VON Kallelse 2021-03-10 - till hemsidan

(1)

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kanslienheten Emma Svedin

Nämnd-/bolagssekreterare 0156-522 50

emma.svedin@trosa.se

Kallelse Datum 2021-03-04

Tid: Onsdagen den 10 mars 2021, kl. 13.30 Stängt sammanträde Plats: Kommunhuset, Apelviken*

Gruppmöte: Se separat inbjudan från gruppledare

*Samtliga ledamöter och ersättare deltar på distans genom Digitalt möte. Endast ordförande, sekreterare och vård- och omsorgschef deltar på plats i Apelviken.

Kallelse till Vård- och omsorgsnämnden

Ärende Dnr

1. Godkännande av dagordning

2. Bokslut 2020 för vård- och omsorgsnämnden VON 2021/20

3. Kvalitetsberättelse 2020 VON 2021/21

4. Patientsäkerhetsberättelse 2020 VON 2021/22

5. Omorganisation av Arbetsmarknadsenheten VON 2021/23 6. Redovisning av utförd internkontroll 2020 för vård- och

omsorgsnämnden

VON 2021/24

7. Internkontrollplan 2021 för vård- och omsorgsnämnden VON 2021/25 8. Uppföljning – Efterlevnad av dataskyddsförordningen 2020 VON 2021/14

9. Dataskyddsombud VON 2021/16

10. Information om kontinuitetsplan (Inga handlingar)

11. Information Covid-19 (Inga handlingar)

VON 2020/34

12. Nyckeltal (Inga handlingar)

13. Vård- och omsorgschef informerar (Inga handlingar)

14. Anmälan av delegationsbeslut VON 2021/1

15. Anmälningsärenden VON 2021/2

16. Skadeståndsanspråk

Handlingarna blir allmän handling när protokollet är justerat. Därför finns de inte med i kallelsen. Kontakta kanslienheten om du vill ta del av handlingarna när de blir allmän handling, tel. 0156-520 00 eller trosa@trosa.se

VON 2021/13

Helena Koch Emma Svedin

Ordförande Nämndsekreterare

(2)

(3)

Vård- och omsorgskontoret Fredrik Yllman

Produktionschef 0156-521 15

fredrik.yllman@trosa.se

Tjänsteskrivelse Datum

2021-02-25 Diarienummer VON 2021/20

Bokslut 2020 för Vård- och omsorgsnämnden

Förslag till beslut

Vård- och omsorgsnämnden överlämnar bokslut 2020 till kommunstyrelsen.

Ärendet

Vård- och omsorgsnämnden redovisar ett positivt resultat på 3 mkr vid årets slut.

Resultatet inkluderar nämndens buffert samt reglering mot central buffert.

Äldreomsorgen redovisar totalt sett ett överskott på 4,2 mkr medan funktionshinderområdet redovisar ett sammantaget överskott på 0,4 mkr.

Hälso- och sjukvårdsenheten (inklusive tekniska hjälpmedel) lämnar ett negativt resultat på 1,3 mkr.

Enligt bilaga presenteras vård- och omsorgsnämndens verksamhetsberättelse.

Fredrik Yllman Peter Hellmark

Produktionschef Ekonom

Bilagor

1. Verksamhetsberättelse 2020 för vård- och omsorgsnämnden 2. Måluppfyllelse 2020

(4)

Vård- och omsorgsnämnden

Ordförande: Helena Koch (M) Produktionschef: Fredrik Yllman

VERKSAMHETSOMRÅDE

• Hälso- och sjukvård

• Äldreomsorg

• Insatser för personer med funktions- nedsättning

• Färdtjänst/Riksfärdtjänst

ÅRETS RESULTAT

Vård- och omsorgsnämnden redovisar totalt sett ett överskott på 3 020 tkr för verksamhets- året 2020. Resultatet inkluderar nämndens buffert samt reglering mot central buffert.

Äldreomsorgen totalt redovisar ett överskott om 4 183 tkr. Resultatenheterna särskilt boende visar ett underskott på 2 263 tkr (inkl. resultat- överföring från tidigare år) medan resultatenheterna inom hemtjänsten totalt backar 663 tkr.

Funktionshinderområdet redovisar sammantaget ett överskott på 369 tkr. Framförallt är det boendestöd enligt SoL, korttidsvistelse LSS samt personlig assistans utan SFB-beslut som redovisar lägre kostnader än budgeterat. Hem- tjänst yngre (under 65 år) samt köp av boende- platser för barn enligt LSS backar 602 tkr re- spektive 632 tkr. I övrigt gjorde de flesta enheterna på området mindre överskott.

Hälso- och sjukvård (inkl. tekniska hjälpmedel) redovisar ett negativt resultat på 1 294 tkr.

Sjuksköterskeenheten och Rehabiliterings-enheten stänger året på -806 tkr, dock har man

under året inte kompenserats från nämndens buffert vilket var fallet 2019 då man erhöll ett tillskott om 1 500 tkr. Tekniska hjälpmedel redovisar ett underskott på 488 tkr för helåret.

Myndigheten redovisar ett negativt resultat om 528 tkr. Färdtjänsten (som hanteras av myndigheten) lämnar ett överskott på 198 tkr vilket är ovanligt men inte konstigt med tanke på si- tuationen under det gångna året.

MÅLUPPFYLLELSE

Enligt kommunfullmäktiges mål ska äldre- omsorgen tillhöra de 25 % bästa i landet vad gäller nöjdhet samt att kommunens kostnader ska vara i nivå med standardkostnaderna för kärnverksamheterna. Standardkostnaderna avser år 2019 och där ligger kostnaderna över standardkostnaden inom verksamheter för personer med funktionsnedsättningar samt äldre- omsorg. Nämndens mål är nya för året. Målen kring kompetens, nöjdhet, trygghet och medarbetarengagemang kommer att uppnås. Målet kring miljö kommer inte att uppnås då det ej finns möjlighet att tanka med HVO-diesel.

VÄSENTLIGA PERSONALFÖR- HÅLLANDEN

Heltidsresan, som innebär att heltid ska bli norm inom vård- och omsorgskontoret år 2021, har inneburit att antalet årsarbetare har stigit då fler personer ökat sin sysselsättningsgrad medan det totala antalet personer anställda ligger kvar på samma nivå som föregående år.

Frisknärvaron har minskat kraftigt under året.

Det beror på en ökad sjukskrivning med anledning av Covid-19 pandemin och Folkhälsomyn- dighetens rekommendationer kopplade till det.

Vård- och omsorgskontorets medarbetare har i mycket liten utsträckning möjlighet till hemar- bete.

För att möjliggöra en ökad frisknärvaro har

”träna som arbetsuppgift” succesivt införts under 2020 och två stycken inspelade tränings- program, som finns tillgänglig för all personal, har producerats under året.

Totalt, tkr 2020 2019 2018

Budget, netto 214 974 207 219 192 920 Resultat, netto 211 954 205 702 193 525

Avvikelse 3 020 1 517 -605

Antal årsarbetare 242 234 227

Antal kvinnor 247 243 241

Antal män 22 23 25

Frisknärvaro*, % 35 63 63

*Andel månadsavlönade som har fem eller färre sjuk- dagar per år.

(5)

Det råder fortsatt en brist på medarbetare med formell kompetens, främst bland undersköters- kor och fysioterapeuter. Vård- och omsorgskontoret erbjuder, under 2019 och 2020, 35 stycken medarbetare som saknar formell kompetens distansutbildning till undersköterska.

Utbildningssatsningen kommer att fortsätta även 2021 och 2022 genom medel från rege- ringssatsningen äldreomsorgslyftet.

Under året har en mängd utbildningar genom- förts, många av utbildningarna är direkt kopplade till den pågående Covid-19 pandemin. Ex- empelvis har i princip all personal genomfört utbildningar i basal hygien. I övrigt har personal från vård- och omsorgskontoret bland annat haft utbildning i IBIC, genomförandepla- ner, hjärt- och lungräddning, systematisk upp- följning, avtalsrätt, demensutbildning, färd- tjänst med mera. En stor del av personalen inom funktionsnedsättningsområdet samt vissa från andra enheter har genomgått en 4 dagars basutbildning i psykiatri.

Vård- och omsorgskontoret har infört en ny yr- keskategori under året, specialistunderskö- terska inom demens. Alla särskilda boenden samt hemtjänsten har anställt personer som genomfört den utbildningen på Yrkeshögskola.

HME-enkäten (hållbart medarbetarengagemang) visade mycket goda resultat för vård- och omsorgskontoret. Särskilda boenden har det högsta medarbetarengagemanget i riket och funktionshinderomsorgen har det 3:e högsta.

HÄNDELSER AV VÄSENTLIG BETY- DELSE

För att minska smittspridningen inom verksamheten har en rad åtgärder satts in under året. Restaurangerna på Häradsgården och Trosagården har varit stängda sedan den 11 mars. I mars beslutade nämndens ordfö- rande om stängning av dagverksamheten för personer med demenssjukdom samt fixar- tjänsten. Besöksrestriktioner infördes på de särskilda boendena för äldre samt serviceboende enl. LSS den 11 mars och följdes senare av ett regeringsbeslut om besöksförbud den 30 mars. Regeringsbeslutet upphörde i oktober och krisledningsnämnden fattade beslut om ett lokalt besöksstopp den 12 november som förlängts i omgångar och gällt under

resten av året. Vidare tillsattes ett särskilt hemtjänstteam för att arbeta med personer med konstaterad eller misstänkt Covid-19.

Korttidsavdelningen Novum avdelades också till att vårda samt att ta emot personer från sjukhus med misstänkt eller konstaterad Co- vid-19. Ytterligare lokaler på Häradsgården iordningsställdes för att kunna öppnas med kort varsel om stora behov av platser skulle uppstå. Ytterligare åtgärder är stora utbildningsinsatser, framtagande av nya rutiner, avtal för hantering av tvätt av personalklä- der, team för administrativ avlastning av chefer som då fick större möjlighet till att ut- öva ett ledarskap i krissituation.

Den snabbast växande målgruppen inom vård- och omsorgskontoret är personer med demenssjukdom. Då dagverksamheten stängde under våren ersattes insatsen av ut- ökad hemtjänst och i vissa fall korttidsvistelse eller särskilt boende. Under hösten/vin- tern har dagverksamheten stundtals varit öppen i begränsad omfattning. Det har inneburit en stor påverkan på både brukare och anhöriga. Planerna på att öppna en ny dagverksamhet i Vagnhärad under 2020 har inte kunnat verkställas utan starten planeras istället att ske 2021.

Det har skett en ökning av antalet ansök- ningar och uppföljningar av beslut under året, särskilt under andra halvåret. Totalt sett har myndigheten utfört 20 % fler utred- ningar under 2020 i relation till 2019.

Det rehabiliterande och förebyggande ar- betssättet är fortsatt prioriterat. Arbetssättet förutsätter ett nära och tätt samarbete mellan hälso- och sjukvårdspersonal, bistånds- handläggare och hemtjänstpersonal. Föru- tom förhöjd kvalité för individen är målsätt- ningen med arbetssättet också att omsorgs- behovet hos invånarna i Trosa Kommun kan hanteras inom tillgängliga ekonomiska ra- mar. Under hösten 2020 påbörjades ett arbete för att utveckla modellen till en mer in- tensiv hemrehabilitering med Eskilstuna som förebild.

Trosabygdens bostäder (Trobo) färdigställde under sommaren 88 stycken hyreslägen- heter i Trosa. Vård- och omsorgskontoret hyr 4 stycken lägenheter och öppnade under

(6)

hösten ett serviceboende enligt LSS. Verk- samheten kommer att bedrivas i tätt samarbete med nuvarande serviceboende på Fo- dergången.

Under året har det tillkommit nya digitala lös- ningar inom kontoret, exempelvis har möjlig- heten till videokonferenser utökats och kontoret har även ett system för säkra digitala besök med brukare där alla deltagare behö- ver logga in med mobilt bank-id. Möjligheten till mobil dokumentation för omvårdnadsper- sonalen har införts.

Under 2019 startade vård- och omsorgskontoret ett projekt för införande av individens behov i centrum (IBIC). Det är ett behovsinriktat och systematiskt arbetssätt i arbetet med vuxna personer oavsett ålder eller funktionsnedsättning. IBIC utgår från individens behov, resurser, mål och resultat inom olika livsområden i dagliga livet. Med ett systematiskt arbetssätt beskrivs nuläge, mål och resultat med strukturerad dokumentation. Införandeprojektet drivs av en projekt- ledare tillsammans med en processledare och beräknades att fortgå under hela 2020.

Covid-19 pandemin gjorde att kontoret be- hövde omfördela resurser vilket fick till följd att tidsplanen inte har kunnat hållas, IBIC beräknas trots det vara helt implementerat 2021.

Under 2017 togs det fram en partsgemensam handlingsplan för hur heltid ska bli norm inom vård och omsorg i Trosa kommun. Arbetet med omställning till heltidsanställningar startades under 2018 och kommer att pågå fram till 2021 då alla anställda kommer att ha erbjudits en heltidsanställning. Hittills har projektet gett stor effekt då andelen personer som arbetar heltid har stigit från 33 % år 2017 till 68 % år 2020.

Då personalsituationen inför sommaren var svårbedömt startade verksamheten tidigt planerandet av sommarperioden och resultatet var en semesterperiod med god beman- ning och bibehållen hög kvalitet för brukarna inom kontorets alla delar. Vissa arbetsuppgifter kan utföras av andra vilket anammats av hälso- och sjukvårdsenheten som haft un- dersköterskor och habiliteringsassistenter anställda.

Samarbetet med Regionen och den lokala vård- centralen har utökats och förbättrats under senare delen av 2020.

FÖRVÄNTAD UTVECKLING

Antalet invånare i Trosa kommun fortsätter att öka. Utvecklingen innebär, de närmsta åren, ett ökat behov av framförallt hemtjänst och hem- sjukvård samt dagverksamhet för personer med demenssjukdom. Under senare delen av 2023 behövs det ett utökat antal platser inom särskilt boende för äldre. Vård- och omsorgsnämnden fattar årligen beslut kring en boendeplan som är en strategisk plan för boendeförsörjning och dagverksamhetsplatser de närmsta 10 åren.

Utredningen kring fast omsorgskontakt i hem- tjänsten lämnade sitt slutbetänkande i oktober 2020. Förslaget innebär att de äldre som har hemtjänst ska erbjudas en fast omsorgskontakt som ska se till behoven av kontinuitet, trygghet, individanpassad omsorg och samordning. Den fasta omsorgskontakten ska vara underskö- terska. Förslaget föreslås träda i kraft 1 januari 2022 och kravet på undersköterska den 1 januari 2030.

Utredningen om en ny socialtjänstlag (SoL) har, i augusti, lämnat sitt slutbetänkande. För vård- och omsorgskontoret innebär förslaget bland annat att socialtjänstlagen öppnas upp för en förenklad handläggning och beslutsfattande av vissa ärenden såsom hemtjänst och korttidsbo- ende. Förslaget innebär också att verksamheten ska drivas utifrån vetenskap och beprövad erfarenhet samt ett ökat fokus på förbyggande arbete.

Regeringen har tillsatt en utredning om en ny lag där målgruppen äldre bryts ut från Social- tjänstlagen. Målet med en äldreomsorgslag är att få till stånd långsiktiga förutsättningar för äldreomsorgen, tydliggöra äldreomsorgens uppdrag och innehåll samt säkerställa till- gången till god hälso- och sjukvård och medi- cinsk kompetens inom äldreomsorgen

Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) har utretts av regeringen. LSS- utredningen lämnade sitt slutbetänkande till regeringen i januari 2019. I juni 2020 skickades sedan utredningen på remiss. Förslag i utredningen är att staten tar över myndighetsutöv- ningen kring personlig assistans samt att nya

(7)

insatser tillkommer och att vissa gamla insatser görs om. Utredningen beräknar att kostnaderna för kommunerna kommer att öka medan sta- tens kostnader kommer att minska.

Regeringen har också aviserat att de ska ta fram en nationell strategi för anhöriga. Rege- ringen pekar där på anhöriga till äldre som på grund av sjukdom eller funktionsnedsättning behöver olika former av stöd och omsorg. Soci- alstyrelsen lämnade underlag till en nationell strategi i december 2020.

Regeringen har inrättat en välfärdskommission bestående av staten, kommuner och regioner och fackföreningar. Välfärdskommissionens uppdrag går ut på att identifiera och analysera konkreta åtgärder för att stärka kommunsek- torns förmåga att tillhandahålla välfärdstjänster av god kvalitet i framtiden.

Regeringen har gjort en överenskommelse med Sveriges kommuner och regioner (SKR) med syfte att stödja digitalisering i äldreomsorgen.

Överenskommelsen omfattar 200 miljoner kro- nor under 2021.

Det är inlämnat en proposition för en nära och tillgänglig vård (prop 2019/20:164). Inrikt- ningen är att hälso- och sjukvården bör ställas om så att primärvården är navet i vården och samspelar med annan hälso- och sjukvård och med socialtjänsten. Målet med omställningen av hälso- och sjukvården är att patienten får en god, nära och samordnad vård som stärker häl- san. Den pekar på hur samverkan mellan den regiondrivna primärvården och den kommunala hälso- och sjukvården och omsorgen kan under- lättas och hur gränssnittet mellan dessa verksamheter bör se ut. Arbetet utgör ett viktigt steg i en strukturförändring av det svenska hälso- och sjukvårdssystemet, som innebär att primärvården blir den verkliga basen och första linjen i hälso- och sjukvården.

Under 2018 beslutade vård- och omsorgskontoret att införa individens behov i centrum (IBIC). Sedan 2019 har det pågått ett arbete med utbildning och utveckling av arbetssättet.

IBIC är ett behovsinriktat och systematiskt ar- betssätt i arbetet med vuxna personer oavsett ålder eller funktionsnedsättning. IBIC utgår från individens behov, resurser, mål och resultat inom olika livsområden i dagliga livet. Med ett

systematiskt arbetssätt beskrivs nuläge, mål och resultat med en strukturerad dokumentation. Arbetssättet ska vara fullt ut implementerat under 2021.

VERKSAMHETSMÅTT

Verksamhetsmått Redov Redov Re- dov

2020 2019 2018

Demografi äldre / an- tal per åldersgrupp

65-79 år 2 800 2 694 2 627

80-89 år 622 567 524

90 - 108 107 110

UPPLYSNING OM VÄSENTLIGA PRIVATA UTFÖRARE

Hemtjänsten i Trosa kommun omfattas av lagen om valfrihet (LOV). Det innebär att brukare av hemtjänst kan välja andra utförare än kommu- nen. I Trosa kommun finns det, i dagsläget, två godkända utförare. Ingen av utförarna har fått sitt tillstånd beviljat av inspektionen för vård och omsorg (IVO) och det pågår en rättsprocess kring det för bägge utförarna. Beroende på hur dessa rättsprocesser fortskrider kan det inne- bära att den kommunala utföraren av hemtjänst kommer att få fler brukare. Under året kommer förfrågningsunderlaget för LOV att ses över.

INVESTERINGAR

Vård- och omsorgskontoret har haft en måttlig investeringstakt under året. Anledningen till det är att vårdsängar hyrs av hjälpmedelscentralen istället för att köpas in. De stora investerings- posterna under året är larm till Trosagården samt inköp av digitala läkemedelsskåp.

INTERN KONTROLL

Vård- och omsorgsnämnden har på sammanträ- det den 11 mars 2020 godkänt en ny internkontrollplan. Den utgår från de riskfaktorer som vård- och omsorgskontorets ledningsgrupp kommit fram till. Internkontroll för 2020 är ge- nomförd och visar på vissa brister. Riskanalyser på nya brukare görs och där är en del att analysera risken för hot och våld, vid risker upprät- tas en särskild handlingsplan. Granskningen av dokumentation enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL) visar även 2020 att det finns utvecklings-

(8)

behov i dokumentationen. En utbildning och an- passning av dokumentationssystemet kommer att genomföras. Granskningen av den sociala dokumentationen visar att det finns en skillnad i hur dokumentationen sker på olika enheter och att de flesta brukare har en genomförande- plan men att alla inte är aktuella samt att den sociala dokumentationen behöver förbättras.

Då vård- och omsorgskontoret inför individens behov i centrum (IBIC) har en stor del av personalen utbildats i dokumentation.

Den interna kontrollen visar också att verksamheten har en pandemi- och en kontinuitetsplan.

Då det varit svårt att förutse omfattningen av pandemin behöver den ses över med tätare in- tervall.

Då det tidigare varit problem med att sekre- tesskyddade utskrifter hamnat fel har det in- förts säkra utskrifter vilket används av personal.

All nyanställd personal samt de flesta av den re- dan befintliga personalen har fått skriva på den nyligen framtagna blanketten kring offentlig- hets- och sekretesslagen samt meddelarfrihet.

Vidare så sker det stickprovskontroller månads- vis för att tillse att den statistik som tas ut ur verksamhetssystemet är korrekt.

Granskningen visar också att kvalitetslednings- systemet i stort är fungerande och en ny riktlinje togs fram under 2020. Kvalitetsledningssy- stemet kommer att finnas tillgängligt på intra- nätet på ett mer lättillgängligt sätt under 2021 och under 2022 planeras det att digitaliseras i ett annat system.

Alla chefer kontrollerar analyslistorna för att tillse att rätt löner betalas ut. Även bisysslor kontrolleras årligen och bedöms utifrån bisyss- lans art. När förändringar sker i verksamheten upprättas riskanalyser ur ett arbetsmiljöper- spektiv, vid risker upprättas särskild handlingsplan. När riskanalyserna upprättas är utgångs- punkten att arbetstagarorganisationer och medarbetare ska vara delaktiga. När en medarbetare slutar sker också, i de flesta fall, också ett avslutssamtal för att fånga upp förbättrings- och förändringsförslag.

Registerförteckningen har setts över under 2020 då nytt system för att handha denna in- förts.

Delegeringsordningen ses över minst en gång varje år. SKLs skrift om mutor och jäv tas upp årligen på arbetsplatsträffar och finns även till- gänglig på personalens kontor på vissa arbets- platser. De privata utförarna följs upp. Alla fö- retag som utför hemtjänst enligt lagen om valfrihet (LOV) samt upphandlad leverantör av personlig assistans följs upp årligen.

(9)

VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDENS MÅL 2020

Mål Målprecisering Upp-

fyllelse Trend Utfall Mätmetod Kommentar

Rubrik 1.

Personal som arbetar inom vård- och omsorgskontoret ska ha rätt formell

kompetens

Andel personal med formell kompetens

ska öka Ökat antal Egen mätning av personals utbildning Undersköterskeutbildning har skett under året

2.

Brukarna ska vara sammantaget nöjda med vård- och omsorgskontoret i Trosa kommun

Minst 90% av brukarna ska vara mycket nöjda eller nöjda med vård- och

omsorgskontoret

92 % Hemtjänst 95% Säbo

LSS 70%

Hur nöjd eller missnöjd är du

sammantaget med ditt äldreboende? Hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med den hemtjänst du har?

Socialstyrelsen, Vad tycker de äldre om äldreomsorgen, samt egen enkät egen regi- verksamheter funktionsnedsättning

Resultat 2019

hemtjänst 85% Säbo 89% LSS inget resultat

3. Brukaren ska känna sig trygg i sitt hem med stöd

Minst 90% ska känna sig trygga till mycket trygga i sitt hem med stöd

91 % Hemtjänst

95% Säbo LSS 72%

Hur tryggt eller otryggt känns det att bo på ditt äldreboende? Hur tryggt eller otryggt känns det att bo hemma med stöd från hemtjänsten? Socialstyrelsen, Vad tycker de äldre om äldreomsorgen.samt egen enkät egen regi-verksamheter funktionsnedsättning

Resultat 2019

hemtjänst 89% Säbo 96% LSS inget resultat

4. Hållbart

medarbetarengagemang Totalt index på

minst 85 Index 85 HME mätning genomförs 1 gång per år i

Trosa kommun Resultat 2019 86

5. Vård- och omsorgskontoret ska vara kostnadseffektivt

Ej överstiga standardkostnadern a

Äldreomsorg 9,4%

LSS 3,3% Standardkostnadsavvikelse ÄO och FH, vad kostar verksamheten (VKV)

Standardkostnaden överstigs inom både äldreomsorgen och LSS

6. Transporter ska ske så

miljömässigt som möjligt Alla transporter ska

ske fossilfritt Uffylls ej Egen mätning

Uppfylls ej då möjlighet till tankning av HVO-diesel ej är möjligt

(10)

(11)

Vård- och omsorgskontoret Sejla Salkic

Kvalitetschef 0156-52044

sejla.salkic@trosa.se

Tjänsteskrivelse Datum

2021-03-03 Dnr

VON 2021/21

Kvalitetsberättelse 2020

Förslag till beslut

Vård- och omsorgsnämnden godkänner Kvalitetsberättelse 2020.

Ärendet

Grunden för att utveckla och säkra kvaliteten i verksamheten är ett välfungerade och systematiskt kvalitetsarbete. I detta arbete ingår att uppmärksamma och förebygga kvalitetsbrister och ta hand om synpunkter och klagomål i syfte att förbättra verksamheten för brukarna och minska risken för missförhållanden.

I Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem SOSFS 2011:9 anges att

kvalitetsarbetet ska dokumenteras och sammanställas i en årlig kvalitetsberättelse.

Kvalitetsberättelsen omfattar huvudsakligen socialtjänstlagens, SoL och lagen om särskilt stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, område. Kvaliteten inom hälso- och sjukvården redovisas i nämndens patientsäkerhetsberättelse för 2020.

Det systematiska kvalitetsarbetet beskrivs i rapporten med åtgärder och

förbättringar utifrån verksamhetens egenkontroll, rapporterade avvikelser, inkomna synpunkter och klagomål samt inträffade missförhållanden enligt lex Sarah.

2020 har varit ett speciellt år på grund av covid-19 och vård- och omsorgskontoret har påverkats i olika grad. Trots rådande pandemi har vård- och omsorgskontorets olika enheter och de externa verksamheterna fortsatt sitt arbete med en rad olika kvalitetshöjande aktiviteter och kompetensutveckling av medarbetare. Nu mer än förr har högre krav ställts på verksamheten och det stöd som erbjuds våra brukare.

En del av det systematiska förbättringsarbetet, både på verksamhets- och enhetsnivå, är de kommande och årliga analysdagarna. Analysdagarnas syfte kommer att vara att samla in årets samtliga resultat, analysera dessa och skapa en bild över styrkor samt förbättringsområden inom de olika enheterna.

Uppdateringar av riktlinjer och rutiner i ledningssystemet har skett under 2020 och är ett fortsatt och ständigt pågående arbete. Digitaliseringen och säkerställande av våra digitala verktyg har, med tanke på rådande pandemin, spelat en avgörande funktion i verksamhetens kvalitetsutveckling.

Resultat från bland annat avvikelser, internkontroll, granskning och på annat sätt uppmärksammade händelser bör ligga till grund för vård- och omsorgsnämndens fortsatta förbättringsarbete 2021. Samma prioriteringar gäller i år som för 2020 då

(12)

TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2)

Vård- och omsorgskontoret 2021-03-03

det fortsatt finns behov av utveckling och förbättring för att kvalitetssäkra vår verksamhet.

Fredrik Yllman Sejla Salkic Produktionschef vård och omsorg Kvalitetschef

Bilagor

Kvalitetsberättelse 2020

(13)

Kvalitetsberättelse 2020

(14)

Vård- och omsorgskontoret Kvalitetsberättelse Datum

2021-03-03 Dnr

VON 2021/21

Innehållsförteckning

Sammanfattning ... 2

Bakgrund ... 3

Organisatoriskt ansvar och roller i kvalitetsarbetet ... 3

Systematiskt förbättringsarbete ... 5

Brukarundersökning ... 9

Avvikelser ... 10

Tillsyn ... 16

Kompetensutveckling och särskilda satsningar ... 16

Verksamhetsuppföljning ... 17

Prioriteringar 2021 ... 17

(15)

TROSA KOMMUN Kvalitetsberättelse Sida 2(18)

Vård- och omsorgskontoret VON 2021/21

Sammanfattning

Kvalitetsberättelsen omfattar huvudsakligen socialtjänstlagens, SoL och lagen om särskilt stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, område. Kvaliteten inom hälso- och sjukvården redovisas i nämndens patientsäkerhetsberättelse för 2020.

Det systematiska kvalitetsarbetet beskrivs i rapporten med åtgärder och

förbättringar utifrån verksamhetens egenkontroll, rapporterade avvikelser, inkomna synpunkter och klagomål samt inträffade missförhållanden enligt lex Sarah.

2020 har varit ett speciellt år på grund av Covid-19 och vård- och omsorgskontoret har påverkats i olika grad. Trots rådande pandemi har vård- och omsorgskontorets olika enheter och de externa verksamheterna fortsatt sitt arbete med en rad olika kvalitetshöjande aktiviteter och kompetensutveckling av medarbetare. Nu mer än förr har högre krav ställts på verksamheten och det stöd som erbjuds våra brukare.

En del av det systematiska förbättringsarbetet, både på verksamhets- och enhetsnivå, är de kommande och årliga analysdagarna. Analysdagar kommer att genomföras i samråd med samtliga enhetschefer i vård- och

omsorgsverksamheten. Analysdagarnas syfte kommer att vara att samla in årets samtliga resultat, analysera dessa och skapa en bild över styrkor samt

förbättringsområden inom de olika enheterna.

Uppdateringar av riktlinjer och rutiner i ledningssystemet har skett under 2020 och är ett fortsatt och ständigt pågående arbete.

Digitaliseringen och säkerställande av våra digitala verktyg har, med tanke på rå- dande pandemin, spelat en avgörande funktion i verksamhetens kvalitetsutveckling.

Resultat från bland annat avvikelser, internkontroll, granskning och på annat sätt uppmärksammade händelser bör ligga till grund för vård- och omsorgsnämndens fortsatta förbättringsarbete 2021. Samma prioriteringar gäller i år som för 2020 då det fortsatt finns behov av utveckling och förbättring för att kvalitetssäkra vår verksamhet.

(16)

1. Bakgrund

Socialtjänstlagen 3 kap § 3 säger: ”Insatser inom socialtjänsten skall vara av god kvalitet. För utförande av uppgifter inom socialtjänsten ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras.”

Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade § 6 innehåller motsvarande bestämmelse. Kravet på god kvalitet gäller både enskild (näringsidkare som bedriver socialtjänst) och offentlig verksamhet inom socialtjänsten.

Kvalitetsbegreppet omfattar socialtjänstens verksamhet på alla nivåer: strukturin- riktade, allmänt inriktade och individinriktade insatser. Medborgare har rätt att få adekvat stöd och hjälp av god kvalitet. God kvalitet inom socialtjänstens verksamhet innefattar bland annat

 rättssäkerhet

 bemötande

 delaktighet

 socialtjänstens insatser ges i enlighet med de mål och övriga bestämmelser som socialtjänstlagen anger.

Kvalitet definieras på följande sätt - att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt:

 lagar och andra föreskrifter om hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd och service till vissa funktionshindrade och

 beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter.

Varje enhet redovisar årligen sitt kvalitetsarbete utifrån vissa frågeställningar till kvalitetschef för sammanställning till nämnden.

Kvalitet i vård- och omsorgsverksamheten innebär att vi skapar värde tillsammans med dem vi är till för. Identifierade processer är värdeskapande, effektiva,

rättssäkra, transparanta, förebyggande och förvaltningsövergripande.

2. Organisatoriskt ansvar och roller i kvalitetsarbetet

Ett välfungerande kvalitetsarbete förutsätter att det finns en tydlig

ansvarsfördelning och befogenheter för att implementera, utveckla och vidta åtgärder inom verksamhetens enheter. Kvalitet är ett personligt åtagande där varje chef och medarbetare har ett ansvar för kvaliteten i sitt eget arbete. Chefer och

(17)

medarbetare på alla nivåer inom vård- och omsorgsverksamheten ansvarar för att ta del av det systematiska kvalitetsarbetet.

Vård- och omsorgsnämnden har skapat en struktur för ansvarsfördelningen när det gäller ansvar och utveckling av kvalitetsfrågor vilken följer nedan:

2.1 Vård- och omsorgsnämnden

Vård- och omsorgsnämnden är ytterst ansvarig för verksamheten. Nämnden beslu- tar genom övergripande mål i verksamhetsplanen och fastställer ledningssystem, riktlinjer, uppdrag och kvalitetsdokument.

2.2 Produktionschef

Produktionschefen har det övergripande ansvaret för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Produktionschefen rapporterar till vård- och omsorgsnämnden och ska omsätta nämndens mål i verksamheten. Pro- duktionschefen utser kvalitetschef/enhetschefer och har tillsammans med dessa ett ledningsansvar. Produktionschefen och kvalitetschef/enhetscheferna ska samverka kring socialtjänst och hälso- och sjukvårdsfrågor tillsammans med medicinskt ansvarig sjuksköterska och kvalitetsutvecklare.

2.3 Kvalitetschef

Kvalitetschefen har övergripande ansvar för kvalitets- och utvecklingsarbete, kvalitetskrav och systematisk uppföljning. Kvalitetschefen ska tillsammans med medarbetare inom kvalitetsenheten arbeta fram riktlinjer, ansvara för att ledningssystemet följs upp, följa aktuell lagstiftning och ser till att uppföljning och utveckling sker inom området socialtjänst. Kvalitetschefen rapporterar till produktionschefen och ansvarar för att sammanfatta årets kvalitetsarbete i verksamhetens kvalitets- berättelse och deltar vid kvalitetsuppföljningar. Kvalitetsarbete sker i samarbete med medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS, kvalitetsutvecklare och systemförval- tare.

2.4 Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS)

MAS ansvarar för att förvaltningen har system som säkrar en hög patientsäkerhet och en god och säker vård. MAS ansvarar även för att det finns system för anmäl- ningar av vårdskador och risk för vårdskador, hantering av avvikelser, säkra rutiner för läkemedelshantering, att dokumentationen sker enligt patientdatalagen och att delegeringar av arbetsuppgifter är förenliga med säkerhet för patienterna. MAS deltar i kvalitetsuppföljningar och ansvarar där för uppföljningen av hälso- och sjuk- vårdsinsatserna. MAS rapporterar till kvalitetschef och kommunstyrelsen.

2.5 Enhetschef

Enhetschef ansvarar för att bryta ned nämndens mål till verksamhetsmål och att kvalitetsarbetet förankras hos medarbetare. Enhetschef ansvarar för att skapa strukturer och processer för att möjliggöra delaktighet i ett aktivt kvalitetsarbete och har ansvar för uppföljning av resultat, analys av resultat och för att vidta de förbättringsåtgärder som krävs. Enhetschef ska även löpande bedöma om de finns risk för att händelser kan inträffa som kan medföra brist i verksamhetens kvalitet,

(18)

utöva egenkontroll samt ta emot och utreda synpunkter och avvikelser. Enhetschef har det samlade ansvaret för det systematiska kvalitetsarbetet inom enheten.

2.6 Medarbetare

Medarbetare har ansvar för att känna till och arbeta i enlighet med riktlinjer och rutiner utifrån ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete. Medarbetare ska medverka i risk- och avvikelsehantering, delta i arbetet med uppföljning av mål och resultat samt visa engagemang, omtanke, förtroende och delaktighet. Samtliga medarbetare har skyldighet att rapportera missförhållanden och risk för missförhål- landen.

Verksamheter både i egen och privat regi beskriver i underlaget inför kvalitetsberät- telsen en tydlig ansvarsfördelning och det framkommer att många har ett forum där kvalitetsfrågor kan lyftas och ständigt arbetas med syfte att öka verksamhetens kvalitet.

3. Systematiskt förbättringsarbete

I det systematiska förbättringsarbetet läggs vikt vid förebyggande åtgärder som riskanalyser för att kunna förhindra att missförhållanden och andra avvikelser in- träffar. Även egenkontroller betonas där den som bedriver verksamhet ska under- söka verksamhetens resultat och kontrollera kvaliteten. Därutöver ska inkomna rapporter, klagomål och synpunkter tas emot, utredas, sammanställas och analyseras för att säkra kvaliteten.

3.1 Riskanalys

Riskanalys är en metod för att förutse och förebygga skador och andra negativa händelser som kan drabba brukare. Riskanalys handlar om att kartlägga risker som finns i verksamheten, eller som kan tänkas uppstå vid t.ex. förändringar i verksamheten. Riskanalyser handlar om flera olika saker, t.ex.

• Regelbundet se över verksamhetens kvalitet och hitta långsiktiga lösningar.

• Hitta förklaringar till en ökad mängd klagomål, avvikelser eller negativa resultat i brukarundersökningar och andra jämförelser.

• Uppmärksamma och komma tillrätta med problem kring omsorgsinsatser

• Att förbygga skador.

• Arbeta för att verksamheten ska bli mer brukarcentrerad.

3.1.1 Internkontrollplan

Enligt kommunallagen ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden. Den nya internkontrollplanen bygger dels på den riskanalys som årligen görs av

förvaltningens ledningsgrupp och dels på de upptäckter som gjorts i samband med utförd internkontroll. Internkontroll avseende 2020 är genomförd och kommer belysas närmare i information om internkontrollplanen.

Fokus på 2020 års kontrollpunkter har framförallt inriktats mot verksamhetens kvalitet.

(19)

3.2 Egenkontroll

Till skillnad från riskanalyser som innebär att arbeta förebyggande, innebär

egenkontroll att granska och utvärdera om verksamheterna bedrivs enligt lagkrav, kvalitetskrav och andra uppsatta mål. Egenkontroll är en form av intern granskning som ger verksamheten en möjlighet att förbättra kvaliteten och utveckla

verksamheterna.

Egenkontrollen kan exempelvis innehålla granskning av journaler, akter och annan dokumentation, mottagning och hantering av synpunkter och klagomål från brukare och anhöriga. Egenkontrollen kan också innehålla jämförelser med andra

kommuner eller med verksamhetens resultat från tidigare år, exempelvis i brukarundersökningar eller Öppna jämförelser.

3.3 Vård- och omsorgskontoret

2020 har varit ett speciellt år på grund av Covid-19 och vård- och omsorgskontoret har påverkats i olika grad. Trots rådande pandemi har vård- och omsorgskontorets olika enheter och de externa verksamheterna fortsatt sitt arbete med en rad olika kvalitetshöjande aktiviteter och kompetensutveckling av medarbetare. Nu mer än förr har högre krav ställts på verksamheten och det stöd som erbjuds våra brukare.

I kvalitetsberättelsen för 2019 togs ett antal prioriterade områden fram för kvali- tetshöjande arbete under 2020. Dessa prioriterade områden har legat till grund för verksamhetens kvalitetsarbete under det gånga året.

Uppdateringar av samtliga riktlinjer och rutiner i ledningssystemet blev fortsatt och ständigt pågående arbete under 2020. Under våren 2021 fortsätter arbetet i nästa etapp tillsammans med kommunikationsenheten och innebär att verksamheten kommer tydliggöra processer och göra dessa tillgängliga för samtliga medarbetare inom vård och omsorg. Riktlinjen för verksamhetens kvalitetsledningssystem kommer därefter att uppdateras. Verksamhetens intranät kommer att ses över och anpassas till ett arbetsverktyg för medarbetare att ta del av viktiga dokument som stöd i sitt arbete. Verksamheten kommer efter årsskiftet 2021/2022 att få möjlig- heten att ta del av ett digitalt verktyg som kommer att anpassas och vara en del av verksamhetens kvalitetsledningssystem. Detta verktyg kommer att underlätta för verksamheten att hantera det systematiska kvalitetsarbetet.

Att våra medarbetare ska kunna komma åt viktiga dokument via vårt verksamhetssystem har inte varit möjligt under den senaste delen av 2020. Skälet till detta har varit att en uppgradering av vårt IT system har föranlett till oförutsedda driftstör- ningar som just nu håller på att ses över.

En del av det systematiska förbättringsarbetet, både på verksamhets- och enhetsnivå, är de kommande och årliga analysdagarna. Analysdagar kommer att genomföras i samråd med samtliga enhetschefer i vård- och

omsorgsverksamheten. Analysdagarnas syfte kommer vara att samla in årets samtliga resultat, analysera dessa och skapa en bild över styrkor samt

förbättringsområden inom de olika enheterna. Genom att hålla analysdagar får man ett helhetsgrepp över enheternas behov av kvalitetsarbete och en handlingsplan som gäller för fortsatt arbete och underlag för planering av aktiviteter som ska ske

(20)

under det kommande året.

Under våren 2021 kommer ett arbete med risk- och väsentlighetsanalys att påbör- jas tillsammans med enhetschefer i samband analysdagarna. Tillsammans behöver vi bli bättre på att lyfta eventuella risker. Enhetscheferna behöver arbeta med att skapa samsyn och delaktighet tillsammans med medarbetarna i sina verksamheter.

Detta arbete ligger till grund i arbetet med internkontrollen. Risker som uppkom- mer, men som inte får tillräckligt högt riskvärde blir eventuella egenkontroller i verksamheterna. De riskanalyser som utförts sedan föregående år har bl.a. lett till förbättrade rutiner, bemötande, kompetens, arbetsmetoder samt dokumentation.

Sedan tidigare har vård- och omsorgskontoret ett system för egenkontroll som in- nebär att enhetscheferna varje månad ska rapportera in uppgifter till ett gemen- samt system enligt olika variabler. Status följs upp av produktionschef och åter- kopplas till områdets ledningsgrupp där beslut fattas om förbättringsåtgärder vid behov. Under 2020 har vård- och omsorgsverksamheten arbetat med att ta fram nya mätetal, för att underlätta arbetet med att mäta kvalitet i verksamheten samt bättre användning av inkomna statistiska underlag.

Inom samtliga enheter under vård- och omsorgskontoret finns framtagna årshjul för att förtydliga vilka egenkontroller som ska genomföras.

Med grund i Dataskyddsförordningen (GDPR) har enheten haft i uppdrag att ta fram personuppgiftsbiträdesavtal (Pub),inneha en uppdaterad registerförteckning och se till att kompetens finns ute i verksamheten för att följa rutiner avseende hanteringen av personuppgiftsincidenter¹. Samtliga dessa uppdrag har under 2020 i stort sett genomförts och följts upp. En sammanställning av samtliga enheters inci- dentrapportering görs och presenteras för enhetscheferna. I många fall är person- uppgiftsincidenterna kopplade i avvikelsehanteringen och blir därför precis som inkomna avvikelse ett verktyg för kvalitetsutveckling. De incidentrapporter som an- mäldes under 2020 handlade bland annat om att brukares personuppgifter varit synliga i bil och en stor andel rörande information som kommit obehörig till handa som tex att beslut skickats till fel brukare.

Digitaliseringen och säkerställande av våra digitala verktyg har, med tanke på rå- dande pandemin, spelat en avgörande funktion i verksamhetens kvalitetsutveckling.

Användandet av datorer och annan teknisk utrustning förändrades snabbt under våren och liksom andra verksamheter genomgick även vård- och omsorgskontoret en digital transformation på väldigt kort tid. Kvalitetsenheten har haft i uppdrag att säkerställa att nuvarande digitala system och kommande digitala verktyg följer lagkrav samt att behörighetskontrollera och se till att kunskapen om hanteringen av dessa verktyg finns. Detta är ett fortsatt och prioriterat område framöver. Behov finns av framtagande av en rutin avseende trygghetsskapande teknik i samråd med kommunens IT- avdelning. Dessutom finns ett behov av att informationssäkra och

1 En personuppgiftsincident är t. ex. en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring av de personuppgifter som behandlas. Personuppgiftsincidenter ska rapporteras till Integritetsmyndigheten (IMY)

(21)

klassa samtliga verksamhetssystem som att de uppfyller gällande lagkrav. Detta arbete kommer att påbörjas under 2021.

Vård- och omsorgsverksamheten har haft en egen lösning med videosystem för kontakt med regionen men sedan nyårsskiftet 20/21 använder sig verksamheten av Ineras tjänst Digitala möten vid möten med till exempel brukare.

En av prioriteringarna under 2020 var att verksamheten skulle säkerställa system för framtagande av rätt statistiskt underlag för att kunna utföra egenkontroller.

Under 2020 har flera arbetsverktyg och metoder utvecklats för att kunna få fram rätt statistiskt underlag vid förfrågan från berörda myndigheter och ledning. Bland annat handlar det om att göra stickprovskontroller och att samarbeta mellan andra berörda i verksamheten för rätt inrapportering av material som ligger till grund för statistiken.

Men mycket arbete återstår fortfarande när det gäller att få fram rätt efterfrågad statistik och under kommande år kommer en heltäckande genomlysning av

systemet och dess flöde att göras för att komma åt med den problematik som har varit.

Dialogmöte har hållits och kommer att fortsätta att ske med de externa verksamheterna kring arbetet med egenkontroller samt samverkan. Hur och på vilket sätt den fortsatta dialogen i dessa frågor kommer att ske, för våra två LOV²-utförare som inte beviljats tillstånd av Inspektionen för vård och omsorg (IVO), grundar sig på kommande domstolsavgöranden.

3.2.1 Myndighetsenheten

Myndighetenheten har egna enhetsmål gällande utredningstider, uppföljningstider, utveckling, kompetens mm.

Inom myndighetenheten arbetar man med ärendetavlor som stöd till att få gemensam kontroll, överblick på helheten och följa upp ärenden i grupp. Det

innebär att aktivt varje vecka utvärdera arbetet, följa ärendena samt följa de beslut som ej är verkställda. Myndigheten arbetar enligt principen ständiga förbättringar, vilket innebär att avvikelser i det dagliga arbetet görs till aktiviteter för att

tillsammans i grupp titta på hur vi kan arbeta framåt för att göra processen tydlig, lätt och göra en skriftlig rutin som implementeras på enheten. Alla potentiella förbättringsområden tas vara på för att så småningom bli aktiviteter som arbetas med.

Arbetssättet gör att medarbetare blir involverade och det finns ett tydligt forum för att arbeta med detta. Övriga forum för systematiskt förbättringsarbete är

ärendedragningar och metodmöten där fokus är att säkerställa att utredningsarbete bedrivs likartat och att rättssäkra bedömningar utförs.

Granskning av personakter skedde på myndighetsenheten under våren 2020. Re- sultatet visar i korthet att myndighetsenheten uppfyller de krav som kan ställas på

2 Lag om valfrihet

(22)

en rättssäker myndighetsutövning. Det finns målområden att arbeta vidare med, vad gäller dokumentation i journalanteckningar och att formulera mål.

3.1.1 Utförarverksamheter för äldreomsorg

En egenkontroll i utförarverksamheterna utgörs genom stickprovsgranskning av dokumentation och genomförandeplaner som görs en gång per år av

kvalitetschefen och kvalitetsutvecklare. 2020 års granskning av den sociala dokumentationen visade på en förbättring jämfört med 2019 års resultat. Störst förbättringsarbete har hemtjänstenheterna gjort när det gäller att ha aktuella, tydliga och väsentliga journaler. Dock visade en uppföljning med enhetscheferna inom utförarverksamheterna att den sociala dokumentationen är fortsatt ett utvecklingsområde som föranleder som följd fortsatta utbildningsinsatser av dokumentationsföreskrifterna för samtliga medarbetare. För att få en lyckad implementering av arbetssättet individens behov i centrum (IBIC) är avgörande av hur väl enheterna hanterar den sociala dokumentationen.

Dokumentationsombuden har tillsammans med enhetschefen en betydande

funktion i det fortsatta arbetet. Under 2021 kommer utförarenheterna att få stöd av en kvalitetsutvecklare i kvalitetsfrågor. Kvalitetsutvecklaren kommer under året bland annat att utvärdera föregående utbildning av social dokumentation samt genomföra en påbyggnadsutbildning för samtliga medarbetare via

arbetsplattsträffarna.

3.1.2 Utförarverksamheter för funktionshinderområdet

Även inom funktionshinderområdet har stickprovsgranskning av dokumentation och genomförandeplaner genomförts. Granskningen visade att funktionshinderområdet behöver förbättra den sociala dokumentationen. Under funktionshinderområdet har dokumentationsombud valts ut, vilka kan stötta enhetscheferna samt kollegor att följa de krav och regler som ställs. För att kunna implementera IBIC, individens behov i centrum, krävs att den sociala dokumentationen fungerar optimalt.

Egentillverkad brukarundersökning inom funktionshinderområdet har skett under 2020-2021 för att säkerställa måluppfyllandet av nämndens mål.

4. Brukarundersökning

Brukarnas upplevelse av bland annat inflytande, trygghet och bemötande har mätts genom Socialstyrelsens nationella enkätundersökning riktad mot brukare inom äldreomsorgen. Undersökningen omfattar brukare med insatserna hemtjänst i ordi- närt boende och i särskilt bostad. När det gäller resultaten inom äldreomsorgen i sin helhet får såväl hemtjänst som särskilt boende goda betyg. Där jämförelser över tid är möjliga går det inte att se att resultaten förändras i någon större ut- sträckning. Förbättringsområden som kan urskiljas inom såväl hemtjänst som på särskilt boende är frågor som rör inflytande, bemötande samt information om tillfäl- liga förändringar. De befintliga resultaten uppvisar att nämndens mål avseende nöjdhet inom äldreomsorgen uppfylls.

(23)

På vård- och omsorgskontoret har ingen tidigare mätning gjorts av brukarnas upplevelse inom funktionshinderområdet. En egentillverkad brukarundersökning inom funktionshinderområdet har skett under 2020-2021 för att säkerställa måluppfyl- landet av nämndens mål. Undersökningen innehöll bland annat brukarnas upplevelse av inflytande, trygghet och trivsel. Då det är första gången som denna bru- karundersökning sker finns inga jämförelsesiffror mot föregående år men att nämndens mål i antalet positiva svar uppfylls. I svaren på brukarundersökningen kan man se att trygghet och delaktighet är två områden som behöver analyseras framöver. Resultatet från undersökningen kommer att analyseras och handlingspla- ner skapas.

Resultatet av årets undersökningar har tidigare i år redovisats i nämnden och nämndens måluppfyllelse med grund i undersökningarna tas med i bokslutet 2020.

Det genomförs ett antal statistik- och uppgiftsinsamlingar varje år. I vissa fall är det svårt att kvalitetssäkra de uppgifter som rapporterats in och det finns inte alltid en plan för hur resultaten ska analyseras. Ett arbete kommer att fortlöpa under 2021 kring att sammanställa vilken statistik enheterna lämnar ifrån sig, hur denna ska kvalitetssäkras och analys av resultaten ska genomföras.

5. Avvikelser

I Socialstyrelsens föreskrifter SOSFS 2011:9 anges att inkomna rapporter, klagomål och synpunkter ska sammanställas och analyseras för att den som bedriver

verksamhet enligt SOL och LSS ska kunna se mönster eller trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet. I alla verksamheter inträffar kvalitetsavvikelser som drabbar den enskilde. Det kan exempelvis vara att man inte har utfört det som är fastställt i rutiner eller i den enskildes genomförandeplan. Det kan också handla

Allvarligt missförhållande Risk för missförhållanden

Anmälan till IVO

Mi

ssförhållanden och påtaglig risk för missförhållanden rapporteras enligt lex

Sarah och utreds av verksamhetsutsutvecklare

Avvikelser, synpunkter och klagomål i verksamheten Rapporteras och åtgärdas av verksamheten

(24)

om olämpligt bemötande mot brukare, eller bristande samverkan mellan olika verksamheter eller huvudmän. Utöver avvikelser som personalen själv rapporterar kommer även klagomål och synpunkter från brukare och anhöriga som ska

hanteras som en del i det systematiska förbättringsarbetet.

5.1 Avvikelser SoL/LSS/lex Sarah

Begreppet avvikelser i redovisningen innefattar:

• avvikelser enligt SoL, LSS

• klagomål och synpunkter SoL, LSS

• lex Sarah

Informationen om avvikelser och lex Sarah ges till alla nyanställda. Informationen ges också vid en arbetsplatsträff under året. Under 2019 togs en ny riktlinje för avvikelsehantering fram och kommer under 2021 att revideras för att anpassas ytterligare till verksamhetens systematiska arbetssätt. Riktlinjen för

avvikelsehantering gäller för samtliga enheter under vård- och omsorgskontoret.

Under 2020 har samtliga enheter under vård- och omsorgskontoret rapporterat in totalt 147 sociala avvikelser.

Det man kan se vid uthämtning av statistik är att det i rapporteringen av avvikelser finns allt för många underkategorier, vilken sorts avvikelse det är fråga om. Det finns många möjligheter för att avvikelser registreras på felaktigt sätt vilket också gör att statistiken kan bli missvisande. Detta är något som kommer att ses över under våren 2021 för att säkerställa rätt rapportering av avvikelser.

I sammanställningen av årets avvikelser är sex stycken av dessa dokumenterade avvikelser på myndighetsenheten. Av dessa sex har tre bedömts vara

missförhållanden som rapporterats vidare till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Avvikelserna handlar om bristande information i uppdrag till utförare, brevförväxling i två ärenden, e-ansökan upptäcktes efter flera månader då den hade fastnat i systemet, uppkoppling av ej berörda i digitalt system samt att uppdrag inte verkställdes inom rätt tid.

Utförarverksamheten inom äldreomsorgen står för den större delen av de rapporterade händelserna och av dessa står hemtjänsten för en större del än särskilt boende. Totalt för 2020 hade hemtjänstenheterna 90 sociala avvikelser. De rapporterade händelserna handlar framförallt om ej utförda omvårdnadsinsatser, brist i om- vårdnaden samt att man inte har besvarat larm. Främsta orsakerna till ej utförda insatser och bristen i omvårdnaden är brister i informationsöverföring och tidsbrist.

När det gäller de obesvarade larmen är det fråga om för långa inställestider. Orsa- kerna till den långa inställesetiden förklaras av ej fungerande larm och samver- kanssvårigheter.

Rapporterade händelser i särskilt boende för äldre uppgår till 45 stycken under 2020. Ett fåtal av avvikelserna handlar om brist på bemötande, omvårdnad,

tekniskt utrustning och ej utförd omvårdnadsinsats. Ett större antal av avvikelserna handlar om bland annat, utåtagerande medboende vilket skapar otrygghet för övriga boende, hot och våld, våld mellan brukare. De sistnämnda rapporterade avvikelserna har också varit ett föremål för lex Sarah ärende.

Funktionshinderområdet rapporterade för 2020 totalt sex stycken avvikelser med en motsvarande siffra på 24 avvikelser under 2019. 2020 års rapporterade avvikel-

(25)

ser avser bland annat miss i kommunikation vid nära omvårdnad i team med assi- stent på daglig verksamhet, återupprepade försök att nå hemsjukvård jourtelefon där personal och anhörig till slut själva tog ställning att tillkalla ambulans, insats som ej schemalagts, personal som ej infann sig till sitt pass, bristande information i uppdrag ifrån biståndshandläggare vilket påverkade möjligheten till en god start hos utföraren samt ej verkställt beslut pga personalbrist och ökat tryck på samord- nare under pandemin.

När det gäller Trosa kommuns externa utförare är det andra året i rad som avvikelsestatistik begärs in trots tidigare krav enligt avtal. LOU- verksamheten skickar årligen en kvalitetsrapport där dessa siffror framgår.

Totalt inkomna avvikelser för 2020 är 59 stycken och inkom från två LOV³-utförare och en verksamhet driven via LOU. Verksamheten via LOU⁴ inkom med en

sammanställning på totalt tre avvikelser under 2020 riktade mot uppdraget i Trosa kommun.

De avvikelser som rapporterats in visar på brister i att beviljad tid inte räckt till, schemaläggning, att brukare som ska ha insats inte är hemma när beslut ska verkställas, avsaknad av rutindokument samt följsamhet av lagkrav.

Bedömningen är att det generellt är relevanta händelser som rapporteras och inte tillbud gällande arbetsmiljö eller när brukare tackar nej till insats. Dessa händelser ska rapporteras/dokumenteras på annat sätt. Det är viktigt med fortsatt dialog på arbetsplatserna gällande bl.a. syfte med händelserapportering, analys av händelser, förändringar och förbättringar.

Arbetet med analys av avvikelser inleddes under 2019 och kommer fortsatt att vara ett utvecklingsområde.

Under 2020 påbörjades ett arbete med framtagande av rutiner för

avvikelsehantering både i och utanför nuvarande verksamhetssystem. Dock har svårigheterna varit och är fortsatt att de lokala rutinerna i hanteringen av

avvikelsehantering överlag används på olika sätt beroende på enhet. Detta har varit en av anledningarna till svårigheter att få fram tillförlitlig statistik i det system som används. Vid årsskiftet 2020/2021 uppdaterades verksamhetssystemet och

verksamheten fick tillgång till en webbaserad avvikelsehantering. Vid uppdateringen av det nya avvikelsehanteringsflödet erbjöds en utbildning för samtliga

enhetschefer i hur avvikelser skulle registreras. Framtagande av nya lathundar initierades. Samtliga enhetschefer har uttryckt ett behov av ytterligare utbildning och hantering av avvikelser. Två utbildningstillfällen är med anledning av detta inplanerade under mars 2021 för att ta fram gemensamma och skriftliga rutiner för avvikelsehantering, ta fram underlag för en tydlig process i verksamhetssystem så som tex vilka avvikelser ska kunna hanteras samt vilka åtgärder ska kunna läggas.

Utbildning två kommer erbjudas via leverantören CGI i den nya modulen.

Fördelarna med det nya avvikelseflödet är att det blir tydligare vilka delar i avvikelsehanteringen som ska hanteras.

3Lag( 2008:962) om valfrihetsystem, Lag om ändring i lagen (2008:962) om valfrihetssystem SFS 2019:934

4Lag (2016:1145) om offentlig upphandling