10 Ordning och reda på ekonomin
Kommunen har en skyldighet att förvalta skattebetalarnas pengar på bästa sätt.
Kommunens verksamheter ska vara så effektiva som möjligt och leverera högsta möjliga kvalitet per skattekrona. För detta krävs flexibilitet inom våra egna verksamheter och ett koncerntänkande där samordning av tjänster och lokaler bidrar till lägre kostnader. Externa aktörer som utför kommunala tjänster bidrar till en ökad mångfald och ökad effektivitet genom konkurrens, men framför allt ökad valfrihet hos de som måste utnyttja tjänsterna.
Strategier
10.1 Förbättra ekonomistyrning och administrativa processer
10.2 Förbättra avtalstrohet och köp från avtal
10.3 Förbättra metoder och riktlinjer inom intern kontroll och verksamhetsstyrning KF Årets resultat som andel av skatt
och generella statsbidrag (%)
2.3 2.8 2.0 (>=)
2.0 KF Avvikelse mot budget
(budgetföljsamhet) (%)
0.8 0.2 0.3 (+/-)
0.5
KF Avtalstrohet (%) 84 85 86 90
KF Soliditet (%) 45.9 46.3 43.7 (>=)
47.0 KF Soliditet inkl pensionsåtagande
(%)
2.7 7.5 10.1 (>=)
15.0
KS egen indikator Utfall
2016
Instruktion och eventuella riktlinjer för uppföljning av köp från avtal och genomförda direktupphandlingar kommer i samverkan med förvaltningarna att arbetas fram när inköpsanalysmodellen är implementerad. Modellen beräknas vara klar under hösten och kommer att kunna användas till årsskiftet.
Arbete pågår med att ta fram en kommunövergripande modell för processautomatisering (robotisering). Förvaltningsorganisation och
standardiserad process för att bygga ny robot är under framtagande och beräknas vara klar till årsskiftet. Upphandlingen av leverantör av ny e-tjänsteplattform är avslutad och implementeringen beräknas färdigställt under hösten.
En processbeskrivning över löneöversynen har färdigställts och utifrån den kommer valda delar att automatiseras samt andra delar att få ett bättre systemstöd för hantering. En beskrivning av onboarding-processen (att bli anställd och börja arbeta i Haninge Kommun) har påbörjats och ska resultera i ett förslag till utveckling samt effektivisering av processen. Personalavdelningen har även inlett ett samarbete med leverantör av personalhanteringssystemet avseende robotisering med målet att genomföra ett pilotprojekt under hösten.
Målet är att skapa kunskap om hur vi ska arbeta med robotisering framöver samt att konkret robotisera några identifierade arbetsuppgifter, som till exempel ansökan om semesterväxling.
Ett dokument håller på att tas fram för att förtydliga begrepp och regelverk inom ekonomi och personal. I ett vidare begrepp om God ekonomisk hushållning har det påbörjats en omvärldsbevakning av hur andra kommuner arbetar god ekonomisk hushållning i styrdokument och uppföljning. Medarbetare på ekonomiavdelningen har varit på utbildning i ämnet innan sommaren, arbetet kommer att fortsätta under hösten.
Ny lagstiftning från april 2019 kräver att leverantörer skall skicka alla fakturor elektroniskt. Funktionaliteten för detta är säkerställd i fakturahanteringssystemet och arbetet med att säkerställa efterlevnaden av den nya lagstiftningen pågår.
Andelen digitala fakturor har ökat under året och är nu 72 procent. För helåret 2018 var resultatet 63 procent.
Möjlighet att skicka fakturor till kunder finns i ekonomisystemet och företag kopplas på löpande. Tornberget får sina fakturor från kommunen elektroniskt.
Samarbete avseende uppdatering av dokumenthanteringsplaner har skett mellan personalavdelningen och kansliet. Det har därefter tagits fram ett förslag till instruktion för hantering av personalhandlingar. Styrdokument avseende kompetensförsörjning har utvecklats. Arbetet pågår under hela året.
Kommunstyrelseförvaltningen planerar ett längre projekt med målet att färre och
mer enhetliga styrdokument som används för att styra kommunens verksamheter i önskad riktning. Projektet beräknas att starta under hösten.
Arbete pågår enligt plan med att implementera den nya modellen för kompetensförsörjningsmetodiken. Nya regelverk har satts upp i det löneadminstrativa systemet som ska säkerställa att kommunens
semesterlöneskuld bygger på korrekta uppgifter. Manuella stickprov sker fram till dess att regelverket är produktionssatt.
Ekonomiavdelningen går igenom nuvarande beräkningsmodell för
resursfördelning till nämnderna för att se om det finns bättre mått än de som används idag, för att fånga volymförändringar. Målsättningen är att modellen för volymberäkningar är uppdaterad till Mål och budget 2021.
Förbättring av uppföljningen av exploateringsprojekt sker i samarbete mellan ekonomiavdelningen och mark- och exploatering. Genomgång av projekt görs löpande. Rutiner och frågeställningar håller på att tas fram. Preliminärt kommer uppföljning att ske ca 3 ggr per år för respektive projekt. I samband med arbetet undersöks att ta fram en ekonomimodell för exploatering, hur portföljstyrning påverkar samt hur uppföljningsrapporter tas fram till projektledarna.
Arbetet med utvärderingen av investeringsprocessen har startat.
Lokalförsörjningsenheten har deltagit på Tornbergets budgetdagar för att diskutera vad som går att förändra och göra bättre. Arbetet kommer att pågå under 2019.
Som en del av förvaltningsetableringen behöver budget, uppföljning och prognos av förvaltningsobjekten förtydligas och harmoniseras med den
kommunövergripande budgetprocessen. KSF har samlat all budget kopplat till förvaltningsobjekt i systemet Pm3-online vilket underlättar prognos och
planering av objekten kostnader. Uppföljning kommer att göras i samband med årsredovisningen. Målet att ha en tydlig rutin framtagen inför budget 2020
kommer inte att nås på grund av den förändring som budgetprocessen, mål och styrning genomgår under året.
Arbete med införande av att införa riktlinje och rutin mot oegentligheter är klart.
På intranätet finns möjlighet att anmäla oegentligheter och alla styrdokument är publicerade. Styrdokumenten kommer att användas i olika sammanhang,
exempelvis utbildningar.
Kvalitetspolicyn fungerar delvis i den utveckling som kommunen befinner sig.
Nuvarande policy avser kvalitet till medborgarna, och är i vissa delar detaljerad.
Den kvalitetsstyrning som omfattar alltmer av kommunens grunduppdrag enligt Mål och budget 2020-21 motsvaras inte fullt ut av kvalitetspolicyn.
Tillämpningen av policyn ska förtydligas i riktlinjer, arbetet har startat och planeras vara klart före årsskiftet.
Flera förvaltningar har efterfrågat ett gemensamt kvalitetsledningssystem vilket inte finns idag. Ett förslag att genomföra en förstudie för att avgöra om det finns förutsättningar för ett gemensamt ledningssystem. Förslaget ska diskuteras och förankras i kommundirektörens ledningsgrupp.
Inom förvaltningsobjektet Telefoni har två processer identifierats som lämpliga att automatisera. Det ena är handläggning av sökord i den interna
telefonkatalogen och det andra är en e-tjänst som i realtid levererar ett nytt lösenord till den interna telefonkatalogen.
Ett arbete med att bygga in möjlighet att göra riskanalyser och internkontrollplaner i beslutsstödssystemet har startat.
Mål 11 med kommentar
11 Hög kvalitet i kommunens tjänster
Kvalitet i en tjänst är ofta något man upplever. Därför betyder bra bemötande och fokus på service mycket för kvaliteten i kommunens tjänster.
Strategier
11.1 Proaktiv och planerad kommunikation utifrån medborgarens perspektiv 11.2 Ständigt förbättra tillgänglighet och bemötande
11.3 En säker och effektiv digital förvaltning för medarbetare, invånare och externa intressenter KF Antal tjänster som omfattas av
LOV
5 6 6 8
KF Andel som får direkt svar på enkel fråga via telefon (%)
59 51 60 56
KF Andel som får svar på e-post inom två dagar (%)
90 93 95 95
KS egen indikator Utfall
2016
Gott bemötande vid telefonkontakt med kommunen
79 80
Kommentar
Under maj genomfördes en WSI-undersökning av Intranätet . Närmare 18 procent av kommunens anställda deltog och berättade vad de tycker om
kommunens intranät, HINT. I undersökningen fick HINT indexet 48, vilket kan jämföras med 37 för den tidigare mätningen som genomfördes hösten 2017 på det gamla intranätet. Andra offentliga organisationer (kommuner och landsting)
har ett snitt på 43. En fortsatt analys av undersökningen kommer att ske i augusti. Två frågor kring kommunikation kommer att ingå i årets
arbetsplatsundersökning. Statistik för facebook följs. En utveckling av uppföljning kring media pågår. Det görs ett löpande arbete med att se över kvaliteten och utveckla kommunens webbkanaler.
En katalog över utbildningar inom kommunikation och marknadsföring finns publicerad på intranätet. Klarspråksutbildningen har fortlöpt och fler
utbildningar väntas ske under hösten, syftet är att förbättra kommunens kommunikation med medborgarna. Medarbetare i kommunikations- och marknadsföringsenheten har fått utbildning i att filma med mobil och
självständigt skapa enklare filmproduktioner. Ett flertal filmer har producerats internt och används bland annat på Facebook och LinkedIn med gott resultat.
Kommunens Facebook-kanal har ökat och har nu ca 6 300 följare (maj 2018, 5 000).
Årets sommarvloggare (feriearbetare) har med handledning från medarbetare på KoM producerat ca 10 kortare filmer, främst om olika sommaraktiviteter i
kommunen. De finns på Haninge.se samt har spridits via Facebook.
Ett gemensamt mallverktyg har lanserats brett över organisationen, syftet är professionellt och enhetlig utformade trycksaker. Under tertial 2 har 35 personer utbildats. Deltagarna har kommit ifrån samtliga förvaltningar.
Webbformulär på webbplattformen har säkrats utifrån GDPR. Ett flertal
åtgärder har vidtagits, såsom uppdaterade och korrigerade formulär, information till uppgiftslämnarna om deras rättigheter och hur kommunen behandlar deras uppgifter. Samtycken har säkerställts, insamlingarna registreras i särskilt system och rutiner för behandling och gallring har inrättats. Därefter har ansvaret för respektive insamling övergått till respektive verksamhet. Verksamheter som har uppgiftsinsamlingar som inte är förenliga med lagen har blivit underrättade och ombedda att vidta åtgärder.
Förmodligen kommer detta innebära att några verksamheter börjar arbeta annorlunda och behöver investera i utveckling av säkra e-tjänster.
För förbättrad telefontillgänglighet kommer personalavdelningen under hösten att införa chefsstöd och system för ärenden. Den interna telefonservicen
kommer att följas upp.
Skolans framtida möjligheter till digitalisering ska stärkas och
kommunstyrelseförvaltningen samarbetar med utbildningsförvaltningen om detta. Följande aktiviteter har beslutats, påbörjats och genomförts:
Under våren har kommunen upphandlat nya leverantörer för
användarnära tjänster, vilket omfattar bland annat datorer, telefoner, samarbetsverktyg, utskrift mm. Upphandlingen skedde i samarbete med utbildningsförvaltningen.
Ett inriktningsbeslut har tagits att skapa ett specifikt förvaltningsobjekt för gymnasiet, vuxenutbildningen och SFI. Detta görs för att stärka
samarbetet mellan verksamheterna och utbildningsförvaltningens centrala förvaltningsorganisation. Det görs även för att likrikta gymnasiets
systemförvaltning med kommunens förvaltningsmodell.
Utbildningsförvaltningen och kommunens IT gruppering ska samarbeta närmare genom en tydlig samarbetsmodell på olika nivåer. Dessa möten startar i augusti 2019. Förhoppning är att dessa initiativ leder till en likriktning av hela kommunens förvaltningsmodell och IT modell samt att roller och ansvar tydliggörs. Då dessa förändringar är genomförda
kommer det tydliggöras vilka ytterligare förbättringsaktiviteter som ska prioriteras och i vilken takt dessa ska genomföras.
Under hösten kommer förberedande arbete inför upphandling av nytt ärende- och dokumenthanteringssystem att genomföras, då nuvarande avtal löper ut 2021. En genomlysning kommer att göras av möjligheten till ökad digitalisering inom ärendeberedningsprocessen, som exempelvis möjlighet till digital
granskningsprocess, digital signering av recit samt sammanhållen, digital
publicering av politiska handlingar. Inom ramen för detta kommer även möjligheten till utbyggnad av digitala mallar att undersökas.
Ett fortlöpande arbete sker vad gäller processgenomlysningar, där bland annat remisshantering har analyserats under det första halvåret 2019. Parallellt med detta arbete genomförs en översyn och aktualitetsprövning av kommunens styrdokument.
Arbetet med att upprätta och aktivt arbeta som en förvaltningsorganisation och med objektstyrning för kommunikationsenhetens digitala kanaler och system fortgår för att få struktur och kontinuitet. Till hösten är förvaltningsmöten planerade i enlighet med modellen. Förvaltningsplan är framtagen för objektet och roller utsedda.
Arbete fortgår där Kommunikation och Digital utveckling eftersträvar ett gemensamt förhållningssätt för de IT-system som har stor påverkan på
kundmötet, användarupplevelsen och varumärket i våra digitala kanaler. Målet är att hitta en effektiv och bra samarbetsform för att i en förlängning kunna erbjuda våra målgrupper (interna som externa) enhetliga och sömlösa kanaler för
kommunikation och tjänster.
Det görs också ett löpande arbete med att se över kvaliteten och utveckla våra webbkanaler. En översyn av "samlingssidorna" på haninge.se pågår för att göra kommunens utbud av information och tjänster mer representativa och
målgruppsanpassade. Arbete pågår med att ta fram egna webbplatser på den gemensamma webbplattformen för Tornberget och för Södertörns
Överförmyndarnämnd. Detta kommer att profilera deras verksamhet bättre och ge dem bättre tekniska förutsättningar.
För att bidra till att förverkliga visionen i stadsutvecklingsplanen om
”Välkomnande och livfulla Haninge stad” där Poseidons torg har en nyckelroll och stor potential som mötesplats och evenemangsyta, är en
kommunikationsplan under framtagande.
Underlag har tagits fram som visar på kostnad och olika vägval för att producera en gemensam kommuntidning/bilaga i Mitt i Haninge. Syfte skulle vara att öka informationen till invånarna i kommunen. Frågan kommer att beredas vidare under hösten.
En analys och utvärdering av kommunens genomförande av valen 2019 pågår (val till Europaparlamentet samt omval till kommunfullmäktige i Falun). En rapport kommer att presenteras för valnämnden under hösten med förslag på åtgärder inför kommande val.
Arbetet med att införa ett kommungemensamt e-arkiv fortlöper enligt plan tillsammans med andra Södertörnskommuner som har upphandlat samma leverantör. Under det första halvåret har ett antal verksamhetssystem kopplats upp till e-arkivet för att säkerställa kompatibilitet och funktionalitet. Testerna har omfattat mindre, verksamhetsspecifika system som kommunen har avställda sedan tidigare. Under hösten kommer större testanslutningar att genomföras, bland annat avseende det kommungemensamma diarieföringssystemet. Efter acceptanstester och leveransgodkännande under det andra halvåret 2019 planeras för interna informations- och utbildningsinsatser.
Arbetet med att säkerställa korrekt personaldata i kommunens IT-system pågår enligt plan. Inhämtning av personuppgifter via Skatteverket är klart. Säkerhets klassificering är klart men uppföljning sker löpande. Den nya chefsstrukturen medför en del komplikationer i några förvaltningar, detta behöver hanteras.
Mål 12 med kommentar