Iteration 3 Skapa en framtida process

I iteration tre revideras förslaget från iteration två med avseende på den diskussion som var på APT-mötet.

9.9.1 Personliga patientlistor

Poolstrukturen förkastades under APT-mötet och förändras till att de förberedda mottagningarna ska arbete med personliga patientlistor. Detta medför att

stordriftsfördelen med arbetsutjämningen försvinner men att de förberedda mottagningarna framgångsrikt kan implementeras.

9.9.2 Arbetsupplägg

Med den nya proportionen, ett till ett, blir organisationen av den förberedda mottagningen enklare. Den nya proportionen gör det även möjligt att skapa ett arbetsteam mellan den förberedande personalen och läkare eller sjuksköterska. För att initiera en implementering av förändringsarbetet är skapandet av

arbetsteam positivt och möjliggör för försatt arbete med processen.

Den nya proportionen medför även att processer som redan har en förberedd mottagning inte blir aktuella i den initiala implementeringen. Därför kommer processerna SLT, fotokoagulation av näthinnan, AMD och diabetesretinopati kontroll och diabetesretinopati screeningar att exkluderas (se Figur 52). Dessa processer utgör tillsammans 5221 (22,8%) patientbesök vilket resulterat att antalet patientbesök för den förberedda mottagningen minskar från 12 761 till 7540 (33,0 %).

Figur 52: Exkludering av patientbesök efter den nya proportionen mellan personalresurser (baserat på EcoMed KPP)

Den initiala implementeringen kan inte få samma effekt på produktionen men fördelen är att den blir lättare att genomföra. Däremot finns det kapacitet för den framtida visionen med en annan proportion.

Patientbesök som inte ska inkluderas

44,2% Exkludering

pga. den nya proportionen

22,8% Patientbesök som

ska inkluderas 33,0%

Inkludering av patientbesöken enligt

iteration 3

121

För att personalbehovet ska kunna beräknas exakt behöver verksamheten analyseras ur ett annat perspektiv. Utifrån forskarnas arbetsmomentsanalys (se Appendix B) och diskussionen från APT-mötet skapade verksamhetschefen ett generellt produktionsschema. Schemat visar även hur personal ska allokeras på Södersjukhusets ögonmottagning. Slutsatserna som kan dras från detta schema är att läkarantalet är tillräckligt men att det behövs ytterligare två

personalresurser för att bemanna de förberedda mottagningarna. Ett beslut görs därför att anställa ytterligare två personalresurser.

Baserat på schemat fastställer verksamhetschefen och forskarna att det bör finnas tre förberedda mottagningar på förmiddagen och två på eftermiddagen. För den slutgiltiga produktionsberäkningen gör forskarna och

verksamhetschefen vissa antaganden som är:

 Antalet patientbesök till Södersjukhusets ögonmottagning kommer öka till totalt 24700 under 2012, vilket är en ökning med 7,3 %.

 Planeringen tar hänsyn till bortfall av patienter och personal, vilket beräknas till 10 %.

Den estimerade kapaciteten till den förberedda mottagningen är 8875

patientbesök vilket resulterar i cirka 21 patienter per dag för det förberedande arbetet. Detta innebär även att den planerade tiden för den förberedda

mottagningen, läkare och sjuksköterskor är 21 minuter per patient.

9.9.3 Layout för den förberedda mottagningen.

Den förberedande personal och läkaren (patienter med besöksanledning till sjuksköterskor är numera exkluderade) kommer att jobba i ett team. Därför kan teamet jobba oberoende av de andra teamen på Södersjukhusets

ögonmottagning. Till skillnad från andra arbetsstrukturer och proportioner mellan förberedande personal och läkare blir det inte lika viktigt att koncentrera ett område med förberedda mottagningar. Istället blir det viktigt att placera teamen nära varandra för att underlätta arbetet och minska

patientförflyttningar.

Att använda dedikerade undersökningsrum för de förberedda mottagningarna har för- och nackdelar. Enligt forskarna var den största fördelen som

observerades under benchmarkingen på S:t Eriks retinamottagning, hur

utrustningen var allokerad. Dedikerade rum gör det möjligt att utrusta vissa rum med de instrument som krävs för de förberedande undersökningarna.

Utrustningen kan placeras nära förberedaren och på så sätt spara tid mellan patientbesöken. Nackdelen med dedikerad förberedelse rum är att

specialiseringen vad gäller utrustning minskar flexibiliteten. Dessa rum kan inte användas till andra undersökningar, vilket kan leda till en försämring i

rumsutnyttjande, alltså ett mer ojämnt utnyttjande.

Ett förslag till vilka rum som ska ingå i de förberedda mottagningarna har utvecklats. Tanken bakom rumslokaliseringen är att placera den förberedande personalen och läkare så nära varandra som möjligt, men även att placera varje team så nära ingången som möjligt. Patientflödet beräknas vara högt och man

122

vill minska patientförflyttningar. Utöver detta har även olika förberedelseteam placerats nära varandra, trots att det med nuvarande arbetsupplägg inte har någon direkt fördel. Detta görs främst för framtiden när eller om proportionerna ändras.

9.9.4 Bemanning av OCT-maskinen

När processen för AMD-kontroller togs bort från förändringsarbetet

exkluderades de flesta OCT-undersökningar. Resterande OCT-undersökningar är försumbart för att det ska vara lönsamt att permanent tilldela en personalresurs till OCT-maskinen. Att samma personalresurs som förbereder patienten ska genomföra OCT-undersökningen har några svagheter. Om det bildas en kö framför OCT-maskinen kan detta påverka produktionen negativt. Däremot har den förberedande personalen, jämfört med personalens uppskattning, mycket tid per patient. Av denna anledning rekommenderar forskarna att den

förberedande personalen ska utföra OCT-undersökningarna.

9.9.5 Förberedelsemallar för de förberedda mottagningarna

Förberedelsemallar är den kombination av arbetsmoment som den

förberedande mottagningen ska genomföra. Det ska finnas flera mallar eftersom förberedelserna är olika beroende på sjukdomsgrupp och process. En rimlig utgångspunkt för förberedelsemallarna är Södersjukhusets ögonmottagnings patientbokningsunderlag (Appendix I). Detta patientbokningsunderlag används för att tilldela patienten rätt typ av besök vid patientbokningen, till exempel poliklinisk operation. I nuläget finns det 40 olika patientbokningsunderlag som beskriver alla patientbesök. Personalen behöver därför gå igenom dessa med avseende på de patientbesök som är inkluderade i standardisering av

förundersökningsprocessen.

Nybesök

De planerade nybesöken är till stor del baserade på remisser. Den personal som utvärderar remisserna ska efter bästa förmåga placera dem i rätt

förberedelsemall.