vill ha en personlig relation och känna att den är säker.

Steg 4 beställning

Precis som Weele, betonade även Lukka att leveranstiden är ytterst viktig att ha med i beställningsordern. Respondenten berättade hur viktigt det är att göra beställningen i god tid eftersom annars kan det uppstå problem för tillverkarna i Sydkorea att producera kvantiteten i tid. Vilket i sin tur leder till fördröjning med att leverera varorna i tid till Finland. Detta beror på att de större marknaderna i andra delar av världen ofta går före eftersom den finländska marknaden är relativt liten i jämförelse med exempelvis den amerikanska marknaden.

Steg 5 Leverans bevakningen

Van Weele beskrev olika typer av leveransbevakning. Tyvärr fick jag inget direkt svar av Lukka om detta. Men eftersom tidsschemat är någonting som Lukka betonade väldigt mycket antar jag att de följer vad Weele kallar för rutinkontroll, det vill säga kontaktar leverantören och bekräftar leveransdatum. Ytterligare följer Orien Trade noga med förtullningen av kosmetikan. Lukka berättade att det ibland uppstår problem med EUs regleringar. Ibland kan det medföra problem om inte ingredienserna och innehållsförteckningen är tillräckligt noggrann och beskrivande. Speciellt koreansk kosmetika kan ha annorlunda och exotiska ingredienser, som ibland inte kan förstås eftersom de är okända för Europa. Därför är det är viktigt att beskriva ingredienserna ingående för ibland har det uppstått problem vid tullen om listan inte är tillräckligt preciserat.

Steg 6 Utvärdering

Precis som Weele påpekar noterar Orien Trade om inköpet gett gott resultat och ifall problem uppstått vidtas åtgärder. Precis som i de olika typerna av köp. Går Orien Trade igenom olika många steg.