Rasmus Björklund
Användning av digital teknik inom byggindustrin
En intervjustudie av kommunikation, samarbete och dokumenthantering inom byggföretag
Use of digital technology in the construction industry
An interview study of communication, collaboration and document management in construction companies
Informatik C-Uppsats
Termin: VT-20
Handledare: Peter Bellström
1
Abstract
På uppdrag av företaget Soleil IT ska denna uppsats redogöra för användning av digital IT teknik inom byggindustrin baserat på tre grundläggande behov: intern kommunikation, samarbete och dokumenthantering. Uppsatsens syfte fokuserar på hur företag inom byggindustrin kommunicerar och samarbetar internt samt hur de hanterar dokument i nuvarande läge och vad för IT-lösningar de använder och varför dessa IT-lösningar används. Empirin som ligger till grund för uppsatsen baseras på kvalitativa intervjuer av nyckelpersoner från fem byggföretag.
Resultatet visar att företag i studien som använder telefon och mejl som primära digitala kommunikationsplattformar för att kommunicera internt på företaget och att de utför fysiska möten. Samtliga företag använder sig av videokonferensprogram för att samarbeta och kommunicera med flera personer samtidigt och att möten fortfarande kan genomföras digitalt och platsoberoende. Samtliga företag som har implementerat intranät presenterar en rad fördelar för den interna kommunikationen samt dokumenthanteringen genom effektivare kommunikationsmöjligheter samt smidigare tillgång och hantering av dokument.
Nyckelord: Kommunikation, dokumenthantering, samarbete, intranät, digital teknik, digital transformation
2
Innehållsförteckning
Abstract 1
Innehållsförteckning 2
1. Inledning 4
1.1 Bakgrund 4
1.2 Syfte 5
1.3 Målgrupp 5
1.4 Undersökningsfrågor 5
1.5 Avgränsning 5
1.6 Begreppsförklaring 6
2. Litteraturöversikt 7
2.1 Litteratursökning 7
2.2 Digital teknik 8
2.2.1 Intern kommunikation 8
2.2.1.1 Envägskommunikation 9
2.2.1.2 Tvåvägskommunikation 9
2.2.1.3 Interna kommunikationsplattformar 9
2.2.2 Samarbete i digitala miljöer 10
2.2.3 Digital dokumenthantering 11
2.2.4 Intranät 11
2.3 Nivåer för användning av digital teknik på arbetsplatsen 12
2.3.1 Grundläggande användning 12
2.3.2 Utökad användning 13
2.3.3 Avancerad användning 13
2.4 Tidigare studier om digital teknik inom byggindustrin, intranät och den digitala
arbetsplatsen 13
2.5 Sammanfattning av litteratur 15
2.6 Analysmodell 15
3. Metod 17
3.1 Kvalitativa intervjuer 17
3.2 Personliga intervjuer 17
3.3 Semistrukturerade intervjuer 18
3.4 Val av företag 18
3.4.1 Urval av företag 18
3.5 Validitet och Reliabilitet 19
3.6 Etiska överväganden inkl. GDPR-hänsynstaganden 19
3.7 Kvalitativ analys av data 20
3
4. Resultat 22
4.1 Genomförande av intervjuer 22
4.1.1 Intervjuöverblick och respondenter 23
4.2 Resultat gällande intern kommunikation, samarbete och dokumenthantering 23
4.2.1 Intern kommunikation och samarbete 23
4.2.1.1 Respondent 1 24
4.2.1.2 Respondent 2 24
4.2.1.3 Respondent 3 26
4.2.1.4 Respondent 4 27
4.2.1.5 Respondent 5 28
4.2.2 Dokumenthantering 29
4.2.2.1 Respondent 1 29
4.2.2.2 Respondent 2 30
4.2.2.3 Respondent 3 30
4.2.2.4 Respondent 4 31
4.2.2.5 Respondent 5 32
5. Analys 33
5.1 Intern kommunikation och samarbete 33
5.2 Dokumenthantering 35
5.3 Användning av digital teknik 36
5.4 Sammanfattning av digitala tekniker 37
6. Slutsatser 39
6.1 Förslag på fortsatta studier 41
6.1.1 Liknande studie i annan bransch 41
6.1.2 Skillnader på användning av teknologier 41
Omnämnande 42
Källförteckning 43
Bilagor 46
Bilaga 1 46
Bilaga 2 47
Bilaga 3 48
4
1. Inledning
1.1 Bakgrund
Den digitala transformationen går ständigt framåt och digitala tekniker är allt mer implementerade inom företag, vilket skapar nya möjligheter för organisationer och anställda.
Det gäller att använda denna teknik för att stödja och underlätta hur företag kommunicerar och samarbetar (Hamburg 2019, s.1–2). Byggbranschen har hamnat efter när det gäller tillämpning av informationsteknologier som dokumenthanteringssystem och system för att hantera stora mängder med information, oftast beror detta på att styrelsen inom byggföretag domineras av ingenjörer och kartläggare vars kunskap oftast är begränsad till de system som redan är implementerade inom företaget (Forcada 2005, s.46). Forcada (2005) menar att implementeringen av nya system tar lång tid, är dyrt och involverar utomstående hjälp från andra företag och detta förvärras då man också tror att slutprodukten inte kommer uppnå sin ursprungliga specifikation.
Soleil är intresserade i att undersöka hur företag inom byggbranschen använder sig av digitala tekniker för att kommunicera, samarbeta och hantera dokument. Vad det gäller kommunikation handlar det främst om att kunna kommunicera med och mellan anställda, samt att kunna samarbeta med hjälp av digitala tekniker. Hamburg (2019, s.4) förklarar att digitala tekniker syftar på allting från HR-applikationer och primära applikationer, vilket är applikationer som hanterar information om anställda inom en organisation (SelectHub, 2020). Till e-post, direktmeddelanden och virtuella mötesverktyg för att kommunicera och samarbeta. Hantering av dokument är även en viktig del för att bedriva ett företag och enligt Jervis och Masoodian (2014, s.138) har dokumenthanteringssystem blivit en av lösningarna för att underlätta processen gällande fysisk hantering av papper.
Intranät är ofta en utgångspunkt för användning av digitala tekniker, genom att samla olika fristående tekniker på ett ställe och fungera som en digital anslagstavla för den interna delningen av information inom företaget, där både dynamisk och statisk information delas (Bark m.fl.
2002, s.12). Informationen som kan ses som dynamisk kan vara organisationsändringar och nyheter, information som oftast ändras. Den statiska informationen innefattar fakta om organisationen, personalupplysningar och organisationsscheman, information som inte ändras lika ofta (Bark m.fl. 2002, s.12).
Denna uppsats skrivs på uppdrag av Soleil IT som är ett IT-konsultbolag med fokus på webb och användarinteraktion. Soleil IT levererar digitala lösningar för deras kunder med fokus att göra den digitala arbetsplatsen effektivare genom att skapa ordning och struktur. Det handlar om att underlätta för kunderna att organisera och använda de hjälpmedel och tekniska verktyg som de redan har men även förbättra deras sätt att kommunicera, samarbeta och hantera information1.
1 Utsaga från Soleil om hur dom är som företag samt vad de erbjuder. Se https://www.soleilit.se/om-oss.html för mer information
5
1.2 Syfte
Syftet med denna studie är att studera hur företag inom byggindustrin har löst behoven av att kommunicera internt, samarbeta och hantera dokument. Arbetet undersöker olika organisationers nuvarande IT-lösningar och hur de använder sig av dessa samt varför de använder dessa digitala tekniker.
1.3 Målgrupp
Uppsatsen är specifikt riktad mot små och medelstora organisationer inom byggbranschen, men är även avsedd för organisationer inom andra branscher som använder sig av digital teknik för att kommunicera och samarbeta internt samt hantera dokument. Uppsatsen ska vara vägledande för organisationer som använder sig av digital teknik för dessa tre behoven. Då Soleil IT är uppdragsgivare för detta arbete är även de en del av målgruppen.
1.4 Undersökningsfrågor
1. Vilka digitala tekniker använder företag inom byggindustrin för att uppfylla de grundläggande behoven gällande intern kommunikation, samarbete och
dokumenthantering?
2. Hur använder företag digital teknik för att kommunicera, samarbeta och hantera dokument och varför har samtliga företag val att använda de digitala tekniker som kan komma att användas?
1.5 Avgränsning
Uppsatsen kommer vara avgränsad till små och medelstora företag inom byggindustrin som använder någon typ av digital teknik för att kommunicera och samarbeta inom företaget.
Undersökningen kommer inte rikta in sig på företag av full mognadsgrad gällande IT-lösningar, då chansen att de redan har en lösning för att digitalt kommunicera, samarbeta och hantera dokument finns2. Uppsatsen fokuserar istället på vad företag som inte är av full mognadsgrad använder för digitala tekniker. Små och medelstora företag definieras beroende på både antalet anställda och omsättning eller balansomslutning per år. Enligt Europeiska Kommissionen (2018) definieras företag som små ifall de har under 50 anställda och omsätter 10 miljoner euro eller mindre per år. Företag definieras som medelstora ifall de har under 250 anställda och omsätter 50 miljoner euro eller mindre per år (Europeiska Kommissionen 2018). Anledningen till att avgränsa sig till företag inom byggbranschen var för att en undersökning som är under en begränsad tid av tio veckor inte kommer kunna sammanställa data som samlas in ifall det gällde fler branscher och företag. Anledningen till att byggbranschen valdes var för att kunna specificera sig inom en viss bransch och för att arbetet inte skulle bli för omfattande ifall fler branscher valdes att inkluderas. Uppsatsen har avgränsats till en undersökning av tre huvud behov inom organisationer vilka är intern kommunikation, dokumenthantering och samarbete.
Denna studie kommer ta hänsyn till olika former av kommunikation. Dessa innefattar kommunikation via telefon och e-post samt genom chattapplikationer, som bidrar till den interna kommunikationen men även hur det möjliggör samarbete mellan anställda och kontor.
2 Antagande av Soleil baserat på erfarenhet och kunskap inom byggbranschen
6
1.6 Begreppsförklaring
Begrepp Beskrivning
Intranät Intranät kan beskrivas som ett företags egna internet och digitala anslagstavla. Där företaget kan publicera information, nyheter, dokument och kommunicera. Ett intranät fungerar även som ett arbetsverktyg där medarbetarna löser dagliga uppgifter med hjälp av intranätet (Bark m.fl. 2002, s.10).
DMS (Document Management System)
Ett Document Management System underlättar den fysiska processen för att hantera pappersdokument, det brukar krävas hyllor eller arkivskåp för att lagra dessa dokument vilket i sin tur kräver fysiskt utrymme för att få plats, samt att processen för att söka efter papper är mycket långsam. Ett DMS sköter istället dokument digitalt och lagrar dokumenten på en och samma plats, vilket gör det lättare att söka, organisera och hantera dokument (Gautam m.fl. 2019).
Digital transformering Digital transformering handlar om att implementera digital teknik för att förbättra arbetsprocesser (Hamburg 2019, s.3).
Digital arbetsplats En digital arbetsplats som består av olika digitala tekniker och tjänster, som hjälper människor att arbete, kommunicera och samarbeta (Hamburg 2019, s.4).
ECS (Enterprise collaboration system)
En teknikplattform som erbjuder verktyg för samarbete och kommunikation mellan anställda inom en organisation samt att det möjliggör för att dela information, hantera dokument och koordinera arbete och gruppaktiviteter (Williams & Schubert 2018).
CSCW (Computer Supported Cooperative Work)
CSCW fokuserar på människor som samarbetar och hur teknik, speciellt mjukvara tillåter dem att arbeta tillsammans och samtidigt (Benyon 2013, s.364).
7
2. Litteraturöversikt
Litteraturöversikten börjar med att beskriva hur litteratursökningen har gått till samt vilken sökmotor och sökbegrepp som användes för att finna litteraturen som används i studien.
Litteraturöversikten kommer sedan gå in djupare på de grundläggande behov som beskrivs i arbetet, vilka är kommunikation, samarbete och dokumenthantering samt hur de förhåller sig till studien. Litteraturen tar även upp vad intranät är och hur det används som ett arbetsverktyg, vad det innehåller och hur det gynnar behoven på en arbetsplats. Detta kommer baseras på vad tidigare författare och forskare har kommit fram till och det kommer även inkluderas tidigare studier som tar upp ämnena intranät, intern kommunikation, digitalt samarbete, den digital arbetsplatsen och utveckling av digital teknik inom byggindustrin. De grundläggande behoven:
intern kommunikation, samarbete och dokumenthantering som arbetet kretsar kring kommer definieras och beskrivas i förhållande till studien. Slutligen tar litteraturöversikten upp de olika nivåerna för användning av digital teknik.
Syftet med litteraturöversikten är att den ska visa hur denna studie förhåller sig till tidigare forskning och hur den tidigare forskningen ligger som underlag och även stärker särskilda frågor, problem och idéer som den aktuella studien tar upp (Denscombe 2018, s.464).
2.1 Litteratursökning
Litteraturen som togs fram för detta arbete söktes fram genom Karlstads Universitets digitala sökmotor Onesearch. Onesearch söker igenom flera databaser baserat på en sökning och presenterar resultatet i en lista för läsaren att gå igenom. För att samla information om arbetet användes ”communication”, ”internal communication”, ”document management”, ”DMS (Document management system)”, ”collaboration”, ”digital workplace implementation”,
”intranet”, ”intranät” och ”digital technology in construction” som nyckelord och nyckeltermer för sökningarna. För att undersöka användningen i dagsläget så ska litteraturen vara från 2015 och framåt med undantag av litteratur som används för att definiera termer och vidare förklara dem men även för att kunna se skillnader på hur det tidigare varit och hur det har utvecklats fram tills idag. Alla sökningar filtrerades att vara ’Peer reviewed’ vilket innebär att alla rapporter, konferenser, artiklar etc. är granskade. Sökningen ”digital workplace implementation” gav 387 resultat, efter att ha studerat abstraktet på några av resultatet hittades relevanta Implementation of a Digital Workplace Strategy to Drive Behavior Change and Improve Competencies av Hamburg Ileana från 2019 vilket tar upp hur digital teknik kan fungera som en möjlighet för organisationer att förbättras samt hur digital teknik kan användas för kommunikation och samarbete. Denna artikel valdes då den tar upp relevant information angående digital teknik och hur det kan förbättra den interna kommunikationen och samarbetet.
Litteraturen som används diskuterar hur kommunikation, dokumenthantering, samarbete och intranät definieras som samt hur det förhåller sig till denna föreliggande studie.
Studien bygger på ett antal böcker som kretsar kring intranät och de grundläggande behoven kommunikation, dokumenthantering och samarbete. Det kommer även baseras på tre tidigare studier, varav två studier från Karlstad universitet. En intervjustudie gjord av Elfstedt (2015) där författaren intervjuat tre IT-företag som använder någon form av socialt intranät för den interna projektkommunikationen, syftet med hennes arbete är att ta reda på om sociala intranät stärker den interna projektkommunikationen och vilka risker det medför. Den andra studien är utförd av Stolpe (2019), där författaren undersöker hur företag inom metallindustrin använder tekniker för att samarbeta internt och externt samt om metallindustrin ser några drivkrafter
8 och/eller hinder för att utveckla den digitala arbetsplatsen (Stolpe 2019). Den tredje studien av Behun m.fl. (2018) fokuserar på hur byggindustrin har implementerat digital teknik samt hur det används från en teoretisk synpunkt. Studien diskuterar vilka möjligheter som digital teknik kan bidra med och även problem som kan uppstå vid implementering av digital teknik inom byggbranschen.
2.2 Digital teknik
Digital teknik är integrerad i många områden av dagens arbete och utgör en rad fördelar och utmaningar för organisationer, arbetsgivare och anställda. Enligt Hamburg (2019, s.3) kan implementering av digital teknik inom organisationen leda till bättre samarbete mellan anställda och kunder samt bättre intern kommunikation. För att utvinna fördelarna med digital transformation bör organisationer vara kreativa och implementera digital teknik på arbetsplatsen för att inte förlora kunder, produktivitet och anställda (Hamburg 2019, s.2).
Digital teknik innefattar huvudsakligen hårdvara och mjukvara. Snow et al. (2017) skriver att digital teknik möjliggör att hantera stora mängder information och förändrar hur vi jobbar med informationen, samt att digital teknik har förändrat hur vi som människor kommunicerar, lär oss och arbetar. Olika tjänster som nyheterna och underhållning på tv är helt beroende av digital teknik idag och majoriteten av arbete börjar utföras mer och mer digitalt förklarar Snow et al.
(2017).
Hamburg (2019) menar att företag tjänar på att övergå till en mer digital arbetsplats genom att implementera digital teknik i arbetet. Digitalisering av arbetsplatsen ger en ökad produktivitet, kostnadsbesparingar, ett mer mobilt och flexibelt sätt att arbeta genom anpassningsbarhet på marknaden (Hamburg 2019 s.1). De två huvud teknikerna för en digital arbetsplats involverar infrastrukturen, dvs. nätverk respektive applikationer på mobiltelefoner, datorer och webbappar (Hamburg 2019, s.3). Det handlar om att företag implementerar digitala tekniker för att gynna olika behov, i detta fall kommunikation och samarbete mellan anställda och kontor, samt hantering av dokument. Att digitalisera arbetsplatsen gynnar även anställda på sånt sätt att de kan arbeta var som helst och hålla kontakten via mobiltelefoner, samarbeta med andra anställda och hålla sig uppdaterade om nyheter (Hamburg 2019, s.1–2).
2.2.1 Intern kommunikation
Kommunikation innebär att det sker en överföring av information, i detta arbete mellan två personer och i grupp samt information i form av enväg. Fossum (2019, s.27) skriver att kommunikation kan definieras som något som skapar förbindelser, antingen direkt eller fördröjt. En aktivitet; någonting som vi människor gör, skapar och arbetar med och att vi lär oss kommunicera, inte bara hur men även betydelsen av att ge och ta emot information; vi använder kommunikation för att lära oss att kommunicera. Vidare förklarar Falkheimer och Heide (2018, s.19) att kommunikation är grundläggande inom områden som även är helt annorlunda, som samhällsvetenskap, teknik och medicin. Oavsett i vilket sammanhang som kommunikation används, om det är för att dela information, överföra eller skapa ny information mellan människor och organisationer så är det ett behov som berör alla typer av organisationer, vilket leder till att organisationer inte kan leda och organisera utan kommunikation. Det är därför ett grundläggande behov för att ett företag ska uppnå en bra intern struktur och kunna organisera samarbetet mellan anställda och kontor på ett modernt sätt med hjälp av teknik.
9 Denna studie tar hänsyn till olika former av kommunikation. Dessa innefattar envägs och tvåvägskommunikation i form av telefon och e-post samt genom videokommunikationsprogram, som bidrar till den interna kommunikationen men även hur det möjliggör samarbete mellan anställda och kontor. Dessa former av kommunikation beskrivs för att skapa en bredare förståelse för vilka lösningar som idag används av olika organisationer för att driva den interna kommunikationen.
2.2.1.1 Envägskommunikation
Envägskommunikation kan förklaras som distribution av information till en eller flera personer.
Det sker en överföring av information från en sändare till en mottagare och överföringen sker med hjälp av ett verktyg för att kommunikationen ska fungera både praktiskt och tekniskt förklarar (Hrastinski 2013, s.64–65). När kommunikation sker som envägskommunikation distribuerar sändaren information till mottagaren men utan att sändaren förväntar sig någon typ av information i retur, syftet med denna typ av kommunikation är för att mottagaren endast ska ta del av informationen (Hrastinski 2013, s.65).
2.2.1.2 Tvåvägskommunikation
Tvåvägskommunikation kan förklaras som kommunikation med interaktion, där sändaren gör en överföring av information och sedan sker en återkoppling och ett engagemang från mottagaren (Hrastinski 2013, s.65). Sändaren distribuerar information till mottagaren och tar sedan emot information antingen synkront eller asynkront. Synkront innebär att kommunikationen sker direkt i form av tillexempel ett telefonsamtal (Rowlands m.fl. 2006, s 89). Asynkront vilket innebär att kommunikationen inte sker direkt utan det är en fördröjning på svaret, det kan vara via tillexempel mejl (Rowlands m.fl. 2006, s.85). Hamburg (2019, s.5) menar att mobila enheter som tillåter anställda att kommunicera med varandra i form av tvåvägskommunikation även tillåter dem att när som helst ha tillgång till företagsinformation.
Vidare förklarar Hamburg (2019, s.5) att videokonferensprogram och mobiltelefoner tillåter anställda att kommunicera synkront.
2.2.1.3 Interna kommunikationsplattformar
Intern kommunikation inom en organisation innebär ett utbyte av information mellan anställda inom organisationen (Guffey & Loewy 2010, s.17). Interna kommunikationsplattformar gäller de tekniker som anställda använder för att kommunicera med varandra, dessa kommunikationsplattformar innefattar telefoner, för att ringa samtal, e-post för att skicka information och bilagor samt chattapplikationer som tillgängliggör kommunikation mellan två individer och kommunikation som grupp mellan flera individer samtidigt.
Guta m.fl. (2019, s.178) skriver att människor idag tar med sig sina bärbara enheter vart de än går och kommunicerar med varandra oberoende av tidpunkt och geografisk plats. Sättet vi kommunicerar med varandra genom teknologi har drivit mänskligheten in i den fjärde eran och att textmeddelanden inte bara genomtränger våra professionella liv, men även sättet vi kommunicerar som grupp. Ett meddelande når ut till flera individer samtidigt och informationen når dem direkt. Guta m.fl. (2019, s.178) skriver även att mjukvaror som iMessage, WhatsApp och WeChat utökar meddelande funktionerna och även ökar populariteten av mobiltelefoner, då kommunikationsmöjligheterna sträcker sig utöver bara textmeddelanden mellan individer men även mellan flera individer och grupper. Hamburg (2019, s.5) förklarar att både mejl och digitala kalendrar kan kopplas mot varandra och fungera som ett sätt att skicka meddelanden, dela information och boka möten.
10 En del av detta arbete handlar om hur företag kommunicerar internt och vad de använder för digitala tekniker för att möjliggöra intern kommunikation. Den interna kommunikationen tas sedan upp i analysen över vad företag använder för kommunikationsplattformar för den interna kommunikationen.
2.2.2 Samarbete i digitala miljöer
Definitionen av samarbete varierar från person till person och företag till företag, men kan beskrivas enklast som att samarbete använder informationssystem för att tillåta individer eller grupper av individer att arbete samtidigt och tillsammans med information förklarar Rowlands m.fl. (2006, s.84). Rowlands m.fl. (2006, s.84) menar att resultatet av detta är att oavsett vart någonstans de befinner sig geografiskt eller vad för kommunikationsplattform de använder, så ska arbetsmiljön vara detsamma. Rowlands m.fl. (2006) har genomfört en studie inom läkemedelsindustrin om hur dem kommunicerar och samarbetar i en industri där hastighet till marknad och informationsbeslut kan ha stora ekonomiska konsekvenser så är samarbete en nyckelfaktor. Studien fokuserar på hur anställda använder digital teknik i sin normala arbetsdag för att samarbeta och utgår från 30 djupgående intervjuer. Rowlands m.fl. (2006, s.84) förklarar att människor inom läkemedelsindustrin använder digital teknik för att samarbeta, genom att det ger anställda möjligheten att snabbt dela information och kunskap mellan varandra.
Rowlands m.fl. (2006, s.85) tar även upp att dessa tekniker involverar telefoner, mejl och videokommunikation för att kunna kommunicera med varandra samt att videokommunikationen ger möjligheten att utföra möten även om personerna inte befinner sig på samma geografiska plats. Några problem som Rowlands m.fl. (2006, s.86) nämner är att användandet av mejl kan leda till en brist på disciplin som i sin tur leder till överanvändning av mejl. Användaren skickar ut mejl i mängder till fel personer och att det blir svårt att kontrollera vilken version det är på mejlet.
Digital transformering kan ses som en förbättrad och mer effektiv arbetsprocess genom digital teknik. Vilket resulterar i bättre samarbete mellan anställda, effektivare samarbete med kunder, starkare och en mer produktiv relation med partners och en ökad potential för förbättring genom att ändra arbetssätt (Hamburg 2019, s.1–3). Samarbetet med hjälp av digital teknik förbättras genom att anställda kan kommunicera på ett effektivare sätt och därmed bidra med ökad produktion, samt att kontor lättare kan kommunicera med grupper av arbetare då ett meddelande kan nå ut till flera samtidigt förklarar Hamburg (2019, s.1–2).
Att samarbeta i digitala miljöer mellan olika människor kan förklaras med hjälp av CSCW (Computer Supported Cooperative Work), vilket fokuserar på hur människor samarbetar med hjälp av digital teknik och hur det effektiviserar sättet människor arbetar tillsammans (Benyon 2013, s.264). Alexa m.fl. (2019, s.1) menar att digitala tekniker kan användas till att förena människor i partnerskap, grupper och teams. Då teknologin ständigt utvecklas så tillåter det anställda att arbeta i grupper online med hjälp av mjukvara och arbeta tillsammans med dokument och anteckningar. Alexa m.fl. (2019, s.1–2) förklarar vidare att genom formning av grupper och att föra dem tillsammans för att samarbeta, ger det möjligheten att sätta ihop personer som behärskar speciell kompetensen som krävs för att utföra den aktuella arbetsuppgiften. Processen för digital samarbete kan även gå till så att man sätter personer som har kunskap om det digitala systemet och personer som har kunskap om arbetsuppgiften tillsammans och låter dem kompensera för varandras saknade kunskaper förklarar Alexa m.fl.
(2019, s.3).
11
2.2.3 Digital dokumenthantering
Digitala dokumenthanteringssystem används för att underlätta processen av att hantera och jobba med dokument. Musande m.fl. (2017) menar att den fysiska hanteringsprocessen av papper gör det opraktiskt för företag som hanterar en stor mängd dokument gällande sortering, sökning och att jobba med dessa dokument utan ett dokumenthanteringssystem som sköter majoriteten av pappersarbetet digitalt (Musande m.fl. 2017, s.217). Musande m.fl. (2017, s.217) förklarar att ett DMS (Document Management System) används för att minska pappersdokument genom att göra dem digitala och även underlätta för sökning och lagring av dokument. Ett DMS underlättar den fysiska processen för att hantera pappersdokument, det brukar krävas hyllor eller arkivskåp för att lagra dessa dokument vilket i sin tur kräver fysiskt utrymme för att få plats, samt att processen för att söka efter papper är mycket långsam förklarar Musande m.fl. (2017, s.217). Ett DMS sköter istället dokument digitalt och lagrar dokumenten på en och samma plats, vilket gör det lättare att söka, organisera och hantera dokument (Musande m.fl. 2017, s.217).
I en annan konferenspublikation av Jabbar m.fl. (2020) menar de att ett dokumenthanteringssystem är en viktig strategi för att säkerställa en snabb och effektiv arbetsprocess på arbetsplatsen. Det möjliggör större flexibilitet för anställda då ett DMS kan integreras med andra applikationer och tillåter användare att hämta dokument, ändra och spara det till databasen utan att behöva lämna applikationen (Gautam m.fl. 2019, s.404).
Metadata är en typ av data för att identifiera och enkel hämtning av lagrade dokument, till exempel dokumenttyp, datum då dokumentet skapades och version (Gautam m.fl. 2019, s.404). Med hjälp av olika typer av metadata blir processen för att söka och finna dokument enklare än att arbeta med en mappstruktur utan metadata samt strukturen på hur dokumenten lagras digitalt i en databas eller på en server förbättras.
2.2.4 Intranät
Intranät kan ses som ett företags- eller organisations eget internet, som erbjuder lösningar för att dela information och skapar möjligheter för anställda att samarbeta och kommunicera med varandra och resten av organisationen (Rowlands m.fl. 2006, s.85). Intranätet fungerar som en informationskanal, där medarbetarna hanterar information som berör företaget. Detta gäller allting från nyheter och organisationsändringar till mer statisk information som personalupplysningar, organisationsscheman eller budget- och resultatrapporter (Bark m.fl.
2002, s.10).
Genom att använda sig av ett intranät och samla information och nyheter på en och samma digitala anslagstavla så bidrar det med möjligheten för de anställda att hålla sig uppdaterade (Bark m.fl. 2002, s.12). Ännu en fördel som Bark m.fl. (2002, s.12–13) nämner är att publicering av information på intranät jämfört med mer traditionella medier är att det är billigare att uppdatera och att det sker direkt via ett intranät. Man behöver alltså inte lägga tid på att boka korta möten eller anstränga sig för att hålla en fysisk anslagstavla uppdaterad, då intranätet fungerar som en digital anslagstavla och medarbetarna får informationen omedelbart när den publicerats på intranätet. Intranät tillåter även företagen att använda tvärfunktionell kommunikation, vilket innefattar kommunikation för att alla olika avdelningar inom företaget ska kunna kommunicera med varandra och man ska inte vara låst till en avdelning förklarar Bark m.fl. (2002, s.13). Ett intranät fungerar därmed som ett stöd för att hålla ihop verksamhetens olika arbetsprocesser och tillåta anställda att kommunicera med varandra i grupper, det kan ske genom att organisationen utnyttjar funktionalitet för att diskussionsforum i ett intranät (Bark m.fl. 2002, s.13).
12
2.3 Nivåer för användning av digital teknik på arbetsplatsen
Olika organisationer använder digital teknik på arbetsplatsen i varierande mängd för att kommunicera och samarbeta i arbetet, vilket leder till att tillämpningen av digital teknik kan delas in i olika nivåer. I en tidigare undersökning av Stolpe (2019) använder hon olika användningsnivåer gällande den digitala arbetsplatsen och baserar dessa nivåer på litteratur av Williams och Schubert (2018). Williams och Schubert (2018, s.478) har gjort en studie på användningen av ECS (Enterprise collaboration system) och analyserade 13 företag som använder ECS. Med deras undersökning kom de fram till att olika organisationer använder ECS för olika syften och i olika grad, detta kopplar Williams och Schubert till att olika organisationer tillämpar den digitala arbetsplatsen olika och att resultatet av tillämpningen på ECS visar att olika organisationer tolkar och formar den digitala arbetsplatsen olika skriver Stolpe (2019).
Resultatet från studien visar två olika användningsområden av ECS, användarfokuserad och processfokuserad, samt tre olika nivåer för användandet av ECS. De tre olika nivåerna är grundläggande, utökad och avancerad3.
Det här arbetet använder Williams och Schuberts (2018) användarnivåer samt Stolpes (2019) sammanställning av nivåer gällande användning av digitala tekniker. Användningsnivåerna används i syfte för att identifiera och redogöra för de olika nivåer som digital teknik används inom byggbranschen. Arbetet lägger fokus på hur anställda använder digital teknik för att kommunicera internt och samarbeta samt om de använder digital teknik för att hantera dokument. Genom att bestämma en nivå av användning gällande digitala tekniker kan resultatet av hur företag använder dem och jämföras mot nivåerna. Utifrån det kan användningen av digital teknik inom byggbranschen bestämmas.
2.3.1 Grundläggande användning
Enligt Williams och Schuberts (2018, s.483) handlar den grundläggande användningen om att dela information och dokument inom organisationen, det fokuserar på interaktionen mellan anställda och hur de utbyter information som behövs för att de ska kunna utföra sitt arbete. Att dela information och dokument handlar om att anställda kommunicerar med varandra och delar information genom att använda sig av olika typer av diskussionsforum (Williams & Schubert 2018, s.483).
Grundläggande användning av digital teknik kan definieras som att organisationer använder det för att enkelt kunna ta del av information som användare behöver för att kunna utföra sitt arbete.
Medarbetarna integrerar inte med digitala tekniker genom att bidra med någon information utan de är “passiva” i processen och tar endast del av informationen som finns där (Williams &
Schuberts 2018). Företag som endast använder digital teknik för envägskommunikation, det vill säga att medarbetarna endast kan ta del av information utan att bidra, kategoriseras under grundläggande användning.
3 En översättning av Williams och Schuberts (2018) benämning på de olika nivåerna. Originalbenämningarna är
”basic use”, ”extended use” och ”advanced use”.
13
2.3.2 Utökad användning
Utökad användning innebär att företaget använder digitala tekniker som en centralpunkt för organisationen gällande information och kommunikation (Williams och Schubert 2018, s.484.
Företaget använder inte digital teknik endast för att dela med sig av information, utan medarbetarna är deltagande och kan bidra med och redigera information (Williams och Schubert 2018, s.483). Företag som använder digitala tekniker för att medarbetarna ska kunna ta del av och bidra med information samt kommunicera kategoriseras det företaget under utökad användning av digitala tekniker. Anställda kan använda digital teknik inom arbetsplatsen som en interaktiv plattform och ta del av dess information.
2.3.3 Avancerad användning
Avancerad användning innebär att hela företaget använder digitala tekniker för att samarbeta, dela information, vara uppkopplade och följa varandra. Det kan sammanfattas som en multifunktionell integrationsplattform där anställda inte endast tar emot information och bidrar men även arbetar tillsammans med informationen och andra program som företaget använder sig av (Williams och Schubert 2018, s.483). Företaget använder den digital tekniken för att nätverka mellan kollegor för att skapa ett sammankopplat internt socialt nätverk för information, nyheter och funktionalitet.
Företag som använder digital teknik som en plattform där anställda inte endast integrerar mot plattformen och varandra men även varandra genom att dela och arbeta med information kategoriseras som avancerad användning.
Tabell 1. Sammanställning av användarnivåer
Typ av användning Typ av kommunikation (Anställdas medverkan i digitala tekniker)
Beskrivning av användning
Grundläggande användning Envägskommunikation (Passivt medverkande)
Anställda tar endast del av information utan att bidra med egen.
Utökad användning Tvåvägskommunikation (Aktivt medverkande)
Anställda tar del av och bidrar med information
Avancerad användning Tvåvägskommunikation (Aktivt medverkande)
Anställda tar del och bidrar med information, alla anställda använder digital teknik för att vara uppkopplade och arbeta tillsammans
2.4 Tidigare studier om digital teknik inom byggindustrin, intranät och den digitala arbetsplatsen
I en tidigare studie av Behun m.fl. (2018) fokuserar de på hur byggindustrin har implementerat digital teknik samt hur det används från en teoretisk synpunkt. I sin studie diskuterar de vilka möjligheter som digital teknik presenterar och även hur det påverkar företagens arbetsprocesser genom att bli mer effektivare och enklare att uppnå mål inom byggprojekt. Studien tar även upp
14 problem med applikationer och digital teknik inom byggindustrin. Möjligheterna som digital teknik presenterar för byggindustrin är utökad effektivitet och produktivitet, genom implementering av verktyg och digitala applikationer som underlättar processen för kommunikation och informationsdelning förklarar Behun (2018, s.367). Då projekt inom byggindustrin ständigt ändras baserat på variabler som miljö och arbetspersonal för projektet så underlättar informationssystem och digitala applikationer detta genom att göra processen för rapportering och informationsdelning digital och tillgänglig för arbetare (Behun m.fl. 2018, s.367). Behun m.fl. (2018) menar att interaktiv teknologi blir allt mer vanligt bland människors liv, vilket även gäller människor inom byggprojekt och att det är viktigt för ledande roller inom byggindustrin att förklara och utbilda människor till nya teknologier, utmaningar och möjligheter då människor kan ha svårt att acceptera ändringar av deras normala arbetssätt.
Behun m.fl. (2018, s.370) förklarar slutligen att eftersom byggindustrin är en av de minst digitaliserade industrierna så öppnar det större möjligheter för implementationen av digital teknik för framtiden. En av digitala trenderna inom byggindustrin som Behun m.fl.
(2018) har identifierat är digitalt samarbete och mobilitet genom teknik, där det grundläggande behovet är att kunna göra projekten papperslösa mellan kontor och arbetet på byggplatsen.
I en tidigare intervjustudie gjord av Elfstedt (2015) undersöker hon hur sociala intranät kan främja den interna projektkommunikationen inom en organisation samt att belysa eventuella risker som dessa sociala intranät medför. Elfstedt (2015) lägger betoning på olika typer av kommunikation, skriftlig och muntlig, intern och extern, samt projektkommunikation är de olika formerna av kommunikation hon undersöker. Hennes arbete tar även upp interaktion mellan projektdeltagare och hur sociala medier inom intranätet gör det möjligt att interagera och samarbeta med personer inom samma intresseområde, samt att det underlättar kommunikationen mellan personer som befinner sig på olika geografiska platser (McAfee 2009). Studiens metod går ut på att intervjua projektledare inom tre olika IT-företag, där fokus ligger på projektledarens syn över hur sociala intranät kan främja den interna projektkommunikationen samt vilka risker användningen av dessa kan medföra för respektive företag som nämnt ovan. Som underlag för hennes intervjuer har hon använt sig av en analysmodell som berör områdena interaktion mellan projektdeltagare, association mellan projektdeltagare, lärande i projekt samt risker (Elfstedt 2015). Elfstedt (2015) skriver i sina slutsatser att efter genomförande av studien har en rad fördelar identifierats från användning av sociala intranät för den interna kommunikationen. Dessa är snabbare och utökad kommunikation, sökbarhet, relationsfrämjande och informationsdelning. Samt risker som kan medföras identifierades som ryktesspridning och offentliggörande av konfidentiell information.
En annan intervjustudie gjord av Stolpe (2019) lägger fokus på att undersöka hur företag inom metallindustrin använder tekniker för att samarbeta internt och externt samt om metallindustrin ser några drivkrafter och/eller hinder för att utveckla den digitala arbetsplatsen (Stolpe, 2019).
Uppsatsen riktar sig till tillverkningsföretag som är intresserade av att utveckla eller effektivisera hur de samarbetar inom organisationen med hjälp av den digitala arbetsplatsen. I hennes arbete går hon in djupare på vad den digitala arbetsplatsen är och vad det innehåller, att den digitala arbetsplatsen är ett hjälpmedel för de anställda att utföra aktiviteter som kännetecknar information, kommunikation och samarbete. I liknelse till denna studie tar Stolpes studie upp hur vad man använder för digitala tekniker inom metallindustrin för att samarbeta både internt och externt, samt hur man tillämpar den digitala arbetsplatsen. Denna studie kommer också kretsa kring hur man samarbetar internt med hjälp av digital teknik men även vad för tekniker som används för att kommunicera och hantera dokument samt hur detta används och varför. För att sedan kunna bestämma till vilken grad varje företag använder digitala tekniker inom varje grundläggande behov, så kommer samma tillämpning av
15 användarnivåer användas som Stolpe (2019) använder för att bestämma tillämpningen på den digitala arbetsplatsen inom metallindustrin.
2.5 Sammanfattning av litteratur
Litteraturen beskriver de olika delar som kommer analyseras i studien vilka är intern kommunikation, samarbete via digital teknik och digital dokumenthantering. Litteraturen beskriver vad som ingår i dessa grundläggande behov och förklarar hur de förhåller sig till studien. Intranät är även en digital teknik som förklaras då det förekommer i studien. För att kunna bestämma en nivå gällande användningen av digital teknik inom företagen så beskrivs och sammanfattas tre olika nivåer baserat på litteratur från Williams och Schubert (2018). Sedan tar litteraturen upp tre tidigare studier som förhåller sig till detta arbete. Dessa involverar en tidigare studie från Behun m.fl. (2019) som fokuserar på möjligheter som digital teknik bidrar med inom byggindustrin samt hur digitala tekniker kan påverka företag inom byggindustrin positivt. En annan studie av Elfstedt (2015) tar upp intranät samt hur man kommunicerar och samarbetar digitalt med hjälp av sociala intranät samt vilka fördelar som sociala intranät har för den interna kommunikationen och samarbetet mellan anställda. En sista studie av Stolpe (2019) som litteraturen tar upp har en stark liknelse till denna studie, både då studiens uppdrag kommer från samma uppdragsgivare men även när det gäller syftet av studien. Studien utförd av Stolpe (2019) fokuserar på hur samarbete internt och externt går till inom metallindustrin genom den digitala arbetsplatsen samt om metallindustrin ser några drivkrafter och/eller hinder för att utveckla den digitala arbetsplatsen. Den digitala arbetsplatsen i studien sammanfattas som de hjälpmedel som anställda använder för att kommunicera och samarbeta. Litteraturen tar slutligen och sammanfattas med hjälp av en analysmodell, där modellen visuellt beskriver hur studien analyserar resultatet av de genomförda intervjuerna.
2.6 Analysmodell
Analysmodellen visar att den digitala tekniken inom byggföretag analyseras utifrån tre förutbestämda grundläggande behov, dess involverar intern kommunikation, samarbete och dokumenthantering. Vad företag inom byggbranschen använder sig av för digital teknik, hur och varför analyseras utefter figur 1, sedan kommer det fastställas en användarnivå för dessa digitala tekniker. De tre behoven kommer analyseras utefter resultatet från kvalitativa intervjuerna och de empiriska teman som framställs från resultatet. För att fastställa en konkret benämning på vilket grad som företag använder sig av digitala tekniker inom arbetsplatsen så kommer de tilldelas olika nivåer (se tabell 1 i avsnitt 2.3). Sedan kommer även företagens lösningar ställas mot varandra för att ge en vägledande jämförelse av tekniska lösningar.
16 Figur 1. Analysmodell.
17
3. Metod
I detta kapitel redovisas vilka metoder för datainsamling och dataanalys som användes i undersökningen.
3.1 Kvalitativa intervjuer
Huvudmetoden för denna undersökning är kvalitativa intervjuer vilket bestod av semistrukturerade personliga intervjuer (Se bilaga 3). Kvalitativa intervjuer användes för att upptäcka och identifiera egenskaper och beskaffenheten hos något, detta berör den intervjuades uppfattning om något fenomen skriver Patel och Davidsson (2019, s.105). För att få en uppfattning av vad företag använder för digitala tekniker för att kommunicera, samarbeta och hantera dokument samt till vilken nivå de använder dessa, så behövs kvalitativa datainsamlingsmetoder användas för att få en bredare bild av hur det ser ut inom varje företag.
Patel och Davidsson (2019, s.105) menar att kvalitativa intervjuer är bra ifall intervjuaren inte kan formulera i förväg vad som är det “rätta” svaret på en fråga, utan svaret måste vara baserat på den respondents erfarenhet och uppfattning angående fenomenet. Kvalitativa undersökningar passar bäst för denna undersökning då svaren inte kan definieras på förhand, eftersom det inte finns något korrekt svar om hur ett företag använder sig av digital teknik idag.
Vidare skriver Denscombe (2018, s.268) att det är lämpligt att använda intervjuer när det gäller småskaliga forskningsprojekt där avsikten är att utforska komplexa och subtila fenomen, sådant som åsikter, uppfattningar, känslor och erfarenhet. Det är ännu en anledning till att just intervjuer valdes som metod för detta arbete, då det är begränsat med tid och resultatet kommer baseras på uppfattningar och erfarenhet från olika respondenter. Det är viktigt för intervjuaren att förstå respondenten på djupet snarare än att redovisa deras åsikter och uppfattningar med några enstaka ord då respondenten kan ge särskilt värdefulla insikter och kunskaper baserad på deras erfarenhet eller position (Denscombe 2018, s.268).
En av fördelarna med intervjuer som Denscombe (2018, s.292) menar är informationens djup.
Att intervjuer är lämpade för att producera djupgående och detaljerad information, där ämnet kan utforskas, frågor kan följas upp och undersökningsområdet kan följas under en relativt lång period. Men en nackdel med att intervjuer ger djupgående data är att det är tidskrävande (Denscombe 2018, s.294). Då semistrukturerade intervjuer producerar data som är relativt öppen tar det en längre tid att analysera än att använda sig av t.ex. enkäter och då denna undersökning var under begränsa tid kunde endast ett fåtal företag väljas ut. Fördelen blir då istället att svaren får en djupare mening då respondenten kan ge en bredare förklaring och förståelse för hur använder digital teknik och varför.
3.2 Personliga intervjuer
Undersökningen utfördes med personliga intervjuer, vilket innebar att det skedde ett möte mellan en författare och en informant där författaren ställer frågor till informanten att svara på (Denscombe 2018, s.270). En anledning till att personliga intervjuer valdes som metod för detta arbete är för att de är relativt lätt att arrangera, det räcker med att två personer finner en lämplig tidpunkt och utför intervjun förklarar Denscombe (2018, s.270), vilket passade detta arbete bra då det var under begränsad tid. En annan fördel med personliga intervjuer som Denscombe (2018, s.270) menar är att uppfattningarna och synpunkterna som uttrycktes under intervjun kom från en källa: respondenten. Ytterligare en fördel med personliga intervjuer är att ifall författaren bestämmer sig för att spela in intervjun med ljud, så underlättar det för författaren
18 när arbetet med att transkribera ljudinspelningarna börjar. Det blir lättare att skriva ut en inspelad intervju när samtalet endast involverar en respondent, det blir endast en röst att känna igen och bara en person som pratar i taget (Denscombe 2018, s.270). Vid genomförande av personliga intervjuer ligger fokus på ett ämne där respondenten är en person som behöver ha insikt i det valda ämnet, i detta fall gäller det den interna kommunikationen, samarbetet och dokumenthanteringen hos byggföretag. I detta fall valdes respondenten ut på grund av att de besitter speciell kompetens och detta ska motiveras för respondenten att deras bidrag är viktigt för undersökningen (Patel & Davidson 2019, s.96).
Personliga intervjuerna utfördes över telefonsamtal samt genom programmet Zoom, vilket är ett digitalt program för att utföra videokonferenser, digitala möten och kunna chatta (Zoom 2020). Zoom valdes för det är ett program som Karlstad Universitet rekommenderar. På grund av den globala epidemin (COVID-19) så ändrades planerna för att utföra fysiska intervjuer, vilket i stället resulterade i digitala ljudinspelade intervjuer genom telefonsamtal och Zoom samtal. För att undvika att ljudinspelningarna automatisk laddades upp till internet så utfördes telefonintervjuerna utan mobilt nätverk och Wifi. Ljudinspelningarna av intervjuerna som utfördes via Zoom sparas lokalt på personlig hårddisk för att undvika att data laddades upp på en molntjänst.
3.3 Semistrukturerade intervjuer
Semistrukturerade intervjuer är då intervjuaren använder en intervjuguide med ämnen som ska behandlas och frågor som behöver bli besvarade, intervjun är flexibel när det gäller följden på ämnena men även angående den intervjuades svar. Det handlar om att låta den intervjuade utveckla sina idéer och berätta mer utförligt om ämnet som intervjuaren tar upp. Svaren är öppna och betoningen ligger på att den som blir intervjuad ska kunna utveckla sina idéer och synpunkter (Denscombe 2018, s.269). Semistrukturerade intervjuer användes i denna undersökning för att respondenten ska ha möjligheten att utveckla sina svar och ge en bredare förklaring. Om det skiljer sig mellan respondenternas företag gällande den interna kommunikationen, samarbetet och dokumenthanteringen är det bra att respondenten får tydligt förklara hur just dem går till väga, det är just därför det är bra att intervjuerna är flexibla så att ordningsföljden på frågorna går att ändra samt att intervjun går att formas utefter respondenternas svar.
3.4 Val av företag
De olika företagen som deltog i intervjuerna var små till medelstora företag inom byggindustrin, anledningen till att dessa storlekar av företag valdes var för att stora företag har med mest sannolikhet redan implementerat en effektiv lösning för grundläggande behoven. Företagens geografiska plats var oberoende då intervjuerna behövdes utföras digitalt istället för fysiskt.
Fördelen med denna ändring var att avgränsningen kunde utökas till företag utanför Värmland då det inte skulle ske ett fysiskt möte, utan vart respondenten befann sig geografiskt spelade ingen roll. Respondenten som var med och deltog i intervjun från respektive företag valdes ut av företaget och behärskade efterfrågad kunskap inom ämnena gällade kommunikation, samarbete och dokumenthantering.
3.4.1 Urval av företag
Företagen som intervjuades i studien hittades med hjälp av allabolag.se, vilket är en tjänst för att ta reda på information om företag inom olika branscher inom Sverige. På allabolag.se hittar
19 man företagsinformation som verksamhetsbeskrivningar, årsredovisningar, bokslut och nyckeltal samt att det går att köpa kreditupplysningar från UC (allabolag 2020). Det gjordes ett urval under branscherna Bygg-, Design- & Inredningsverksamhet samt Tillverkning & Industri.
Därefter för att endast hitta små och medelstora företag valdes filtret för att sortera efter antalet anställda; vilket var mellan 20–49, 50–99 och 100–199. Vilket är definitionen av små samt medelstora företag enligt Europeiska Kommissionen (2018).
De utvalda företagen kontaktades antingen via telefon eller mejl, om inte det angivna telefonnumret på allabolag.se fungerade användes mejl. Först introducerade jag mig själv för respondenten som student från Karlstad universitet, sedan förklarades syftet och bakgrunden med undersökningen översiktligt och slutligen hur intervjun kommer gå till och vad som kommer frågas efter. Detta gjordes för att respondenten ska ha tid att förbereda sig och samla information inom ämnet för intervjun. Tid för intervju bokades även vid första kontakt med respondenten för samtliga företag.
3.5 Validitet och Reliabilitet
Validitet och reliabilitet är viktigt för att öka tillförlitligheten på undersökningen. Validitet handlar om att man faktiskt undersöker det man avses att undersöka och reliabilitet handlar om att det som undersöks mäts på ett tillförlitligt sätt (Patel & Davidsson 2019).
För att öka reliabiliteten skickades en transkribering av varje intervju ut till respektive respondent för att ge dem möjligheten att korrigera eventuella fel eller misstolkningar i sina svar. För att öka validiteten inleddes varje intervju med en introduktion för att tydliggöra för respondenten vad som menas med digital teknik samt de olika grundläggande behoven kommer förklaras mer djupgående. Det utfördes en pilotintervju med en anställd på Soleil innan de officiella intervjuerna för att säkerställa att introduktionen och intervjufrågorna är förståeliga och att frågorna ger det material som förväntas från intervjuerna för att kunna svara på undersökningsfrågorna. Ifall inte det var fallet skulle intervjufrågorna och introduktionen korrigeras utefter men detta var inte nödvändigt då första utkastet av intervjuguiden (se bilaga 3) gav rätt svar på frågorna. Pilotintervjun utfördes med en anställd hos Soleil som inte är aktuellt insatt i arbetet, utan begrepp och syfte med arbetet kommer behöva förklaras i form av en introduktion för respondenten. Genom att göra detta kommer det säkerställas om introduktionen är tillräckligt och ger respondenten en klar bild om vad arbetet handlar om och vad som är syftet. Under intervjuerna användes en intervjuguide (se bilaga 3) för att säkerställa att intervjuerna gav rätt material för att svara på undersökningsfrågorna. Intervjuguiden används även för att hålla intervjun semistrukturerad och inte drar ut på respondentens tid.
3.6 Etiska överväganden inkl. GDPR-hänsynstaganden
Under en undersökning där intervjuer används behöver forskaren ta hänsyn till forskningsetiska aspekter. Som författare har vi ett krav på oss om hur forskningen bedrivs och det är vårt ansvar med undersökningen att samla trovärdig kunskap som är nyttig för samhällets utveckling. Men man ska även ha i åtanke att individer som medverkar i kunskapandet inte ska utsättas för psykisk eller fysisk skada, förödmjukelse eller kränkning skriver Patel och Davidson (2019, s.83–84).
20 Patel och Davidson (2019, s.84) beskriver även fyra övergripande etikregler som forskare måste förhålla sig till, dessa är följande; informationskravet, samtyckeskravet, konfidentiell kravet och nyttjandekravet.
Informationskravet handlar om att alla deltagare i undersökningen skall vara informerade av forskaren angående forskningsuppgiftens syfte. Deltagarna ska bli informerade om deras roll i undersökningen, hur de påverkar undersökningen och varför undersökningen genomförs. Det ska även framgå tydligt för dem att deras deltagande är frivilligt och att uppgifterna som samlas in inte kommer användas för något annat än undersökningen (Patel &
Davidson 2019 s.85).
Samtyckeskravet handlar om att deltagarna medverkar i undersökningen frivilligt och kan bestämma sig för att inte medverka när som helst och det är därför viktigt att informera deltagarna om detta för att uppfylla detta krav (Patel & Davidson 2019, s.84).
Konfidentialitetskravet handlar om att alla uppgifter och data om alla personer som medverkade i undersökningen ska behandlas konfidentiellt. Det betyder att uppgifterna om deltagarna inte får lämnas till utomstående, dels för att det inte får vara möjligt att identifiera en enskild individ när resultatet presenteras (Patel & Davidson 2019, s.84).
Nyttjandekravet handlar om att insamlade uppgifter om deltagarna får endast användas för forskningsändamål (Patel & Davidson 2019, s.84).
De flesta undersökningarna innebär att en individ lämnar information om sig själv eller att vi hämtar information om individen, så är det ett måste att vi värnar om de enskilda individernas integritet. Alla uppgifter som vi erhåller från och om individerna måste behandlas konfidentiellt, dvs. att man inte får lämna informationen till utomstående samt att det inte får vara möjligt att identifiera en enskild individ genom det slutgiltiga resultatet (Patel & Davidson 2019, s.84).
För att säkerställa att dessa krav uppfylldes vid undersökningen så vidtogs följande åtgärder:
inför varje intervju skickades ett informationsbrev och en samtyckesblankett ut till respondenten för att informera om forskningsuppgiftens syfte, att intervjun kommer spelas in via ljud för att underlätta analysen av intervjun, att respondentens deltagande är helt frivilligt samt att igen annan är författaren kommer ta del av uppgifterna som samlas in. För att se till att Konfidentialitetskravet och nyttjandekravet uppfylldes så delades inte några av de insamlade uppgifterna ut till någon annan än mig. För att respondenterna inte ska kunna identifieras baserat på uppgifterna så nämns varken namn, ålder eller djupgående information om personens roll i företaget. Även för att undvika identifiering av respektive företag så tar studien inte med information som företagsnamn, antalet anställda och geografisk plats.
3.7 Kvalitativ analys av data
Enligt Patel och Davidson (2019, s.150) så finns det ingen specifik metod för kvalitativ bearbetning av data, men det handlar mycket om att bearbeta textmaterial. Det sker oftast kvalitativ bearbetning av texter, t.ex. en bok, en artikel eller en transkribering med anteckningar.
Det går även att kvalitativt bearbeta video- och ljudinspelningar. Bearbetningen sker på sånt sätt att forskaren läser igenom och analyserar materialet flera gånger och samtidigt anteckna tankar eller andra idéer som dyker upp (Patel & Davidson 2019, s.150–151).
Jan Trost (2010, s.147) menar att det kan vara praktiskt att särskilja tre olika steg när man arbetar med kvalitativa data. Dessa är att först samla in data vilket i detta fall sker genom kvalitativa semistrukturerade intervjuer. Nästa steg är att analysera data som har samlats in och sist tolka textmaterialet. Den information som samlades in under intervjuerna togs fram genom ljudinspelningarna och anteckningar som togs under intervjuerna. Bearbetningen började med att transkribera ljudinspelningarna från de genomförda intervjuerna. Genom att transkribera
21 ljudinspelade intervjuer så blir det lättare att genomföra detaljerade sökningar och jämförelser mellan data menar Denscombe (2018, s.395).
Denscombe (2018, s.396) rekommenderar att man lyssnar igenom ljudinspelningen, skriver ner minnesanteckningar samt en sammanfattning av intervjun, man ska även omstrukturera den så att strukturen blir anpassade utefter intervjuguiden. Detta gör att intervjudata får samma struktur och blir därför lättare att analysera. Ännu en metod som Denscombe (2018, s.396) rekommenderar vid ljudinspelade intervjuer är att skriva ut inspelningarna i extenso, då detta arbete söker efter en underliggande förståelse för varför företag har valt att använda den teknik som de använder samt hur de använder sig av det, så är det nödvändigt att ljudinspelningarna transkriberas i sin helhet (Denscombe 2018, s.395). Ett problem med transkriberingen är att det tar lång tid; men istället så underlättar transkriberingen vid analysen av intervjuerna. Samt att det inte alltid är lätt att höra vad respondenten säger, för att undvika att det uppstår missförstånd eller feltolkningar så kommer transkriptet skickas ut till respektive respondent. Detta är även ett viktigt moment för att öka reliabiliteten för arbetet, dvs. att det som undersöks mäts på ett tillförlitligt sätt. För att underlätta skrivandet av resultatet samt analysen så följdes rekommendationerna av Denscombe, då intervjuerna spelades in via ljud så började det empiriska arbetet först med att lyssna igenom ljudinspelningarna och sedan transkribera dom ordagrant.
Analysen av textmaterialet från intervjuerna började med att upprepade gånger läsa igenom alla svar från intervjuerna, efter ett antal genomläsningar började mönster att presentera sig själv i svaren, i detta fall i form av vilka digitala tekniker som används för vad inom varje företag, hur de använder dem samt varför. Detta var det första steget i analysmodellen (se figur 1) som fokuserar på att analysera vad, hur och varför respektive företag använder sig av digitala tekniker. Sedan fortsatte genomläsningarna av textmaterialet för att se gränserna mellan de olika kategorierna kommunikation, samarbete och dokumenthantering. Några kategorier kanske kan slås samman och ges en bättre benämning eller så kan en kategori delas upp i flera skriver Patel och Davidson (2019, s.154). Vidare skriver Patel och Davidson (2019, s.154) att när utsagorna i respektive kategori går att läsa så ska kategorins homogenitet bestämmas, det är en fråga om hur stor eller liten kategorin är och om det finns något kärncitat som illustrerar kategorin på bäst sätt. Detta delades upp på så sätt att varje respondents digitala lösning för att kommunicera, samarbete och hantera dokument presenterades var för sig. Kärncitat från transkriberingen användes för att stärka resultatet från varje respondent. Då de tre huvuddelarna i denna studie är intern kommunikation, samarbete och dokumenthantering kommer de klassas som de större kategorierna. Under huvudkategorierna presenterades sedan de olika tekniker som respektive företag använder sig av, hur de använder dem och varför. Patel och Davidson (2019, s.154) förklarar att när kategori systemet börjar få en bra struktur och man kan se en relation mellan de olika kategorierna så kan man påbörja en sammanfattning där utfallet från den kvalitativa bearbetningen redovisas. Här presenteras de olika digitala tekniker och lösningar som respondenterna använder samt deras tankeprocess bakom deras val till att använda sig av och implementera dessa digitala tekniker. Jan Trost (2010, s.157) förklarar att vid uppsatsarbeten som använder kvalitativa data från intervjuer kan det vara svårt att presentera detta på ett enkelt sätt då det inte bygger på nummer data vilket oftast presenteras i tabellform.
Istället presenteras dessa kategorier som underrubriker där varje respondents lösning redovisas samt att citat från respondenterna används för att stärka trovärdigheten av resultatet.
22
4. Resultat
Detta kapitel redovisar genomförandet av undersökningen samt ger information om respondenterna och hur intervjuerna utfördes. Resultatet presenterar vad respektive företag använder för digitala tekniker för att lösa den interna kommunikationen, samarbete och hur de hanterar dokument. Resultatet redovisar även hur respektive företag använder digital teknik samt varför de har valt att använda sig av de tekniker de använder.
4.1 Genomförande av intervjuer
Innan intervjuerna utfördes skickades både ett skriftligt medgivande (se bilaga 1) och ett informationsbrev (se bilaga 2) ut till respektive respondent, detta gjordes för att informera respondenten om studien syfte samt för att uppfylla informationskravet (kravet förklaras i avsnitt 3.7). Det skriftliga medgivandet skickades ut för att få respondentens samtycke till att medverka i studien och för att uppfylla samtyckeskravet (kravet förklaras i avsnitt 3.7).
Intervjuerna utfördes både via telefon och videokonferensprogrammet Zoom, båda alternativen gjorde det tillgängligt att ljudinspela intervjuerna som var nödvändigt för att underlätta transkriberingen och analysen av respektive intervju. Vid genomförandet av intervjuerna användes intervjuguiden (se bilaga 3) för att fungera som ett stöd och en guide, när respondenten hade svarat på någon av under frågorna så checkades dem av för att undvika upprepning men även för att veta att respondenten har svarat på det som efterfrågas.
Varje intervju började med en introduktion av studien för att påminna respondenterna om syftet med studien samt vad som kommunikation, samarbete och dokumenthanteringen innebär i studiens sammanhang. Detta gjordes för att respondenten skulle veta inom vilket område det rörde sig, speciellt kommunikationen då det finns flera olika områden av kommunikation som inte studien syftar på. Studien syftar på den interna kommunikationen mellan anställda. Då det finns både extern kommunikation mellan företaget och kunder och intern kommunikationen inom företaget behövdes detta förklaras för respondenten, så de vet vad frågorna syftar på. Jag förklarade sedan vem jag var, vad studien är tänkt att resultera i och att det ursprungligen är ett uppdrag från Soleil IT. Efter introduktionen ställdes några inledande frågor för att ta reda på information om respondenten samt vad deras verksamhet gör.
När introduktionen var klar ställdes den inledande frågan vilket involverar hur kommunikationen ser ut internt på företaget, detta syftade på vad man använder för tekniska hjälpmedel för att kommunicera på kontoren, mellan kollegor och mellan olika kontor. För att ytterligare förtydliga frågan gavs exempel (se bilaga 3). Dessa exempel gjordes för att ge respondenten bättre förståelse på vad den ställda frågan innefattar.
Efter den första frågan ställdes följdfrågor utefter vad respondenten svarade på den första, om dom nämnde intranät eller dokumenthantering ställdes då frågor som involverade det och varje intervju anpassar sig utefter respondenternas svar på första frågan. Vilket innebär att frågorna från intervjuguiden inte ställdes i någon specifik ordning, utan det “hoppade” mellan frågorna för att hålla en naturlig konversation och inte för att avbryta respondenten eller byta samtalsämne helt och hållet. Om intervjun började dra ut på tiden så bads respondenten att svara på frågor som hittills inte blivit besvarade, detta gjordes för att respektera respondenternas tid.
23
4.1.1 Intervjuöverblick och respondenter
Intervjuerna varade i skiftande tid mellan 35–45 minuter och utfördes både via telefon samt Zoom. Respondenterna i denna studie är alla från företag inom byggindustrin. Respondenterna benämns som R1, R2, R3, R4 och R5 för att bevara deras integritet i och för att det inte ska gå att identifiera någon av respondenterna i redovisandet av resultatet. En överblick av intervjuerna finns i tabell 2. För att skapa en förståelse om vilken roll som varje respondent representerar presenteras en kort beskrivning nedan.
R1 – Yrkesroll som Chef, systemförvaltare för byggnader.
R2 – Yrkesroll som HMS och kvalitetschef, ansvarar för företagets ledningssystem.
R3 – Yrkesroll som Vice VD.
R4 – Yrkesroll som HR chef, är ansvarig över kommunikation och HR.
R5 – Yrkesroll som personalchef, jobbar till mesta del med yrkesarbetar sidan men även tjänstemannasidan.
Tabell 2. Överblick över intervjuer.
R1 R2 R3 R4 R5
Datum 2020-04-08 2020-04-09 2020-04-14 2020-04-22 2020-04-24 Typ av intervju Telefon Zoom Telefon Telefon Telefon
Längd 45 min 40 min 35 min 40 min 35 min
Ljudinspelning Ja Ja Ja Ja Ja
Läst och godkänt transkribering
Ja Ja Ja Ja Ja
4.2 Resultat gällande intern kommunikation, samarbete och dokumenthantering
4.2.1 Intern kommunikation och samarbete
Till stor del använder sig majoriteten av företagen telefon, mejl och möten för den interna kommunikationen hos företaget. Det som varierar mellan de olika företagen är till vilken grad de använder dessa alternativ. Samtliga företag som intervjuades befinner sig i början av en digital transformering gällande intranät. Respondent R4 har lagt större vikt på att implementera ett intranät inom företaget så visar det att intranät bidrar med förbättringar gällande den interna kommunikationen, samarbetet och dokumenthanteringen. Nedan kommer respektives respondents lösning för den interna kommunikationen presenteras och även hur de använder dessa lösningar för att samarbeta med varandra internt.
