Intern kommunikation och samarbete

Till stor del använder sig majoriteten av företagen telefon, mejl och möten för den interna kommunikationen hos företaget. Det som varierar mellan de olika företagen är till vilken grad de använder dessa alternativ. Samtliga företag som intervjuades befinner sig i början av en digital transformering gällande intranät. Respondent R4 har lagt större vikt på att implementera ett intranät inom företaget så visar det att intranät bidrar med förbättringar gällande den interna kommunikationen, samarbetet och dokumenthanteringen. Nedan kommer respektives respondents lösning för den interna kommunikationen presenteras och även hur de använder dessa lösningar för att samarbeta med varandra internt.

24

4.2.1.1 Respondent 1

Den interna kommunikationen hos R1 sker mest verbalt genom att gå runt och träffa varandra på kontoret, ifall det gäller projektgrupper eller liknande så kommunicerar man också verbalt men även genom telefonsamtal, sms samt genom videokonferenssamtal. Om det handlar om att kommunicera med hela företaget så använder företaget sig av informationsskärmar med dessa kan anställda endast ta del av och inte bidra med någon information till. Om kommunikation gäller en grupp av personer så vänder man sig oftast till fysiska möten, men det finns även möjligheten att utföra digitala möten med hjälp av ett videokonferensprogram som liknar Skype men har annan benämning och är anpassat specifikt för företaget på grund av säkerhetsskäl. Det används främst när folk inte kan medverka på fysiska möten och kan istället vara någon annanstans geografiskt men ändå ta del av den information tas upp på mötena förklarar R1.

”Den används främst när folk inte kan medverka på möten, alltså interna möten. Men det används även när man kommunicerar med andra tillståndshavare. När man har gemensamma arbeten så kan man ha möten och jobba med dokument även om man sitter hemma.” – R1

Detta program gör det möjligt att samarbeta digitalt eftersom många arbeten är gemensamma och behöver därför utföra en mängd möten samt jobba med olika dokument och då finns möjligheten att göra detta platsoberoende. Gällande allmän kommunikation för hela företaget så skickar VD:n ut informationsbrev via mejl och det används även informationsskärmar som sitter uppsatta utöver företaget och presenterar nyheter och allmän information. R1 förklarar att när det gäller interna möten så kan de bli långa och ganska ineffektiva på grund av den mötande kulturen som finns hos företaget.

“Så då blir mötena ganska långa och oftast blir dom ineffektiva för vi är en mötande kultur och ibland kan vara så att man går från möte till möte periodvis, så mötena blir inte produktiva” – R1

Vilket leder till att R1 skulle behöva finna ett sätt att minska antalet möten och istället vända sig till någon annan lösning för att göra mötena mer produktiva. Ännu ett problem som R1 tar upp handlar om förståelse för vem du ger informationen till. Vissa personer vill inte göra fel och skickar därför ut information till allihopa, vilket leder till att anställda får onödigt mycket information, ett problem som några av respondenterna finner gemensamt.

4.2.1.2 Respondent 2

R2 använder i dagsläget till största del telefon och mejl för att kommunicera internt på företaget samt att det sker fysiska träffar där man besöker varandra under arbetet. R2 använder sig av en metod som kallas ledarskap genom närvaro och innebär att de som sitter i ledande positioner inom företaget ska röra sig ute i verksamheten och lyssna samt diskutera med anställda.

” […] det är en kombination av mejl och att man ringer och besöker varandra. Inom företaget kallar man det för ledarskap genom närvaro, vilket innebär att vi som sitter i ledande positioner ska röra oss ute i verksamheten ganska mycket och lyssna av, så det är väl det.” – R2

För tvåvägskommunikation inom företaget används till störst del telefonsamtal och mejl men även fysiska och digitala möten via Microsoft Teams för att förmedla information som berör

25 hela företaget. Det är även så att VD:n skickar ut månadsbrev med information gällande företaget. R2 förklarar att de använde sig av ett intranät tidigare men på grund av att intranätet skulle ändras så flyttades deras ledningssystem från intranätet till deras server och detta minskade användningen av intranätet drastiskt då många av användarna på intranätet använde ledningssystemet. R2 menar dock att de ska börja använda intranätet mer i framtiden eftersom deras koncern gärna vill att ledningssystemet ligger på intranätet och vill att företaget ska använda det som en centralpunkt. R2 förklarar också att anledningen till att de vill använda sig av intranätet mer är för att enkelt kunna sprida generell information och säkerställa att anställda jobbar på samma sätt. Då man har möjligheten att dela samma information till anställda genom intranätet så säkerställer man att alla lära sig samma metoder och arbetssätt menar R2.

”Det [intranätet] är ju ett sätt att sprida kunskap och säkerställa att vi jobbar på samma sätt, om det är saker man inte göra så ofta så ska man kunna läsa om rutinen kring det och arbetssätt ”hur var det man nu skulle göra, hur var det man skulle tänka, vilken mall var det jag skulle använda?”. Så man ska kunna säkerställa ett gemensamt arbetssätt, sen kan ju intranätet vara rent informativt med saker som händer förövrigt på företaget.” – R2

För att dela med sig av information genom delar av företaget skickas informationen genom mejl till avdelningschefer som därefter delar med sig av informationen till anställda genom avdelningsmöten. Det fungerar även likadant gällande uppdaterade rapporteringar av till exempel väder, då skickas det ut en rapportering via mejl till projekt och platschefer som de sedan sprider med sig av den informationen till anställda. För envägskommunikation inom företaget används mest informationsmejl och månadsbrev från VD:n, sedan används även rena informationsmöten med anställda har även chans att bidra med egen information under dessa möten vilket gör att mötena inte helt kan klassas som envägs informella.

Ett problem som uppstår med den interna kommunikationen enligt R2 är att telefonsamtal används om det är ett måste att få tag i någon specifik person, då mejl inte alltid svaras på och kan därför ses som en någorlunda ineffektiv lösning gällande tvåvägskommunikationen. R2 finner därför en tröghet med att använda mejl för att kommunicera och även skicka dokument som ska redigeras med mera, vilket är anledningen till att Microsoft Teams har börjat användas mer. Microsoft Teams har börjat användas för att göra denna process enklare och mer effektiv. Ledargrupper använder Microsoft Teams i dagsläget för dagliga avstämningar samt att kunna dela med sig av dokument med anteckningar från möten och anteckningar gällande vad som ska göras framöver inom arbeten. R2 förklarar att de inte har börjat använda Microsoft Teams inom projekten men ser det som ett bra alternativ i framtiden för att göra projektkommunikationen mer effektiv.

För att bidra till det interna samarbetet använder sig R2 av en applikation som heter Buildsafe och är en applikation för arbetsmiljö och hantering av skyddsronder, observationer, tillbud och olyckor förklarar R2.

”Vi använder något som heter buildsafe som är en applikation för arbetsmiljö och hantering av skyddsronder och observationen, tillbud och olyckor. Där har vi köpt in så alla anställda även snickare hos oss har en mobil. Där rapporterar dom in dagligen om dom ser osäkra förhållanden ute på arbetsplatsen för att vi ska få ett beslutsunderlag i förbättringsarbetet för att veta vad för typ av bekymmer är det vi ser, det är en bra grej för dom [arbetarna].” – R2

26 Alla som jobbar hos företaget har en egen jobbtelefon och kan med hjälp av mobilapplikationen rapportera in genom Buildsafe. Detta är för att varje anställd ska kunna sprida information genom hela företaget om till exempel olyckor och väderförhållanden.

4.2.1.3 Respondent 3

R3 använder till mest del telefon och mejl gällande tvåvägskommunikationen, sedan genomförs möten för att sprida information genom hela företaget och även veckobrev används för detta. Veckobreven skickas ut väldigt sällan; ungefär två till tre gånger per år. Verksamheten är i hög grad projektbaserad och därför finns ett behov av intern kommunikation ute på byggplatserna. Det sker till störst del genom telefonsamtal och verbal kommunikation i form av fysiska möten och träffar. All operativ personal har tillgång till egna telefoner vilket möjliggör kommunikation både mellan fältarbetare och kontorsarbetare. Oftast är det så att de skickar iväg ett mejl om de vill en eller flera personer något och om det endast är en specifik person så ringer de varandra. R3 förklarar att de har börjat fundera på att implementera ett intranät inom företaget, men har funderingar ifall det skulle kunna gå att säkerställa ifall anställda läser informationen som läggs ut på intranätet.

De har börjat implementerat Microsoft Teams för att kommunicera och även ha digitala videomöten, men det används till störst del av yngre anställda inom företaget då de anpassar sig bättre för ny teknik förklarar R3.

” […] man skulle kunna säga att det är tjänstemän överlag, där har vi projektingenjörer, projektchefer, platschefer och områdeschefer. Jag skulle tro att det mer är en åldersfråga, då de yngre använder de mer än vad de äldre gör. […] jag tror det är så, dom yngre känner sig mer hemma i det.” – R3

Som exempel på detta har R3 nyligen gått över till ett nytt affärssystem och då användes Microsoft Teams för att skapa ett specifikt Team för detta system så man ska kunna samla supportfrågor man har internt på ett och samma ställe. På sånt sätt kan flera personer dela med sig av sin kunskap och svara på frågorna, vilket kan ses som ett internt samarbete med hjälp av digital teknik. R3 menar att man kan se varje projekt som ett eget litet företag, man har projektfrågor som är mer specifika, praktiska och konkreta för just det projekt det gäller och det finns olika former av digitalt samarbete.

Vid projektering jobbas det med en form av beslutslogg, företaget använder sig av ett digitalt program vilket fungerar som en digital fråge-tavla där det tas olika beslut digitalt. Det kallas för digital projektering och har blivit mer aktuellt inom verksamheten, som sedan kommer gå över och bli helt digitalt i framtiden förklarar R3. Det är arbetssättet mellan produktgrupperna, men det finns även idag (april 2020) vissa ställen där företaget fortfarande jobbar med en vanlig whiteboardtavla med lappar på och genom den tas beslut vid fysiska möten och information delas även ut via whiteboardtavlan. Den digitala projekteringen blir en centralpunkt för projekten där man jobbar gemensamt på projektfrågor och för att komma fram till beslut. Sen går projektmötet över till ett byggmötes-forum när det väl går över till produktion. R3 förklarar även att det är enklare för dom att samarbeta då de personer som hyrs in har en dragning till att samarbeta.

” […] vi har och personer som jobbar med oss har någon extra dragning till att samarbeta med andra och är engagerade för att ta fram saker tillsammans och inte bara köra sitt eget race. På det sättet får vi bra förutsättningar för att utveckla nya lösningar och komma på förbättringar tillsammans.” – R3

27

4.2.1.4 Respondent 4

R4 använder sig både av telefon och mejl som primära kommunikationsplattformar för den interna kommunikationen, men även Skype och Microsoft Teams. Man kommunicerar även verbalt mellan kollegor på kontoret och utför fysiska möten. Skype är någonting som kommer försvinna nästa år (2021) och företaget kommer gå över till att använda endast Microsoft Teams förklarar R4.

”Ja, det är självklart mejl och telefon som används, men det ställes ju krav under dessa tider på hur man kommunicerar utöver verbalt med vilka verktyg som vi använder i vanlig kommunikation och det är ju då Skype och Teams.” – R4

Då företaget har kontor i både norra och södra delar av Sverige så används Microsoft Teams för att utföra digitala möten. Detta minskar resandet och är smidigare då man inte alltid behöver ses för fysiska träffar utan att man kan göra det genom en kamera digitalt. Verksamheten använder sig även att ett intranät och det är uppbyggt som en centralpunkt för företaget, allting går genom intranätet vilket underlättar för anställda att ta del av information och saker de behöver då de vet att det finns på intranätet. Man vet att nyheter och information som läggs ut där kommer läsas då företagets interna kommunikation och digitala samarbete kretsar kring intranätet, R4 nämner även att de kan mäta och se användandet på intranätet.

” […] det är uppbyggt på det sättet att man har en nyhetssida med ett nyhetsflöde. Först har du en nyhetssida med mer seriösa nyheter som kommer, sen har du en till

nyhetssida som är som en intern Facebook-sida, där man till exempel går ut och gratulerar någon som fyller år. Till att man tar kort på nya projektet och till riktigt allvarliga nyheter som krisuppdateringar om det skulle vara något likande. Men hela tiden går vi in här, vi har en friskvårdsportal och det är en extern aktör som vi använde. Ska du in och titta på sjukanmälan, då går man in på intranätet. Ska du in i

ekonomisystemet, då går du in på intranätet för det är där vi länkar ifrån. ” – R4

R4 förklarar att intranätet är uppbyggt med först en nyhetssida som presenterar mer seriösa nyheter som kris uppdateringar och liknande, sedan finns det även en nyhetssida som fungerar som en internt Facebook förklarar R4, där anställda kan gå ut och skriva grattis till någon som fyller år eller att man lägger ut foton på nya projekt. Intranätet används till majoriteten som rör företaget gällande information, vill anställda åt friskvårdsportalen eller titta på sjukanmälan så går anställda in på intranätet, ska anställda in på ekonomisystemet går det via intranätet genom en länk.

Vad det gäller fördelning av information och nyheter så förklarar R4 att intranätet använder sig av ett filter för detta där användaren bestämmer vilken typ av information de vill ha.

” […] kan du ha olika vyer beroende på vad du jobbar med, så då kan du skapa olika grupper. Så om jag tillexempel ska gå ut med någonting som gäller HR så behöver inte alla vara med i den gruppen utan jag skapar en grupp för bara HR. Men den är öppen att gå med i om du vill och då får du HR nyheter också.” – R4

R4 menar att intranätet har funktionalitet för användaren att visa olika vyer beroende på vad den anställde jobbar med, man kan skapa olika grupper beroende på vilket område eller roll du jobbar inom. Om någonting gällande HR ska läggas ut så behöver inte alla vara med i den

28 gruppen utan det skapas en grupp för endast HR, men det är öppet att gå med i den gruppen för vem som helst, men då får man även HR nyheter. Det fungerar som ett filter för varje person som har tillgång till intranätet. R4 förklarar att det är en av de bättre lösningarna då vi idag lever i ett informationssamhälle och man drunknar av grejer när man sitter och jobbar (informationsmässigt) och om man lyckas göra detta till en smidigare process så orkar man med ett informativt tungt samhälle. Detta minskar även mejlande som bevisar av andra respondenter att för mycket information via mejl gör att man slutar kolla sin mejl. R4 menar att det är viktigt att minska det manuella arbetet för att hantera information, vilket i detta fall syftar på hanteringen av mejl för anställda.

Alla kan bidra med information inom intranätet, det finns både kommentarer på varje inlägg och även förslagslåda. Intranätet skapar möjligheten för att skapa en interaktivt plattform där alla kan ta del av information. Detta gör det även möjligt för anställda att ställa frågor och liknande då de kan bidra till intranätet i form av frågor och nyheter. Man vill skapa en centralpunkt för kommunikation med intranätet och se till att alla förstår att man kan vara en del av det. Intranätet finns även tillgängligt som en applikation i telefonen och där loggar man in med sina mejluppgifter, vilket skapar en gemensam koppling mellan de digitala teknikerna istället för att man har två eller flera olika inloggningsuppgifter.

4.2.1.5 Respondent 5

R5 använder både telefon och mejl som primära kommunikationsplattformar samt använder sig mycket av verbal kommunikation på kontoret och arbetsplatserna.

”För att kommunicera internt blir det oftast mejl, sms och telefonsamtal men även att man går och pratar helt enkelt. – R5

Sen använder företaget även ett intranät där information läggs ut samt att de har lagt upp olika kvalitetssystem, det finns externa länkar, handböcker, personal planeringar och även nyheter som läggs ut på intranätet. Intranätet används till första hand att nå ut till alla på företaget med information, information som inte är riktad mot en viss grupp eller person utan ren företagsinformation och nyheter gällande hela företaget menar R5.

”Anledningen till att vi använder intranätet är enkelheten att nå alla, det var nog ruta ett. Utifrån att det är lätt att få ut information och samma information till alla.” – R5

Ett exempel är att intranätet används för att ta in nyanställda i företaget. En nyanställd befinner sig på företaget så läggs det ut en bild, med ett namn och en kort beskrivning så den nyanställda kommer in snabbare i företaget. R5 förklarar att intranätet är en fördel gällande kommunikationen med andra kontor, eftersom de har flera olika kontor över Sverige så blir intranätet en centralpunkt för hela verksamheten och man vill åstadkomma en gemensam kommunikationsplattform mellan olika kontor. R5 förklarar även att verksamheten i Norge har kommit betydligt längre i utvecklingen av intranätet än vad den svenska verksamheten har och att de strävar att mer eller mindre kopiera hur det norska intranätet är uppbyggt och fungerar. Det läggs oftast ut information på intranätet men kan även bli så att man skickar mejl till vissa personer med information som är mer specifik. När information ska publiceras på intranätet så finns det en kontrollant som läser igenom respektive inlägg efter stavfel och om det är lämpligt att publicera. För att dela med sig av information gällande endast en del av företaget så är det först och främst mejl, sms och telefonsamtal som används. Det är även personlig kommunikation, man går och pratar med varandra externt är det viktigt att informationen finns

29 nedskriven så då används mejl och sms. Om man ska boka en träff eller liknande så vill man ha det nedskrivet och helst en påminnelse för det kan bli så att båda glömmer bort det menar R5.

”Jag personligen är ju mycket för att ses och prata fysiskt, sen vet jag att det kan uppstå problem med det. Du kan prata med någon och bestämma en träff eller ett möte men om det inte finns i skrift så kan det bli svårt att komma ihåg. […] om det gäller extern kommunikation är det viktigt att skriva ner det så båda kommer ihåg.” – R5

När det gäller att sprida information mellan olika roller så blir det oftast om någon från kontoret som inte träffar arbetarna varje dag vill någonting så använder de sig av fackföreningens MB-Grupp som förmedlar informationen till yrkesarbetarna, eller så skickar man ut ett sms eller mejl till yrkesarbetarna. Alternativt skickar man ut ett mejl med information till respektive platschef som får förmedla informationen till fältarbetarna. Platschefen sprider denna information genom möten och individuella träffar med arbetare.

Alla har tillgång till telefon, även om personer är på servicejobb så har de även tillgång till