Inställningar för Bokning

Här kan man lägga till de resurser man kan boka, vilka kategorier de tillhör och på vilka platser de finns. Dessa tre flikar är uppbyggda på samma sätt.

Resurs – här fyller man i de olika tillgångarna som man skall kunna boka exempelvis registreringsnumret om det gäller bilar eller namn på konferensrum.

Kategori – här fyller man i om man kan boka flera olika saker under en och samma bokning som exempelvis bilar, konferensrum, utrustning osv. I bokningen kan man sedan välja att visa de olika kategorierna för sig.

Plats – här fyller man i var resursen finns någonstans. Exempelvis om man har kontor på flera orter så är en företagsbil knuten till en viss ort, ett konferensrum kan ligga i olika byggnader osv

För att lägga till de resurser som skall vara bokningsbara klickar man på plusknappen, då öppnas ett nytt fönster:

➢ Namn: Här fyller man i namnet på resursen som bör vara unikt, det räcker inte att skriva Volvo ifall företaget köper in fler Volvo.

➢ Beskrivning: Här fyller man i en beskrivning om man önskar (det är valfritt), det är tex bra att tala om hur många platser det finns i ett konferensrum. Detta syns när man klickar på resursens namn när man bläddrar bland resurserna i on-lineläge. Då får man upp ett fönster med beskrivning (även bild om man har valt det).

➢ Bild: Här kan man visa en bild på resursen. Tex kan det vara bra att se hur de olika konferensrummen ser ut innan man bokar dem.

OBS! Lägg till bilden efter att du har skapat resursen!

➢ Tillhör kategori: Här visas de kategorier man fyllt i under fliken ”Kategori”, det förutsätter att man gjort det först. Därför är det bra att börja med att skapa kategorier och platser innan man fyller i resurserna.

➢ Finns i plats: Här visas de kategorier man fyllt i under fliken ”Plats”, det förutsätter att man gjort det först.

Fliken Formulär

Här kan man skapa ett formulär med frågor (samma frågor som e-postformulär, se avsnitt 5.4.2) som användaren kan besvara i samband med bokning. För att skapa en fråga klickar man på plustecknet. Som standardinställning ligger alltid fältet beskrivning i formuläret.

Fliken Bokning och avbokning

Här kan man ange tidsrestriktioner, allt från veckor till minuter, när man lägger upp en bokning.

➢ Bestäm hur långt fram i tiden bokningar kan göras: Om man kryssar för detta alternativ kan man bestämma en tid som gäller för tidigast anmälan. Om man anger en tidsrestriktion kan det vara lättare att administrera.

➢ Bestäm hur lång/kort en bokning får vara: Kryssar man för denna kan man bestämma hur lång respektive kort en bokning får vara. Ett konferensrum kanske bara får bokas en dag och minimitiden för att boka en bil kanske är en timme.

Flikarna bokning och avbokning fungerar på liknande sätt. Under avbokning kan man ställa in hur nära bokningsdatumet som en avbokning kan göras.

Bokning/avbokning kan även göras på resurs och kategorinivå. Detta ställer man in genom att dubbelklicka på aktuell resurs eller kategori, under fliken Bokning resp Avbokning.

Fliken E-post

Här kan man välja att skicka notifieringar med e-post till de som berörs av bokningen. Exempelvis om receptionen

Notifieringar kan även göras på resurs och kategorinivå, på så sätt kan man se till att notifieringar enbart skickas iväg om vissa resurser/kategorier bokas. Detta ställer man in genom att dubbelklicka på aktuell resurs eller kategori, under fliken E-post.

Fliken Utseende

Här kan man ställa in formatmallar och färger för hela bokningsmodulen.

Fliken Behörighet

Här bestämmer man vilka som har behörighet att göra något i bokningen. Två behörigheter finns som standard:

➢ Anonymous: Som har rollen Visa bokningar. Den är förinställd på att personer som inte är inloggade kan titta på bokningar, egna och andras. För att man skall kunna boka måste man vara inloggad i SiteVision.

➢ Samtliga inloggade användare: Som har rollen Boka. Den är förinställd på att inloggade användare har rätt att göra allt som har med bokning att göra utom administration av bokning.

Genom att klicka på ikonen Egenskaper vid rollerna kan man se vilka behörigheter som ingår i den rollen. Det går att ändra vad de två olika grupperna, inloggade och inte inloggade, får göra i bokningsmodulen. Vill man ändra på rollen, klickar man på Egenskaper och väljer att kryssa i de rutor som skall gälla för rollen.

Vill man inte att alla inloggade användare skall få göra en bokning utan bara vissa användare så tar man bort standardinställningen (med minustecknet) och lägger till de användare som skall få behörighet i modulen. Därefter klickar man på Lägg till roll . Här bestämmer man vilka rättigheter som en grupp användare skall få. Namnsätt rollen och markera de rättigheter som skall ingå i rollen

➢ Visa resurs: Denna väljer man om man vill att användarna bara ska kunna se om det gjorts några bokningar eller ej (dvs inga detaljer). De har inte tillåtelse att boka resursen.

➢ Boka resurs: Om man vill att användare skall få tillåtelse att boka en resurs.

➢ Avboka: Ger användaren möjlighet att avboka sina egna bokningar

➢ Ändra egna bokningar:Man har möjlighet att ändra sina bokningar

OBS! Om man har skrivrättigheter på webbsidan så har man automatiskt rätt att administrera ALLA bokningar!

Fliken övrigt

➢ Benämning av datum: Om man vill ändra benämningen på datum som syns högst upp i bokningen.

➢ Uppdatera automatiskt när datum väljs: Kryssar man i denna knapp behöver man inte klicka på knappen Visa efter att man har valt datum. Uppdateras automatiskt när man har valt ett datum.