Forskningsprojekt kring informationshantering och informationsförvaltning representerar ett relativt nytt område som ännu inte uppnått kritisk massa i frågor som rör hantering av information, arkivariers och records managers förändrade roller och ansvar och deras samverkan med andra yrkesgrupper som är involverade i strategier för att fånga, hantera, hämta och bevara information. Antalet stora internationella forskningsprojekt i detta ämne kan räknas på ena handens fingrar. Dessa projekt ger anledning att tro att endast ett fåtal organisationer ännu har utvecklat en helhetssyn i hur man utvecklar och hantera sina informationstillgångar för att säkerställa deras nuvarande och framtida tillgänglighet och användbarhet. De innefattar:
The AC + erm Project (Accelerating +positive Change in ERM) vid University of
Northumbria;
94 Kallberg 2013a; 2013b; 2012a; 2012b
95 Svärd 2011a, 2011b, 2011c; 2010
Records in the Cloud, ett samarbetsprojekt som leds av University of British
Columbia (2012-2016). Dr Erik Borglund i CEDIF-gruppen är medlem i detta forskningsprojekt
InterPARES-projektet Trust in Digital Records in an Increasingly Networked World (ITrust) och föregående InterPARES projekt (2013-2018). Professor Karen
Anderson, Dr Erik Borglund, Göran Samuelsson, Ann-Sofie Klareld, Tove Engvall och Elisabeth Klett från CEDIF-gruppen är alla medlemmar i detta
forskningsprojekt.
Projektet AC+erm vid University of Northumbria var ett 3-årigt projekt (2007-2010) som fokuserade på 3 aspekter på elektronisk dokumenthantering: människor, arbetsmetoder och teknik. Projektets resultat ger den bästa tillgängliga uppsättningen av rön som existerar om ERM-system, i synnerhet när det gäller det inbördes förhållandet mellan människor, processer och teknik97. I forskningsprojektets utvärdering konstateras att: ”The
AC+erm research project has been valuable in that ... it didn't focus unduly on one dimension of the infrastructure (e.g. technology) over the other”98. Projektet fann att
“people issues are predominant, fundamental and challenging as they concern culture, philosophical attitudes, awareness of RM and ERM issues, preferences, knowledge and skills”. De påpekade också att ”records professionals may be part of the problem as well as part of the solution, e.g. they take the holistic view and have the principles and tools to manage records but their demands may be unrealistic or too constraining”99. En liknande
situation fanns i CEDIFs undersökning Benchmarking Information Management.
Projektet Records in the Cloud undersöker de problem som kan uppstå när organisationer använder molnet som ett system för dokumenthantering eller arkivförvaring. För att nämna några: Molnleverantörer kan gå i konkurs, försvinna eller säljas; i vissa fall har dokument förlorats, blivit bevarade när de skulle ha förstörts eller blivit hopblandade i delade servrar; back-ups har misslyckats; obehörig åtkomst från underleverantörer och hackare har förekommit. Det är vidare inte möjligt att peka ut på vilken plats och i vilkens vård dokumenten för tillfället befinner sig; att upprätthålla spårbarhet och äkthet genom förvaringskedjan; att upprätthålla sekretesskydd eller affärshemligheter i förhållande till tredje part; att genomföra revisioner; och garantera att register som skall bevaras permanent hanteras enligt arkivstandarder. Ostrzenski (2013) belyser hur de olika artiklarna i EU:s dataskyddsdirektiv kan läggas till grund för kritiska frågor om molnet för att förbättra skyddet för både användare och leverantörer av molntjänster.100
97 McLeod, Childs & Hardiman, 2010
98 2010, s.16
99 McLeod, Childs & Hardiman, 2010, p.ii
Genom sin roll som europeisk Teamledare i projektet InterPARES ITrust kan CEDIF dra nytta av internationell forskning kring de utmaningar som möter det professionella arkivsamhället och ett brett urval av experter. Målet med ITrust- forskningen är att ta fram teoretiska och metodologiska ramverk för utveckling av integrerade och konsekventa lokala, nationella och internationella nätverk av riktlinjer, förfaranden, regler, standarder och lagstiftning avseende digitala dokument som anförtrotts till Internet, samt att upprätthålla allmänhetens förtroende genom bevisad god förvaltning, stark digital ekonomi och ett varaktigt digitalt minne. Projektets mål är:
1. att studera hur nuvarande politik och praxis för hantering av digitala dokument från institutioner och yrkesverksamma påverkar allmänhetens förtroende för dessa, sett i ljuset av den exponentiella tillväxten av och förlitandet på Internet- tjänster;
2. att artikulera modell-riktlinjer, rutiner och åtgärdsprogram för att skapa, hantera, ha åtkomst till och/ eller lagra dokument i Internet-miljö, särskilt i sociala medier och molnmiljöer och genom mobila tekniker, samt testa dessa i olika sammanhang så att de kan ligga till grund för internationella standarder;
3. att utveckla funktionskrav för system där Internetleverantörer lagrar och hanterar digitala dokument.
Grön IT
Trots potentialen för att minska klimatpåverkan av en organisation genom att anta strategier för att identifiera och avyttra duplikat eller onödiga uppgifter, är det mycket ovanligt för organisationer att ha övervägt att utveckla och genomföra policies och strategier för hållbar förvaltningsinformation.101
Öppna data
Aktuella steg mot att öka öppenheten i regeringen, särskilt de som fokuserar på öppna data, har potential att bredda yrkesroll för arkivarien. ”Öppna data genom arkivet”, en studie i Stockholms stad som bedrivs inom InterPARES projektet Trust in Digital Records in
and Increasingly Networked World (ITrust) har funnit ett behov av att se till att termer som
vanligen används är definierade och accepterade av alla yrken och aktörer som är inblandade, eftersom det finns belägg för att olika aktörer kan fästa olika betydelser till vanlig terminologi. Men studien fann en stark politisk vilja att placera arkivet och arkivariers sakkunskap i centrum av stadens strategier för öppna datahantering.102
101 McDonald, McCulloch och MacDonald 2010