4.1. Strategier och arbetsformer
Vetlanda kommun saknar en dokumenterad och uttalad strategi för hur uppsikten ska utövas i nämnder, bolag och kommunalförbund. Genom olika styrdokument som reglemente och ägardirektiv, systematiserade uppföljningar och en löpande dialog har KS skapat en struktur för att kunna utöva sin uppsikt. Styrdokumentens innehåll presenterades i avsnitt 3 och i det-ta avsnitt redovisas hur rutinerna för uppföljning ser ut för nämnder, bolag och förbund.
4.2. Nämnder Uppsikt - Ekonomi
Enligt gällande rutiner så redovisar nämnderna en ekonomisk prognos åtta gånger per år.
Denna uppföljning är en avvikelserapportering och ska innehålla åtgärder då avvikelser upp-stått/förväntas. Uppföljningen avser de ekonomiska delarna och går till KS och KS arbetsut-skott. Nämndernas redovisar utfall avseende driftredovisning och investeringsredovisning.
Prognoserna ska enligt uppgift göras i kommunens beslutsstödssystem Hypergene. Kom-mentarer och åtgärder görs dock ännu manuellt då beslutsstödssystemet implementerats under året. En mer utförlig redovisning sker vid halvårsbokslut och årsbokslut då nämnderna redovisar driftredovisning, investeringsredovisning och en helårsprognos samt ger kommen-tarer till redovisat utfall enligt en fastställd mall.
Vård- och omsorgsnämndens månadsprognos innehåller uppgift om en förväntad prognos per helår. Prognosen gällande driftbudgeten är nedbruten på olika funktioner och det ges kommentarer/förklaringar till överskott/underskott. Det ges även en prognos gällande inve-steringsbudgeten. Nämnden redovisar även mer allmänna åtgärdsförslag med anledning av avvikelserna i prognosen.
Tekniska nämndens månadsprognos är också uppdelad utifrån drift och investering. Gällan-de driftbudgeten så ges en prognos per helår och Gällan-det ges kommentarer kring större föränd-ringar i förhållande till budget. Avseende investeföränd-ringar så redovisas ekonomiska effekter ut-ifrån senareläggning alt. tidigareläggning av projekt. Redovisning sker även av projekt som förväntas bli dyrare och projekt som kräver särskilt beslut. I de månadsprognoser vi granskat redovisas inga åtgärdsförslag kopplade till avvikelserna.
Det finns ingen fastställd mall för nämndernas månadsprognoser men granskningen visar att innehållet i stort sett är detsamma, dock varierar detaljnivån något.
Uppsikt - Mål
Gällande uppföljning av målen så sker formaliserad redovisning vid halvårsbokslut och vid årsbokslut. Redovisning av halvårsbokslutet sker till KS och KF i september och redovisning av årsbokslutet görs till KS och KF i april månad.
I halvårsbokslutet per 2012-06-30 redovisar varje nämnd måluppfyllelse i en tabellform som utgår från de fyra perspektiven i balanserad styrning. I tabellen ska Kf:s övergripande mål, nämndens mål, resultatmål/mätetal, utfall och måluppfyllelse anges. I Tekniska nämndens redovisning saknas Kf:s övergripande mål samt kommentarer till utfall. Gällande måluppfyl-lelsen är det flera mål där det anges att uppgift saknas alternativt anges målen vara delvis uppfyllda. Utöver denna redovisning ges kommentarer för varje nämndspecifikt mål. I
kom-11 mentarerna ges information om bl.a. genomförda och pågående aktiviteter. I något fall anges vad som krävs för att godkänt resultat ska uppnås och i något fall ges även en bedömning av om målet bedöms kunna uppfyllas vid årsskiftet.
Vård- och omsorgsnämndens redovisning saknar också Kf:s övergripande mål i sin redovis-ning. Nämnden redovisar utfallet, men dock anges i många fall att redovisning sker i års-bokslutet. Det ges utförliga kommentarer till nämndens genomförda och pågående aktiviteter utifrån de fyra perspektiven som förklarar utfall eller förväntat utfall. Förutom uppföljning vid halvårs- och årsbokslut rapporterar vård- och omsorgsförvaltningen till sin nämnd varje kvar-tal de aktiviteter som genomförs för att följa upp målen i styrkortet.
Redovisning av måluppfyllelse sker enligt samma rutiner i årsbokslutet. Många mål mäts en gång per år vilket gör att redovisningen vid årsskiftet ger en bättre och mer samlad bild av måluppfyllelsen. Årsbokslutets samtliga delar redovisas för både KS och KF i april månad.
Utöver detta sker en löpande måluppföljning i KF där både nämnder och bolag redovisar hur målarbetet fortskrider. En nämnd eller ett bolag deltar på fullmäktiges möte varje månad.
I samband med kommunfullmäktiges mål- och budgetbeslut i juni 2012 togs beslut om att tillämpa en modell med 6 målsektorer. Detta innebär att man överger den tidigare styrkorts-modellen. För att kommunen ska kunna fullfölja sitt uppdrag och leva upp till uttalad vision så har det fastställts 13 effektmål uppdelade i 6 sektorer. Dessa sektorer är:
- Kultur och fritid
- Samhällsbyggnad och näringsliv - Miljö och hälsa
- Utbildning
- Individ och omsorg
- Organisation, personal och ekonomi
Det finns även tre kärnvärden som ska prägla kommunens styrning; Tillväxt, Resultat och Engagemang.
Intern kontroll
Nämnderna fattar beslut om internkontrollplanen som gäller under innevarande år. Redovis-ning av utförda kontrollmoment sker dels till nämnden och dels till KS.
Löpande dialog
Förvaltningschefer och andra medarbetare inom förvaltningarna blir kallade till KS för att in-formera om arbetet inom respektive nämnds ansvarsområde. Detta är ett sätt för KS att sam-la information om pågående arbete och tillse att de är i linje med beslutade mål, visioner, reglementen m.m. De tre kommunalråden har olika ansvarsområden och det förekommer att de deltar på berörda nämndssammanträden för att inhämta information. KS tar under året initiativ till presidieöverläggningar med de olika nämndspresidierna för att diskutera ex. bud-get och andra aktuella frågor.
Rapportering av ej behandlade motioner görs till fullmäktige två gånger per år, i mars och oktober.
Kommunledningsgruppen som består av kommunchef, förvaltningschefer, HR-chef och eko-nomichef träffas en gång per månad. Agendan för dessa möten är gemensamma frågeställ-ningar som exempelvis ekonomi, personal, kvalitet, arbetsmiljöfrågor m.m. Det är väsentligt att säkerställa att det finns ett gemensamt arbetssätt som överensstämmer med fullmäktiges övergripande mål och visioner.
12 Sedan ett halvår tillbaka finns det även en informell grupp som består av de tre kommunalrå-den, kommunchefen och förvaltningscheferna. Dessa möten genomförs utan fastställd agen-da och det förs inga protokoll över vad som diskuterats. Detta upplevs främja en öppen och nära dialog.
4.3. Kommunala bolag
Bolagens uppföljning sker varje kvartal (mars, juni, september och december). Kvartalsrap-porteringen följer en viss mall och innehåller följande:
- Allmänna omvärldsförutsättningar - VD:s kommentarer
- Resultaträkning, resultatenheter - Balansräkning, kassaflödesanalys - Nyckeltal
Innehållet i dessa kvartalsrapporter ger svar på de krav som ställs i ägardirektiv och affärs-planer. Kvartalsrapporterna godkänns först av respektive bolagsstyrelse och lämnas därefter till moderbolaget. Resp. VD i de kommunala bolagen deltar på moderbolagets styrelsemöten.
I moderbolagets styrelse sitter de tre kommunalråden och på det sättet har KS möjlighet att utöva uppsikt över bolagen och följa upp att verksamheten bedrivs i enlighet med företagspo-licy, ägardirektiv m.m.
Bolagens affärsplaner omfattar tre år men revideras årligen. Tidigare har det inte funnits nå-gon tydlig koppling till kommunens vision, mål och kärnvärden. Från och med 2013 har bola-gen fått i uppdrag att i tillämpliga delar koppla kommunens övergripande målsättningar till sina affärsplaner. På moderbolagets styrelsemöte i november föredrar varje VD sina affärs-planer. Efter godkännande från moderbolaget delges kommunfullmäktige affärsplanerna vid sitt novembermöte.
Samtliga styrelseprotokoll från resp. bolag går vidare till moderbolaget. Inför styrelsemötena i moderbolaget träffas VD-gruppen, som består av resp. VD i de kommunala bolagen. Ibland är även kommunens ekonomichef med på dessa möten. De träffas 4-5 ggr/år och vid dessa träffar hanteras övergripande frågeställningar, kvartalsrapporter, olika verksamhetsfrågor m.m.
Dialogen med moderbolaget och rutinerna för uppföljning upplevs ha utvecklats i positiv rikt-ning under de senaste tre-fyra åren.
4.4. Höglandets räddningstjänstförbund
Höglandets räddningstjänstförbund består av två medlemmar, Vetlanda och Nässjö kommun.
Medlemskommunernas respektive kommunfullmäktigesamlingar utser tre ordinarie ledamö-ter och tre ersättare till en direktion. Vice ordförande i direktionen är även ledamot i KS i Vet-landa. På detta sätt har KS möjlighet att utöva uppsikt i räddningstjänstförbundet.
Det sker en dialog mellan förbundet och KS vid ett antal tillfällen under verksamhetsåret och det framgår tydligt i den årskalender som tas fram årligen av förbundet. I följande dialogtillfäl-len finns KS från Vetlanda kommun representerat:
- Direktionen träffas 4 ggr/år
- Beredningen (där ingår bl.a. ordf. och vice ordf. i direktionen) träffas 4 ggr/år
- Presidieöverläggningar (där ingår bl.a. vice ordf. i direktionen och KS-presidium från medlemskommunerna) träffas 2 ggr/år
13 - Budget- och bokslutsöverläggningar med resp. medlem genomförs 2 ggr/år
- Redovisning av bokslut och verksamhets/trygghetsbokslut för KF görs 1 gång/år - Medlemsdialog med KS-församlingarna sker 1 gång/år. Denna dialog omfattar
utbild-ning/diskussion med direktionen och KS-församlingarna i resp. kommun om övergri-pande och framtida verksamhetsfrågor för räddningstjänsten.
Förbundet tar årligen fram en aktivitetsplan som innehåller ca 40 aktiviteter som ska genom-föras för att uppfylla målen i förbundsordning m.m. Denna aktivitetsplan följs årligen upp i årsredovisningen. Förbundet tar även varje år fram ett trygghetsbokslut utifrån gällande handlingsprogram. KS och KS arbetsutskott har kallat förbundsdirektören ett flertal gånger för att informera sig om verksamheten och dess utveckling.
4.5. Återrapportering till kommunfullmäktige
I granskningen har vi gått igenom Kommunfullmäktiges protokoll för perioden januari 2011 till oktober 2012. I protokollen finns följande ärenden som visar att KF löpande blir informerade om kommunens olika verksamheter.
- Samtliga nämnder inkl. KS rapporterar om sitt målarbete och sin verksamhet.
- Styrelseordförande i AB Vetlanda Industrilokaler informerar om bolagets verksamhet.
- Årsredovisning och halvårsbokslut beslutas av KF.
- Redovisning av ej behandlade motioner görs i mars och oktober varje år.
- Beslut om ägardirektiv, bolagsordning och handlingsplan för Witalabostäder AB.
- Verksamhetsredovisning och trygghetsbokslut för Höglandets Räddningstjänstför-bund.
14