Författarna samlade in nedanstående information framförallt via en intervju som gjordes med Jörgen Broman som arbetar som kommunikationschef för media på länsstyrelsen Västerbottens län samt dokument som myndigheten tagit fram.
4.3.1 Vilka mål har Länsstyrelsen i Västerbottens län med sitt användande av sociala medier?
Länsstyrelsen i Västerbottens generella verksamhetsuppdrag är uppdelat på olika enheter såsom naturvårdsmyndigheten, miljövård, miljöanalys, livsmiljö lantbruk och landsbygd samt samhällsbyggnadsenheten. Miljövård och miljöanalysenheten arbetar med miljö och klimatfrågor. Livsmiljöenheten arbetar framförallt med sociala frågor såsom narkotika, tobak, integration och flyktingfrågor. Samhällsbyggnadsenheten arbetar framförallt med detaljplanering och hur städerna skautvecklas. Myndighetens användande av sociala medier sker av flera anledningar, och till viss del skiljer sig syftena något beroende på vilken plattform det gäller. Generellt önskar dock myndigheten att genom sociala medier att bli mer transparenta, stärka varumärket, bli mer tillgängliga. Dessutom finns det en målsättning att sociala medier ska genererar en ökad förståelse för verksamhetens arbete samt främja en ökad dialog med medborgarna (Länsstyrelsen i Västerbottens län 2014 a). Dessutom kan sociala medier användas som en slags kundtjänst där det är möjligt för myndigheten att hänvisa till olika handläggare som kan hjälpa till med olika ärenden. Sociala medier kan även användas vid olika typer av kampanjer (Broman 2014). Länsstyrelsen i Västerbottens län använder sig av Facebook av flera anledningar, bland annat för att stärka myndighetens varumärke och bli mer tillgänglig och synlig för medborgarna. Dessutom anses Facebook vara ett bra medel för att bli mer transparenta samt för att främja en ökad dialog med medborgarna, exempelvis är det möjligt att ställa frågor till myndigheten på dess Facebook sida. Plattformen används även som en kanal för att hänvisa till den information som finns på hemsidan samt som ett verktyg för att sprida kampanjer som riktar sig till olika målgrupper. Vid kriser används Facebook sidan även som en kanal för att informera och kommunicera både med allmänheten och med media (Länsstyrelsen i Västerbottens län 2014 a).
4.3.2 Vilka strategier används för att nå dessa mål?
Planering:Myndigheten planerar att i framtiden använda sig både av en officiell Facebook sida (Broman 2014) samt de sedan tidigare Facebook sidorna som riktar in sig mot enskilda verksamheter eller projekt såsom “Naturreservat i Västerbottens län” och “Restaurering av vattendrag”. Västerbottens länsstyrelse finns dessutom tillgängliga på Twitter där de har kontot @LstVasterbotten. Här delas det information gällande nyheter, länkar till pressmeddelanden samt tips kring aktuella aktiviteter som sker i länet. På myndighetens hemsida är det möjligt att ta del av information såsom att personer ej bör skicka känslig information såsom personuppgifter och liknande. Dessutom förklaras det att inlägg som innehåller kränkningar och/eller personuppgifter tas bort (Länsstyrelsen 2014). Förutom Facebook och Twitter så finns Länsstyrelsen i Västerbottens län även tillgängliga på Instagram, ett konto där framförallt myndighetens personal själva lägger upp bilder (Länsstyrelsen 2014).
Uppstarten av Instagramkontot skedde i tre steg.
1. Det första steget planerades att genomföras under februari 2014 och innebar en rekrytering av en mindre testgrupp.
2. Det andra steget planerades även det att genomföras under februari 2014 där det planerades att sammankoppla Instagramkontot till Twitterkontot samt till webbplatsen. Detta innebar att de nu
blev möjligt att se Instagram flödet på den officiella hemsidan. Utöver detta började myndigheten att korspublicera Instagrambilderna på relevanta Facebook sidorna samt på Twitter. 3. Det tredje och sista steget som planerades att genomföras under 2014 innefattar en nyrekrytering
på myndighetens intranät (Länsstyrelsen i Västerbottens län 2014 b).
Det är som tidigare nämnts myndighetens medarbetare som själva står för de bilder som delas på Instagramkontot. Medarbetarna kan själva anmäla sitt intresse för att bli en av de som får möjligheten att få tillgång till kontot, kommunikationsenheten väljer i sin tur ut de medarbetare som får möjlighet att publicera bilder på Instagramkontot.
De som får möjlighet att publicera bilder på kontot uppmanas att tänka på att de endast ska dela foton som personen kan stå för i rollen som anställd på myndigheten. Dessutom ska det finnas en förklarande bildtext, helst med en personlig tog till samtliga bilder. Exempelvis kan personen berätta lite kort om sig själv, om dess kunskaper alternativt något som rör personens arbetsområde. I den mån det anses passa så ska hashtags användas, bland annat i samband med riktade kampanjer såsom #seeveckan (i samband med SEE-veckan) och #tillsynsveckan (i samband med tillsynesveckan) dessa två är exempel på hashtags som användes under kampanjer som genomfördes under 2014. Andra mer generella exempel på hashtags som föreslås är #vbtn, #vasterbotten, #nyttjobb, #naturreservat samt #tbt som står för “throwback Thursday” som framförallt kan användas vid tillfällen där historiska bilder delas. Medarbetarna uppmanas även kontakta kommunikationsenheten om personen kommer på en bra idé på en kampanj eller dylik aktivitet där Instagram kan användas. Eventuella kommentarer ska så snabbt som möjligt besvaras. Material som kan uppfattas som kränkande eller är sekretessbelagt får inte publiceras. När det gäller närbilder på barn bör det finnas ett godkännande av målsman innan publicering (Länsstyrelsen i Västerbottens län 2014 b). Kritik som nås via sociala medier ska i den mån det är möjligt bemötas med fakta, alla former av debatt ska undvikas. Broman förklarar att det inte har några större praktiska problem med negativa kommentarer då de inte driver några åsikter. Utan det handlar framförallt om information kring olika typer av kriser såsom brand, och avstängda vägar och så vidare. Inte heller används gallring men det finns instruktioner på hur detta skulle gå till om det skulle behövas (Broman 2014).
Strategier:
Strategin utgår ifrån den informationspolicy som myndigheten delar med många andra offentliga verksamheter och som utgår ifrån den offentliga principen där bland annat myndigheter har ett väldigt stort ansvar när det handlar om att kommunicera med omvärlden. Arbetsmetoden ser ut på så sätt att likt en redaktion arbetar ett antal personer med att nå de mål och riktlinjer som myndigheten har. Arbetet med sociala medier går framåt genom att ha en mängd av utbildad personal som besitter kunskap kring denna typ av medier. Dessutom har det tagits fram riktlinjer och råd för dessa handläggare. Det
användarstöd som tagits fram syftar till att personalen ska känna sig bättre rustade för denna typ av yrke (Broman 2014).
4.3.3 På vilket sätt mäter Länsstyrelsen i Västerbottens län effekterna av användandet av
sociala medier?
I dagsläget används inga direkta nyckeltal, de olika Facebook sidorna som finns i dagsläget har bland annat genererat att myndigheten fått in tips av människor som har ett intresse för de olika projekten. Den mätning som förs i dagsläget sker manuellt, den utveckling som skett under 2014 har dock varit så stor att om den fortsätter att växa kan det bli aktuellt att mäta på ett bättre sätt (Broman 2014).