2
Patientsäkerhetsberättelse för Närhälsan
Avseende år 2015
Datum och ansvarig för innehållet
2016-02-14 Karin Rignér
3
Innehållsförteckning
Sammanfattning 4
Övergripande mål och strategier 5
Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 7
Struktur för uppföljning/utvärdering 7
Uppföljning genom egenkontroll 8
Samverkan för att förebygga vårdskador 8
Riskanalys 9
Händelseanalys 9
Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 10
Hantering av klagomål och synpunkter 10
Sammanställning och analys 10
Samverkan med patienter och närstående 11
Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 11
Resultat 12
Övergripande mål och strategier för kommande år 13
4
Sammanfattning
Patientsäkerhetsarbetet i Närhälsan har under 2015 haft förvaltningens patientsäker-hetsplan som utgångspunkt. Planen reviderades senast i november 2013 efter fördjupad analys av föregående patientsäkerhetskulturmätning 2013. Vi har avvaktat med uppdatering i väntan på resultatet av 2015 års kulturmätning
Närhälsans svaga områden är benägenhet att rapportera avvikelser, högsta ledningens stöd, överföring av patienter och information samt arbetsbelastning och bemanning.
Sistnämnda dimension har identifierats även genom medarbetarenkäterna 2013 och 2015.
Strategier kopplade till handlingsplanen har varit återföring av resultat från Medcontrol lokalt och på områdesnivå, fortbildning i systemet riktat till chefer och medicinska rådgivare samt centralt stöd i utredningar och handlingsplaner vid negativa händelser, tillbud och klagomål.
Högsta ledningens stöd har markerats i styrande dokument/riktlinjer och metoden att kommunicera dessa har förbättrats. Uppföljning, analys och återföring av
avvikelsestatistik sker på områdesnivå. En modell för patientsäkerhetsdialog (patientsäkerhetsrond) i primärvård har tagits fram. Denna har prövats 2015 och utvärdering pågår. Samarbete med de fyra vårdhygienavdelningarna har utvecklats ytterligare.
Vi har haft fortsatt fokus på att uppnå regionfullmäktiges prioriterade mål med bäring på patientsäkerhet, läkemedelsgenomgångar till listade patienter > 75 år samt ökad andel hembesök/hemsjukvårdsbesök till listade över 75 år. Vi har fortfarande en bit kvar för att nå våra mål.
Risk för vårdskador och inkomna klagomål identifieras på varje arbetsplats och handläggs av respektive verksamhetschef. Den lokala utredningen och återföringen på APT är ett viktigt moment för motivationen att rapportera. Allvarliga avvikelser rapporteras till och utreds av chefläkarenheten tillsammans med berörd verksamhet och patient/anhörig. Alla klagomål från IVO Lex Maria- bedöms.
Vi har under 2015 sett ett ökat intresse från främst våra chefer för avvikelsehantering samtidigt som antalet rapporterade händelser har minskat. Vi har infört en modell för att sprida våra händelseanalyser och åtgärdsplaner till linjeorganisation och
medicinska rådgivare. Vi har fortsatt att kommunicera våra riktlinjer i informationen från förvaltningsledningen ”APT- info” och i nyhetsbladen ”Chefläkarnytt” och ”Sic”
(för läkemedel). Vårdhygienfrågorna har tydligare kommit på agendan.
Vi har arbetat med implementering av vårdplanering på distans.
5
Övergripande mål och strategier
SFS 2010:659,3 kap. 1 § och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1§
Utgångspunkt för Närhälsans patientsäkerhetsarbete under 2015 har varit dels den reviderade handlingsplan som fastställdes i förvaltningsledningen 2013-11-26 , dels avvikelser och patientklagomål. Vi planerar att uppdatera handlingsplanen utifrån re-sultaten i 2015 års kulturmätning.
Följande svaga områden identifierades i kulturmätningen 2013 och har varit priorite-rade i 2014 och 2015 års patientsäkerhetsarbete:
1. Överlämningar och överföringar av patienter och information (40 %) 2. Högsta ledningens stöd till patientsäkerhetsarbetet (42 %)
3. Benägenhet att rapportera händelser (47 %)
2013 års mätning visade att området Överlämning av patienter och information hade förbättrats från 40 till 47 %. Området Arbetsbelastning och personaltäthet hade däre-mot ökat. Detta område föll ut negativt även i medarbetarenkäterna 2013 och 2015 och hanteras i det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Våra tre tidigare fokusområden har kvarstått under 2015.
Mål i handlingsplan 2014-2015:
Överlämningar och överföringar av patienter och information – förbättrade värden i nästa säkerhetsenkät till > 50
Högsta ledningens stöd till patientsäkerhetsarbete – förbättrade värden i nästa säkerhetsenkät till > 60 Benägenhet att rapportera händelser
– förbättrade värden i nästa säkerhetsenkät till > 50 För resultat 2015 se sid 12.
Under 2015 har vi arbetat på följande sätt med våra prioriterade områden:
Överlämningar och överföringar av patienter och information
Vi har haft fortsatt fokus på tillämpandet av Närhälsans remisshanteringsrutin.
Vi har blivit mer konsekventa i att efterfråga information från sjukhusen i samband med överföring av vårdansvar.
Vi har arbetat vidare för bättre kvalitet i vår medverkan i samordnad vårdplanering, bl.a. genom vårdplanering på distans.
Vi fortsätter att utveckla vår interna kommunikation. Dokumentation är en viktig aspekt där det på många håll finns förbättringspotential när det gäller såväl innehåll som utskriftstider. Uppföljning sker systematiskt månadsvis av utskriftstider.
Högsta ledningens stöd
Patientsäkerhetsfrågor har fått en mer framträdande roll i förvaltningsledningen där en stående punkt på dagordningen är aktuellt från chefläkaren. Nya riktlinjer presenteras i förvaltningsledningen och fastställs formellt av primärvårdsdirektören. De nya riktlin-jerna presenteras nu även i det bildspel (med länkar) som går ut i linjen efter varje förvaltningsledningsmöte och som ska nå alla medarbetare via APT enligt förvalt-ningens kaskaderingssystem
Närhälsans medicinska råd bestående av chefläkare och primärvårdschefernas medi-cinska rådgivare är en del av högsta ledningens stöd. Rådet har under året granskat och godkänt en rad nya riktlinjer och fört diskussioner i patientsäkerhetsfrågor, bl.a.
6
med utgångspunkt från Lex Maria- ärenden. Nyhetsbladet ”Chefläkarnytt” ges ut efter varje möte med kortfattad medicinsk information. Nyhetsbladet SIC om läkemedel kommer varje månad från vårt läkemedelsråd. Patientsäkerhet är en stående punkt i introduktionsprogrammet för våra nya chefer.
Benägenhet att rapportera händelser Rapporterade avvikelser 2015
2015 2014*
Vårdval 2345 3711
Beställd
primärvård 866 1631 Närhälsan 3350 5072 Per års-
arbetare
0,6 0,84
* Jämförelse mellan siffrorna för vårdval och beställd vård kan inte göras mellan 2014 och 2015 p.g.a. införandet av Vårdval rehab 140901.
Användandet av Medcontrol har fortsatt att utvecklas under året. Vi har hållit en rad utbildningar i avvikelsehantering och systemet Medcontrol riktade till våra chefer och medicinska rådgivare och ger också individuellt användarstöd.
Målet 1,0 rapporterade avvikelser per årsarbetare och år har kvarstått i handlingsplan 2014-2015. Vi har under 2015 sett en sjunkande tendens att rapportera, vilket är en trend för hela regionen. För vår del tror vi att införandet av vårt nya vårddokumentat-ionssystem har tagit mycket tid och kraft i anspråk från medarbetarna.
Avvikelse- och klagomålshantering i patientsäkerhetsarbetet
Chefläkaravdelningen bistår verksamheterna i att utreda tillbud, negativa händelser och klagomål.
Chefläkare och utvecklingsledare arbetar parvis mot sina geografiska områden och samverkar med ledningen lokalt. Vi har ett tätt och intensivt förvaltningsövergripande samarbete inom chefläkaravdelningen och har därför möjlighet att överblicka Närhäl-san i hela Västra Götaland. Det ger oss möjlighet att se mönster även i sällan före-kommande negativa händelser. Bl.a. har vi på så sätt identifierat behov av bättre ruti-ner för att identifiera svårt sjuka patienter i vårt stora flöde. Avvikelser och klagomål är fortlöpande föremål för gemensam bedömning i chefläkaravdelningen och ligger till grund för vårt patientsäkerhetsarbete.
Övergripande mål utifrån regionfullmäktiges prioriterade mål
Övergripande mål har utifrån regionfullmäktiges prioriterade mål varit dels att öka antalet läkemedelsgenomgångar för listade patienter 75 år och äldre, dels att öka andelen hembesök/hemsjukvårdsbesök till listade personer 75 år och äldre.
Beträffande läkemedelsgenomgångar har vi arbetat vidare med vår handlings-plan för att nå målet 65 %. Utfall 2015 var 46,3 %.
När det gäller hembesök är det en utmaning att öka antalet utan att ge avkall på vårdgarantins tillgänglighetskrav. Goda exempel finns inom förvaltningen med bl.a. särskilda hemsjukvårdsteam. Målnivå 2015 var 20 % och utfall för VGPV 18,6 %.
7
Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet
SFS 2010:659,3 kap. 9 § och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2 §, p 1
Patientsäkerhetsarbetet bedrivs i första hand ute i varje verksamhet av engagerade medarbetare under ledning av verksamhetschef. Merparten av de avvikelser som uppmärksammas i den egna verksamheten kan hanteras lokalt. Återföring efter utred-ning sker på APT. I de fall där identifierade avvikelser föranleder Lex Maria- bedöm-ning skickas de till respektive chefläkare.
Klagomål direkt till enheten handläggs av verksamhetschefen och ska rapporteras i Medcontrol liksom klagomål via IVO, vilka alltid gå till Lex Maria- bedömning.
Alla ärenden från och till IVO handläggs i samråd med Chefläkaravdelningen. Då Lex Maria- anmälan är aktuell och även vid andra klagomål av allvarligare natur
genomförs händelseanalys under ledning av utvecklingsledare och chefläkare. Risker och åtgärdsplaner tas tillvara för ett lärande i hela organisationen.
Chefläkaravdelningen ansvarar för ärendehandläggningen gentemot IVO och andra medicinska frågor som kommer till förvaltningen. Att ta fram
förvaltningsgemensamma riktlinjer utifrån identifierade behov ligger på chefläkarna tillsammans med det Medicinska rådet.
Avdelningen representerar förvaltningen i en rad regionala sammanhang som har bäring på patientsäkerhet, exempelvis program- och prioriteringsråd, sektorsråd, läkemedelskommitté och regionala Strama.
Struktur för uppföljning/utvärdering
SOSFS 2011:9 3 kap. 2 §
Uppföljning sker via chefläkaravdelningen. Fördjupad analys av statistik från Medcontrol återförs till alla områdesledningar inom vårdval och beställd vård vid be-sök, vilket ger utrymme för en dialog med lokal förankring.
Vi har under året arbetat med en modell för patientsäkerhetsdialog/ patientsäkerhets-rond på enhetsnivå och denna har testats i ett projekt med interventionsvårdcentraler och kontroller. Uppföljning och utvärdering pågår. Det finns inte så mycket erfarenhet av metoden i primärvård i Sverige ännu och vi hoppas kunna bidra till kunskapsut-vecklingen på området.
Båda dessa åtgärder ser vi som viktiga i att markera högsta ledningens stöd.
Punktprevalensmätningen av basala hygienrutiner genomfördes för andra gången i maj 2015. Vi hade ett relativt högt deltagande från både vårdval och beställd vård.
Analys av resultaten visar att vi har förbättringsområden. Tillsammans med vårdhy-gien planeras insatser, bl.a. pågår ett arbete med att göra SU:s webbaserade hyvårdhy-gien- hygien-körkort tillgängligt för oss via regionens lärplattform. Vi fortsätter med årliga punkt-prevalensmätningar och testar nu en modell för egenkontroll av vårdhygien på våra enheter.
Kvalitetsgranskning av läkemedelshantering enligt VGR:s enkätmodell har följts upp av våra apotekare.
8
Uppföljning genom egenkontroll
SOSFS 2011:9, 5 kap. 2§, 7 kap.
Bl.a. används följande källor för uppföljning:
Patientsäkerhets- används som underlag för patientsäkerhetsplanen.
kulturmätningen fritextsvaren i kulturmätningen är värdefulla underlag i strategiarbetet för att nå våra mål.
Avvikelserapporter används som underlag för patientsäkerhetsarbetet för att utveckla vårt ledningssystem med exempelvis nya riktlinjer och för att identifiera kompetensutvecklingsbehov.
Öppna jämförelser identifiera förbättringsområden i medicinsk kvalitet Munin identifiera förbättringsområden i medicinsk kvalitet
och regionfullmäktiges prioriterade mål
Näranalys identifiera förbättringsområden i medicinsk kvalitet Concise/Insikt läkemedelsuppföljning
Qreg PV identifiera förbättringsområden i medicinsk kvalitet NDR identifiera förbättringsområden i medicinsk kvalitet Patientnämnder identifiera förbättringsområden fr.a. i bemötandefrågor.
Samverkan för att förebygga vårdskador
SOSFS: 2011:9,4 kap. 6 §, 7 kap. 2 § p 3
Samverkan med både region och kommuner är viktig för patientsäkerheten, fr.a. tän-ker vi på informationsöverföring mellan vårdgivarna. Förutom kommunikation av det skrivna ordet så skulle vi vilja utveckla möjligheterna till konsultation och samråd i vardagen i konkreta patientärenden. Här finns det olika förutsättningar inom olika discipliner och i olika geografiska områden.
Att psykiatrin är ett angeläget samverkansområde är väl känt och här ser vi ett fortsatt stort behov av ett bättre samarbete runt de av våra patienter som rör sig mellan vårdnivåerna. Inte minst gäller det suicidnära patienter. Flertalet av de Lex Maria- ärende gällande suicid som vi har utrett under de senaste åren visar stora brister i kommunikation och samverkan mellan vårdnivåerna. Detta har drabbat patienterna trots att vi för vår egen del i de flesta fall har handlat i enlighet med best practice genom att remittera in dessa patienter för slutenvård/psykiatrisk bedömning. Att gemensamt göra händelseanalyser i dessa fall tror vi skulle vara en framgångsfaktor.
9
Så har också skett i delar av regionen om än i ringa omfattning. Det vore önskvärt att vi i VGR inför en gemensam rutin för att i samverkan mellan psykiatri och primärvård utreda tillbud och negativa händelser gällande suicid.
I vissa delar av vårt område har det under 2015 glädjande nog skett en förbättring i samverkan på ledningsnivå mellan oss och psykiatrin. Detta skapar förhoppningsvis förutsättningar för att utveckla ett bättre samarbete även runt våra gemensamma pati-enter.
Samordnad vårdplanering har tagits om hand i Närhälsan genom att förvaltare i de olika områdena har utsetts och en styrgrupp har bildats. Förvaltarna inom Närhälsan samverkar med delregionala grupperingarna och deltar i det Västra
Götalandsregionens gemensamma utvecklingsarbete. Breddinförande av modellen för samordnad vårdplanering på distans pågår. Metoden har visat sig vara effektiv och uppskattad av patienterna.
Närhälsan har överenskommelser med sjukhusens medicintekniska avdelningar och samarbetar vårdhygienavdelningar.
Riskanalys
SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 §
Behov av riskanalyser identifieras i första hand inom Närhälsans säkerhetsor-ganisation. Styrgrupp för säkerhet utgörs av stabscheferna, som bemannar be-redningsgrupp med medarbetare från funktionerna IT, HR, ekonomi, kommu-nikation, chefläkare, utveckling och kansli. Avstämning sker med områdes-chefer. Vi anser att vi därmed får en bred täckning av förvaltningen och har möjlighet att fånga upp signaler och synpunkter från hela organisationen.
Metoden anpassas efter den aktuella frågeställningen. Under 2015 har vi ge-nomfört sex övergripande riskanalyser, i flertalet fall i samband med utveckl-ingen av vårt nya vårddokumentationssystem. Vi har då använt kompetens från regionens säkerhetsstrategiska avdelning och VGRIT. Vi har inom vår organisation personer med kunskap i olika riskanalysmetoder. I riskanalyserna ingår alltid att upprätta en åtgärdsplan med planerad uppföljning.
Händelseanalys
Vårdskada/risk för vårdskada utreds av något av våra team bestående av che-fläkare och utvecklingsledare i samverkan med patient/anhörig och berörd verksamhet. Vi använder den metod för händelseanalys, som har utarbetats av Socialstyrelsen, SKL och Östergötlands läns landsting. Vi har ännu inte infört det webbaserade IT-verktyget Nitha eftersom det i hög grad upplevs som sjukhusorienterat och inte passar vår verksamhet särskilt bra. Under 2015 har vi kartlagt och beskrivit områden i Nitha, som behöver anpassas till primär-vårdsstrukturen med avsikten att kunna medverka till systemets utveckling.
Inom ramen risk och händelseanalyser skrivs åtgärdsplaner. Systematisk upp-följning av dessa är på förvaltningsövergripande nivå ett utvecklingsområde för det kommande året.
10