IT

5.1 Generella krav

Vårdinformation, avseende enskild patient, ska vara kvalitetssäkrad och lättillgänglig när den behövs. Det ska finnas en gemensam informationsstruktur och informationen ska vara

tillgänglig i hela vårdkedjan. Leverantören skall i samverkan med Landstinget och andra leverantörer delta i arbetet som syftar till en god gemensam informationsförsörjning.

Leverantören skall tillämpa regelverket för Patientjournalen inklusive Cosmic och

sammanhållen journalföring samt Landstingets regler och riktlinjer för detta. Leverantören skall ”ta ut” reservnummer i landstingets Master-Befolknings-register, för patienter som inte innehar ett svenskt personnummer.

Informationsbroschyr om patientdatalagen och personuppgiftsbehandlingen inom Landstinget kan rekvireras från Landstingets Informationscentrum.

Informationen som avser Patientöversikten får inte sparas, skrivas ute eller på annat sätt lagras.

Logguppföljning

Samtliga vårdgivare ska stickprovsmässigt följa upp loggar för att säkerställa att ingen obehörigen varit inne i journalsystemet. Leverantören skall delta och bidra till att utreda om Leverantörens egen personal utnyttjat patientjournalen utöver vad som överensstämmer med personalens uppdrag, samt vidta nödvändiga åtgärder.

Biträdesavtal

Enligt Personuppgiftslagen 30 § ska det tecknas ett biträdesavtal mellan

personuppgiftsansvarig och biträdet. Leverantören är personuppgiftsansvarig medan Landstinget som behandlar och lagrar Leverantörens journalinformation är biträde.

Landstinget tecknar på uppmaning av Leverantören ett biträdesavtal, i enlighet med Personuppgiftslagen.

Leverantören medger att uppgifter om företaget samt vilka IT-stöd som företaget har tillgång till, samlas i ett register hos landstinget.

5.2 Obligatoriska krav gällande användande av tjänster och system

Installation, anpassning samt utbildning inom Cosmic och andra system hos Leverantören kräver en tidsperiod av fyra månader före driftstart. Under större delen av denna tidsperiod skall den kommande personalen dagtid ha möjlighet att avsätta viss tid för förberedelse och utbildning. Omfattning och tider för detta överenskommes mellan Leverantören och IT-centrum vid Landstinget.

Cambio Cosmic

Cambio Cosmic är landstingets system för vårdadministration, vårddokumentation och läkemedelshantering. Följande Cosmic-moduler skall användas:

o Registrera vård (de funktioner som avser öppenvård) o Akutmodulen

o Journal

o Blanketthantering o Läkemedel

o Vårdbegäran och konsultation o Resursplanering

o Meddelande o Översikter

o Beslutsstöd psykiatri

o Statistik (Cosmic Intelligence)

Moduler som tillkommer under avtalsperioden och som är nödvändiga för en hög patientsäkerhet och effektiva vårdkedjor, skall införas och användas. Leverantören får tillgång till Cosmic på samma villkor som landstingets enheter och har tillgång till support och landstingets helpdesk (IT-akuten). Central konfiguration och administration av

exempelvis organisationsstruktur, avtal, produkter/tjänster måste utföras av landstingspersonal (systemförvaltare).

Om vårdgivaren avser att, för del av sin verksamhet, utnyttja annan vårdgivare för att fullfölja sitt åtagande, ska landstinget meddelas om detta för ställningstagande. En överenskommelse skall finnas om hur dokumentationsplikten ska utföras.

Panorama

Panorama är landstingets enhetliga stöd för patientöversikt. Vårdgivaren skall göra

information tillgänglig och ges också åtkomst till, och förutsätts använda aktuell version med beaktande av gällande riktlinjer.

Avvikelsehantering – Synergi

Synergi är ett avvikelsehanteringssystem där samtliga avvikelser avseende patientarbete registreras. Synergi innehåller förutom detta bl a moduler för Synpunkter och Klagomål.

Leverantören förbinder sig att ha en fungerande avvikelserapportering genom att utnyttja landstingets system Synergi som verktyg för avvikelserapportering, åtgärdsanalys och uppföljning. Avsteg från kravet på registrering i Synergi kan göras efter särskild överenskommelse om utföraren på annat sätt kan redovisa sin avvikelserapportering på ett sätt som motsvarar

registrering i Synergi. Leverantören förbinder sig också att inte använda modulen för arbetsskador, då landstingets licens inte täcker detta.

RGS webb

RGS webb är ett evidensbaserat rådgivnings-/kunskapsstöd för sjuksköterskor.

Sjuksköterskan får stöd i sin bedömning av patientens hälsoproblem för att inte missa allvarliga sjukdomstillstånd, för att bedöma hur snabbt en patient behöver komma till vård och för att ge enhetlig och aktuell egenvårdsrådgivning. Systemet ägs och drivs av Inera AB.

Landstingets interna webplats – Lisa.

Lisa innehåller dels den information som är tillgänglig via www.lio.se, dels landstingsintern information innefattande bl.a. riktlinjer, rutiner och PM. Leverantören ges tillgång till informationen via Lisa.

Jourlinjer – JourLisa

JourLisa är ett webbaserat system där uppgifter finns om landstingets olika jourlinjer, vem som har jour och hur man når personen (telefonnummer och sökare). Leverantören skall ha tillgång till och informera sig via JourLisa.

Befolkningsregister – Master.

Master är ett system som hanterar personuppgifter från befolkningsregistren, d.v.s.

tillhandahåller korrekta uppgifter om patienters identiteter och adresser. Master innehåller bl.a. uppgifter om personnummer, namn och adress för personer skrivna i Östergötlands, Sörmlands, Jönköping, Kalmar och Kronobergs län samt ger möjlighet att söka fram motsvarande uppgifter från det nationella befolkningsregistret för övriga svenskar (via fullständigt personnummer). Master innehåller också uppgift om listning vid vårdcentraler i Östergötland.

Leverantören skall ha tillgång till och informera sig via Master.

Samordnad vårdplanering i länet - MEDDIX

MEDDIX är en internetbaserad tjänst för registrering, utbyte och arkivering av medicinska meddelanden i realtid. Den kan komma att ersättas av ny modul i Cosmic under

avtalsperioden.

Remiss/svar ROS

ROS är ett system för elektroniska beställningar, remiss och svar från Landstinget i

Östergötland eller ett ackrediterat laboratorium. Idag hanterar ROS beställningar för kemi, immunologi, farmakologi, bakteriologi och virologi samt till viss del transfusionsmedicin och fysiologi, röntgen, neurofysiologi och patologi. Vårdgivaren erbjuds att under samma

förutsättningar som Landstingets egna vårdgivare använda Landstingets medicinska serviceenheter, men kan välja att använda sig av andra externa enheter.

Utfärdande av e-tjänstekort

Landstingets e-tjänstekort uppfyller kraven i nationella identifieringstjänsten SITHS.

Om vårdgivaren så önskar kan Landstinget tillhandahålla e-tjänstekort för säker identifiering i Landstingets system, enligt villkor beskrivna i ”Avtal om e-tjänstekort”. Ytterligare

information om e-tjänstekort finns på Landstingets intranät, Lisa.

Rapportering mm

- Information överförs till landstingets vårddatalager och väntetidsdatabas i enlighet med samma riktlinjer, termer och specifikationer som gäller för landstingets egna verksamheter.

- Information tillhörande Leverantören överförs till NPÖ (Nationell Patientöversikt) i enlighet med samma regler, riktlinjer, termer och specifikationer som gäller för Landstingets egna verksamheter.

- Leverantören ska, när så är möjligt, använda elektronisk receptöverföring till apoteket. I övrigt tillhandahåller Landstinget receptblanketter, med elektroniskt läsbar information (streckkod) som anger arbetsplatskod, förskrivarkod, till självkostnadspris.

Mina Vårdkontakter

Landstinget arbetar med att utveckla e-tjänsten Mina Vårdkontakter där den enskilde själv enkelt kan få kontakt med en vårdgivare och utföra vissa tjänster som t ex. att förnya recept, hantera besökstider mm. Leverantören skall ansluta sig till Mina Vårdkontakter.

Erbjudanden

o Röntgenbilder- PACS (Picture Archiving and Communication System)

PACS hanterar och lagrar röntgenbilder digitalt och kommer på sikt att kunna nås via uthopp från ROS

o Läkemedelsstatistik

Statistiken lagras i en databas med tillhörande utsöknings- och analysverktyg (så kallade kuber) som möjliggör uppföljning av läkemedelsanvändning

o Skanning – Komplementjournalen (ej vid uppkoppling via terminalserver) Komplementjournalen är ett system för att skanna och lagra pappersjournalhandlingar. Om scanning inte är tekniskt möjligt hos Leverantören, kan en överenskommelse om scanning göras med närmaste landstingsenhet.

I de fall Leverantören väljer att använda annan medicinsk serviceenhet än Landstingets medför kraven på patientsäkerhet att även de analyser som sker vid externa laboratorier ska vara tillgängliga i den gemensamma patientjournalen. Informationen från externa laboratorier ska således göras åtkomliga i Landstingets system (ROS). Detta kräver anpassning både av levererande och mottagande system. Landstinget står för kostnaderna för systemanpassningar som krävs i ROS och Leverantören står för kostnaderna för systemanpassningar som krävs på Leverantörens sida. Se ”Riktlinjer för extern vårdbegäran av medicinsk service i landstingets sammanhållna patientjournalföring” samt ”Tillämpningsdokument för att ansluta externt laboratorium för leverans av svar till ROS”.

5.3 Planerad utveckling

Under den tid avtal till följd av denna regelbok gäller, kommer utveckling av Landstingets IT-stöd att ske. Landstinget förbinder sig att ge Leverantören insyn i och möjlighet att påverka pågående och planerad utveckling. Leverantören skall använda de IT-stöd som tillkommer för att förbättra patientsäkerhet, kvalitet och effektivitet efter anmodan från Landstinget.

Kostnader och ansvar för detta fördelas enligt samma principer i hela Landstinget och regleras i tilläggsavtal.

5.4 Uppkoppling till Landstingets IT-stöd

Leverantören har olika alternativ för att ansluta till Landstingets IT-stöd.

När Leverantören har egen IT-infrastruktur så finns möjlighet att ansluta via terminalanslutning, citrix på två olika sätt.

 Om Leverantören har egen nätleverantör, skall citrixlösning användas. Detta kräver ett aktivt AD-konto samt en securID-dosa för verifiering vid inloggning.

 Den tidigare möjligheten att hyra egen förbindelse till Landstinget är inte längre möjligt att teckna för nya leverantörer. De som sedan tidigare har denna lösning kommer successivt att behöva migrera till en citrixlösning med stark autentisering alternativt full infrastruktur. Detta p.g.a. införandet av stark autentisering enligt gällande lagkrav för åtkomst till vårdapplikationer och vårddokumentation.

Det finns också möjlighet att välja full infrastruktur via Landstinget i Östergötland. Det innebär att man hyr både IT-utrustning och nätanslutning från Landstinget. För mer information, se punkt 5.8.

5.5 Regler för användning av landstingets olika IT-stöd

Landstinget har genom avtal med olika IT-leverantörer rätt att upplåta system för externa vårdgivare som har vårdavtal med Landstinget. Rätten gäller endast för den verksamhet som bedrivs på Landstingets uppdrag.

Landstingets ansvar

Landstinget ansvarar för att förse Leverantören med behörigheter mm som krävs för att använda systemen, samt den utbildning som krävs på samma villkor som för Landstingets egna enheter. Landstinget ansvarar för att inneha giltiga licenser för användandet av systemen enligt denna kravspecifikation.

Skadeståndsansvar

Leverantören ska hålla Landstinget skadelöst för det fall anspråk riktas mot Landstinget på grund av felaktigt användande av system om anspråket har sin grund i Leverantörens nyttjande av systemet i strid mot denna kravspecifikation eller Landstingets riktlinjer.

Landstinget ska hålla Leverantören skadelös för det fall anspråk riktar sig mot Leverantören på grund av felaktigt användande av system under förutsättning att Leverantören har använt systemet enligt detta avtal samt Landstingets riktlinjer.

5.6 Resurspersoner för IT-stöd

För att ovan nämnda IT-stöd ska fungera i Leverantörens verksamhet krävs att personalen generellt har god vana vid användande av IT-stöd. Hos Leverantören skall finnas:

- en namngiven IT-kontaktperson för kommunikation med Landstinget i IT-frågor.

- En IT-resursperson med god kunskap om systemen och uppgift att stödja personalen i det dagliga användandet av IT-stöd samt vid införande av nya IT-stöd.

- En lokal behörighetsadministratör (LBA) som kan administrera behörigheter till IT-systemen samt de lokala konfigurationer som är nödvändiga.

5.7 Kostnader för leverantören

Landstinget fattar beslut om generella prisförändringar i juni. Aktuella priser redovisas på Landstingets webbsida. Leverantören betalar en avgift för IT-infrastruktur vård per listad och år. För Leverantör med uppkoppling via landstingsnät med full infrastruktur (IT-infrastruktur grund) tillkommer en särskild kostnad per listad och år.

Leverantören debiteras dessutom för varje samtidig användare i licenskostnad för citrix/terminalserver.

Om Leverantören använder en hyrd förbindelse till Landstingets nättorg står Leverantören för den kostnaden.

Om Leverantören använder en egen internetförbindelse debiteras leverantören för varje säkerhetsdosa.

5.8 Ingående delar i landstingets IT-infrastruktur

Nedanstående gäller april 2013. Innehållet kan revideras och förändras.

 Nätuttag och nätkommunikation i befintliga lokaler. Hyreskostnad per uttag/månad (i hyra av standard-PC och nätverksskrivare ingår nätuttaget), samt uppsättningskostnad av nya nätverksuttag.

 Skrivarservrar med hantering av drivrutiner.

 Teknisk grundstruktur för telefoni.

 Uthyrningsfunktion för Standard-PC med definierad programvara inklusive teknisk support av dessa. Hyreskostnad per PC/månad.

Programvara:

Operativsystem - Windows Kontorsprogram – Office2010

 Webbläsare - Internet Explorer Mailklient – Outlook

 Uthyrningsfunktion för Standard-skrivare, lokalt installerad mot en PC eller

nätverksskrivare mot central skrivarserver, inklusive support av dessa. Hyreskostnad per Skrivare/månad.

 Leverantören hyr klienter/PC och skrivare enligt samma villkor som gäller inom landstinget.

 Tillgång till Internet och Intranät (Lisa) samt support och underhåll av produktionsenheternas webbsidor. (Ansvar: Informationscentrum.)

 Utföraren får tillgång till delar av landstingets intranät (Lisa). I första hand information och beställningsstöd som rör vård och behandling av patient

 Skydd mot intrång i landstingsnätet, antivirusprogram (Sweep) och

säkerhetsuppdateringar för PC och Servrar samt övervakning och omvärldsbevakning.

 Inloggningsdomän för tillgång till resurser (Inloggning av användare på PC genom AD)

 En personlig hemkatalog för alla användare och en gemensam för varje enhet med kontinuerlig säkerhetskopiering. (ej backup-hantering)

 Managementverktyg för hantering/support av PC

 En personlig e-postadress samt funktions-e-postadresser.

 Centralt befolkningsregister.

 Centrala katalogtjänster (AD, HSA-katalog, Hänvisningsdator m fl).

 Leverantören debiteras telefonikostnader på samma villkor som gäller inom Landstinget.

 Leverantören kan nyttja IT-tjänster från IT-centrum på samma villkor som enheter inom landstinget och med motsvarande prissättning, såsom systemdrift och

datalagring i landstingets server- och klientplattformar.

 Leverantören förbinder sig att följa samma regler som gäller inom Landstinget avseende IT-infrastruktur och IT-säkerhet.

 Leverantören har inte rätt att lägga in egna program i klienterna (klienterna är låsta).

Ev. kan egna programvaror/system installeras av LiÖ-tekniker, efter att Landstinget genomfört nödvändiga tester och godkänt systemet. Leverantören står för kostnaderna för denna testning.

 Leverantörens eventuella nätverksanslutningar mot annan part måste ske genom central brandvägg i Landstingets nätverk och hanteras av IT-centrum och bekostas av Leverantören.