Kommentarer till driftredovisning - 1. Mötets öppnande och anmälan av övriga frågor Dnr 2020/ I

Innehållsförteckning

2 Kommentarer till driftredovisning

Vid uppföljning per oktober har Socialnämnden en avvikelse från budget med 10,3 miljoner kronor. En förbättring från föregående prognos med 1,2 miljoner kronor.

Prognos och ekonomisk planering fokuserar på att sänka underskottet där så är möjligt. De lagstyrda verksamheterna har totalt ett underskott med 15,8 miljoner kronor. De verksamheter som inte är lagstyrda i samma utsträckning har ett överskott med 5,5 miljoner kronor. Ökade kostnader på grund av pandemin covid-19 är med i prognosen, 2,9 miljoner kronor, och beskrivs närmare i avsnitt 6.3.

Förvaltningsövergripande överskott 421 000 kronor

Överskottet beror på lägre personalkostnader då tjänster varit vakanta under året samt färre aktiviteter på grund av covid-19.

Missbrukarvård vuxna underskott 503 000 kronor

Verksamhetens underskott är lägre är lägre än föregående prognos. detta beror främst på färre aktiviteter inom öppenvården på grund av covid-19. I övrigt består underskottet av fler och dyrare placeringar än budgeterat. I en del placeringar är bedömningen att om placering inte gjorts så hade det troligtvis medfört ett stort lidande för den enskilde, med risk för att personen dött. I de fallen hade tvångsplaceringar i form av LVM blivit aktuellt. Alla

placeringar har korta beslut, på max tre månader, som följs upp regelbundet under placeringen för att säkerställa att uppdraget följs. Vid avslut övergår placeringen i öppenvård. Redan innan planerad placering finns en plan för hur det ska se ut under och efter avslutad placering.

En annan anledning till placering är att enheten inte kan erbjuda en öppenvårdsbehandling med gruppbehandling i den omfattning som erbjuds på ett HVB hem. Det beror på att

öppenvården i dagsläget inte har en lokal som är anpassad till att erbjuda gruppbehandlingar. I kommunen saknas även ett bra alternativ till boende för de klienter som saknar boende. Vilket gör att placeringar på HVB blir det enda alternativet.

En extra kostnad som uppstått är kostnaden för medicinsk avgiftning/abstinensbehandling.

Socialnämnden, Ekonomiuppföljning oktober 2020 4(7)

Region Uppsala har haft väntetid på upptill två veckor för inskrivning för medicinsk

avgiftning/abstinensbehandling vilket inneburit att förvaltningen varit tvungna att köpa plats av annan huvudman.

Barn och ungdomsvård underskott 4,7 miljoner kronor

Prognosen för verksamheten har sänkts sedan föregående prognos med 500 000 kronor. Det är främst lägre kostnader för placering familjehem och personalkostnader inom öppna

verksamheterna. I övrigt beror underskottet främst på fler och dyrare placeringar på HVB-hem och konsulentstödda familjeHVB-hem än budgeterat. Verksamheten arbetar aktivt för att så snart det är möjligt avsluta placeringar och att ungdomen kan flytta hem. Detta görs genom att socialtjänstens öppenvård stöttar barn, unga och deras familjer. Detta arbete kommer inte att leda till att få en budget i balans, utan ett underskott kommer kvarstå. Budget för ökad satsning på öppenvård/förebyggande insatser prioriteras om till kostnader för placeringar.

Familjerätt överskott 607 000 kronor

Prognostiserat överskott ökar med 300 000 kronor jämfört med föregående prognos.

Överskottet beror på att behovet av konsult för att kompensera en vakant tjänst sedan april är mindre än förväntat. Mycket har gått att genomföra av ordinarie personal då flertalet

arbetsuppgifter skjutits upp utifrån pandemin.

Ekonomiskt bistånd underskott 8,1 miljoner kronor

Prognostiserat underskott ökar med 400 000 kronor sedan föregående prognos. Verksamheten prognostiserar ett underskott med anledning av att det är fler bidragssökande som har rätt till bistånd än vad som budgeterats och ökningen på grund av arbetsmarknadsläget är större än förväntat. Prognosen för utbetalt försörjningsstöd är 1,4 miljoner kronor högre än utfallet för 2019. Arbetet fortskrider med digitaliseringsprojektet som ska få en effekt på längre sikt med lägre kostnader för försörjningsstöd och beräknas vara färdigt under 2021.

Flyktingmottagandet (ensamkommande barn unga) överskott 1 miljon kronor

Verksamheten prognostiseras visa på ett större överskott vid årets slut än tidigare förväntat.

De flesta placeringar har avslutats och detta innebär i sin tur att intäkterna minskar från Migrationsverket. Flera av de som kommit till kommunen som ensamkommande barn har idag flyttat till andra kommuner. Migrationsverket har informerat att det under slutet av år 2020 kan bli aktuellt att anvisa ensamkommande kvotflyktingar till kommunen.

Arbetsmarknadsåtgärder överskott 1,4 miljoner kronor

På grund av hög arbetsbelastning för pandemin covid-19 är denna satsning svår att genomföra med önskad effekt 2020. En utredning genomförs under 2020 för att få fram en effektiv organisation och arbetssätt för Håbo kommun så denna satsning ger största möjliga effekt 2021 och framåt. Kostnaden för utredningen blir lägre än tidigare förväntat.

2.1 Är prognosen för året ett underskott gentemot budget?

Prognosen är ett underskott mot budget med 10,3 miljoner kronor. Budgeten för lagstyrda verksamheter sänktes med 20 procent från 2019 till 2020, motsvarande 9,2 miljoner kronor, och förklarar till stor del att dessa verksamheter nu har totalt 15,7 miljoner kronor i underskott från budget. 2.9 miljoner kronor finns med som kostnader i prognos orsakade av pandemin covid-19.

Inom verksamheterna missbruk vuxna och barn- och ungdomsvård har budget för ökad satsning på öppenvård/förebyggande insatser omprioriterats till kostnader för placeringar.

Prognos för båda verksamheterna innefattar ett fåtal okända placeringar för december men inga dyrare såsom LVM och SIS-placeringar. Inom dessa verksamheter finns inte möjlighet till besparingar.

Prognosen för placeringar både unga och vuxna är 3,4 miljoner kronor högre än utfallet 2019.

Då Håbo kommun under flera år haft ett fåtal placeringar kan några enstaka dyrare ha stor

effekt på det ekonomiska utfallet. Under perioden jan- juni 2020 är det lika många placeringar unga som helår 2019 och 2018. Den sociala oron på grund av pandemin bidrar till ökade behov av placeringar.

Prognosen för ekonomiskt bistånd är något osäker. Tidigare har de största

osäkerhetsfaktorerna varit försäkringskassan och arbetsförmedlingens organisationer och ändrade riktlinjer. Nu tillkommer två osäkerhetsfaktorer till:

* Beslut om integrationsstrategi. Om beslut tas att bostadskontrakt ska gälla två år kommer detta leda till ökade kostnader i driftbudgeten för ekonomiskt bistånd. Ingen ökad kostnad är med i denna prognos.

* Coronaviruset covid-19, se beskrivet nedan i rubrik 2.3.

Minskade personalresurser, en översyn görs och där så är möjligt kommer antal tjänster minska. Helårseffekt blir först under 2021 och högst 200 000 kronor beräknas för 2020.

Arbetsmarknadsåtgärder bedöms kunna vara igång under 2021. Under året kommer en utredning genomföras för att detta arbete ska kunna organiseras och utföras så effektivt som möjligt framöver.

Förvaltningens bedömning är att socialnämnden inte kommer uppnå en budget i balans 2020.

En fortsatt dialog krävs mellan nämnd och förvaltning för möjligheten att ha en budget i balans 2021.

Underskott enligt prognos (använd minustecken) -11 500 -10 335

Åtgärder för att komma i balans:

SN§42 Administrativa effektiviseringar 160

SN§42 Föreningsbidrag 117

SN§42 Arbetsmarknadsenhet 1 200 185

Återstår att åtgärda 10 023 10 150

Summa (ska bli noll) 0 0

2.2 Nämndens behandling av ekonomiuppföljning

Månadsuppföljning per februari, underskott 12 miljoner kronor.

Nämndsmötet 31 mars då årets första ekonomiuppföljning skulle redovisas blev inställt därför att kommunfullmäktige ännu inte tagit beslut om digitala möten på grund av covid-19. Vid följande möte 12 maj godkänner nämnden ekonomiuppföljning per sista februari SN§21 Dnr 2020/00016.

Delårsredovisning per mars, underskott 9 miljoner kronor 2020-05-12 SN§22 Dnr 2020/00028

1. Socialnämnden godkänner delårsredovisningen.

2. Socialnämnden ger förvaltningen i uppdrag att återkomma med åtgärdsplan för att komma i balans med budget 2020.

3. Socialnämnden uppdrar åt förvaltningen att utreda möjligheten att öka kraven på försörjningsstödstagare samt återkomma med en handlingsplan för att sänka kostnaderna gällande försörjningsstöd.

Socialnämnden, Ekonomiuppföljning oktober 2020 6(7)

Handlingsplan för budget i balans SN§42 Dnr 2020/00035 2020-08-25

1. Socialnämnden avslår förslaget om att avveckla Bålstapolarna.

2. Socialnämnden avslår förslaget gällande nya taxan för familjerådgivning.

3. Socialnämnden godkänner handlingsplanen i övrigt för budget i balans 2020.

4. Socialnämnden uppdrar till förvaltningen att undersöka och riskbedöma

arbetsuppgifterna inom Bålstapolarnas verksamhet ur perspektivet minderårigas arbetsmiljö.

Socialnämnden anser att punkt 3 SN §22 är besvarad.

Delårsrapport per augusti 2020, underskott 11,5 miljoner kronor.

SN § 46 2020-09-30 Dnr 2020/00028

1. Socialnämnden godkänner delårsrapport per augusti 2020 och överlämnar den till kommunfullmäktige.

2. Socialnämnden förklarar paragrafen omedelbart justerad.

Förvaltningens bedömning är att socialnämnden inte kommer uppnå en budget i balans 2020.

2.3 Ekonomiska effekter av covid-19

Socialnämndens ansvar för individ och familjeomsorgen i kommunen innebär att när bland annat social ohälsa, missbruk och arbetslöshet ökar är det Socialnämnden som får ökade kostnader. Ökat behov av stöd i olika former på grund av covid-19 kommer finnas.

Osäkerheten är stor gällande hur mycket och när dessa kommer uppstå.

Nämnden har ökade kostnader för placeringar unga i främst HVB-hem. En del av dessa

kostnader har sin orsak i att det stöd man varit i behov av på hemmaplan ej gått att genomföra.

Några placeringar bedöms även ha genomförts utifrån brist på samverkan med andra aktörer vilket inneburit uteblivet stöd för ungdomar och deras familjer. Detta sammantaget med att ungdomar inte haft en meningsfull sysselsättning kan ha lett till att de istället gjort andra val vilket i sin tur lett till ett ökat placeringsbehov. En planerad besparing för placeringar unga fördröjdes på grund av covid-19 då det var svårigheter att rekrytera till hemmaplanslösning.

Kostnader för ökat behov familjerådgivning/ familjeteamet är inte med i prognos men behovet av stöd inom dessa verksamheter förväntas öka på grund av isolering och arbetslöshet.

För placering vuxna finns kostnad på grund av Covid-19 då inställelse på anstalt inte kunde ske på grund av folkhälsomyndighetens restriktioner. Övriga ökade kostnader på grund av covid-19 inom missbruksvård vuxna förväntas bli synliga tidigast vid årsskiftet och under 2021.

Det finns redan nu stora varsel vilka kan antas leda till ökat antal arbetslösa och det kan komma påverka kostnaden för ekonomiskt bistånd. Omvärldsanalys i länet av varsel och uppsägningar tenderar visa att Håbo kommuns ökade kostnader för ekonomiskt bistånd skulle kunna öka med ca 7% under året vilket motsvarar 900 000 kronor.

Ekonomiska effekter i samband med Corona

Ekonomiska effekter t o m

oktober, tkr

Ekonomiska effekter i prognos helår, tkr Bokförda kostnader:

Placeringar vuxna -253 -453

Placeringar unga -1 059 -1 560

Försörjningsstöd -421 -790

Handläggning försörjningsstöd -181 -181

Ej bokfört:

Summa -1 914 -2 984

3 Investeringsredovisning

3.1 Investeringsredovisning

(P) före projektnamnet betyder att budgeten är preliminär och att igångsättningsbeslut inte är fattat.

Prognosrapport investeringar

Bokslut 2019 Budget

2020

Utfall

Jan-okt Prognos helår Avvikelse från budget

4817 Kontorsmöbler IFO -201 -128 -128 -128

Summa -201 -128 -128 -128

3.2 Kommentarer till investeringsredovisning

Under hösten 2019 beslutades att socialförvaltningen ska sitta kvar i kommunhuset. Därför behövdes en större omflyttning ske inom förvaltningens rum. Vissa kostnader redovisas under 2020 då möbler till besöksrum behövde kompletteras.

TJÄNSTESKRIVELSE 1(1)

Datum Vår beteckning

2020-11-16 SN 2021/00007 nr 33760 Socialförvaltningen

Avdelningen för samverkan, kvalitet och utveckling Sandra Sabel, Verksamhetsutvecklare/utredare sandra.sabel@habo.se

Internkontrollplan år 2021 Förslag till beslut

1. Socialnämnden beslutar att anta Internkontrollplan 2021 för nämndens verksamhetsområde

Sammanfattning

Socialnämnden är i enlighet med 6 kap. 6§ Kommunallagen (2017:725) skyldig att säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt i enlighet med annan gällande lagstiftning som styr nämndens verksamhet. Nämnden ska säkerställa detta bland annat genom att se till att den interna kontrollen genomförs i

tillräcklig omfattning. Den interna kontrollen syftar bland annat till att säkra en ändamålsenlig hantering av nämndens frågor och att undgå allvarliga fel.

Ärendet

Socialnämnden har genom riskanalys identifierat fem processer som bedöms som kritiska och/eller med stora konsekvenser för målgrupperna inom nämndens ansvarsområde. De fem processer som kommer hanteras inom Internkontrollplanen för 2021 är dokumentation genomförande, avvikelsehantering, dokumentation, rättssäker handläggning och handläggning.

Uppföljning

Förvaltningschef ansvarar för att återrapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar och kontrollernas resultat, vilket sker för samtliga kontroller till nämndens sammanträde i december månad 2021.

Om en kontroll inte har kunnat genomföras enligt plan ska nämnden informeras om orsaken till varför det inte skett. Om allvarliga fel eller brister i verksamheten identifieras genom internkontroll ska detta rapporteras till nämnden och kommundirektören.

Beslutsunderlag

– Denna tjänsteskrivelse nr 33760, daterad 2020-11-16

– Utredning Internkontrollplan 2021 Socialnämnden nr 33758, daterad 2020-11-16

______________

Beslut skickas till Förvaltningschef

Avdelningen för stöd till barn, unga och vuxna

Avdelningen för samverkan, kvalitet och utveckling

Internkontrollplan - 2021 (Socialnämnden)

Process Risk Riskanalys Riskvärde Hantering Kontroll Kontrollmoment Ansvarig

Dokumentation genomförande

Risk för bristande delaktighet för den enskilde i

genomförandeplanen

Att den enskilde inte blir delaktig i utformandet av insatser och därmed inte får det stöd och hjälp som behövs

Hantera Kontroll av

genomförandeplaner i utförarverksamhet

Om den enskilde är delaktig och på vilket sätt den enskilde är delaktig i utformandet av genomförandeplan.

Kontroll av

genomförandeplaner i samtliga pågående biståndsbeviljade Familjeteamet och i samtliga pågående ärenden hos Bålstavägen 29

Erik Johansson

Avvikelsehantering Risk att avvikelser inte rapporteras

Att fel/brister inte åtgärdas på individ-, verksamhet-, och systemnivå

Hantera Genomgång av verksamheternas avvikelsehantering

Följa upp att medarbetare vet vad avvikelser är och hur det ska rapporteras och varför

Erik Johansson

Dokumentation Risk för bristande dokumentation i individärenden

Att den enskilde inte får rätt stöd och hjälp

utifrån bedömt behov 9

Hantera Stickprov i

individärenden inom nämndens

verksamhetsområde

Kontroll av ansökan, utredning, beslut, enheten för barn och unga

Erik Johansson

Process Risk Riskanalys Riskvärde Hantering Kontroll Kontrollmoment Ansvarig Rättssäker

handläggning

Risk för bristande underlag till beslutsfattare

Beslutsfattare kan fatta felaktiga beslut utifrån bristande underlag, vilket kan påverka den

enskildes rätt till stöd

Hantera Granskning av beslutsunderlag i enheten för barn och unga som beslutas i nämnd.

Granskningen genomförs som kvalitetssäkring för att säkerställa att nämnden tilldelas rätt information och underlag för att kunna fatta rättssäkra beslut

Erik Johansson

Handläggning Risk att klienter upplever brister i tillgänglighet, delaktighet och bemötande

Att den enskilde inte kan tillgodogöra sig information om sitt ärende och inte får rätt stöd och hjälp. Att den enskilde inte är delaktig i

utredningsförfarandet.

Att den enskildes synpunkter om sin situation inte

omhändertas. Att den enskilde inte blir bemött på ett bra sätt

Hantera Kontroll av klienters upplevelse i

kontakten med socialtjänsten

Kontroll av klienters upplevelse i kontakten med socialtjänsten inom individ- och familjeomsorg (missbruk, barn och unga samt

UTREDNING 1(4)

Datum Vår beteckning

2020-11-16 SN 2021/00007 nr 33758 Socialförvaltningen

Avdelningen för samverkan, kvalitet och utveckling Sandra Sabel, Verksamhetsutvecklare/utredare sandra.sabel@habo.se

Internkontrollplan 2021

tillräcklig omfattning. Den interna kontrollen syftar bland annat till att säkra en ändamålsenlig hantering av nämndens frågor och att undgå allvarliga fel.

Kommunfullmäktige har i beslut § 176/2018 fattat beslut om Håbo

kommuns reglemente om intern kontroll att gälla för samtliga nämnder och styrelser. Nämnden ansvarar inom sitt område för att skapa en organisation för den interna kontrollen, prioritera och besluta om vilka områden som ska kontrolleras, skapa en planering hur detta ska genomföras, fastställa hur brister som framkommer i kontroller rapporteras och även åtgärdas. Genom riskanalys ska nämnden identifiera och värdera de största riskerna som hotar nämndens verksamhet. Nämnden ska även i sin styrning av verksamheten vidta åtgärder för att förebygga att allvarliga risker uppkommer.

Socialnämnden har genom riskanalyser identifierat fem processer som bedöms som kritiska och/eller med stora konsekvenser för målgrupperna inom nämndens ansvarsområde.

Dokumentation genomförande

I Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om dokumentation inom Socialtjänstens verksamheteter, SOSFS 2014:5, 6kap framkommer särskilda bestämmelser om hur utförare ska dokumentera ett uppdrag.

Genomförandeplanen ska upprättas tillsammans med den enskilde och bidra till att den som berörs är delaktig och har inflytande över de insatser som planeras. Genomförandeplanen ska vara vägledande i arbetet med den enskilde och skapa förutsättningar för att insatsens syfte och mål nås.

Socialnämndens verksamheter är skyldiga att upprätta en genomförandeplan för insatser som beviljats med stöd av SoL, LVU och LVM. Nämndens verksamheter har delvis arbetat med förbättrande åtgärder för att uppnå SOSFS 2014:5 krav om dokumentation av genomförandeplaner, men målsättningen om god kvalitet och att säkerställa den enskildes inflytande

UTREDNING 2(4)

Datum Vår beteckning

2020-11-16 SN 2021/00007 nr 33758

delaktig i dess utformande och på vilket sätt. Kontrollen genomförs inom nämndens utförarverksamheter vid ett tillfälle under 2021 och syftar till att säkerställa den enskildes delaktighet. Kontrollen genomföras av

verksamhetsutvecklare.

Avvikelsehantering

Vårdgivare som bedriver verksamhet enligt socialtjänstlagen och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade ska ta emot och utreda

klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet. Inkomna avvikelser och synpunkter ska utredas och analyseras för att vidta nödvändiga förbättringsåtgärder för att eliminera konsekvensen av en uppkommen avvikelse. Avvikelsehanteringen regleras i SOSFS2011:9 om

ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete.

Socialnämnden har i och med antagen (2019) riktlinje för avvikelser, klagomål och synpunkter inlett ett förbättringsarbete med att utreda och åtgärda uppkomna brister till följd av avvikelser. Personal inom

socialnämndens verksamheter har utbildats i avvikelsehantering under hösten 2019 för att kunna rapportera uppkomna avvikelser i nämndens samtliga verksamheter utifrån föreskriftens krav. Det finns dock ett behov av att följa hur detta utvecklingsarbete implementeras och efterlevs inom nämndens verksamheter och föreslås därför som ett fortsatt prioriterat område till internkontroll år 2021.

Kontrollen planeras att genomföras en gång per år per verksamhet av verksamhetsutvecklare. Kontrollen syftar till att följa implementeringen av det nya arbetssättet för att rapportera avvikelser, med ett kvalitativt fokus.

Dokumentation

I Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om dokumentation inom Socialtjänstens verksamheteter, SOSFS 2014:5 framkommer särskilda bestämmelser om hur dokumentation ska hanteras i beslut, uppdrag och uppföljningar inom socialtjänstens verksamheter.

För att den enskildes beslut om insats ska nås ska utförande enhet skapa en genomförandeplan för hur insatsen ska genomföras. Internkontrollen kommer granska ansökningar, utredningar, beslut, uppdrag och tillhörande genomförandeplaner för att säkerställa att insatsen motsvarar och uppfyller syftet och målsättningen. Kontrollen genomförs en gång per år per

verksamhet av verksamhetsutvecklare.

UTREDNING 3(4)

Datum Vår beteckning

2020-11-16 SN 2021/00007 nr 33758

Rättssäker handläggning

I Socialtjänstlagen 11 kap. § § 5,6 framgår hur ärenden som rör enskilda ska dokumenteras. I dokumentationen ska framgå vilka beslut och åtgärder som vidtas i ärendet till följd av faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Dokumentationen ska utformas med respekt för den enskildes integritet. Nämnden ska heller inte utreda mer än vad som är nödvändigt i det enskilda fallet i enlighet med 23 § Förvaltningslagen.

För att säkerställa att beslut fattas på riktiga grunder är det av stor vikt att beslutsfattare tar del i de uppgifter och underlag som är av vikt för att kunna fatta ett rättssäkert beslut i det aktuella ärendet.

Ansvarig handläggare i ärendet har ansvar för att säkerställa att

beslutsunderlag är välformulerade, sakliga och att beslut motiveras. Beslut som påverkar någons situation på ett intet obetydligt sätt ska motiveras. I beslutet ska det även framgå vilken laglig grund beslutet fattas enligt och omständigheter som påverkar beslutet. (32 § FL).

Kontrollen genomförs på de individärenden inom enheten för barn och ungdom som beslutas i socialnämnden. Kontrollen genomfördes under år 2020 och bedöms prioriteras även under år 2021. Ärenden granskas en gång per år av nämndsekreterare och verksamhetsutvecklare.

Handläggning

För att kunna vara en kunskapsbaserad socialtjänst och fortsätta utveckla verksamheten är inhämtning av kunskap från våra klienters erfarenheter en viktig del.

På grund av pågående pandemi genomfördes inte SKR´s nationella brukarundersökningen inom IFO-området år 2020, vilket innebär att nämnden endast har resultat från föregående år. Undersökningen ställer

UTREDNING 4(4)

Datum Vår beteckning

2020-11-16 SN 2021/00007 nr 33758

sedan de kom i kontakt med socialtjänsten. Brukarundersökningsens resultat för år 2019 visar bland annat på en låg upplevelse av förändrad situation inom barn och unga, låg upplevelse av möjlighet att påverka stöd och hjälp inom missbruk samt en upplevelse av låg delaktighet och inflytande inom ekonomiskt bistånd.

För att ta reda på hur klienternas upplevelse är i kontakten med socialtjänsten i Håbo kommun inom myndighet IFO för områdena

In document 1. Mötets öppnande och anmälan av övriga frågor Dnr 2020/ Information från förvaltningen Dnr 2020/00009 (Page 54-67)