Sammanträde med Primärvårdsstyrelsen den 24 maj 2016

(1)

Postadress:

Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6 422 50 Hisings Backa

Besöksadress:

Lillhagsparken 6 Hisings Backa

Telefon:

Växel 010-435 80 00

Webbplats:

www.narhalsan.se

E-post:

primarvarden@vgregion.se

1 (3)

Föredragningslista

Sammanträde med Primärvårdsstyrelsen den 24 maj 2016

Plats: Kungshöjds konferens, Kaserntorget 11A, Göteborg.

Tid: Kl 09.00-15.30

Inledande formalia

 Mötets öppnande

 Upprop

 Val av justerare

 Justeringsdatum

 Eventuella beslut om närvarorätt

 Eventuella beslut om yttranderätt

Beslutsärenden

1. Motion av Eva Olofsson med flera (V) om rätt till heltid och deltid som en möjlighet (Bilaga a-c)

Diarienummer PVV 145-2016

Föredragare HR-chef Ulrika Dahl Eriksson

2. Tillämpning av regionarkivets gallringsbeslut avseende skannade dokument (Bilaga a-b)

Diarienummer PVV 2016-00503 Föredragare kanslichef Hans Lilja

3. Tillämpning av regionarkivets gallringsbeslut avseende handlingar av ringa eller tillfällig betydelse (Bilaga a-b)

Diarienummer PVV 2016-00504 Föredragare kanslichef Hans Lilja

4. Ombyggnad av Närhälsan Guldvingen vårdcentral, Lidköping (Bilaga) Diarienummer PVV 2016- 00462

Föredragare primärvårdschef Rita Ponerup 5. Delegeringsärenden (Bilaga)

Diarienummer PVV 2016-00232 6. Anmälningsärenden (Bilaga)

(2)

Föredragningslista från Primärvårdsstyrelsen, 2016-05-24 2 (3)

Informationsärenden

A. Övriga frågor

B. Ärendeplan – Status (Bilaga)

Föredragare primärvårdsdirektör Marie-Louise Gefvert C. Rapport från verksamheten

Föredragare primärvårdsdirektör Marie-Louise Gefvert

D. Avsiktsförklaring om framtida andrahandsuthyrning av delar av lokaler på Malmgatan 36, Skara.

Föredragare primärvårdsdirektör Marie-Louise Gefvert

E. Avsiktsförklaring avseende lokaler för Närhälsan Munkedal vårdcentral Föredragare primärvårdsdirektör Marie-Louise Gefvert

F. Riktlinjer från ägaren till primärvårdsstyrelsen om vårdvalsverksamhet i egen regi (Bilaga a-b)

Föredragare ordförande Ann-Sofie Alm

G. Ekonomisk rapportering (Bilaga a – utskickas 18 maj) Föredragning ekonomichef Per Nyström

H. Rapport om arbete med intern kontroll 2016 (Bilaga) Diarienummer PVV 2016-00471

Föredragare kanslichef Hans Lilja I. Närhälsans affärsplan

Föredragare utvecklingschef Kristina Bonander J. Information om web-tidbokning

Föredragare IT-chef Benny Johansson

K. Patientsäkerhetsberättelsen 2015 (Bilaga a-b) Föredragare samordnande chefläkare Karin Rignér L. Kompetensförsörjningsplan

Föredragare HR-strateg Ingela Kempe M. Information HR ”Tema lön”

Föredragare HR-strateg Carin Eriksson N. Rapport från presidiet

(3)

Föredragningslista från Primärvårdsstyrelsen, 2016-05-24 3 (3)

Ann-Sofie Alm Ordförande

Tänk på miljön

Res gärna kollektivt ( www.vasttrafik.se )

(4)

1 (2)

Närhälsan Kansli

Lillhagsparken 6, 422 50 Hisings Backa, växel 010-435 80 00

Västra Götalandsregionen

Tjänsteutlåtande Datum 2016-03-24

HR-avdelningen

Handläggare: Ulrika Dahl Eriksson Telefon: 0706-735311

E-post: ulrika.e.eriksson@vgregion.se

Till Primärvårdsstyrelsen

Motion av Eva Olofsson med flera (V) om rätt till heltid och deltid som en möjlighet

Förslag till beslut

Primärvårdsstyrelsen beslutar följande:

1. Primärvårdsstyrelsen godkänner förvaltningens förslag till remissyttrande daterat 2016-03-24, och lämnar det till regionstyrelsen som sitt eget.

2. Primärvårdsstyrelsen förklarar protokollet avseende detta ärende för omedelbart justerat.

Sammanfattning av ärendet

En motion har inkommit från Eva Olofsson med flera (V) om rätt till heltid och deltid som en möjlighet.

Primärvårdsstyrelsen har beretts möjlighet att lämna synpunkter. Remissyttrandet ska vara inlämnat till Regionstyrelsen senast den 31 maj 2016.

Fördjupad beskrivning av ärendet

Västra Götalandsregionens definition av ofrivillig deltidsanställning är att den anställde anmält till sin chef att denne önskar högre sysselsättningsgrad samt är beredd att byta arbetsplats.

Närhälsan har rutiner för och följer upp antalet medarbetare med ofrivillig deltidsanställning. Antalet har minskat de senaste åren och rapporterades i årsredovisning 2015 till fyra personer. Det är framför allt det ökade behovet av arbetskraft som har medfört att antalet ofrivilliga deltider har minskat.

Närhälsan

Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör

Ulrika Dahl Eriksson HR-chef

(5)

2 (2)

Bilaga

 Förslag remissyttrande motion av Eva Olofsson med flera (V) om rätt till heltid och deltid som en möjlighet.

 Motion av Eva Olofsson med flera (V) om rätt till heltid och deltid som en möjlighet.

Beslutet skickas till

regionstyrelsen@vgregion.se.

Diariet.

(6)

1 (1)

Förslag till remissyttrande Datum 2016-03-24

Diarienummer PVV 145-2016 Ert diarienummer RS 399-2016

Regionstyrelsen@vgregoin.se

Motion av Eva Olofsson med flera (V) om rätt till heltid och deltid som en möjlighet

Sammanfattning

 Närhälsan har få medarbetare med ofrivillig deltid.

 Verksamhetens behov ska avgöra möjlighet till icke lagstadgad deltid.

 Rutiner finns för att följa upp ofrivillig deltidsanställning.

Ofrivillig deltidsanställning

Västra Götalandsregionens definition av ofrivillig deltidsanställning är att den anställde anmält till sin chef att denne önskar högre sysselsättningsgrad samt är beredd att byta arbetsplats. Närhälsan har rutiner för och följer upp antalet

medarbetare med ofrivillig deltidsanställning. Antalet har minskat de senaste åren och rapporterades i årsredovisning 2015 till fyra personer. Det är framför allt det ökade behovet av arbetskraft som har medfört att antalet ofrivilliga deltider har minskat.

Det är inte ovanligt att medarbetare med heltidstjänst arbetar deltid efter

överenskommelse med chef. Det är dock verksamhetens behov som ytterst avgör den möjligheten. Likväl måste verksamheten kunna bära sina personalkostnader varför det i något fall inte har gått att tillgodose önskemålet om högre

sysselsättningsgrad.

Ann-Sofie Alm Ordförande

(7)

(8)

(9)

(10)

1 (2)

Kansliavdelningen

Handläggare: Johanna Rolfson Telefon: 0706-99 56 39

E-post: johanna.rolfson@vgregion.se

Tillämpning av Arkivnämndens gallringsbeslut om gallring av pappershandlingar efter skanning

Förslag till beslut

1. Primärvårdsstyrelsen beslutar om tillämpning av Arkivnämndens beslut, 393/15 73 om gallring av pappershandlingar efter skanning.

2. Primärvårdsstyrelsen beslutar att allmänna handlingar som har skannats, får gallras vid inaktualitet, det vill säga efter kontroll att den skannade versionen är likalydande med ursprungshandlingen och efter att originalhandlingarna inte längre behöver sparas av annan anledning.

3. Primärvårdsstyrelsen beslutar att tillämpa beslutet om gallring efter skanning för handlingar som har inkommit till myndigheten eller upprättats vid myndigheten från och med den 1 januari 2016.

4. Primärvårdsstyrelsen beslutar att följande handlingar ska undantas från beslutet om gallring av pappershandlingar efter skanning; avtal,

överenskommelser, kontrakt med underskrift och äganderättshandlingar.

Sammanfattning av ärendet

Pappershandlingar skannas i allt större omfattning for att hanteras och arkiveras digitalt. Att hantera både digitala och analoga versioner innebär onödigt arbete och därför har Arkivnämnden fattat beslut om gallring av pappershandlingar efter

skanning. Det åligger respektive nämnd/styrelse att dokumentera tillämpningen av det beslutet samt fatta beslut om vilka handlingar som trots den digitala hanteringen även i fortsättningen ska arkiveras i pappersform, t.ex. där namnteckningen har en juridisk betydelse.

(11)

Datum 2016-05-03 2 (2) Diarienummer PVV 2016-00503

Fördjupad beskrivning av ärendet

Såvida inte annat är föreskrivet i lag eller förordning, krävs gallringsbeslut för att få gallra handlingar. För myndigheter inom Västra Götalandsregionen är beslutanderätten genom arkivreglementet delegerad till Regionarkivet.

När man skannar en handling som kommit in till eller upprättats vid en

myndighet skapas en digital kopia av handlingen. Den inskannade elektroniska kopian är den handling som myndigheten kommer att hantera i den dagliga

elektroniska dokumenthanteringen. För att få göra sig av med originalhandlingen och endast bevara det digitala exemplaret (kopian) av handlingen krävs ett beslut om gallring. För att kunna gallra pappershandlingen krävs dessutom att den inte behövs för att garantera äktheten. För att kunna gallra pappersoriginalet och endast bevara det skannade exemplaret krävs vidare att det senare framställs på ett sätt som säkerställer ett elektroniskt bevarande.

Ett mediebyte medför alltid någon form av informationsförlust framför allt beträffande möjligheten att bedöma handlingarnas autenticitet. Vissa

pappershandlingar undantas därför från beslut om gallring efter skanning.

Från beslut om gallring efter skanning föreslås pappershandlingar där underskrift har en juridisk betydelse undantas:

 Avtal, överenskommelser och kontrakt med underskrift.

 Äganderättshandlingar.

 Handlingar som behövs för att styrka ett legalt förhållande.

Närhälsan

Hans Lilja Kanslichef

Bilaga

1. Regionarkivets beslut om gallring av pappershandlingar efter skanning 393/15 73.

Beslutet skickas till Diariet.

Regionarkivet.

(12)

(13)

1 (3)

Enhet Kansliavdelningen Handläggare: Johanna Rolfson Telefon: 0706-99 56 39

E-post: johanna.rolfson@vgregion.se

Tillämpning av Arkivnämndens gallringsbeslut om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Förslag till beslut

1. Primärvårdsstyrelsen beslutar om tillämpning av Arkivnämndens beslut, 394/15 73, om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse.

2. Primärvårdsstyrelsen beslutar att tillämpa beslutet vid myndigheten från och med den 1 januari 2016.

3. Primärvårdsstyrelsen beslutar att handlingar som anges i detta tjänsteutlåtande får gallras vid inaktualitet.

Sammanfattning av ärendet

Gallring får ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättsskipning, förvaltning och forskning.

Handlingar som har tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att de har ersatts av nya handlingar, får gallras under förutsättning av överföringen skett utan, eller med ringa, förlust av

betydelsebärande uppgifter, sammanställnings- och sökmöjligheter, samt

möjligheten att fastställa informationens autenticitet. Ytterligare en förutsättning är att de ursprungliga handlingarna inte längre har någon funktion.

Fördjupad beskrivning av ärendet

Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad har fattat beslut om långtgående riktlinjer för arkivvården vid regionens

myndigheter/förvaltningar kompletterat av gallringsbeslut. För att vissa beslut som berör arkivvården ska bli giltiga ska de fattas av respektive styrelse eller nämnd.

(14)

Såvida inte annat är föreskrivet i lag eller förordning, krävs gallringsbeslut för att gallring av allmänna handlingar ska få ske. För myndigheter inom Västra

Götalandsregionen är beslutanderätten delegerad till Regionarkivet, genom arkivreglementet.

Beslutet omfattar handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller funktion är av tillfällig eller ringa betydelse för myndigheten. Detta under förutsättning att gallringen inte åsidosätter allmänhetens rätt till insyn och att handlingarna bedöms sakna värde för rättsskipning, förvaltning och forskning.

1) Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns

arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. Gallringen får inte leda till att informationsvärdet hos akter minskar.

2) Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelande av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär.

3) Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd, om även i övrigt är av ringa betydelse.

4) Reklam och inkomna kurs- eller konferensinbjudningar.

5) Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd.

6) Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar samt utskrifter av ringa betydelse från databaser som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att

dokumentera myndighetens verksamhet, att förstå ett ärendes beredning och beslut, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet.

7) Mottagnings- och delgivningsbeslut under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärendet sakuppgift.

8) Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten.

9) Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte längre behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras.

10) Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion.

11) Cookie- eller tempfiler samt webbläsarnas historikfiler.

Beslutet omfattar handlingar som är av tillfällig betydelse efter att de ersatts av nya handlingar i samband med överföring av information till nya databärare, under förutsättning att överföringen skett utan eller med endast ringa förlust avseende betydelsebärande uppgifter, sammanställnings- och sökmöjligheter, samt möjligheter att fastställa informationens autenticitet.

(15)

1) Handlingar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, t.ex. e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare under förutsättning att överföringen medfört ringa förlust och inte är autenticerade genom elektroniska signaturer eller motsvarande eller att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade.

2) Handlingar som upprättas och sprids i elektroniskt i informationssyfte under förutsättning att handlingarna har överförts till annat

lagringsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten, t.ex. genom elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde.

3) Handlingar som är felaktiga eller inaktuella under förutsättning att ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. De rättade/uppdaterade handlingarna får gallras under förutsättning att uppgifterna är av tillfälligt intresse.

4) Handlingar som inkommit till myndigheten i ej autenticerad form och om en autenticerad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede under förutsättning att handlingen ej påförts några

anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller handläggning.

5) Handling som inkommit till myndigheten i form av SMS, MMS, meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenteras i en tjänsteanteckning som tillförts ärendet.

6) Felaktiga uppgifter i upptagningar för automatiserad behandling av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel, under förutsättning att rättning har skett.

7) Handlingar som överförts till annan databärare inom samma medium under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål samt upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar.

Närhälsan

Hans Lilja Kanslichef

Bilaga

1. Regionarkivets beslut om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse 394/15 73.

Beslutet skickas till Regionarkivet

(16)

(17)

1 (2)

Primärvårdsområde V8 Handläggare: Rita Ponerup Telefon: 070-9520645

E-post: rita.ponerup@vgregion.se

Ombyggnad av Närhälsan Guldvingen vårdcentral, Lidköping

Förslag till beslut

1. Primärvårdsstyrelsen beslutar att tillstyrka ombyggnad av Närhälsan Guldvingen vårdcentral, Lidköping.

Sammanfattning av ärendet

Närhälsan Guldvingen vårdcentral har ett stort behov av en ombyggnad för att få en bättre logistik för sina besökare samt skapa en bättre arbetsmiljö och säkerhet för medarbetarna.

Ombyggnaden är dessutom en förutsättning för att barnmorskemottagningen ska kunna flytta in sin verksamhet på Närhälsan Guldvingen vårdcentral och i och med det lämna lokalerna på Närhälsan Ågårdsskogen vårdcentral, som i sin tur har behov av fler rum.

Fördjupad beskrivning av ärendet (om det behövs)

Vårdcentralen har idag en reception som ligger långt in i lokalen vilket medför att patienterna måste gå tillbaka mot kön för att ta sig till vårdcentralen. Idag finns ett mycket litet personalrum på vårdcentralen och ett större lunchrum i entréplan.

Sistnämnda ligger ut mot korridoren där mycket folk rör sig. Det finns också ett behov av fler läkarexpeditioner.

Genom ombyggnaden frigörs det stora personalrummet till

barnmorskemottagningens ombyggnad. Ett annat rum fås av kommunen som ligger avskilt och endast nås av Närhälsans personal. I och med det kan en ombyggnad göras av det lilla personalutrymmet och där flytta in Närhälsans medicinska sekreterare. I och med det frigörs rum till läkarexpeditioner.

Receptionen och BVC flyttas fram vilket innebär en bättre logistik.

Närhälsan Ågårdsskogen vårdcentral i Lidköping är trångbodda och har behov av fler rum. En förutsättning för deras ombyggnad är att barnmorskemottagningen flyttar ut.

(18)

Finansiering

Närhälsan har fått ett 10-årigt kontrakt med Lidköpings kommun avseende

ombyggnad av vårdcentralen och koncentration av barnmorskemottagningen till en plats, med en hyra 1030 kr/kvadratmeter (inklusive el och ombyggnadskostnader).

För Närhälsan Guldvingen vårdcentral beräknas hyresökningen till 250-300 tkr/år vilket ryms inom befintlig budget.

Närhälsan

Marie-Louise Gefvert

Primärvårdsdirektör Rita Ponerup

Primärvårdschef

Beslutet skickas till Diariet.

(19)

Lillhagsparken 6, 422 50 Hisings Backa, växeln 010-435 80 00

Sida 1 av 3

Anmälan av delegeringsbeslut Datum 2016-04-12/CK

Anmälan av delegeringsbeslut 2016-04-03—2016-05-11 till

Primärvårdsstyrelsens sammanträde den 24 maj 2016

Förslag till beslut

1. Primärvårdsstyrelsen godkänner redovisningen av delegeringsbeslut.

Ärendet

Följande beslut som fattats med stöd av delegering anmäls.

Ärende Diarienummer

Delegeringsprotokoll Beslut om att ta emot en gåva från ASTA-

föreningen till Närhälsan Fristad vårdcentral PVV 2016-00468 Hyresavtal Närhälsan Kungssten vårdcentral och Zethos AB,

Knipplagatan 2, Göteborg

PVV 2016-00469 Hyresavtal Närhälsan Opaltorget vårdcentral och Förvaltning AB

avseende vårdcentral och BVC, Önnered 45-11

PVV 2016-00461-1 Hyresavtal p-platser för parkeringstillstånd vid Närhälsan

Krokslätts vårdcentral mellan Närhälsan och Hemsö Vårdfastigheter AB

PVV 2016-00406-1

Hyreskontrakt mellan Hemsö Vårdfastigheter AB och Närhälsan angående Närhälsan Rehabmottagning, Tärnavägen 6

PVV 2016-00478-1 Tilläggsavtal 2 till hyresavtal 60316-1-1-03 mellan Skövde

kommun och Närhälsan VGR avseende lokal i fastigheten Närlunda 4:66, Skövde

PVV 2016-00459

(20)

Lillhagsparken 6, 422 50 Hisings Backa, växeln 010-435 80 00

Anställning av personal tillsvidare mars-april 2016

Titel Ref nr Enhet Anställda

Anställningens

omfattning Anställningsform

Antal

ansökningar Antal lediga befattningar

Distriktssköterska 2016/1282 Ljungskile vårdcentral 2 Heltid Tillsvidareanställning 2 1

Distriktssköterska/Sjuksköterska 2016/1435 Ulricehamn vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 5 1

Medicinsk sekreterare med LITA-

kompetens 2016/1442 Uddevalla Jourcentral 1 Deltid Tillsvidareanställning 1 1

Distriktssköterska med

diabeteskompetens 2016/1471 Majorna vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 4 1

Fysioterapeut/Sjukgymnast 2016/1526

Kungshamn

rehabmottagning 1 Heltid

Visstidsanställning

kortare än 3 månader 2 1

Psykolog 2016/1590 Kungshöjd vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 5 1

Distriktssköterska 2016/1624 Krokslätt vårdcentral 1 Heltid/Deltid Tillsvidareanställning 8 1

BVC-sköterska 2016/1627 Krokslätt vårdcentral 2 Heltid Tillsvidareanställning 11 1

Medicinsk sekreterare 2016/1645 Mölnlycke vårdcentral 2 Heltid Tillsvidareanställning 7 1

Sjuksköterska 2016/1661 Boda Vårdcentral 2 Heltid Tillsvidareanställning 2 1

Sjuksköterska/ distriktssjuksköterska 2016/1700 Björkekärr vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 5 1 Distriktssköterska med

diabeteskompetens 2016/1709 Sylte vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 2 2

Administratör 2016/1741 Krokslätt vårdcentral 1 Heltid/Deltid Tillsvidareanställning 116 1

Arbetsterapeut 2016/1752

Trollhättan

rehabmottagning 1 Heltid Tillsvidareanställning 10 1

Hembesökssköterska 2016/1756 Frölunda vårdcentral 1 Heltid/Deltid Tillsvidareanställning 7 1

(21)

Sida 3 av 3 Datum 2016-05-12

Undersköterska 2016/1780 Frölunda vårdcentral 2 Heltid Tillsvidareanställning 88 1

Distriktssköterska/Sjuksköterska

100% 2016/1826 Kärra vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 13 1

Distriktssköterska/Sjuksköterska 2016/1835 Tranemo vårdcentral 1 Heltid/Deltid Tillsvidareanställning 1 1

Distriktssköterska 2016/1918 Skogslyckan vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 14 1

Distriktssköterska/ leg Sjuksköterska 2016/1927 Kungssten vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 11 1

Fysioterapeut/Sjukgymnast 2016/1938 Ängabo Rehabmottagning 1 Heltid Tillsvidareanställning 1 1

Undersköterska 2016/1978 Trandared Vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 3 1

Sjuksköterska/Distriktssköterska 2016/1996 Sylte vårdcentral 2 Heltid Tillsvidareanställning 14 1

Fysioterapeut/sjukgymnast 2016/2030 Skaraborg 1 Heltid Tillsvidareanställning 4 2

Sjuksköterska 2016/2053 Hjällbo vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 1 1

Fysioterapeut/Sjukgymnast 2016/2079 Backa rehabmottagning 2 Heltid Tillsvidareanställning 26 1

Undersköterska 2016/2147 Alingsås Jourcentral 1 Deltid

längre än 6 månader 22 2

Distriktssköterska 2016/2165 Heimdal Vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 4 1

Medicinsk sekreterare 2016/2204

Biskopsgården

vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 4 1

Medicinsk sekreterare/LITA 2016/2273 Tanumshede vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 2 1

Distriktssköterska BVC 2016/2497 Dals-Ed vårdcentral 1 Deltid Tillsvidareanställning 4 1

Distriktssköterska/Sjuksköterska 2016/2510 Trandared Vårdcentral 2 Heltid Tillsvidareanställning 5 1

Undersköterska 2016/2521 Boda Vårdcentral 1 Heltid

längre än 6 månader 30 1

Handlingar erhålls på begäran från någon av styrelsens sekreterare.

(22)

ANMÄLNINGSÄRENDEN Primärvårdsstyrelsen

Anmälda vid styrelsemöte 2016-05-24

Diarienummer PVV 2016-00232 Kansliavdelningen

Hans Lilja, 0702-07 36 14

Till styrelsen inkomna skrivelser

Inkomna skrivelser Dnr

Från Östra HSN, Protokoll § 30 Ansökan om utträde ur kontrakt att bedriva

vårdverksamhet inom VG Primärvård för Närhälsan Skara vårdcentral PVV 2016-00155-4 Från RF, Protokoll § 52 Riktlinjer från ägaren till primärvårdsstyrelsen om

vårdvalsverksamhet i egen regi PVV 2016-00384-2

Från RS, Protokoll § 91 VGR´s regelverk för enskilds direktåtkomst till

journaluppgifter via säkra e-tjänster PVV 2016-00414-1

Från Revisionskollegiet, Protokoll § 40 Granskning Informationsöverföring

mellan vårdnivåer PVV 2016-00472-1

Från Närhälsan, Beslutsprotokoll om nyetablering eller avveckling av

utbudspunkt, distriktssköterskemottagning i Dals-Rostock och Åsensbruk PVV 2016-00423 Från RF, Protokoll § 55 Motion av Annika Tännström (M) om utbildning om

upptäckt och åtgärd vid brott mot barn PVV 2016-00455-1

Från RF, Protokoll § 59 Motion av Ann-Christine Andersson (S) om att inrätta ett

kompetenscentrum för äldrefrågor PVV 2016-00090-1

Från Södra HSN, Protokoll § 36 Begäran om utträde ur kontrakt att bedriva vårdverksamhet inom VG Primärvård mellan Närhälsan Viskafors vårdcentral

och Södra hälso- och sjukvårdsnämnden PVV 2016-00152

Från Västra HSN, Protokoll § 66 Svar på ansökan om godkännande av

joursamverkan i angränsade jourområde PVV 2016- 00161-1

Från RS, Protokoll § 92 Svar på skrivelse från primärvårdsstyrelsen om

tvistehantering Krav- och kvalitetsboken PVV 2016-00413-1

Från Revisionskollegiet, Missiv Primärvårdsstyrelsens processer för

informationsöverföring PVV 2016-00472-1

Från RF, Protokoll § 45 Revisionsberättelsen för 2015 års verksamhet PVV 2016-00432-1 Från RF, Protokoll § 46 Bokslutsdispositioner 2015 PVV 2016-00453-1

(23)

ANMÄLNINGSÄRENDEN Primärvårdsstyrelsen

Anmälda vid styrelsemöte 2016-05-24

Diarienummer PVV 2016-00232 Kansliavdelningen

Hans Lilja, 0702-07 36 14

Från RF, Protokoll § 47 Årsredovisning 2015 VGR PVV 2016-00454

Från RF, Protokoll § 48 Riktlinjer vid användning av e-post PVV 2016-00457-1 Från RF, Protokoll § 51 Policy för IS/IT i Västra Götalandsregionen PVV 2016-00458-1 Från RF, Protokoll § 68 Ledamot och vice ordförande i primärvårdsstyrelsen PVV 2016-00463-1 Från HSS, Protokoll § 33 Användning av statsbidraget kring psykisk ohälsa 2016 PVV 2016-00487-1 Från Östra HSN, Skrivelse om utveckling av närsjukvårdscentrum i Mariestad PVV 2016-00509-1 Från RS, Protokoll § 123 Riktlinjer för strålsäkerhet i VGR PVV 2016-00516-1 Från RS, Remiss Rese- och mötespolicy samt riktlinje för VGR PVV 2016-00517-1

Samtliga handlingar och skrivelser kan erhållas via diariet, tfn 010-441 38 00 eller styrelsens sekreterare.

Handlingar erhålls på begäran från någon av styrelsens sekreterare.

(24)

Närhälsan Kansliavdelningen

Sida 1(1)

Tjänsteutlåtande Ärendeplan 2016

Datum 2016-05-20/24 (pågående)

Primärvårdsstyrelsen/

Styrelsen beställd primärvård Camilla Karlsson/Hans Lilja

Möte/Ärende Planerat

möte

Styrelse PVV/PVB

Handläggare NOTERING/

ev. Dnr Sammanslagning av två utbudspunkter i

Lidköping (BMM/UM på VC Guldvingen) 30 juni PVB Monika Bondesson Remiss Rese- och mötespolicy samt

riktlinjer för VGR 30 juni PVB/PVV Ulrika Dahl Eriksson

Delårsrapport augusti 22 september PVV/PVB Per Nyström

Vårdöverenskommelser 2017 21 oktober PVB Per Nyström

Handlingsplan med anledning av revisionsrapport ” Samverkan mellan kommunen och regionen

kring barn med behov av samordnade insatser

21 oktober PVV/PVB Peter Almgren m fl

Information om miljöarbetet 21 oktober PVV/PVB Anders Egeskog och

Brita Wirblad 20-30 minuter

Rapport demokratitorg 21 oktober PVB Monica Bondesson

Intern kontrollplan 2017 18 november PVV/PVB Hans Lilja

Detaljbudget 2017 18 november PVV/PVB Per Nyström

Information från e-hälsostrategiska enheten 18 november PVV/PV B Benny Johansson Hälsofrämjandepaketet Inte fastställt PVV/PVB Karin Rignér NärAnalys – rapportverktyg för chefer Inte fastställt PVV Per Nyström/

Lena Andersson

Information om arbete med arkivvården Inte fastställt PVB Hans Lilja Från möte 2015-05-21 Kartläggning av samverkan med vården

utifrån perspektivet samordnad

rehabilitering (inkl primärvård och delar av

psykiatrin i centrala Göteborg) Inte fastställt PVV

Karin Rignér/

Magdalena Edström/

Ulf Svensson Från presidiemötet 2015-03-06 Revisionsrapport primärvårdsstyrelsens

processer för informationsöverföring Inte fastställt PVV Karin Rignér

(25)

(26)

(27)

(28)

(29)

(30)

(31)

(32)

(33)

1 (4)

Datum: 2016-03-02

Diarienummer: RS 3965-2015

Till Regionstyrelsen

Riktlinjer från ägaren till primärvårdsstyrelsen om vårdvalsverksamhet i egen regi

Förslag till beslut

Regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige besluta:

1. Att riktlinjerna från ägaren till primärvårdsstyrelsen om vårdvalsverksamhet i egen regi fastställs att gälla längst t.o.m. utgången av år 2019.

2. Att bemyndiga primärvårdsstyrelsen att genomföra nödvändiga förändringar för att uppfylla dessa ägarriktlinjer.

3. Att uppdra åt regionstyrelsen att precisera på vilket sätt Primärvårdsstyrelsen, genom undantag från regiongemensamma styrdokument, kan verka under mer konkurrensneutrala förutsättningar.

4. Upphäva RF beslut 2015-11-24 § 198 om avveckling senast 2016.

5. Uppdraget till regionstyrelsen om att utarbeta ägardirektiv samt marknads- och etableringsstrategi för den egna primärvårdsverksamheten är fullgjort.

Under förutsättning av beslut i Regionfullmäktige föreslås Regionstyrelsen besluta för egen del:

6. Att ge regiondirektören i uppdrag att precisera på vilket sätt

Primärvårdsstyrelsen, genom undantag från regiongemensamma styrdokument, kan verka under mer konkurrensneutrala förutsättningar.

7. Hemställa att primärvårdsstyrelsen fastställer marknads- och etableringsstrategi i enlighet med ägarens riktlinjer.

Beskrivning av ärendet

Regionfullmäktige beslutade i november 2015 att uppdra till ”regionstyrelsen att utarbeta ägardirektiv samt marknads- och etableringsstrategi för den egna

primärvårdsverksamheten. Förslaget till ägardirektiv ska underställas regionfullmäktige för beslut.”

Postadress:

Regionens Hus 462 80 Vänersborg

Besöksadress:

Östergatan 1 Vänersborg

Telefon:

010-441 00 00

Webbplats:

www.vgregion.se

E-post:

post@vgregion.se

(34)

Datum 2016-03-02

Diarienummer RS 3965-2015

2 (4)

I detta ärende föreslås riktlinjer från ägaren till primärvårdsstyrelsen om den vårdvalsverksamhet som bedrivs i egen regi. Riktlinjerna föreslås gälla för såväl nuvarande två vårdval som för eventuellt tillkommande. Vidare föreslås att primärvårdsstyrelsen utarbetar en marknads- och etableringsstrategi samt vilka utgångspunkter som ska gälla för detta. Med ägare avses regionfullmäktige och regionstyrelsen i de fall RS utfärdar riktlinjer mm på uppdrag av regionfullmäktige.

Fördjupad beskrivning av ärendet

Primärvårdsstyrelsens verksamhet, Närhälsan, bedriver vårdvalsverksamhet inom primärvård och rehabilitering i regionens egen regi. Vårdvalsverksamheten styrs av fastställda förfrågningsunderlag som i Västra Götaland benämns Krav – och kvalitetsbok. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen (inte primärvårdsstyrelsen) är ansvarig för att det finns minst en vårdcentral inom varje kommun i Västra Götaland.

Ägaren av vårdvalsverksamhet i egen regi kan, förutom det som uttrycks i budget och andra styrdokument, även utfärda riktlinjer kring vissa specifika frågor.

I beredningen av ärendet har sådana frågeställningar som inte besvaras i

primärvårdsstyrelsens reglemente och som kräver ägarens förtydligande varit en utgångspunkt. Riktlinjerna föreslås gäller längst t.o.m. utgången av år 2019.

En av utgångspunkterna för förslaget till riktlinjer är den inriktning som

regionfullmäktige fastställt (RF 2015-11-24 § 198). Primärvårdsstyrelsen skall, som en följd av beslutet, omstrukturera Närhälsan så att de enheter styrelsen bedömer inte har långsiktiga förutsättningar att uppfylla riktlinjerna från ägaren avvecklas.

Ägaren har sammanställt de befintliga regelverk som gäller vid utträde ur vårdvalsystem (bilaga 1) samt en beskrivning av regelverket angående förändringar av befintliga vårdvalsområden (bilaga 2).

Under beredningen av dessa riktlinjer har resonemang ur dokumentet

”Konkurrensmässiga villkor för Folktandvården och Primärvården” (2012-09-27) också beaktats i syfte att öka primärvårdsstyrelsens handlingsfrihet och därmed på mer

jämlika villkor kunna konkurrera med verksamheter som ägs och drivs av privata vårdgivare. Regiondirektören föreslås få i uppdrag att precisera på vilket sätt primärvårdsstyrelsen kan undantas från vissa bestämmelser som försämrar

konkurrenskraften. Dessutom föreslås Primärvårdsstyrelsen få mandat att förändra utbudsstrukturen i syfte att uppnå vad som anges i detta dokument.

Förslag till riktlinjer från ägaren till primärvårdsstyrelsen om vårdvalsverksamhet i egen regi:

• Primärvårdsstyrelsen ansvarar för att verksamheten präglas av god medicinsk kvalitet, hög tillgänglighet, gott bemötande.

(35)

Datum 2016-03-02

3 (4)

• Primärvårdsstyrelsen ansvarar för att Närhälsan ska vara en attraktiv arbetsgivare som kontinuerligt förbättrar sina resultat i medarbetarenkäten, minskar sjuktalen samt minskar sitt behov inhyrd personal.

• Primärvårdsstyrelsen ansvarar för att Närhälsan bedriver verksamhet av sådan omfattning och kvalitet att minst det egna

kompetensförsörjningsbehovet av legitimationsyrken kan fullgöras. Samt medverkar till att andra delar av regionens utbildningsuppdrag kan fullgöras.

• Primärvårdsstyrelsen ansvarar för att det enligt KOK-boken fastställda forskningsuppdraget uppfylls.

• Primärvårdsstyrelsen ansvarar för att Närhälsans arbetssätt präglas av att decentralisera ansvar och befogenheter.

• Primärvårdsstyrelsen ansvarar för genomförandet av regionfullmäktiges beslut i respektive års budget om avkastningskrav alternativt utökat uppdrag utöver vad som anges i de förfrågningsunderlag som styr vårdåtagandet.

• Primärvårdsstyrelsen ska utarbeta en marknads- och etableringsstrategi för att utveckla befintlig verksamhet. Strategin ska utgå från dessa riktlinjer och i övrigt den inriktning som ägaren anger.

• Primärvårdsstyrelsen ska säkerställa att det minst en gång per år genomförs en värdering om var och en av de ingående enheterna har långsiktig ekonomisk balans och förmåga att på ett rimligt sätt möta ägarens krav vad gäller bemanning samt vårdkvalité. Om inte särskilda skäl finns för att fortsätta verksamheten ska en enhet som inte bedöms nå rimlig bärkraft avvecklas.

• Primärvårdsstyrelsen ansvarar för att Närhälsan vid avveckling av enhet inom vårdvalet agerar i enlighet med konkurrensneutralitet.

• Ägaren i form av ägarutskottets presidium och primärvårdsstyrelsen presidium skall mötas för dialog minst två gånger per år.

Ägardialogens innehåll

Den ägardialog som föreskrivs ovan innebär att ett möte ska hållas i februari och i första hand ha fokus på primärvårdsstyrelsens bedömning efter analys av

enheternas långsiktiga prestationsförmåga. Det andra mötet ska hållas senast i september och ha fokus på dialog kring strategiska vägval inför kommande verksamhetsår och genomförandet av etablerings- och marknadsstrategin.

Genom att prioritera kvalité före kvantitet kan Närhälsan över tid utveckla en särställning. Uppdraget är att konsolidera nuvarande verksamhet så att målen om

(36)

Datum 2016-03-02

4 (4)

en god vårdkvalité, attraktiv arbetsgivare, ekonomisk bärkraft samt ansvaret att säkerställa FoU-uppdraget kan uppfyllas.

Etablerings- och marknadsstrategin utarbetas av primärvårdsstyrelsen och fastställs av regionstyrelsen.

Beredning

Vid Ägarutskottets sammanträde den 10 december fanns förslag till

tjänsteutlåtande. Ägarutskottet behandlade inte förslaget, utan diskuterade istället frågan som vägledning för fortsätt beredning. Ärendet remitterades till partierna för en politisk beredning. Föreliggande förslag är resultatet av denna beredning.

Bilagor:

Bilaga 1 Sammanställning av befintligt regelverk vid beslut om utträde ur vårdvalssystem

Bilaga 2 Närmare beskrivning angående förändringar av befintliga vårdvalsområden

Johnny Magnusson Helene Eliasson

Moderaterna Socialdemokraterna

Heikki Klaavuniemi Birgitta Losman

Sverigedemokraterna Miljöpartiet

Jonas Andersson Kristina Jonäng

Liberalerna Centerpartiet

Monica Selin Kristdemokraterna

(37)

1 (3)

Datum 2015-12-01

Bilaga 1 till tjänsteutlåtande om riktlinjer från ägaren till Primärvårdsstyrelsen angående vårdvalsverksamhet

Sammanställning av befintligt regelverk vid beslut om utträde ur vårdvalssystem

Primärvårdsstyrelsen är en leverantör i Västra Götalandsregionens (VGR) valfrihetssystem och har att följa Krav- och kvalitetsboken (kok-boken) i såväl VG Primärvård som i Vårdval Rehab. Primärvårdsstyrelsen kan besluta om avveckling av vårdcentraler och rehabenheter i enlighet med sitt reglemente.

Primärvårdsstyrelsen kan inte besluta om överlåtelser av kontrakt. Den leverantör som önskar delta i VGRs valfrihetssystem har att ansöka hos hälso- och

sjukvårdsstyrelsen om att bli godkänd leverantör i VG Primärvård eller Vårdval Rehab.

Om primärvårdsstyrelsen fattar beslut om avveckling av vårdcentraler eller rehabenheter gäller följande regelverk.

1. Uppsägning av kontrakt

Vid primärvårdsstyrelsens beslut om att inte förlänga befintligt kontrakt ska enligt kontraktet i kok-boken (för såväl VG Primärvård som Vårdval Rehab) § 4

skriftlig uppsägning ske till aktuell hälso- och sjukvårdsnämnd senast tolv månader före avtalsperiodens slut. För den händelse så inte sker löper en ny kontraktsperiod om ytterligare två år.

Innan primärvårdsstyrelsen fattar beslut om uppsägning ska frågan förhandlas med de fackliga organisationerna enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet, MBL, alternativt enligt gällande samverkansavtal.

2. Ansökan om utträde ur kontrakt i förtid

Vid primärvårdsstyrelsens beslut om att ansöka om utträde ur befintligt kontrakt ska enligt kontraktet i kok-boken (för såväl VG Primärvård som Vårdval Rehab)

§ 12 ansökan inges till aktuell hälso- och sjukvårdsnämnd. Hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar om och vid vilken tidpunkt verksamheten och kontraktet ska upphöra att gälla.

Om primärvårdsstyrelsen vill lösa in kontraktet i förtid får primärvårdsstyrelsen i enlighet med § 12 bära de kostnader som detta innebär.

Postadress:

Besöksadress:

Telefon:

010-441 00 00

Webbplats:

www.vgregion.se

E-post:

post@vgregion.se

(38)

Datum 2015-12-01 2 (3)

Innan primärvårdsstyrelsen fattar beslut om att ansöka om utträde ur kontrakt ska frågan förhandlas med de fackliga organisationerna enligt MBL, alternativt enligt gällande samverkansavtal.

3. Patienter vid vårdcentraler och rehabenheter

Enligt principerna i VG Primärvård listas en nedlagd vårdcentrals patienter om på andra vårdcentraler inom VG Primärvård enligt närhetsprincipen om inte

patienten själv väljer annan vårdcentral.

Om en rehabenhet avvecklas så ska patienten upplysas om det fria vårdvalet och, om patienten inte vill göra ett eget val, hänvisas till den enhet som ligger närmast.

Patienter kan därmed inte bli föremål för någon form av överlåtelse i vårdvalssystemen.

4. Utrustning och inventarier

Primärvårdsstyrelsen har att besluta om hantering av utrustning och inventarier.

Om en försäljning av utrustning och inventarier ska ske ska en utredning om marknadsvärde företas och försäljning ske till marknadsvärde. Detta förutsätter att VGR är ägare till utrustningen och att det inte är fråga om nyttjanderätter.

Eventuellt över- eller underskott tillfaller primärvårdsstyrelsen. För datorer och annan informationsutrustning är det viktigt att informationssäkerheten beaktas.

Information får inte komma obehöriga till del.

5. Hyresförhållanden

Primärvårdsstyrelsen har som hyresgäst ansvaret för att hantera såväl interna som externa hyresavtal, men ska alltid vid förändringar konsultera fastighetsnämnden.

Eventuella hyres-/avvecklingskostnader som uppkommer i samband med uppsägning av hyresavtal belastar primärvårdsstyrelsen.

Övertagande av hyreskontrakt av annan hyresgäst förutsätter hyresvärdens godkännande.

En leverantör som har blivit godkänd inom VG Primärvård/Vårdval Rehab kan tänkas vilja hyra samma lokal som en tidigare leverantör. Sådana frågor behandlas inte inom ramen för vårdvalssystemen.

(39)

Datum 2015-12-01 3 (3)

6. Personalfrågor

Om en vårdcentral/rehabenhet läggs ner och personalen inte övergår till annan huvudman uppstår en övertalighet som får hanteras i enlighet med den

omställningsprocess som finns i VGR. I korthet gäller följande ordning.

1. Förflyttning inom anställningsavtalets ram 2. Omplacering till annat arbete

3. Uppsägning på grund av arbetsbrist 4. Företräde till ny anställning i VGR

Om en vårdcentral/rehabenhet inte längre ska drivas av VGR utan istället drivas av annan huvudman kan det bli fråga om en verksamhetsövergång enligt lagen om anställningsskydd, LAS. Bedömning om det är verksamhetsövergång får göras i varje enskilt fall. En verksamhetsövergång enligt LAS innebär bl.a. följande.

• Anställningsavtalen övergår automatiskt till den nya huvudmannen

• Medarbetare kan tacka nej till detta och har då kvar sin anställning i VGR Eventuella omställnings-/avvecklingskostnader som uppkommer i samband med en omställningsprocess belastar primärvårdsstyrelsen.

(40)

1 (1)

Datum 2015-12-01

Bilaga 2 till tjänsteutlåtande om riktlinjer från ägaren till Primärvårdsstyrelsen angående vårdvalsverksamhet

Närmare beskrivning angående förändringar av befintliga vårdvalsområden

Uppbyggnad vårdcentralernas upptagningsområde

Resultatet av vårdvalsområdena grundar sig på en automatiserad GIS-analys som hanteras lika för alla vårdcentraler i regionen. Varje vårdcentral tilldelas ett vårdvalsområde som breder ut sig runt varje vårdcentral till dess att det blir kortare väg för medborgaren till en annan vårdcentral.

Förändring av befintliga vårdvalsområden

Förändring av befintliga vårdvalsområden utförs när en vårdcentral avslutar ett kontrakt (efter att ha sagt upp kontraktet eller beviljats förtida upphörande av kontrakt) eller en ny verksamhet påbörjas.

Listning vid avslut av kontrakt

Om kontrakt med en vårdcentral upphör kommer en ny analys göras och

omkringliggande vårdcentraler får ett större vårdvalsområde. De patienter som då finns listade där kommer som ett första steg, för att alltid kunna ha en tillgänglig vårdkontakt, att flyttas till den vårdcentral som ligger närmast medborgarens folkbokföringsadress. Medborgaren kommer också att få ett förklarande brev och uppmanas att göra sitt vårdval på den vårdcentral han/hon så önskar.

Listning vid nytt kontrakt

Om en ny godkänd vårdcentral tillkommer, kommer omkringliggande

vårdcentraler att få ett mindre geografiskt område (i enlighet med GIS-analysen).

Medborgarnas aktiva val står emellertid fast på de vårdcentraler de redan valt och ingen automatisk överlistning sker till nystartade vårdcentraler.

Listning vid avslut av kontrakt och vid nytt kontrakt dagen efter på samma adress

Om en vårdcentral har avslutat ett kontrakt och det dagen därpå på samma adress startar en ny vårdcentral (efter att ha blivit godkänd leverantör i VG Primärvård och efter att t.ex. ha införskaffat hyreskontrakt på samma adress) sker listning på så sätt att medborgare som är folkbokförda inom det område som tilldelas den tillkommande vårdcentralen listas på denna och medborgare som är folkbokförda närmare en annan vårdcentral listas automatiskt på denna.

Postadress:

Besöksadress:

Telefon:

010-441 00 00

Webbplats:

www.vgregion.se

E-post:

post@vgregion.se

(41)

Sida 1 av 2

Dokumenttyp: Rapport styrelsen Datum 2016-04-29

Staben

Handläggare: Hans Lilja Telefon: 070-207 3614

E-post: hans.lilja@vgregion.se

Arbete med Intern kontroll Närhälsan 2015-2016

1) Inledning

Primärvårdsstyrelsen fastställde 2015-10-23 plan för intern kontroll 2015-2016.

I dokumentet redovisas styrelsens kontrollmiljö, modell för arbetet med interrn kontroll samt åtgärder för att säkerställa att kontrollmiljön är ändamålsenligt och funktionell, egenkontrollen.

Uppföljning av planen ska ske en gång per år i samband med årsredovisningen till styrelsen. Arbetet med plan för intern kontroll 2017 ska påbörjas i samband med arbetet med detaljbudget och baseras på en riskanalys av styrelsen.

Detta dokument redovisar resultetet av genomförda granskningsåtgärder i plan 2016, åtgärder för att förbättra den interna kontrollen samt underlag för arbetet med intern kontrollplan 2017.

2) Granskningåtgärder i intern kontrollplan 2015-2016 I planen anges fem granskningsområden som valts ut genom riskanalys.

Granskning av dessa har nu genomförts och resultatet redovisas tillsammans med rekommenderade åtgärder.

Granskningens syfte

Om granskningen visar på väsentliga brister i kontrollåtgärder ska en

åtgärdsplan tas fram för att komma tillrätta med bristerna. Åtgärderna bör om möjligt integreras i den löpande operativa verksamheten.

Metoder

Granskningen genomförts genom att gå igenom dokumentation i protokoll, rapporter, händelseanalyser samt avvikelsesystem med mera. I vissa fall har även intervjuer gjorts.

Resultat av granskningen i plan för intern kontroll redovisas i separat rapport i bilaga 1.

(42)

Sida 2 av 2 Dokumenttyp: Rapport styrelsen

Datum 2016-04-29

3) Exempel på åtgärder

Kompetensgruppen för intern kontroll har i uppdrag att bidra i arbetet med att skapa en god säkerhets- och kontrollkultur. Åtgärder för att förbättra

verksamheten ingår som en naturlig del i det operativa arbetet.

Följande utgör några exempel på åtgärder som har genomförts eller planerats under 2015-2016 i syfte att upptäcka,åtgärda och förebygga risker.

 Årshjul för chefer

Infördes 2015 och syftar till att underlätta för chefer att planera åtgärder under året och som checklista för rapporteringstider och möten.

 Stickprovskontroll av kontrollmoment

Som en del av utveckling av egenkontrollen i den operativa

verksamheten genomför respektive avdelning utifrån en riskbedömning stickprovskontroller av kontrollens följsamhet och funktion. I vissa fall har konstaterats behov av förbättringar.

 Revidering av ledningssystem

Arbetet med att se över nuvarande ledningssystem har påbörjats. En samordning sker med det koncernövergipande ledningsystsemet som håller på att tas fram.

 Följsamhet till styrdokument ”Rutin för läkemedelshantering inom hälso- och sjukvård i Västra Götalandsregionen”

Resultatet från 2014 års uppföljning av läkemedelshantering har medfört åtgärder under 2015. Bland annat har en riktlinje för lokal läkemedelshantering tagits fram som stöd för chefer.

4) Underlag för plan för intern kontroll 2017

Styrelsen ska fatta beslut om plan för intern kontroll 2017 i samband med detaljbudget. Planen ska innehålla de kontrollområden som styrelsen vill ha en särskild uppsikt över utifrån en risk- och väsentlighetsanalys.

I bilaga 2 finns en förteckning innehållande ett urval av de politiska styrdokument och till viss del lagstiftningen som ingår i styrelsens uppsikt av den interna kontrollen och hur dessa omhändertas och återrapporteras av

Närhälsan. Förteckningen syftar till att utgöra underlag för att upptäcka brister i den interna kontrollen. Förteckningen utgör således ett första arbetsunderlag för styrelsens delaktighet i arbetet med plan för intern kontroll 2017.

(43)

Närhälsan geografi mottagning

Postadress, postnummer postort, växeln 010-435 80 00

Sida 1 av 8

Dokumenttyp: Rapport Datum / version 2016-05-10 Diarienummer PVV 2016-00471

BILAGA 1

Staben

Handläggare: Hans Lilja Telefon: 070-207 3614

E-post: hans.lilja@vgregion.se

Rapport Plan för intern kontroll 2015‐2016

1) Inledning

Primrävårdsstyrelsen styrelsen fastställde 2015-10-23 plan för intern kontroll 2015-2016

Planen redovisar åtgärder för att säkerställa att kontrollmiljön är ändamålsenlig och funktionell. Av planen ska framgå vad i den interna kontrollen som ska granskas under året grundat på riskanalys.

Detta dokument redovisar resultetet av genomförda granskningar i plan 2015- 2016 samt rekommenderade åtgärder.

2) Genomförande Granskningens syfte

Om granskningen visar på väsentliga brister i kontrollåtgärder ska en

åtgärdsplan tas fram för att komma tillrätta med bristerna. Åtgärderna bör om möjligt integreras i den löpande operativa verksamheten.

Primärvårdsdirektören har ytterst ansvar för genomförandet av granskningar i planen samt åtgärder vid brister i kontrollmiljön och säkerhetskulturen.

Samordning av ansvar och beredning av granskning samt åtgärder sker i stabschefsgruppen. Behov av ekonomiska medel samt övriga resurser för granskning och åtgärder avsätts i detaljbudget.

Granskningsansvariga

Ansvariga för att granskningen genomförs är berörda stabschefer.

Granskningsarbetet har genomförst av;

- Anders Larsson IT-avdelningen

- Carina Söderlund, chefsläkaravdelningen - Hans Lilja, kansliavdelningen

Metoder

(44)

Sida 2 av 8 Datum 2016-04-29

Diarienummer PVV 2016-00471, PVB 2016-00342

Granskningen genomförts genom att gå igenom dokumentation i protokoll, rapporter, händelseanalyser samt avvikelsesystem med mera.

3) Resultat av granskningen / kontrollområde

a) ”Riktlinjer och rutiner för remisshantering följs inte”

Metod

För att få en uppfattning om brister i följsamhet till riktlinjer och lokala rutiner för remisshanteringen har sökbarhet i MedControl använts enligt nedan

angivna val. Perioden omfattar registrerade händelser av anställd inom Närhälsan under 2015.

 Typ av händelse = Organisation/regler/resurser

Journalhandling/dokumentation Remiss

 Orsak till händelse = Procedurer/rutiner/riktlinjer

Ej följt befintliga rutiner/riktlinjer Ingen inventering har genomförts när det gäller i vilken omfattning det finns dokumenterade lokala rutiner på respektive enheter, enligt SOFS 2004:11.

Resultat

Det ger 97 registrerade händelser i MedControl där remiss är angivet som typ av händelse och 443 registrerade händelser där ”ej följt befintliga

rutiner/riktlinjer” angivits som orsak.

Bedömning

Vid granskning av händelserna framkommer brister i remisshanteringen gällande samtliga delar av remissflödet, så väl inkommande som utgående remisser dock med tyngdpunkt på flödet av utgående remisser.

Det är mycket svårt att få en helhetsbild över omfattningen av det faktiska antalet händelser som har bäring på brister i remisshantering.

Orsaken bedöms vara att händelser där remiss anges återfinns inom så gott som alla orsaksområden i MedControl vilket gör att det är omöjligt att få en

helhetsbild. Konstateras dock att händelser där remisser utgör en del av ett händelseförlopp är fortsatt ett betydande riskområde och utgör betydligt fler ärenden än vad som framkommit genom de ovan angivna valen för sökningen i MedControl.

Rekommenderade åtgärder

Asynja- VISPH (AV), det nu införda journalsystemet i Närhälsan ger ökade möjligheter att arbeta med säkra rutiner. Det rekommenderas att en modell för

(45)

Sida 3 av 8 Datum 2016-04-29

säkrare remisshantering i AV och en modell för lokal rutin avseende hur/vem som bevakar de olika delarna av remissflödet tas fram av

chefläkaravdelningen, granskas i medicinska rådet och fastställs i förvaltningsledningen.

Därefter sker implementering av modellen genom att chefläkare/utvecklingsledare besöker Närhälsans enheter.

För att göra det möjligt att följa utvecklingen av antal händelser som rör remisshantering föreslås ett standardiserat sätt att registrera dessa i MedControl.

b) ”Medicinska riktlinjer och rutiner följs inte i samband med en vårdåtgärd”

Metod

Antal registrerade händelser i MedControl av anställd inom Närhälsan under 2015 har filtrerats enligt följande:

 Vårdskada inträffat och där orsak till händelsen är angivet ”ej följt befintliga rutiner/riktlinjer”

 Vårdskada har kunnat inträffa och där orsak till händelsen är angivet ”ej följt befintliga rutiner/riktlinjer”

Patientnämndens statistik har inte kunnat användas som kontrollmoment.

Resultat

Antal registrerade händelser utgör 194 st. där angiven orsak är ”ej följt befintliga rutiner” och vårdskada inträffat eller kunnat inträffa.

Bedömning

Vid genomgång av händelserna framkommer några områden mer frekvent, dessa är remisshantering, prover/provsvar/ej tagna/mm samt område läkemedel.

Samtliga ärenden där vårdskada inträffat och orsak ”ej följt befintliga rutiner/riktlinjer” har granskats , dvs. 22 av de 194.

Inom denna grupp är variationen stor.

Ex. ej följt REK-listan, brister vid vårdens övergångar gällande läkemedel, läkemedel mot depression förskrivet utan besök. Framkommer att det är brister i rutiner ex vid angivelse av avvikande provsvar och en del händelser rör rutiner på sjukhusen. Det är svårt att få någon vägledning över de områden som är kritiska.

Sammantaget framgår att remisser, prover och läkemedel är områden som utgör riskområden som medför eller kunnat medföra vårdskada. Däremot är det

(46)

Sida 4 av 8 Datum 2016-04-29

svårt att dra slutsatsen att händelsen beror på ”ej följt befintliga rutiner” även om det är angivet.

Den valda metoden innebar svårigheter att dra några slutsatser av kontrollmomentet för att rekommendera åtgärder.

För att uppnå syftet med kontrollmomentet föreslås en mer djupgående analys av berörda ärenden inom respektive område läkemedel och prover.

Remisshantering lämnas då det blir ett område för riktade insatser under 2016- 2017.

c) ”Avvikelse rapporteras eller utreds inte i MedControl”

Metod

Antal registrerade ärenden och ej avslutade ärenden har skett via uppföljning i MedControl, avancerat sök.

Resultat

Antalet registrerade händelser av anställd inom Närhälsan har minskat från 4053 till 3350 mellan 2014 och 2015. Antal registrerade händelser/årsarbetare har minskat från 0,8 till 0,6.

Ej avslutade ärenden från 2013 och 2014 är 276 respektive 522. Av

registrerade händelser jan-juni 2015 är det 506 som ej var avslutade januari 2016.

Enligt rekommendation för en bra hantering gällande återkoppling och lärande bör ärenden avslutas inom 4 mån, undantag IVO-ärenden.

Bedömning

Framgår att utvecklingen av riskområde avvikelsehantering i MedControl går i negativ riktning, registrerade händelser har minskat såväl i antal som i

förhållande till antal årsarbetare mellan 2014 och 2015.

Utvecklingen av ej avsluta ärenden är svårvärderad, då den informationen har tagits fram för respektive helår första gången januari 2016.

Det kan finnas ett samband mellan viljan att registrera händelser och avsaknad av återkoppling på registrerade händelser vilket även resultatet från

Patientsäkerhetskulturmätingen 2015 visar på.

För att öka registreringen av inträffade händelser och risk för händelse rekommenderas att ärenden avslutas inom 4 månader, undantaget IVO- ärenden.

- jobba bort ”ryggsäcken” dvs avsluta gamla ärendena, i första hand från 2013 och 2014 som inte är avslutade