Denna tabell sammanfattar användningen av digitala tekniker hos respektive företag i studien. Där en skala på 1 – 5 graderar till vilken grad som respektive företag använder de olika digitala teknikerna.
Tabell 3. Kommunikation och samarbete
Respondent: R1 R2 R3 R4 R5 Total
Telefonsamtal 4 5 5 5 5 24
Fysiska möten 5 4 4 3 4 20
Mejl för tvåvägskommunikation N/A 5 5 5 5 20
Microsoft Teams N/A 4 2 4 N/A 10
Intranät för information N/A 1 N/A 5 4 10
Mejl för information 4 3 N/A N/A 2 9
Sms 3 N/A N/A N/A 5 8
Informationsskärmar 2 N/A N/A N/A N/A 2
Skype N/A N/A N/A 4 N/A 4
Intranät för tvåvägskommunikation N/A N/A N/A 3 N/A 3
38
Veckobrev - - 1 - - 1
Beslutslogg (digital projektering) - - 3 - - 3
Traditionell whiteboardtavla - - 2 - - 2 MB-grupp - - - - 3 3 Videokonferens (R1) 2 - - - - 2 Tabell 4. Dokumenthantering Respondent: R1 R2 R3 R4 R5 Använder ett dokumenthanteringssystem: Ja, med metadata Ja, Byggsamordnaren
Nej Nej Nej
Använder Server för dokumenthantering:
N/A Nej Ja Ja Ja
Pappersdokument: N/A N/A Ja N/A N/A
Använder sig av intranät för dokumenthantering:
Nej Nej Nej Ja,
mallar
Planer på det i framtiden
39
6. Slutsatser
Här kommer frågeställningarna till studien besvaras baserat på resultatet från intervjuerna samt den analyserade informationen som samlades in från samtliga intervjuer.
Syftet med denna studie är att studera hur företag inom byggindustrin har löst behoven av att kommunicera internt, samarbeta och hantera dokument. Arbetet undersöker olika organisationers nuvarande IT-lösningar och hur de använder sig av dessa samt varför de använder dessa digitala tekniker.
F1 – Vad för digitala tekniker använder företag inom byggindustrin för att uppfylla de grundläggande behoven gällande intern kommunikation, samarbete och dokumenthantering?
Företag i denna studie använder till övervägande del telefon och mejl som hjälpmedel för att kommunicera internt på företaget, fysiska möten är även ett av sätten för att förmedla information och kommunicera. Samtliga företag i studien börjar mer och mer att implementera digital teknik som Microsoft Teams för att utföra digitala möten samt arbeta för att implementera intranät inom företagen. Samarbetet mellan anställda hos samtliga företag sker till störst del fysiskt genom möten, dock börjar samtliga företag implementera digitala tekniker för att kunna samarbeta digitalt i framtiden. Samarbetet sker då i form av digitala möten och grupper genom Microsoft Teams, där man använder sig av funktionalitet för att redigera dokument samtidigt, genomföra virtuella möten och skapa grupper som kan samarbeta inom olika områden. Gällande envägskommunikationen skiljer det sig åt mellan företagen i studien, men de planerar att göra det möjligt för anställda att bidra med egen information gällande alla aspekter av kommunikation som involverar anställda.
• R1 använder sig av telefonsamtal, mejl samt ett videokonferensprogram för tvåvägskommunikationen. För envägskommunikation använder R1 informationsskärmar som är uppsatta utöver företaget för att förmedla information från ledning till hela företaget. För att hantera dokument använder R1 ett dokumenthanteringsprogram samt att anställda skickar mejl med dokument bifogade. • R2 använder sig av telefon, mejl och har även börjat implementera Microsoft Teams för
att utföra digitala möten. R2 använder sig av ett dokumenthanteringssystem som heter Byggsamordnaren.
• R3 använder sig av telefon, mejl och har också börjat implementera Microsoft Teams för att utföra digitala möten. R3 använder sig av en server för att spara och hantera dokument.
• R4 och R5 använder sig av ett intranät för att publicera information och nyheter som gäller hela företaget och för att ha möjligheten att nå ut med samma information till alla anställda. Utvecklingsgraden på intranäten skiljer sig mellan företagen, men R5 planerar att göra det helt centralt för företaget i framtiden; likadant som R4.
En sammanfattning av vilka digitala tekniker respektive företag använder finns i tabell 3 och tabell 4.
40 Dokumenthanteringen skiljer sig mellan företagen i denna studie. Samtliga företag använder sig av en server med en mappstruktur för att lagra och hantera dokument, där tillgängligheten skiljer sig mellan rollerna. Respektive företag sorterar dokumenten personligen och problemet som kan uppstå är den mänskliga faktorn av att personer sparar dokumenten där de känner för det istället för att följa en struktur som använder meta-data. Två av företagen i denna studie använder sig av ett dokumenthanteringssystem för att hantera sina dokument. R4 är det enda företaget i denna studie som använder ett intranät som en centralpunkt för företaget, inte bara gällande kommunikation och informationsdelning men även hanteringen av dokument som inte är kopplade till personuppgifter. Där alla inom företaget som har tillgång till intranätet också har tillgång till dokumentmallar. När dokumenten kopplas till personuppgifter eller projektuppgifter sparas de sedan på en server.
F2 – Hur använder företag digital teknik för att kommunicera, samarbeta och hantera dokument och varför har samtliga företag val att använda de digitala tekniker som kan komma att användas?
Samtliga företag i studien använder sig av telefon för att kunna skicka meddelande men även ringa specifika personer, samtliga företag använder även mejl då det handlar om att skicka ut information till flera olika personer samtidigt eller även specifika personer. Anledningen till att samtliga företag använder mejl är för att det är lätt att anordna för anställda att få en personligt mejl kopplad till företaget och det tillåter anställda att bifoga dokument med mejl istället för endast text. Ett problem som presenteras av samtliga företag gällande användningen av mejl är utskicket av information, det skickas ut mejl med information vars inte gäller mottagaren och därför blir motsatt effekt. Mottagaren slutar vara aktiv med sin mejl och missar därför viktig information på grund av det överflödiga mejlande.
Samtliga företag som använder Microsoft Teams använder det primärt för att utföra digitala möten. Dels för att minska de fysiska mötena då de kan bli oproduktiva ifall det utförs för många men även för att det tillåter användaren att vara oberoende av sin geografiska plats. Detta gör det möjligt för företagen att ha digitala möten med andra kontor, anställda och andra företag utan att ses fysiskt. Man kan utföra möten även om man inte är närvarande på arbetsplatsen eller om man behöver kommunicera med andra kontor runtom i landet. Företag som använder Microsoft Teams, använder det till en utökad nivå. Genom att låta anställda delta och inte bara vara passiva men även bidra med egen information i form av tvåvägskommunikation.
R4 är det enda företaget i studien som använder sig av ett intranät som primär kommunikationsplattform för att sprida information, nyheter och kommunicera presenterar några fördelar.
• Intranätet blir en centralpunkt för organisationen och anställda vet vart de finner information och dokument.
• Intranätet tillåter ledningen att nå ut med nyheter till alla anställda på ett effektivt sätt, istället för att behöva skicka ut individuella mejl.
• Intranätet möjliggör för kanal kommunikation och filtrering av information vilket leder till att man får relevant information beroende på arbetsroll och område.
• Genom att publicera information på intranätet som annars skulle diskuteras på möten så bidrar det till en minskning av fysiska möten samt att de möten som utförs blir mer produktiva då det inte blir en vana för anställda att utföra möten.
41 Anledningen till att de använder intranätet är enkelhet för anställda genom att samla information på ett och samma ställe. Användningen av intranätet kategoriseras under avancerad
användning då anställda använder intranätet för att ta del av och bidra med information samt
nätverka med andra anställda.
Företagen i denna studie hanterar dokument olika gällande den digitala processen. R3 och R5 använder sig av en server och sparar dokument i namngivna mappar. Anställda inom företagen har tillgång till servern på deras dator och väljer själv var det är lämpligt att spara ner dokumenten. Anledningen till detta enligt R3 och R5 är att det dels tillåter dem att skapa en bekant struktur som de anställda känner igen och nivån av detaljer för varje dokument kan ändras. Vissa mappar kan ha mer generella dokument medan vissa mappar innehåller fler undermappar för att skapa en viss struktur. R4 använder sig av intranätet för att spara dokumentmallar som inte är kollade till personliga uppgifter. När dokumenten är kopplade till några typer av uppgifter sparas dem på en server, likadant som R3 och R5. Anledningen till att R4 sparar dokumentmallar på intranätet är för att alla anställda med tillgång till intranätet ska kunna hämta dokument eftersom dem inte är kopplade till någon personlig information. När dokumenten väl kopplas till personliga uppgifter eller projektuppgifter så sparas de sedan på en server. R1 och R2 använder sig av dokumenthanteringssystem för att det ska vara enklare att spåra, söka efter och sortera dokument för framtida arbete. R1 förklarar genom att koppla dokument till relevanta faktorer som projekt eller avdelning, leder det till att tillgängligheten på dokumenten blir bättre för anställda då det är enklare att sortera och söka efter dokument. R2 använder sig av byggsamordnaren i samma syfte som R1, det ska vara enklare att arbeta med dokument samt att söka efter och sortera dem i jämförelse med fysiska pärmar.