Förslag till beslut
Vård- och omsorgsnämnden godkänner internkontrollplan för 2021.
Sammanfattning
Enligt kommunallagen ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden. Den nya planen bygger dels på den riskanalys som årligen görs av förvaltningens ledningsgrupp och dels på de upptäckter som gjorts i samband med utförd internkontroll. Internkontroll avseende 2020 är genomförd och visar på vissa anmärkningar/brister.
Utifrån genomförd internkontroll 2020 och riskanalys har förvaltningen satt som mål framåt att kontrollera att det görs en riskanalys på alla nya brukare samt att det finns tillgång till krisstöd för medarbetare. Medicinskt ansvarig sjuksköterska kommer att granska att dokumentationen som görs enligt hälso- och
sjukvårdslagen (HSL) är skriven på ett sätt som främjar patientsäkerheten.
Kvalitetschefen kommer på motsvarande sätt granska att den sociala
dokumentationen är ändamålsenlig. Vidare kommer den sociala dokumentationen att följas genom att ett slumpmässigt urval av genomförandeplaner granskas i form av aktualitet och innehåll. Det kommer även att granskas det finns tillgång till skyddsutrustning lokalt och att det finns en uppdaterad pandemiplan som tar hänsyn till fler typer av smittor. Granskning av att statistikuppgifter som tas ut ur verksamhetssystemet är kvalitetssäkrade kommer också att ske.
Det finns också gemensamma kontrollpunkter som ska genomföras av samtliga chefer i kommunen såsom kontroll av att rätt lön betalas ut, att inga otillåtna bisysslor finns, att informationssäkerheten och mutor och oegentligheter diskuteras på arbetsplatsträffar med mera.
Bakgrund
Enligt kommunallagen ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
Kommunstyrelsen har även fastställt kompletterande instruktioner gällande intern kontroll. Vård- och omsorgsnämndens arbete med intern kontroll sker i enlighet med dessa instruktioner.
TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(4)
Vård- och omsorgskontoret 2021-02-17
Intern kontroll medger möjligheten att i ett tidigt skede identifiera eventuella svagheter eller brister i verksamhetens rutiner. Den bidrar därmed till att stärka ändamålsenligheten och effektiviteten inom nämndens förvaltningsorganisation.
I praktiken innebär den interna kontrollen ett säkerställande av att diverse arbetsmoment utförs på ett tillfredsställande sätt. Det kan gälla personalens befogenheter, organisatoriska aspekter, redovisning och allehanda administrativa rutiner.
Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden. Den nya planen bygger dels på den riskanalys som årligen görs av förvaltningens
ledningsgrupp och dels på de upptäckter som gjorts i samband med utförd
internkontroll. Uppmärksammad ”risk” bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens.
Bedömningen görs utifrån skalan 1-5. Bedömningsvärdena multipliceras med varandra och utgör det så kallade riskvärdet.
Internkontroll 2020
Noteringar som gjorts utifrån 2020 års internkontroll är:
• Rutiner för riskanalyser finns på alla enheter och riskanalyser och handlingsplaner görs vid behov.
• Granskningen av dokumentation enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL) visar även 2020 att väsentlig information oftast finns men att det kan vara svårt att hitta äldre information då strukturen är bristfällig, en utbildning och anpassning av dokumentationssystemet kommer att genomföras.
• Granskningen visar att det finns en pandemiplan men att den behöver uppdateras och ta hänsyn till fler typer av smitta.
• Kvalitetsledningssystem finns och är uppdaterat men behöver göras mer lättillgängligt för medarbetare.
• Granskningen av den sociala dokumentationen visar att det finns en skillnad i hur dokumentationen sker på olika enheter och att de flesta brukare har en genomförandeplan men att alla inte är aktuella.
• De externa utförarna följs upp. Alla företag som utför hemtjänst enligt lagen om valfrihet (LOV) samt upphandlad leverantör av personlig assistans följs upp årligen. Checklista för vad som ska kontrolleras finns framtagen för att säkerställa kvaliteten på uppföljningen samt att samtliga företag följs upp på ett likvärdigt sätt. Kravåtgärder sker enligt policy när skäl för det föreligger.
• Registerförteckningen, enligt GDPR, har setts över då nytt system för att handha denna har införts, tidigare kontroller visar dock att det inte finns några icke anmälda register inom kontoret
TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 3(4)
Vård- och omsorgskontoret 2021-02-17
• I övrigt kan noteras att rutinerna kring analyslistor, bisysslor, oegentligheter etc. följs som tänkt.
Internkontrollplan 2021
Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden. Den nya planen bygger dels på den riskanalys som årligen görs av förvaltningens
ledningsgrupp och dels på de upptäckter som gjorts i samband med utförd
internkontroll. Uppmärksammad ”risk” bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens.
Bedömningen görs utifrån skalan 1-5. Bedömningsvärdena multipliceras med varandra och utgör det så kallade riskvärdet. Internkontrollplanen består dels av verksamhetsspecifika kontrollpunkter och dels av kommungemensamma. De sistnämnda tas fram av kommunkontorets internkontrollgrupp och ska finnas med i alla nämnders internkontrollplaner. Även de gemensamma kontrollpunkterna har justerats, se bilagor.
Utifrån genomförd internkontroll 2020 och riskanalys har förvaltningen satt som mål framåt att kontrollera att det görs en riskanalys på alla nya brukare samt att det finns tillgång till krisstöd för medarbetare. Medicinskt ansvarig sjuksköterska kommer att granska att dokumentationen som görs enligt hälso- och
sjukvårdslagen (HSL) är skriven på ett sätt som främjar patientsäkerheten.
Kvalitetschefen kommer på motsvarande sätt granska att den sociala
dokumentationen är ändamålsenlig. Vidare kommer den sociala dokumentationen att följas genom att ett slumpmässigt urval av genomförandeplaner granskas i form av aktualitet och innehåll. Det kommer även att granskas det finns tillgång till skyddsutrustning lokalt och att det finns en uppdaterad pandemiplan som tar hänsyn till fler typer av smittor. Granskning av att statistikuppgifter som tas ut ur verksamhetssystemet är kvalitetssäkrade kommer också att ske.
Det finns också gemensamma kontrollpunkter som ska genomföras av samtliga chefer i kommunen såsom kontroll av att rätt lön betalas ut, att inga otillåtna bisysslor finns, att informationssäkerheten och mutor och oegentligheter diskuteras på arbetsplatsträffar med mera.
Ansvarsfördelning
I 6 kap. 1 och 7 §§ kommunallagen framgår styrelsens och nämndernas ansvar för den interna kontrollen. Revisorernas uppgifter framgår av 9 kap. 7 §.
Enligt reglemente för intern kontroll framgår bl.a. följande:
• Styrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll upprättas inom kommunen.
• Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse
TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 4(4)
Vård- och omsorgskontoret 2021-02-17
att en organisation upprättas för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde, samt att regler och anvisningar antas för den interna kontrollen.
• Produktionschefen eller motsvarande inom nämnds verksamhetsområde ansvarar för att konkreta regler och anvisningar utformas för att
upprätthålla en god intern kontroll. Dessa regler ska antas av respektive nämnd.
• Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll, samt att
informera övriga anställda om reglernas och anvisningars innebörd. Vidare har de att verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll.
Brister i den interna kontrollen ska rapporteras till närmaste chef.
Fredrik Yllman Produktionschef
Bilagor
1. Internkontrollplan 2021 2. Riskanalys 2021
3. Riskanalys gemensamma kontrollpunkter
1(4)