Nedan presenteras beskrivningar och orsaksförklaringar av särskilt betydelsefulla faktorer samt huruvida dessa faktorer utgjort hinder eller framgångar i
kommunernas implementeringsprocesser. Motivation
Enligt Kontingensteorin finns inget universellt bästa sätt för hur organisationer bör organisera sitt arbete i en viss situation. Organisationens arbete i form av ledarskap och strategi bör variera utefter organisationens kontext och den situation organisationen står inför (Morgan, 1999). Nedan kan vi genom respondenternas svar urskilja olika situationer som gjort att motivation varit en betydelsefull faktor för kommunerna att hantera under deras organisering av implementeringen av Beslutstöd. Utifrån utvärderingens valda teorier har motivation också betonats som en viktig faktor under en implementeringsprocess.
Motivation i inledningsfasen
Lewin betonar att det i starten av en organisationsförändring är viktigt att
motivera medarbetarna till förändring i syfte att skapa möjligheter för en fortsatt god utveckling i arbetet och så småningom stabilisering av den nya arbetsmetod som förs in i organisationen (Thylefors, 2007). En respondent från Kommun A uppger att i implementeringsarbetets inledningsfas valde kommunen att organisera arbetet på så vis att särskilt en person fick avsätta mycket arbetstid till att
36 förmedla arbetsmetoden vidare och diskutera olika frågor som kunde väckas kring Beslutsstöd. Enligt vår tolkning kan det urskiljas att ett visst motstånd uppstått i inledningsfasen av implementeringen.
”En person fick på delar av sin arbetstid ägna sig åt att jobba med beslutsstöd och sprida det till oss kollegor, fanns som resurs att fråga och diskutera med. Hon lade ned väldigt mycket jobb på detta och fick kämpa lite i motvind.” (Respondent Kommun A).
Det framgår i citatet att respondenten upplevde att denna person fick lägga ner mycket energi eftersom hon fick arbeta i motvind i starten av Kommun A´s implementeringsprocess. Vår tolkning är att medarbetarna eller någon individ i arbetsgruppen av olika anledningar verkar ha gjort motstånd till arbetsmetoden. På så vis utgår vi ifrån att det inte verkar ha funnits så hög motivation hos dessa individer till att implementera Beslutsstöd. Detta motstånd som kan uppstå på individnivå är enligt Abrahamsson & Andersen (2000) ett centralt problem i implementeringsprocessen då implementering handlar om förändringsarbete. Motståndet kan bero på människans svaghet för invanda mönster, vilka skapar stabilitet i det dagliga arbetet. Förändringar kan medföra osäkerhet i arbetet vilket kan skapa en känsla av mindre makt och känslor av att innebörden av individens nuvarande kompetens minskar. Detta kan leda till att motstånd på olika sätt skapas hos individer.
Stergiou - Kita (2010) belyser att implementering i praktiken påverkas av
organisationens kultur. Stergiou-Kita beskriver vidare organisationens kultur som en faktor som måste tas hänsyn till vid utformningen av organisationens strategi under implementeringen. Genom Stergiou-Kitas beskrivning och upplevelsen från respondentens citat ovan tolkar vi att behovet av motivationsarbetet i Kommun A kan ha grundat sig i att det skapats en organisationskultur av motstånd och osäkerhet hos individerna i kommunen inför den förändring som den nya
arbetsmetoden innebar. I detta fall ser vi genom citatet nedan att Kontaktpersonen inom Kommun A intog en lämplig strategi som svar på motståndet.
”Att vara ett bollplank i diskussioner rörande Beslutsstöd. Bedriva motivationsarbete.” (Kontaktperson Kommun A).
I citat ovan framkommer att respondenten från Kommun A, i sin roll som kontaktperson i inledningsfasen av implementeringen, fungerade som ett bollplank i praktikernas diskussioner om Beslutstöd samt bedrev
motivationsarbete i förhållande till motståndet som fanns hos praktikerna. Trots det framkommer av från en annan av respondenterna i Kommun A att denne upplever att kommunen borde tillsatt en kommunövergripande arbetsgrupp som borde arbetat mer aktivt med motivationsarbete. Även om kommunen beaktat motivationsarbete som viktigt tolkar vi det som att denna respondent inte upplever att det varit tillräckligt.
Kommun C upplevde ett visst missnöje i inledningsfasen av kommunens implementeringsprocess.
”Det var för dåligt förberett i början. Inte ett klart material. Mycket möten utan att komma framåt. De som började senare/…/ hade det nog lättare än vi som var med från början.” (Respondenten Kommun C).
37 Vi tolkar det som att respondenten inte kände sig motiverad eftersom att
materialet rörande Beslutsstöd inte var klart när kommunen skulle lära sig arbetsmetoden i inledningsfasen. Eftersom materialet inte var klart vid
implementeringens start upplevde respondenten att det lades ner mycket tid på möten rörande Beslutsstöd utan att kommunen kom framåt i implementeringen och praktiserande av arbetsmetoden.
I Kommun B framkommer både negativa och positiva aspekter i förhållande till deras upplevelse av motivation.
”Nja, beslutsstödet var för komplicerat och medförde ändå inte att man kunde anpassa åtgärden efter det vårdtagaren ville. Därför svårt att hitta
motivationen//.” (Respondent Kommun B).
Två respondenter från Kommun B upplevde sig motiverade i kommunens implementeringsstart. En respondent menar att denne blev motiverad ”genom entusiastiska handledare i kommunförbundet.” Den andra respondenten menar att motivationen berodde på ”motivationen ifrån övriga i Rehabgruppen som redan var igång.”
Lewin betonar att det i starten av en organisationsförändring är viktigt att
motivera medarbetarna till förändring i syfte att skapa möjligheter för en fortsatt god utveckling i arbetet och så småningom stabilisering av den nya arbetsmetod som förs in i organisationen (Thylefors, 2007). Motståndet som uppstod i
inledningsfasen av Kommun A´s implementering kan därför enligt vår tolkning av Lewin ha utgjort ett hinder i implementeringsprocessen. Däremot tolkar vi också utifrån Lewin att kommunens respons på individernas motstånd genom att bedriva motivationsarbete kan ha varit en framgångsfaktor i kommunens
implementeringsprocess. Dock framkommer det även från en respondent i
Kommun A att kommunen borde ha arbetat mer aktivt med motivationsarbete. Det kan därför ha inneburit att ytterligare individer inte upplevt att motivationsarbetet varit tillräckligt och på så vis ha utgjort ett hinder i implementeringsprocessen. Eftersom respondenten från Kommun C uppger att denne inte kände sig motiverad på grund av trögheten i implementeringsstarten tolkar vi det utifrån Lewin som att detta kan ha inneburit ett hinder i kommunens
implementeringsprocess. Utifrån Lewins teori kan de motivationsaspekter som respondenterna lyfter upp i Kommun B ha inneburit en framgångsfaktor i
kommunens implementeringsprocess. Däremot kan det utifrån Lewins teori även urskiljas ett möjligt hinder i implementeringsprocessen genom att där även fanns upplevelser som medförde att det var svårt att hitta motivation. Vi tolkar
ovanstående information utifrån Lewins teori som att motivation på olika vis utgjort både hinder och framgångar i kommunernas implementeringsprocess. Motivation genom ledarskap
Implementeringsaktörer belyses som en betydelsefull faktor under en implementeringsprocess. Till dessa räknas bland annat ledningen. Den inre kontexten i en verksamhet påverkar implementeringen exempelvis i form av hur ledarskapet i organisationen ser ut genom ledarens egenskaper och hur ledaren agerar under implementeringsprocessen (Nilsen, Roback & Krevers, 2010). Det framkommer att respondenten från Kommun C inte upplevt att implementeringen av Beslutsstöd varit en prioritering från ledningens sida. Utifrån den viktiga roll
38 som ledningen enligt författarna har, tolkar vi lednigens icke-prioritering som en negativ aspekt för kommunens anammande av arbetsmetoden. På så vis kan denna aspekt ha inneburit ett hinder i kommunens implementeringsprocess.
Samtliga respondenter i Kommun A har upplevt att implementeringen av Beslutsstöd varit en prioritering från ledningens sida.
”Ja, mycket tydligt framförallt 2011” (Respondent Kommun A).
”Initialt mest i ord men senare också i handling.” (Respondent Kommun A). Som framgår av citatet ovan upplever en respondent att Beslutsstöd mest var prioriterat av lednigen i ord till en början. Av respondenternas information framgår även att samtliga kände bristande motivation till Beslutsstöd i
implementeringens start. Enligt oss kan motivation möjligen uppstå genom att individer eftersträvar att utföra sitt arbete i enlighet med hur ledningen önskar. Utifrån Lewins betoning av motivationens betydelse i implementeringens start tolkar vi det som att ledningens förhållningssätt i inledningsfasen kan ha inneburit ett hinder för kommunen i implementeringsprocessen. Enligt Lewins teori skapas motivation till förändring genom att de förändrande krafterna förstärks (Thylefors, 2007). Vi tolkar det som att praktikerna blev motiverade först när det blev tydligt från ledningens sida att Beslutsstöd skulle prioriteriteras i kommunen. Då ledningen utgör en betydelsefull faktor för hur en implementeringsprocess skall fortskrida, tolkar vi det som en positiv aspekt att ledningen kom att prioritera Beslutsstöd längre fram i implementeringsprocessen (Nilsen, Roback & Krevers, 2010 ).
I Kommun B upplevde två respondenter att ledingen prioriterat implementeringen av Beslutsstöd. Den tredje respondenten ställde sig mer tveksamt till detta. ”Nja de ville gärna införa beslutsstödet men det skulle ske inom ”befintliga ramar”. Därför tog det lite längre tid än planerat” (Respondent Kommun B). Vi tolkar det som att respondenten syftar på tidsaspekten dvs. att
implementeringen inte fick uppta så stor del av dennes arbetstid, så att annat arbete åsidosatts. Vidare är vår tolkning att denna restriktion från ledningens sida gjorde att det tog längre tid för kommunen att införa Beslutsstöd i praktikernas arbete än vad som planerats. Att en implementeringsprocess tar tid kan utifrån Lewins teori tolkas som en nödvändig faktor, då hans teori utgår ifrån att en implementeringsprocess behöver få ta tid (Thylefors, 2007). Utifrån respondenten tolkar vi det dock som att den upplevt tiden som en negativ aspekt då det skapat viss tröghet. Då respondenternas upplevelser skiljer sig åt är det svårt att säga huruvida ledningens förhållningsätt varit en framgångsfaktor eller hinder i Kommun B´s implementeringsprocess.
Djupare analys av bristande motivation som hinder
Genom tolkning av respondenternas svar kunde vi urskilja en del faktorer som kan ha varit bakomliggande till det motstånd som väcktes. Dessa faktorer tolkar vi kan ha inneburit olika hinder för kommunerna i deras implementeringsprocess genom upplevelser av bristande motivation.
39 Moståndet som uppstod hos individerna gentemot den nya arbetsmetoden i
Kommun A beskrivs mer djupgående av en respondent.
”Kompakt motstånd från gruppen av sjg/ a.t. man ifrågasatte värdet och meningen med det eftersom vi av tradition alltid ”ändå” gör våra bedömningar före våra insatser/…/” (Respondent Kommun A).
Vår tolkning är att respondenten menar att hinder uppstod genom att ett massivt motstånd fanns hos praktikerna på grund av att de ifrågasatte värdet och meningen av kommunens implementering av Beslutstöd. Sjukgymnasterna och
arbetsterapeuternas ifrågasättande av värdet och meningen med Beslutsstöd som ny arbetsmetod berodde, enligt vår tolkning, på att de ansåg att de traditionsenligt alltid gör bedömningar innan beslut om en specifik insats tas. Ett attribut som påverkar huruvida praktikerna och kommunen anammar ett
implementeringsobjekt är enligt Rogers diffusionsteori relativ fördel. Det handlar om implementeringsobjektet upplevs ha fördelar i förhållande till en tidigare arbetsmetod (Nilsen, Roback & Krevers, 2010). Vi tolkar det som att praktikerna inte såg någon fördel eller nytta med den nya arbetsmetoden i
implementeringsstarten.
Även ett implementeringsobjekts observerbarhet påverkar hur objektet anammas i en organisation. Observerbarheten handlar om huruvida Beslutsstöds nytta
upplevs påtaglig av kommunen och påverkar därmed kommunens anammande av Beslutsstöd (Nilsen, Roback & Krevers, 2010). Den upplevda nyttan hos
praktikerna kan enligt vår tolkning ifrågasättas utifrån informationen som framkom av en respondent i Kommun A, vilken uttrycker att praktikerna i kommunen alltid traditionsenligt gör bedömningar före insatser beslutas. Ytterligare ett attribut som påverkar individers anammande av Beslutstöd är huruvida arbetsmetoden upplevs stämma överrens med organisationens behov, värderingar och erfarenheter (a a). Utifrån respondenternas svar är vår tolkning att Beslutsstöd inte upplevdes uppfylla ett visst behov hos praktikerna. Sammanlagt kan vi tolka att praktikerna inte upplevde dessa viktiga attribut hos Beslutsstöd. På så vi tolkar vi att de negativa upplevelserna lett till motstånd genom bristande motivation och på så vis kan ha inneburit hinder i kommunens
implementeringsprocess.
Det kan också urskiljas att Beslutsstöd upplevts som en komplicerad arbetsmetod i samtliga kommuner.
”Tiden en faktor som gjort att man inte tillämpat beslutsstöd i större omfattning. Blir väldigt teoretiskt och mycket som ska skrivas i journalen. Frågorna som ställs till patienterna kan vara svåra för dem att förstå, svåra för oss att formulera tex ”Vad skulle hända om du inte fick den rollator (som du hittills inte haft och därför inte riktigt vet vad det skulle innebära)?” (Respondent Kommun A).
”Beslutsstödet upplevdes för komplicerat av de som arbetade med det” (Respondent Kommun B).
Vi tolkar att svårigheterna i Kommun A grundade sig i att arbetsmetoden upplevdes väldigt teorietisk vilket krävde att praktikerna behövde skriva ner mycket information i journalen. Frågorna som praktikerna ska ställa till
40 kan ha varit tidskrävande. Vi uppfattar det som att Beslutsstöd upplevdes
komplicerat och innebar mycket arbete för praktikerna. Även i Kommun B
upplevde praktikerna Beslutsstöd komplicerat att arbeta med. Vi tolkar det som att respondenternas upplevelser av Beslutstöd som komplex kan ha påverkat
motivationen negativt vilket kan ha skapat hinder under kommunernas implementeringsprocess (Nilsen, Roback & Krevers, 2010).
I Kommun C framkommer upplevelser om att arbetsmaterialet inte var klart när kommunen skulle implementera det. Enligt vår uppfattning kan upplevelsen av ett ofullständigt material innebära svårigheter i att uppfatta relevansen av
arbetsmetoden. På så vis tolkar vi det, liksom i Kommun A och B, som att praktikerna kan ha upplevt arbetsmetoden som komplicerad och därför haft svårigheter i att uppleva nyttan som Beslutsstöd skulle tillföra. Vi analyserar vidare det som att det kan ha lett till bristande motivation hos praktikerna och i så fall kan ha inneburit ett hinder under implementeringsprocessen (Nilsen, Roback & Krevers, 2010).
Vi tolkar det som att det i samtliga kommuner funnits upplevelser av arbetsmetoden som komplex och att det kan ha gjort att praktikerna haft
svårigheter att se nyttan som arbetsmetoden skulle medföra. På så vis kan dessa upplevelser gjort att motstånd uppstått vilket påverkat upplevelser av bristande motivation (Nilsen, Roback & Krevers, 2010).
Djupare analys av motivation som framgångsfaktor
Genom tolkning av respondenternas svar kunde vi urskilja en del faktorer som kan ha främjat motivationen hos praktikerna. Dessa faktorer tolkar vi kan ha inneburit olika framgångsfaktorer för kommunerna i deras implementeringsprocess.
Enligt Lewins teori kan motivation tillkomma antingen genom pressande krafter exempelvis minskat ansvar, eller genom attraherande krafter, exempelvis genom lockande medel som belöning (Thylefors, 2007). En respondent från Kommun A beskriver att dennes upplevda motivation ökade
”När jag insåg att jag/vi inte fyllde vårt ordinatörsansvar fullt ut”. (Respondent Kommun A).
En attraherande kraft kan enligt oss vara att respondenten från Kommun A upplevde sig bli motiverad att praktisera Beslutsstöd genom att denne behövde förbättra sitt arbete (Thylerfors, 2007). Det grundade sig i att respondenten insåg att kommunens praktiker inte uppfyllde sitt ordinatörsansvar fullt ut. På så vis kan det här urskiljas att det förekom ett synligt behov av att implementera Beslutsstöd i kommunen. Detta tolkar vi utifrån Rogers diffusionsteori och Lewins teori kan ha varit en motiverande kraft och på så vis en framgångsfaktor i kommunens implementeringsprocess (Nilsen, Roback & Krevers, 2010 och Thylefors, 2007). Som framkom tidigare upplevdes Beslutsstöd som komplicerat i Kommun B och ledde inte till att åtgärden kunde anpassas efter vårdtagarens önskemål. Detta gjorde enligt respondenten att motivationen minskade och enligt vår tolkning kunde det ha inneburit ett hinder i Kommunens implementeringsprocess. Genom nedanstående citat tolkar vi det som att Kommun B kom att svara på denna komplexitet genom att anpassa Beslutsstödet till verksamhetens behov (Nilsen, Roback & Krevers, 2010).
41 ”Efter att vi anpassade beslutsstödet har det gått mycket bättre.”(Respondent Kommun B).
Från Kommun A framkommer också att respondenterna upplevt sig mer positiva till Beslutsstöd efter att kommunen anpassat arbetsmetoden till verksamheten och dess behov. Detta framhöll respondenterna då vi frågade efter deras upplevda framgångsfaktorer.
”Begränsandet av de insatser som vi tillämpar Beslutsstöd på. Blev rimligare och att inte alltför mycket tid från vårt dagliga arbete gick till detta.” (Respondent Kommun A).
Efter att kommunerna A och B anpassat Beslutsstöd till verksamheten uppfattar vi det som att respondenterna upplever sig mer positiva till att arbeta efter
Beslutsstöd. Vi tolkar det som att när en ny arbetsmetod överensstämmer med de förväntningar som en organisation eller individ har på den, så ökar också
motivation att använda sig av arbetsmetoden, vilket enligt oss förutsätter att förväntningarna är goda. Vidare analyserar vi det som att kommunerna haft en förväntan om att en anpassning av Beslutsstöd skall öka möjligheten för ett lyckat implementeringsutfall. Då detta tillvägagångssätt ökat motivationen hos
praktikerna tolkar vi det som en framgångsfaktor i Kommun A och B (Nilsen, Roback & Krevers, 2010).
I Kommun B framhålls att praktikernas motivation har genererats från övriga gruppen, som redan var igång att arbeta efter Beslutsstöd, samt engagerade handledare från Kommunförbundet Skåne.
”Ja. motivationen ifrån Övriga i Rehabgruppen som redan var igång.” (Respondent Kommun B).
”Genom entusiastiska handledare i kommunförbundet.” (Respondent Kommun B).
Enlig Alvesson & Svenningsson (2007) påverkar den sociala dimensionen individens motivation. Författarna lyfter upp gruppens relevans gällande att motivera den enskilde medarbetaren. Detta kallar författarna för social interaktion vilket vi kan urskilja tendenser till i Kommun B utifrån respondenternas svar. En reflektion kring det är att de medarbetare som redan börjat använda Beslutsstöd har börjat se fördelarna med arbetsmetoden och övergett gamla mönster, och kanske också börjat anpassa Beslutsstöd till verksamheten. Det skulle då kunna innebära att upplevelsen av att implementeringsobjektet stämmer överens med organisationens och individens behov, värderingar och tidigare erfarenheter. På så vis blir också nyttan tydligare, vilket enligt oss förmodligen ökar motivationen för den enskilde medarbetaren. Det framkommer också att engagerade handledare från Kommunförbundet Skåne enligt en respondent har bidragit som en motiverande kraft. Vi tolkar det som betydelsefullt att de individer som förstår Beslutsstöds egenskaper kan framhålla fördelarna och nyttan med arbetsmetoden och på så vis kan motivera övriga individer (Nilsen, Roback & Krevers, 2010). Dessa två aspekter tolkar vi som motiverande krafter som på så vis kan ha inneburit framgångsfaktorer i kommunens implementeringsprocess.
42 Sammanfattningsvis har vi urskilt faktorer som bidragit till upplevelser av
motivation vilket vi tolkat som framgångar i kommunernas
implementeringsprocesser. Vi har också urskilt faktorer som bidragit till
upplevelser av bristande motivation vilket vi tvärt om tolkat har utgjort hinder i kommunernas implementeringsprocesser.
Information
Utifrån utvärderingens valda teorier har information betonats som en viktig faktor under en implementeringsprocess. Av respondenternas empiri framkom också att information varit en betydelsefull faktor för kommunerna under deras
implementering av Beslutsstöd.
Informationen från utbildningens betydelse för implementeringsprocessen Respondenterna tillfrågades om de ansåg att informationen från utbildningarna i Beslutsstöd varit tillräcklig för att de skulle känna sig säkra i hur de vidare skulle använda sig av Beslutsstöd i det dagliga arbetet. En respondent från Kommun A hade en positiv upplevelse om att informationen varit tillräcklig. Det framkommer dock en negativ aspekt från en annan respondent.
”Nej, skulle behövas uppföljning. Skulle fortfarande vara bra med 2-3 timmars genomgång.” (Respondent Kommun A).
Då det är en respondent från kommunen som uppgett att informationen inte var tillräcklig, en respondent som uppger att den var det, och en som inte svarade kan det enligt oss inte dras någon generell slutsats om huruvida dessa upplevelser inneburit ett hinder eller fungerat som en framgångsfaktor i Kommun A´s implementeringsprocess. Rogers diffusionsteori utgår ifrån att individernas upplevelser av ett nytt implementeringsobjekt i organisationen på olika vis, beroende på om det är positiva eller negativa upplevelser, påverkar hur objektet anammas av individerna. Därmed påverkar detta också implementeringsutfallet (Nilsen, Roback & Krevers, 2010). På så vis tolkar vi det som att respondentens positiva upplevelse i förhållande till utbildningens kvalitet troligtvis främjat implementeringen av Beslutsstöd. Det möjliggör enligt vår tolkning att respondenten lättare kunnat komma igång med att praktisera Beslutsstöd. Det tolkar vi kan ha varit en möjlig framgångsfaktor i kommunens
implementeringsprocess. Genom den negativa aspekten som en annan respondent lyfter fram, tolkar vi motsättningsvis det som att upplevelsen av otillräcklig information istället kan ha hämmat respondenten i starten vid praktiserandet av Beslutsstöd. På så vis kan detta ha utgjort ett hinder i kommunens
implementeringsprocess. Vidare tolkar vi det som att ju fler individer som inte förstår den nya arbetsmetoden, eller känner sig osäkra inför den, desto mer arbete krävs för att få en god implementering (a a).
Kommunernas implementering har även inneburit en form av förändringsarbete eftersom de infört en ny arbetsmetod. Enligt Lewin är det viktigt att i inledningen