Här lämnas en beskrivning av de rutiner för intern kontroll som avser den finansiella rapporteringen. I likhet med föregående år och med hänvisning till ”Tillämpning av kodens regler om rapportering av intern kontroll”, ett utta-lande från Kollegiet för svensk bolagsstyrning den 5 septem-ber 2006, innehåller den inget uttalande från styrelsen om hur väl internkontrollen fungerat under året.
Grunden för den interna kontrollen avseende den finansiella rap-porteringen utgörs av den övergripande kontrollmiljön som sty-relsen och ledningen har fastställt. En viktig del av kontrollmil-jön är att organisationsstruktur, beslutsvägar och befogenheter är klart definierade och förmedlade i form av styrdokument som interna policies, riktlinjer, manualer och koder.
Delegeringen av befogenhet att agera både med avseende på tredje part eller internt, eller prokura, som denna fullmakt kallas inom Atlas Copco-gruppen, har till syfte att definiera hur ansva-ret är fördelat på befattningar, och därmed på individer. Med varje befattning som omfattas av en prokura följer en fastställd befogenhet att agera, med angivna rättigheter och förpliktelser.
Målet är att varje enskild person med befogenhet att fatta beslut ska ha en sådan definierad skriftlig prokura. Delegeringen av be-fogenheter i Gruppen börjar med styrelsens delegering till VD och koncernchef av befogenheten att ansvara för den operativa verksamheten. Därefter delegerar han befogenheter till dem som rapporterar till honom och så fortsätter detta vidare i beslutsord-ningen i hela Gruppens legala och operativa struktur.
Bolaget tillämpar olika processer för riskbedömning och identifiering av de huvudsakliga riskerna. Riskbedömningspro-cessen uppdateras löpande för att omfatta förändringar som
väsentligen påverkar den interna kontrollen avseende den finan-siella rapporteringen.
De identifierade riskerna avseende den finansiella rapporte-ringen hanteras via bolagets kontrollaktiviteter, vilka dokumen-terats i process- och internkontrollbeskrivningar på bolags-, divi-sions-, affärsområdes- och koncernnivå. Dessa omfattar bland annat attestinstruktioner, kontroller i affärssystem samt redovis-nings- och rapporteringsrutiner.
Bolaget har informations- och kommunikationskanaler som syftar till att säkerställa att den finansiella rapporteringen är komplett och korrekt. Instruktioner och riktlinjer förmedlas till berörd personal via intranätet, med stöd av exempelvis chefsut-bildningsprogram.
Bolaget följer upp att interna policies, riktlinjer, manualer och koder följs samt övervakar även effektiviteten i kontroll-aktiviteterna. Revisionskommittén har en viktig roll i styrelsens övervakning av den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen.
Atlas Copco har inrättat följande huvudsakliga interna kontrollprocesser avseende den finansiella rapporteringen:
Affärscontrolling: Varje enhet har en controller som bland annat ansvarar för att det finns adekvata rutiner för internkontroll, att koncernens kontrollprocesser har införts och att eventuell risk-exponering redovisas. Controllern ansvarar även för att The Way We Do Things följs i alla avseenden och att de finansiella rappor-terna, som för många enheter framställs av den interna tjänste-leverantören ASAP enligt en standardiserad process, är korrekta, fullständiga och levereras i tid. Dessutom finns controllers på divisions-, affärsområdes- och koncernnivå, med motsvarande ansvar på dessa aggregerade nivåer.
Finansiell rapportering: Varje månad upprättas operativa rappor-ter för att mäta lönsamhet per bolag, division och affärsområde.
Varje division konsoliderar sina enheter och rapporterar divi-sionsjusteringar och elimineringar till Atlas Copco AB. Alla legala enheter rapporterar kvartalsvis i enlighet med en standar-diserad rapporteringsrutin. Rapporterna, som stäms av med de operativa rapporterna, utgör grunden för Gruppens konsoliderade delårs- och årsrapporter som redovisas för marknaden.
Både när det gäller den legala och den operativa rapporte-ringen använder Gruppen ett gemensamt system för konsolide-ringen. Information lagras i en central databas varifrån data hämtas för analys och uppföljning på koncern-, affärsområdes-, divisions- och enhetsnivå. Analyspaketet innehåller en serie stan-dardiserade styrkort för uppföljning av nyckeltal i förhållande till historiska trender och de satta målen. Ett pågående projekt har som mål att ersätta det befintliga rapport- och konsolideringssys-temet och ytterligare förbättra processen för finansiell rapporte-ring.
För att säkerställa en korrekt tillämpning av IFRS samt kva-liteten på den finansiella rapporteringen har Gruppen under året vidareutvecklat och utbildat ett internt internationellt nätverk av kvalificerade redovisningsekonomer som ska vara ett regionalt stöd och fungera som ambassadörer för koncernredovisningen.
Business boards: En struktur med interna styrelser (Business Boards), som är organiserade efter operativt ansvar (det vill säga parallellt med den formella bolagsstyrelsestrukturen), samt bo-lagsgenomgångar av lokal ledning och ansvarig divisionsledning är väsentliga verktyg för att följa upp efterlevandet av interna policies, riktlinjer, instruktioner och koder samt kontrollrutinernas effektivitet.
Internrevision: Inom Atlas Copco har internrevisionsprocessen som mål att skapa mervärde för varje operativ enhet genom att tillhandahålla en oberoende och objektiv kontroll av dess proces-ser, att identifiera och rekommendera förbättringar samt att vara ett verktyg för personalutveckling. Internrevisioner initieras hu-vudsakligen av den division som ansvarar för verksamheten eller av ansvarigt holdingbolag, men kan också initieras av andra par-ter. En internrevision genomförs rutinmässigt varje gång en enhet byter chef. En internrevision kan emellertid genomföras av annan anledning, exempelvis efter händelser med betydande negativ in-verkan eller efter strukturella förändringar, kommentarer från ex-terna revisorer, om en längre tidsperiod passerat sedan senaste internrevisionen, eller som en planerad riskstyrd revision. Målet är att revision ska ske på varje operativ enhet åtminstone en gång vart fjärde år. Det finns standardiserade hjälpmedel för planering och riskbedömning före en revision, samt checklistor och mallar för rapportering och uppföljning.
Chefen för Gruppens internrevisionsfunktion, som rapporterar till ekonomi- och finansdirektören, deltog i revisionskommitténs samtliga sammanträden under året. Avsikten är att stärka denna funktion ytterligare under 2008. Som stöd vid underhåll och ut-veckling av processen har ett internrevisionsråd bildats med repre-sentanter från koncernfunktioner och holdingbolag i Nordamerika, Europa och Asien. Internrevisioner utförs av en grupp anställda, från olika delar av organisationen, med lämplig kompetens för den revision som ska genomföras.
Revision efter förvärv sker cirka 18 månader efter förvärvets genomförande enligt en särskild mall, där målet är att följa upp synergieffekter, integrationsaktiviteter och förvärvsprocessen som sådan. Den utförs av ett team på minst två personer, varav
åtminstone en ska ha praktisk erfarenhet av förvärv. Revisionen initieras av och avrapporteras till en styrgrupp för förvärvspro-cessen, som utsetts av koncernledningen.
Speciella riskområden: På begäran av revisionskommittén har ledningen under året identifierat ett antal särskilda områden för vilka risker bedöms. Aktiviteter i syfte att kontrollera dessa risker planeras och övervakas. Resultat och slutsatser rapporteras se-dan till revisionskommittén i ett standardiserat format. Exempel på de områden som identifierats är vissa länder/regioner, struk-turförändringar, vissa redovisningsprinciper, affärsprocesser och IT-system.
Självutvärdering: Rutinen har som främsta syfte att stödja lokala enhetschefers förståelse för och utvärdering av status för deras ansvarsområden. Intern kontroll är ett av dessa områden. Även juridiska frågor, varumärkesstrategi och affärskod ingår i utvär-deringen. Varje år går enhetscheferna igenom ett omfattande frågeformulär för att själva bedöma i vilken mån de egna enhe-terna uppfyller de fastställda kraven. Svaren används av respektive enhetschef vid planering av nödvändiga förbättringsåtgärder samt aggregerade för statistisk utvärdering av kontrollrutinerna på koncernnivå. Som del av internrevisionerna ombeds revisions-teamen att bekräfta de svar i frågeformulären som vid behov bör åtgärdas, för att därigenom förbättra kvaliteten och tillförlitlig-heten i utvärderingarna.
Etisk hjälplinje: Sedan några år tillbaka har Atlas Copco ett sys-tem där anställda kan rapportera ageranden eller handlingar som innebär överträdelse av lagar eller Atlas Copcos riktlinjer, eller där det finns goda skäl att misstänka sådana överträdelser. Syste-met fungerar som ett komplement till liknande rutiner som kan finnas på landsnivå. Uppgifterna behandlas konfidentiellt och den som lämnar uppgifterna får vara anonym.
Under 2008 kommer ytterligare utbildningar att genomföras för att säkerställa att alla anställda känner till processen, även i de förvärvade företagen.
KoNCeRNeNS STyRNINg
Atlas Copco 2007
127
Rutiner för internkontroll – översikt
Rutin Omfattning Frekvens
Prokura Definierar hur ansvar delegeras till personer
När en person rekryteras till en ny befattning
Affärscontrolling
Säkerställer adekvata kontrollrutiner, införande av koncernprocesser
och rapportering av riskexponering Löpande
Finansiell rapportering
Upprättas för att mäta lönsamhet och utgöra grund för gruppens konsoliderade (offentliga) rapporter
Månadsvis (operativa) Kvartalsvis, årligen (formella)
Icke-finansiell rapportering Upprättas för att mäta framsteg inom områden som rör miljömässiga och
sociala resultat. Se även hållbarhetsredovisningen. Kvartalsvis, årligen Business Boards och
bolagsgenomgångar
Uppföljning av hur väl The Way We Do Things följs samt av effektiviteten
i kontrollaktiviteter 3–4 gånger per år
Internrevisioner
Utgöra oberoende objektiv kontroll, rekommendera förbättringsåtgärder och bidra till personalutveckling
Alla enheter minst en gång per fyraårsperiod
Revision efter förvärv Uppföljning av synergieffekter, integrationsaktiviteter och
förvärvs-processen som sådan 18 månader efter förvärvet
Särskilda riskområden
Identifiera, bedöma och styra större risker
och övervaka vidtagna åtgärder Kvartalsvis
Självutvärdering
Stödja enhetschefen vid beslut om rätt åtgärder och för att bedöma
kontrollrutiner på koncernnivå Årligen
etisk hjälplinje/anmälan om
missförhållanden Lyfta fram möjliga missförhållanden genom anonyma rapporter
Vid behov