Vad är de huvudsakliga verksamhetsuppgifterna som ni som myndighet har?
Du talar med länsstyrelsen, vi är regeringens regionala myndighet i länet (Västerbotten). Vi har väldigt många enheter, den största enheten är naturvårdsmyndigheten och det är en tredjedel av alla anställd här som arbetar inom detta fält. Sedan har vi en miljövård och miljöanalys som är två enheter arbetar med alla miljöfrågor/klimatfrågor. Vi har även något som heter livsmiljö som rör sociala frågor som t.ex. narkotika och tobak samt integrationsansvar och flyktingfrågor. Sen har vi samhällsbyggnadsenheten som arbetar med detaljsanering och hur städer ska utvecklas. Vi har även landbruk och landsbygd dessa är enheter som ger stöd till jordbrukare och företagsstöd. Det är ett oerhört brett ansvar som vi har då.
Hur skulle du definiera sociala medier?
Definiera den som kanal är ganska svårt men jag skulle definiera den som en väldigt stark möjlighet, att det är ett komplement till radion och Tv:n. Vi ser det som en väldigt stor möjlighet att nå ut till fler, redskapsfrågor är ett område som vi har ansvar över och där ser vi sociala medier som ett väldigt starkt redskap bland annat i samband med skogsbranden i Västerås så kunde vi se vilka möjligheter vi har att nå ut till medborgaren via de kanalerna vi använder oss av. Jag skulle definiera sociala medier som ytterligare en kanal samt ytterligare en möjlighet.
Din arbetsroll:
Jag är kommunikationschef för media, vi är en enhet med fyra kommunikatörer och vi har det traditionella sättet att arbeta med kommunikationsenheten vi arbetar med presskontakter, vi driver webb, intranät, vi representerar myndigheten utåt i form av presentationer, trycksaker och proffsprofiler. Vi har även hand om varumärkesfrågor och mediakontakter. Vi har även ansvar för värdegrundsfrågor samt IT- frågor. Min roll är att leda och fördela uppgifter inom denna enhet.
Har ni någon strategisk plan?
Ja vi har en informationspolicy som väldigt många andra offentliga verksamheter har. Man utgår från den offentliga principen då myndigheterna har ett väldigt stort ansvar för kommunikation med omvärlden, att kunna berätta om sina sitt sakområde, svara på frågor från allmänheten samt berätta om myndigheten. Det är själva grunden sedan har vi även en kommunikationsstrategi som är bredare där vi definierar mer vad vi gör med respektive kanal, det som är vikten i sociala medier är, där vi sedan ett halvår tillbaka skapat i samband med starten av vår officiella Facebook-sida. Där har vi tagit fram en specifik policy för användandet.
Vilka kommunikationskanaler använder ni er av?
I vår enhet driver vi en officiell Facebook kanal som är under utveckling just nu, utöver det har vi ett antal projekt som har sina egna Facebook sidor, Instagram har vi även sedan ett halvår tillbaka. Sedan har vi även ett Twitter-konto som uppdateras av oss på kommunikationsavdelningen så det är inte en enstaka person som uppdaterar utan vi är flera sedan har vi enskilda twittrare som representerar sig själv som anställda i myndigheten.
Hur bemöter ni negativa kommentarer?
Vi har haft många diskussioner om hur vi ska ta oss tillväga när sådant händer. Vi försöker bemöta kritik med fakta och undvika all form av debatt. Instagram är ganska lugn där finns det inte så mycket skrivande då det inte är en sådan kanal. Vi har inte så många praktiska problem med kanalerna då vi inte driver några åsikter som exempelvis ett politiskt parti. Det vi delar med oss av på dessa sidor är olika typer av information vid kriser som brand, avstängda vägar osv. Generellt försöker vi bemöta kritik med fakta men än att skapa någon form av debatt.
Hur ser det ut med gallring?
Vi har inte behövt använda någon form av gallring i praktiken i dagsläget men om det skulle behövas så kan vi skydda personuppgifter och identitet. Men det är inget vi har behövt använda hittills.
Vilka mål har ni med sociala medier?
Vi vill öka tillgängligheten, vi vill vara synliga. Vi vill stärka servicen genom att underlätta för att skapa kontakt för medborgaren samt skapa en medborgardialog. Vi vill använda sociala medier som en typ av kundtjänst där vi kan hänvisa till olika handläggare som kan hjälpa till med olika ärenden. Slutligen vill vi använda kanalerna för olika kampanjer, det kan vara så att vi driver olika kampanjer som vi vill lyfta fram.
Vilka strategier använder ni för att nå dessa mål?
Arbetsmetoden är att vi har ett antal personer som arbetar med detta aktivt och har ett ansvar likt en redaktion. Sedan så jobbar vi utifrån de mål och striktlinjer som myndigheten har genom de ämnesval vi har. Vi försöker komma framåt genom att ha mindre mängd utbildade handledare som är kunniga inom denna typ av medier. Vi har utvecklat riktlinjer och råd för dessa handledare, vilka regler det finns, vilka lagar det finns. Vi har gjort små användarstöd där information har tilldelats så att de känner att de är bättre rustade för att både behärska och kunna utföra arbetet på bästa möjliga sätt.
Har ni nyckeltal?
Vi har inte nyckeltal, vi har inte den sortens mätning, utan det är något som vi försöker hålla ögonen på genom att följa de delningar vi har, det är väldigt kopplat till specifika händelser. Vi har exempelvis fem stycken Facebook sidor som styrs av olika projekt riktade till olika målgrupper, ena är naturreservatet som har en väldigt intresserad målgrupp som har ens stark vilja av att leva och vara en del av naturen. Dessa är väldigt engagerade i denna typ av frågor, där de bidrar och kommer med olika tips. Syftet är att vi ska ha en uppgift med användandet av sociala medier det ska inte bara vara en kanal där vi lämnar ifrån oss information, utan vi vill mer. Användandet av dessa sidor har bland annat hjälpt oss genom tips av människor som har intresse för de olika projekten.
Verktyg för mätning?
Idag är det manuellt, men utvecklingen under 2014 har varit stor och om den fortsätter att växa kan det bli aktuellt att mäta på ett annat bättre sätt. Vi är i en form av startskede när det kommer till sociala medier. Jag tror att i framtiden kommer minst en av de fem som arbetar inom enheten att fokusera på bevakning och mätning av effekterna.
Håller ni koll på hur medborgarna har för åsikter om ert arbete?
Vi har ingen systematik men vi får indikationer i form av bland annat enkäter som lämnas in en gång om året.