Maria Kallberg
Detta kapitel beskriver initieringen, genomförandet och utvärderingen av ett av delprojekteten som rör verksamhetsutveckling av centraliserad diariefunktion som bedrivits under 2013. Projektet är designat som ett aktionsforskningsprojekt och kan därför beskrivas som ett möte mellan forskning och praktik där aktionsforskningen utgår från idén att giltig kunskap är den kunskap som utvecklas genom handling. Aktionsforskning utgår vidare från att det skall finnas ett väl fungerande samarbete mellan forskaren och praktiken. Delprojektet har designats för att mötet skall vara kunskapsutvecklande för bägge parter och kunna bidra till en verksamhetsutveckling till gagn för dels funktionen, dels organisationen som helhet.
Inledning
Inom offentlig förvaltning pågår ett kontinuerligt utvecklingsarbete i syfte att effektivisera och utveckla verksamheten. 163 Teknikutvecklingen tros möjliggöra att digitala
informationsflöden kan förbättra och effektivisera verksamhetens processer. Flertalet kommuner använder därför tekniken för att skapa en ökad integration med medborgarna för att förbättra ärendehandläggningen och öka tillgängligheten till service. Det finns även en ambition om att erbjuda möjligheten till demokratiskt inflytande genom bland annat att öka möjligheten till insyn av de politiska beslutandeprocesserna i form av ökade kontaktytor med folkvalda politiker164. Centraliserad diariefunktion är ett av flera exempel
på denna utveckling.
Denna rapport redovisar ett delprojekt rörande verksamhetsutveckling av centraliserad diariefunktion genomfört inom ramen för det övergripande projektet God Informationsförvaltning (GoInfo). Det inledande kapitlet utgör en bakgrundsbeskrivning inklusive initiering till projektet. Kapitlet bidrar med en kontextuell beskrivning som motiverar valet av forskningsdesign av delprojektet, vilket närmare beskrivs tillsammans med forskningsprocessen i kapitel 2. Projektets resultat redovisas och analyseras i kapitel 3. En sammanfattning av projektet med förslag till fortsatt verksamhetsutveckling presenteras avslutningsvis i kapitel 4.
163 E-delegationen (2013); Regeringskansliet (2012); Sveriges Kommuner och Landsting (2013) 164 Kallberg (2010)
Bakgrund
I samband med en genomförd utredning av Härnösands kommuns nämnds- och förvaltningsorganisation år 2006 fick kommunstyrelse-förvaltningen i uppdrag att utreda förutsättningarna för att skapa en centraliserad diariefunktion samordnad med kommunreception. Motiveringen var att minska sårbarheten vid de anställdas frånvaro samt att skapa enhetligare rutiner avseende arbetsuppgifter så som postöppning och registrering av allmänna handlingar. Att samordna diariefunktionen med kommunreceptionen syftade även till att förbättra kontakten med medborgarna165.
En genomförd förstudie resulterade i ett förslag upprättat hösten 2007 om att inrätta ett genomförandeprojekt i syfte att genomföra en samordning. Förslaget antogs av kommunstyrelsen i maj 2008. Registratorsfunktionen var vid tidpunkten knuten till respektive nämnd och förvaltning, med undantag av några mindre nämnder där registreringen verkställdes och samordnades via en registrator. Generellt varierade registratorernas arbetsuppgifter mellan de olika förvaltningarna och utfördes inte heller på ett likartat sätt. Det var få anställda registratorer, en per förvaltning i bästa fall, vilket skapade sårbarhet vid frånvaro och det var problematiskt att tillgodose de legala kraven på registrering166.
Genomförandeprojektet varade i ett år, från september 2008 till augusti 2009. Målet för genomförandeprojektet var att skapa en kommungemensam, rationell och fungerande diariefunktion. Elektronisk ärendehantering skulle implementeras bland handläggarna på förvaltningarna. I projektet upprättades och arbetades med ett flertal förslag till åtgärder rörande såväl organisationen som ärendehanteringen. Kommunstyrelsen fattade beslut i maj 2009 om att den nya organisationen skulle gälla fr om 1 september 2009, vilket också verkställdes167.
En utvärdering avseende implementeringen av den centraliserade diariefunktionen verkställdes av undertecknad på uppdrag av Härnösands kommun. Utvärderingen genomfördes i form av en tvåårig fallstudie under 2010 och 2011. Utvärderingen var ett av flera forskningsbidrag i en mer omfattande forskning kring området e- förvaltning/arkivlagstiftning/ profession168.
Vid utvärderingen kartlades projektmål, vilka jämfördes med genomförda aktiviteter under implementeringsfasen. Sammantaget omfattar utvärderingen en tidsperiod av 2 år. En sammanställning av utvärderingen gjordes i form av en forskningsrapport, i vilken omorganisationsprocessen presenterades utifrån faserna: initiering/förstudie, genomförandeprojekt och implementering. Rapporten drar slutsatser ur dels befintlig projektinformation, dels ur de svar som lämnats av informanterna (fem registratorer och
165 Härnösands kommun (2009b) 166 Härnösands kommun (2009b) 167 Härnösands kommun (2009a), (2009b) 168 Kallberg (2011), (2013a)
en receptionist) vid de bägge intervjutillfällena under mars månad åren 2010 och 2011. Resultatet visar att bakomliggande effektivitetsaspekter som kvalitetsaspekter bakom initieringen samt att fastställda mål inte tillfullo uppnåtts under implementeringsfasen. Det konstaterades brister framför allt i arbetet med att skapa likartade rutiner, implementering av handläggarstödet i dokument- och ärendehanteringssystemet, utbildning av chefer och tjänstemän, bibehållande av god verksamhetskännedom samt revidering av diarie- och dossiéplan, vilket det sistnämnda var relaterat till ej uppdaterade dokumenthanteringsplaner. Positivt var att omorganisationen ansågs ha bidragit till att stärka informanterna som grupp och synliggjort densamma i organisationen, minskat sårbarheten vid frånvaro och skapat en ökad möjlighet till kollegialt utbyte, inte minst juridisk problematik.
Rapporten lämnade följande förslag till rekommendationer för verksamhetsutveckling: arbetet med uppdatering av dokumenthanteringsplanerna bör omgående verkställas, vilket är respektive nämnds ansvar i samarbete med kommunarkivet, skapande av likartade rutiner på diariefunktionen för att tillgodose så väl effektivitets- som kvalitetsaspekter samt att motverka distansering och minskad verksamhetskännedom. Vidare framhölls vikten av att verkställa implementering av handläggarstödet och utbilda tjänstemännen i regelverket. Forskningsrapporten finns även omarbetad och publicerad i form av peer reviewed granskad tidskriftsartikel169.
Initiering
När projektet God Informationsförvaltning, GoInfo, startade i januari 2013 med Härnösands kommun som medfinansiär, föll det sig naturligt att skapa ett särskilt delprojekt med fokus på verksamhetsutveckling av ovan nämnda centraliserade diariefunktion. Detta framhölls av kommunen som särskilt önskvärt. Vad innebär då begreppet verksamhetsutveckling i detta sammanhang? Begreppet ”verksamhetsveckling” är mångfasetterat och komplext. Verksamhetsutveckling kan kanske förenklat sammanfattas som att fortgående anpassa organisationen i syfte att möta omvärldens föränderlighet och krav, i vilken ledarskapet utgör en viktig komponent.
Det moderna ledarskapet har skiftat fokus från att förvalta och utveckla det fysiska kapitalet till att förvalta, utveckla och skapa konkurrenskraft med hjälp av humankapitalet och strukturkapitalet170.
Ljungberg & Larsson (2012, ss. 34-36) nämner ett flertal faktorer vid sidan om effektivitet och ekonomiska variabler som viktiga för att åstadkomma en lyckad verksamhetsutveckling. Dessa är bl a helhetssyn, alignment, medarbetarfokus och förändringsbarhet. När det gäller helhetssyn och alignment så är det viktigt att alla delar av en organisation måste arbeta mot en gemensam vision. Personalens kompetens och
169 Kallberg (2013c)
motivation är av största vikt. Det är viktigt att organisationen kan överbrygga funktionsgränser och kunna anpassa sig till nya förutsättningar och möta omvärldens krav171. En nödvändig förutsättning till förändring är att få medarbetarna att förstå och inse
vikten av förändring, att vilja bryta med tidigare mönster och kunna samarbeta. I detta fall har omorganisationen strävat efter att uppnå en helhetssyn och processorienterat synsätt i och med centraliseringen som tidigare har varit organiserad enligt en klassisk funktionellt uppdelad organisation. Mot bakgrund av detta sammanställdes ett forskningsförslag i form av en PM och föredrogs för ansvarig chef i februari månad. Efter positiv respons presenterades förslaget för berörd personal i mars 2013. Samtliga personal var positivt inställda till förslaget och delprojektet inleddes under våren 2013. Delprojektet designades som ett aktionsforskningsprojekt och kan beskrivas som ett möte mellan forskning och praktik.