Förslag till beslut
Miljö- och hälsoskyddsnämnden godkänner rapportering av uppföljning av internkon-trollplan 2019.
Sammanfattning
Botkyrka kommun har nu börjat använda sig av Stratsys som ett nytt verktyg i arbetet med internkontrollen. Sammanfattningsvis bedömer vi att arbetet i våra arbetsgrupper ger positivt resultat över tid. Därför kommer vi att fortsätta att arbeta i projektform. En-heten har även gjort ett arbete med framtagande av verksamhetsspecifika risker som vi ska försätta att arbeta med.
Kontrollmoment avseende HR innehåller resultat från både samhällsbyggnadsförvalt-ningen och miljöenheten. Resten av kontrollpunkterna kontrolleras och rapporteras se-parat i en egen rapport för Miljö- och hälsoskyddsnämnden. I de fall när Miljöenheten inte har kommit med i stickprov så lämnas kontrollen som ej genomförd.
Godkända kontrollpunkter är:
-ramavtalsrangordning -ramavtalstrohet -direktupphandling
-informationssäkerhetsklassat verksamhetssystem -representation
-personuppgiftsförteckning -statsbidrag
-utbildning miljöbalken
ORDFÖRANDEFÖRSLAG 2[2]
Miljö- och hälsoskyddsnämnden 2020-03-09 MHN/2020-03-09
Botkyrka Kommun · Samhällsbyggnadsförvaltningen Miljöenheten
Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061 Hemsida: www.botkyrka.se · Kontaktcenter: 08-530 610 00 · E-post: medborgarcenter@botkyrka.se
-jurist till nämndsammanträden -årsplanering informationsteam
Kontrollpunkter som behöver prioriteras:
-löneprocessen
-dokumenterad rehabiliteringsinsats
Kontrollpunkter som inte är gjorda:
-korthantering, vi har inga kort att kontrollera.
-chefsintroduktionen är förändrad varav kontrollen inte görs.
-vi har inte haft några nyanställda som omfattas av kravet på utdrag ur belastningsregist-ret.
-kontroll av årliga kartläggningen av arbetsmiljöarbetet är ej genomförd för att miljöen-heten inte blev utvald för kontroll i stickprovskontrollerna.
TJÄNSTESKRIVELSE 1[3]
Samhällsbyggnadsförvaltningen 2020-02-14 Dnr MHN/2020:10
Botkyrka Kommun · Samhällsbyggnadsförvaltningen
Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061 Hemsida: www.botkyrka.se · Kontaktcenter: 08-530 610 00 · E-post: medborgarcenter@botkyrka.se
Referens Mottagare
Senada Zilic
senada.zilic@botkyrka.se
Miljö- och hälsoskyddsnämnden
Internkontrollplan uppföljning 2019, Miljö- och hälso-skyddsnämnden
Förslag till beslut
Miljö- och hälsoskyddsnämnden godkänner rapportering av uppföljning av internkon-trollplan 2019.
Sammanfattning
Botkyrka kommun har nu börjat använda sig av Stratsys som ett nytt verktyg i arbetet med internkontrollen. Sammanfattningsvis bedömer vi att arbetet i våra arbetsgrupper ger positivt resultat över tid. Därför kommer vi att fortsätta att arbeta i projektform. En-heten har även gjort ett arbete med framtagande av verksamhetsspecifika risker som vi ska försätta att arbeta med.
Kontrollmoment avseende HR innehåller resultat från både samhällsbyggnadsförvalt-ningen och miljöenheten. Resten av kontrollpunkterna kontrolleras och rapporteras se-parat i en egen rapport för Miljö- och hälsoskyddsnämnden. I de fall när Miljöenheten inte har kommit med i stickprov så lämnas kontrollen som ej genomförd.
Godkända kontrollpunkter är:
-ramavtalsrangordning -ramavtalstrohet -direktupphandling
-informationssäkerhetsklassat verksamhetssystem -representation
-personuppgiftsförteckning -statsbidrag
-utbildning miljöbalken
-jurist till nämndsammanträden
TJÄNSTESKRIVELSE 2[3]
Samhällsbyggnadsförvaltningen 2020-02-14 Dnr MHN/2020:10
Botkyrka Kommun · Samhällsbyggnadsförvaltningen
Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061 Hemsida: www.botkyrka.se · Kontaktcenter: 08-530 610 00 · E-post: medborgarcenter@botkyrka.se
-årsplanering informationsteam
Kontrollpunkter som behöver prioriteras:
-löneprocessen
-dokumenterad rehabiliteringsinsats
Kontrollpunkter som inte är gjorda:
-korthantering, vi har inga kort att kontrollera.
-chefsintroduktionen är förändrad varav kontrollen inte görs.
-vi har inte haft några nyanställda som omfattas av kravet på utdrag ur belastningsregist-ret.
-kontroll av årliga kartläggningen av arbetsmiljöarbetet är ej genomförd för att miljöen-heten inte blev utvald för kontroll i stickprovskontrollerna.
Åtgärder som tas med i nästa års internkontroll:
-HR på förvaltningen ger chefsstöd gällande det systematiska arbetsmiljöarbetet så att en rehabiliteringsinsats görs och dokumenteras.
-enheten kommer även att ta in alla kommunövergripande kontrollpunkter i sin intern-kontrollplan för 2020.
Sammanfattningsvis bedömer vi att arbetet i våra arbetsgrupper ger positivt resultat över tid. Därför kommer vi att fortsätta att arbeta i projektform.
Ärendet Bakgrund
Den interna kontrollen ska säkra en effektiv förvaltning och hindra att allvarliga fel och skador inträffar. Ett annat viktigt syfte är att internkontrollen ska vara stöd för verksam-heternas utveckling och lärande.
Nämnderna ansvarar för att utforma och organisera den interna kontrollen inom sina områden och att finna effektiva system för uppföljning.
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret att se till att det finns en god intern kontroll. Internkontrollen ska rapporteras i samband med årsbokslutet.
Så här arbetar vi
Miljöenheten kommer att arbeta med internkontrollen i projektform för att skapa ökad delaktighet och lärande. Arbetet med kontroller och åtgärder pågår löpande under året.
TJÄNSTESKRIVELSE 3[3]
Samhällsbyggnadsförvaltningen 2020-02-14 Dnr MHN/2020:10
Botkyrka Kommun · Samhällsbyggnadsförvaltningen
Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061 Hemsida: www.botkyrka.se · Kontaktcenter: 08-530 610 00 · E-post: medborgarcenter@botkyrka.se
Kontroller ska göras och brister och felaktigheter ska snabbt rättas till. Arbetsgrupper skapas utifrån kontrollmomentens resultat för att arbeta vidare med frågan. Information samt utbildningar ska gå ut till de berörda.
Återkoppling av internkontrollen ska göras till ledningsgruppen som ett återkommande moment.
Alla kontrollmoment som inte är godkända tas upp i nästkommande års internkontroll-plan. Arbetet med detta underlättas av att vi nu har ett system, Stratsys, där allt arbete från riskframtagande, kontrollplan, uppföljning och åtgärder nu samlas.
Enheten arbetar med verksamhetsspecifika kontrollmoment och risk- och väsentlighets-analyser. Samtidigt pågår ett arbete att ta fram ett kommungemensamt och strukturerat arbetssätt för inventering/identifiering av risker i verksamheterna som vi ska ta del av för att stärka vårt eget påbörjade arbete.
Samhällsbyggnadsdirektör Ekonomicontroller
Carina Molin Senada Zilic
Bilagor
Uppföljning av intern kontroll 2019
Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA | Besök Munkhättevägen 45 | Tel 08-530 610 00 | www.botkyrka.se | Org.nr 212000-2882 | Bankgiro 624-1061