Kommunikation och information

En sak som tydligt framkom vid samtliga intervjuer var att information och kommunikation är en prioritet hos ledare vid en krissituation. Klara beskriver i sin intervju att det är angeläget att det finns en tydlighet mellan ledaren och medarbetarna kring vad för information som kommer framställas samt hur informationen ska hanteras i syfte att skapa förståelse kring varför medarbetaren få den här informationen. Som ledare är det viktigt att överväga vilken information man går ut med och varför. Klara framställer vid intervjun att osäkerhet uppstår om inte information finns tillgänglig.

4.4.1 Kriskommunikation

Emelie beskriver att i hennes företag finns det en digital portal där samtliga anställda kan få information om löner, förmåner, samt att Vd:n kan hålla kontakten med sina medarbetare.

Övrig information sker bland annat via möten mellan team. Coombs (2007) skriver att webben eller intranätet kan användas som en kommunikationskanal mellan organisationen och dess medarbetare. I samtliga intervjuer framgick att mejl är en av de informationskanalerna som alla använder för att sprida sin information till sina medarbetare. Runnquist (2020) skriver att informationen ska ges skriftligt eftersom medarbetarna då kan återgå till informationen igen om det skulle behövas. Klara berättar att som ledare bör man arbeta för att bygga upp strukturer för hur informationen ska levereras. Både Klara och Jesper belyser vikten med att ha tydliga tider där ny information ska presenteras. Oliver beskriver hur han använde sig utav en gemensam Excel-fil med medarbetarna för att sprida information om krisläget. Därefter uppdaterades Excel-filen med information genom kommentarer med eventuella förändringar varje dag.

För att minska ryktesspridning bland medarbetare är information utöver tydlighet viktigt framställer Klara i intervjun. Klara beskriver fortsättningsvis att man som ledare bör vara tydlig med hur och varför man informerar på ett visst sätt. Klara fortsätter med att det krävs mycket fortlöpande information och transparens i hur företaget och ledningen arbetar. Ledare ska även kunna förbereda människor för värsta scenariot, men också kunna visa vad det finns för stöd och hjälp att få. I början handlar väldigt mycket om att få så mycket fakta som möjligt och vara

väldigt tydlig och faktabaserad. Oliver beskriver hur viktigt det är att inte ge svar man inte har utan att det är bättre i sådana tillfällen att meddela att det inte finns ett svar för tillfället.

Runnquist (2020) skriver att det är viktigt att som ledare vara tydlig med vilken information som finns tillgänglig samt vad ledaren ännu inte vet. En ledare bör även vara tydlig med när de förväntar sig kunna ha tillgång till ny information (Runnquist 2020)

“Jag är noggrann med att aldrig svara på något som jag inte kan svara på, även hur gärna man vill trösta någon. Då är det bättre att svara jag kan inte svar på det, och att det inte ta

på sig något och att alltid vara uppriktig”

(Oliver, intervju 2020-04-14).

Utifrån respondenternas svar i relation till studiens teoretiska referensram kan vi se att både muntlig och skriftlig kommunikation är önskvärt vid en krissituation. Kommunikationen ska även vara tydlig och ärlig för att minska risken för ryktesspridning. Det är tydligt att kommunikation är en betydande del under en krissituation och vi ser därmed att ledare bör prioritera kommunikation. Något respondenterna inte nämner är att de framställt någon form av kommunikationsplan. Runnquist (2020) och Frandsen och Johnsen (2011) skriver att under en kris bör organisationer och ledare framställa en så kallad kommunikationsplan i syfte att klargöra hur kommunikationen ska ske till verksamhetens aktörer och medarbetare. Vi tolkar det som att respondenterna antingen har en kommunikationsplan men som inte framgår i intervjun eller att den inte existerar. Vi tycker det är viktigt att ha en kommunikationsplan eftersom den kan underlätta till snabbare kommunikationsvägar och vara en trygghet för ledare.

4.4.2 Tydliga instruktioner för att minska smittorisken

I samtliga intervjuer framgick det tydligt att det är viktigt att följa folkhälsomyndighetens rekommendationer i en situation där en medarbetare bli sjuk av covid-19. Karolina berättar att Krisinformation.se också är ett forum det går att vända sig till för information hur man ska hantera sjukdom i en sådan situation. I samtliga intervjuer fanns det även en tydlighet med att vid minsta symptom för covid-19 ska medarbetaren inte befinna sig på arbetet utan stanna hemma. Jesper som är ledare i ett vietnamesiskt företag berättar att skillnaden från Vietnam och Europa är vanan av att bära ansiktsmask vilket människor i Vietnam gör ofta även vid mindre förkylningar. Jesper köpte in ansiktsmasker och handsprit tidigt samt införde reserestriktioner åt företagets personal där de endast fick besökta fabriker i närområdet.

För att minska smittorisken när personalen kommer tillbaka till kontoren berättar Oliver att de har utökat kontorsytan samt att städningen har utökats från en gång i veckan till två. Emelie berättar att i början av krisen försågs de med handsprit i korridorerna. Emelie berättar vidare att de inte äter lunch tillsammans längre och att de håller avstånd till varandra när de samtalar.

Jesper som arbetar i Vietnam berättar att i Vietnam finns det tydliga regler kring hur företag och ledare ska hantera sjukdom bland medarbetare. Första steget är att samtliga individer som varit i den drabbade individens närhet måste testa sig för att se om det eventuellt finns någon mer som är smittad. Jesper berättar vidare att skulle individen som blivit sjuk befunnit sig på kontoret den närmaste tiden behöver alla som arbetat på kontoret sättas i karantän i 14 dagar.

Vietnam har ett alternativ till Sveriges sjukvårdsupplysning 1177 dit alla kan ringa för att införskaffa råd vid symptom av olika slag.

Vad vi kan se så finns det vid krisen med coronapandemin tydliga regler och riktlinjer kring hur ledare ska minska smittorisken samt vad som händer om någon blir sjuk. Jesper beskriver i sin intervju att han gav tydliga instruktioner på kontoret kring hur man tvättar händerna och spred den informationen via plakat både inne i kontoret och ute i det delade pentryt. Jesper framställde även hur de tillsatte riktlinjer på kontoret där varje gång någon varit utanför kontoret skulle handsprit tas när man är tillbaka på kontoret igen. Coombs (2007) skriver att det är extra viktigt när det gäller kriser som hotar den allmänna säkerheten, att människor behöver få information i form av instruktioner om hur de kan skydda sig. Genom att ge ut korrekt information om instruktioner snabbt kring hur människor skyddar sig minskar risken för att skador eller dödsfall inträffar (Coombs 2007). Hur ledare agerat gällande minskning av smittorisk kan ses som ett unikt agerande när det gäller kriser som berör sjukdomar eller liknande kriser till coronapandemin.

5. Slutsatser

I uppsatsens avslutande kapitel kommer studiens syfte och problemformuleringar att besvaras och slutsatser utifrån studiens resultat kommer att presenteras. Kapitlet kommer vidare att innehålla de bidrag som vår studie resulterat i samt förslag på framtida forskning.