Massmedierna är en tillgång i kommunikationen med medborgarna. Vår kontakt med journalister ska präglas av öppenhet och samarbete.
Varje kontakt med media är ett tillfälle att ge en positiv bild av Nordanstigs kommun. Goda kontakter med massmedia bidrar till att öka kunskapen om kommunen och vår verksamhet. Vi ska ge media ett korrekt och fullständigt underlag och aktivt medverka till att information sprids. Det som publiceras om Nordanstig är avgörande för hur vi uppfattas av omvärlden.
Media har en stor roll som granskare och opinionsbildare och som informationskanal.
12.1 Din rätt att uttala dig är inte en skyldighet
Medarbetare har rätt att uttala sig både som privatperson och som tjänsteman. Men var medveten om vid vilka tillfällen du uttalar dig privat eller när du berättar något som
arbetsgivaren tycker att du ska berätta i din tjänstemannaroll. Fråga din chef om du är osäker.
Du har rätt att uttala dig men är inte skyldig att göra det.
Den som inte är insatt i ett ämne måste inte uttala sig utan kan istället hänvisa till någon som känner till området, eller lämpligen till verksamhetsansvarig chef.
Vi har yttrandefrihet
I vår grundlag har alla rätt att uttrycka tankar, åsikter och känslor i tal, skrift eller bild.
Meddelarfrihet och efterforskningsförbud
Medarbetare har rätt att anonymt muntligen lämna uppgifter till massmedia, så kallad
meddelarfrihet. Den innebär att offentliganställda har rätt att lämna uppgifter för publicering.
Med stöd av meddelarfriheten kan de anställda också lämna ut vissa hemliga uppgifter. Men det finns flera områden där meddelarfriheten inte gäller, till exempel vid sekretess inom hälso- och sjukvård, förskola, skola och socialtjänst.
Syftet med meddelarfriheten är att man ska ha möjlighet att avslöja missförhållanden inom förvaltningen.
Det finns också ett efterforskningsförbud som innebär att arbetsgivaren inte har rätt att i efterhand ta reda på vem som lämnat uppgifter.
Offentlighetsprincipen
Alla har rätt till insyn i Nordanstigs kommuns verksamhet och det innebär bland annat att vi lämnar ut allmänna handlingar till media. Sekretessbelagda handlingar är undantagna.
Sekretess
Vissa handlingar är helt eller delvis sekretessbelagda och får inte lämnas ut. Syftet med sekretessen kan tex vara att skydda en enskild persons integritet eller att förebygga brott.
När någon begär att få ta del av en hemlig handling, ska frågan om utlämnande prövas omedelbart och i varje enskilt fall.
Om en handling är delvis hemlig, är vi skyldig att täcka över de hemliga delarna och visa upp den del som är offentlig.
Om du bedömer att en handling inte ska lämnas ur, måste du kunna motivera detta genom att hänvisa till relevanta paragrafer i offentlighets- och sekretesslagen. Du måste erbjuda ett
skriftligt beslut till den som begärt handlingen samt upplysa om hur han eller hon kan överklaga beslutet.
12.2 När media kontaktar dig
Vi ska vara tillgängliga för journalister och villiga att svara på deras frågor.
Bedöm om du själv kan åtgärda ärendet direkt. Om du väljer att inte uttala dig för massmedia hänvisar du till ansvarig chef.
Om du inte är insatt i ett ämne måste du inte uttala dig utan kan istället hänvisa till
verksamhetsansvarig chef eller någon som känner till området. Du kan också ta reda på vilka frågor journalisten vill ha svar på och komma överens om en tidpunkt när du eller någon annan kan få återkomma.
Vi ska alltid informera närmaste chef när vi har eller har haft kontakt med media. Vid frågor av större betydelse ska alltid kommunchef, verksamhetschef och kommunikationsfunktionen informeras.
Kontakta även dina medarbetare och samarbetspartners när mediekontakten kan ha betydelse för dem eller deras arbeten.
12.3 Ta själv initiativ och planera din information
Vi ska vara offensiva och aktiva i planering av vår information till media istället för att vänta på att media tar initiativet. Det gäller alla frågor, oavsett om de skapar positiv eller negativ
publicitet. Om vi själva går ut med missförhållanden ökar vi vår trovärdigt och minskar samtidigt risken att eventuella rykten och spekulationer kan leda till negativ publicitet.
Planerad pressinformation kan vara pressmeddelanden i form av nyhet på vår webbplats, eller en direktkontakt med media i samband med att vi publicerar en nyhet.
Information som berör medarbetarna bör finnas på vårt intranät och/eller på vår webbplats innan den publiceras i media. Om något publiceras i media före det når medarbetarna ska ansvarig chef så fort det är möjligt förklara händelsen för berörda medarbetare.
Planera in pressinformation i din kommunikationsplan. Se bilaga.1
12.4 Vem har ansvar för mediekontakterna
Varje chef eller verksamhetsansvarig ansvarar för mediekontakter och frågor om den egna verksamheten.
Ordförande i nämnder och utskott har det övergripande ansvaret för kontakter med media avseende nämndens/utskottets arbete och verksamhetsområde.
12.5 Meddela kommunikationsfunktionen
- När du haft kontakt med media – eller innan du själv tar kontakt - Innan du vill skicka ett pressmeddelande
Vid behov publicerar vi egen information eller uppdaterar befintlig, i samband med att vi har kontakt med media. Om vi samtidigt publicerar egen information kan vi själva ge vår egen bild och lämna de fakta vi har i ämnet.
Kontakta vår kommunikationsfunktion för att stämma av eller få hjälp med pressinformation och nyhet.
12.6 Pressmeddelanden
och nyheter på vår startsida på externa webben
Vi skriver oftast våra pressmeddelanden i form av nyhet på startsidan. I vissa särskilda fall kan vi komplettera genom att skicka nyheten separat till media och ta kontakt personligen. Det är verksamhetsansvarig som själv kontaktar media efter att vi formulerat en nyhet eller ett pressmeddelande.
Pressmeddelanden ska alltid gå via kommunikationsfunktionen, så vi kan stämma av, uppdatera webbinformationen och eventuellt hjälpa till med att formulera budskapet.
Pressmeddelanden är att föredra framför presskonferenser.
12.7 Var tydlig med att Nordanstigs kommun är avsändare
I alla kontakter med massmedia ska det tydligt framgå att Nordanstigs kommun är avsändare.
Kontaktuppgifter med namn, roll och telefonnummer ska alltid finnas med. Vi kan även skriva ut avdelning eller enhet om det har betydelse för sammanhanget.
12.8 Att bemöta felaktiga eller negativa påståenden i pressen eller på webben eller svara på frågor
Vi kan bemöta artiklar, insändare, kommentarer från läsare och svara på frågor etc. om vi har möjlighet och om vi anser att vi har behov av det. Diskutera alltid med din chef eller
kommunchefen och eventuellt kommunikationsfunktionen innan du bemöter och svarar på frågor.
Varför ska vi svara eller bemöta?
Att inte svara på en fråga kan uppfattas som arrogant och kan skapa onödiga rykten och sprida felaktig fakta. Att bemöta ett felaktigt påstående kan göra motsatt effekt; vi visar vårt intresse och engagemang.
När och hur ska vi bemöta?
Om felaktiga påståenden eller fakta skrivs om kommunen eller om tjänstemän kan vi bemöta genom att berätta korrekta uppgifter. Vi ska alltid försöka svara på frågor.
Om vi bemöter något ska vi göra det så snart vi kan, då det skrivna ännu är aktuellt.
Innan du skriver eller bemöter på eget personligt socialt media bör du fundera över om du svarar som tjänsteman eller privatperson och förtydliga det för läsarna.
Vem ska bemöta och vem ska underteckna?
Det är i första hand ansvarig chef eller verksamhetsansvarig tjänsteman i samråd med chef som skriver.
Var bemöter vi?
Vi svarar i det media där påståendet eller texten ursprungligen publicerades, men kan även publicera information på vår egen webbplats, intranät, facebooksida eller annat socialt media.
Vad mer kan vi göra?
Vår externa webbplats eller socialt media:
Kontakta administratör för borttagning eller rättelse av felaktig, eller kanske kränkande information. Kontrollera de fakta vi har på vår webbplats och eventuellt komplettera med mer information.
Överträdelser kan komma att polisanmälas.