3.1. Uppsikt enligt KL (KL)
Enligt KL1ska styrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Styrelsen ska även ha uppsikt över kommu-nal verksamhet som bedrivs i sådana företag som avses i 3 kap 17 och 18 § KL (hel- och delägda kommunala bolag) och sådana kommunalförbund som kommunen är medlem i.
KL och dess förarbeten ger inga tydliga anvisningar om uppsiktens innehåll, utformning och genomförande.
Det framgår av kommentar till lagtexten2 att styrelsen har en särställning bland nämnderna eftersom att den har en ledande och samordnande roll. Med den ledande ställningen följer uppgiften att ha uppsikt över övriga nämnders verksamheter, dock ger KL inte styrelsen någ-ra extrema maktmedel. Uppsikten måste i princip anses vanåg-ra avgränsad till en rätt att gönåg-ra påpekanden, lämna råd och anvisningar samt, om det är nödvändigt, se till att fullmäktige i sin egenskap av högsta beslutande organ ingriper.
KS har även uppsikt över kommunal verksamhet som drivs av kommunala företag. För att KS ska kunna fullgöra sina uppsiktsplikt bör företagen genom ägardirektiv åläggas att lämna styrelsen de uppgifter den anser sig behöva. Uppsiktsplikten gäller även delägda företag.
Det är inget hinder att ledamöter i KS också är ledamöter i styrelsen för ett kommunalt bolag eller ledamöter i en annan nämnd. Det betyder att sådana ledamöter i praktiken deltar i en kontroll av sin egen funktion i bolaget eller nämnden. Personunioner fritar inte KS från skyl-digheten att utöva uppsikt över bolaget eller nämnden. Styrelsen ska också ha uppsikt över kommunalförbund som kommunen är medlem i.
KS har alltså en skyldighet att utöva löpande tillsyn, och styrelsen måste utöva sin kontroll-funktion i någon omfattning även om det inte finns någon konkret anledning till granskning.
Det är styrelsen som bestämmer formerna för hur tillsynen ska gå till.
3.2. Uppsikt, insyn och återrapportering enligt kommunfullmäktiges beslut
3.2.1. Reglemente för KS
Kommunfullmäktige har antagit ett reglemente för KS. Reglementet anger styrelsens uppgif-ter utöver vad som föreskrivs i KL.
I reglementet anges att KS är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan och den har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. KS ska leda och samordna planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. Det preciseras även vad som ingår i KS ledningsfunktion, vilket är följande:
1 KL 6 kap, § 1
2 KL med kommentarer och praxis, femte upplagan 2011, Sveriges Kommuner och Landsting
6 o Med uppmärksamhet följa nämndernas verksamhet
o Leda arbetet med och samordna utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ra-mar för styrningen av hela den kommunala verksamheten, göra framställningar i mål-frågor som inte i lag är förbehållna annan nämnd
o Övervaka att de av fullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs och att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt
o Tillse att uppföljning sker till fullmäktige från samtliga nämnder om hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret
o Ansvara för samordningsträffar med nämndpresidierna
o Ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i företag, som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen. KS ska i syfte att nedbringa kostnaderna i den totala kommunala organi-sationen samordna verksamheterna i de angivna företagen i den mån kommunens in-flytande möjliggör detta och under samma förutsättning samordna företagens verk-samhet med kommunens
o Tillvarata kommunens intressen vid bolags- och föreningsstämmor och andra liknan-de sammanträliknan-den i liknan-de företag som kommunen helt eller liknan-delvis äger eller annars har intresse i
Gällande ansvar och rapporteringsskyldighet ska KS se till att verksamheten bedrivs i enlig-het med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente. KS ska regelmässigt till fullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under bud-getåret.
3.2.2. Reglementen för granskade nämnder Vård- och omsorgsnämnden
I reglementet anges att nämndens uppdrag är att fullgöra kommunens uppgifter inom social-tjänstlagen i frågor som rör äldre- och handikappomsorgen. Nämnden utövar också ledning-en av dledning-en kommunala hälso- och sjukvårdledning-en och psykiatrin. Nämndledning-en ansvarar vidare för de uppgifter som åligger kommunen enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS).
Vidare ska nämnden bl.a. planera, utveckla, samordna och följa upp verksamheterna inom nämndens ansvarsområde. Vård- och omsorgsnämnden skall inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter i lag eller förordning som gäller för verksamheten. Nämnden skall regelmässigt till kommunfullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret.
Tekniska nämnden
Nämndens verksamhetsområde omfattar bl.a. följande:
o Förvalta kommunens mark och byggnader samt inhyrningen av lägenheter och loka-ler om det inte är någon annans ansvar
o Handlägga frågor som har samband med kommunens fastighetspolitik o Upphandla bygg- och anläggningsentreprenader
o Vara kommunens samordnare och verkställande organ i frågor som gäller ny-, till- och ombyggnad av kommunala byggnader, gator, vägar och parker etc.
o Vara kommunal väghållningsmyndighet
o Besluta i de ärenden där kommunen är beslutsmyndighet enligt trafikförordningen 1998:1276
7 o Förvalta kommunens gator, vägar, torg, parker, odlingslotter, lekplatser och övriga
allmänna platser samt parkeringsplatser om det inte är någon annans ansvar
o Bevaka och följa utvecklingen inom trafik- och kommunikationsområdet för att därmed främja trafiksäkerheten inom kommunen
Det fastställs att Tekniska nämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas enligt lag och de bestämmelser som finns i reglementet. Nämnden ska regelbundet rapportera till kommun-fullmäktige hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under bud-getåret.
3.2.3. Företagspolicy, ägardirektiv och bolagsordningar Företagspolicy
Kommunfullmäktige beslutade om nuvarande företagspolicy i april 2007 och syftet med den-na policy är att redovisa hur frågor rörande de kommuden-nala bolagen skall hanteras internt inom kommunen, samt hur relationerna mellan kommunen och dess bolag skall vara utfor-made. I policyn framgår att om inte fullmäktige fattar beslut om hur uppsikten skall fullgöras ankommer det på styrelsen att själv fatta beslut om detta. Hur uppsikten utövas skall doku-menteras i protokoll.
Vetlanda kommun strävar efter att uppnå affärsmässig samhällsnytta genom ägande av kommunala bolag. I företagspolicyn poängteras att en löpande dialog med bolagens ledning krävs för att skapa ett klimat av uppföljningstänkande och att verksamheterna utvecklas i önskad riktning. Företagspolicyn redogör på ett tydligt sätt vad som gäller mellan kommun-fullmäktige och bolagen, mellan KS och bolagen samt mellan moderbolaget och dotterbola-gen.
Bolagen är en ekonomisk beslutsenhet för vilken fullmäktige ytterst har det ekonomiska och politiska ansvaret. Ägarstyrningen över bolagen utgår alltid från fullmäktige som ska hållas väl informerat om bolagens förhållanden och utveckling.
KS har uppsikt över såväl nämnder som över hel- och delägda bolag. Denna uppsiktsplikt/
förvaltningskontroll utgör grunden för kommunens ägarstyrning och KS har rätt till den infor-mation som krävs för att kommunen skall få en tydlig bild av bolagens förhållanden. Uppsik-ten skall dokumenteras i protokoll.
Moderbolagets styrning av dotterbolagen sker genom bl.a. ägardirektiv och affärsplaner.
I företagspolicyn anges att kommunfullmäktige ska fastställa (på samma sätt som för nämn-derna) mål för de helägda bolagens verksamhet. Bolagen ska sedan bryta ner dessa inrikt-ningsmål till mätbara delmål för verksamheten samt redovisa dem till fullmäktige. Kommu-nens styrfunktion över bolagen skall i första hand ske genom dialog och bygga på samför-stånd och acceptans.
Ägardirektiv - Vetlanda Stadshus AB (moderbolag)
Detta ägardirektiv beslutades av kommunfullmäktige i april 2007 och det fastställs att moder-bolaget, via samordning, ska verka för att ägaren erhåller ekonomisk avkastning. Moderbo-laget ansvarar för att koncernens bolag årligen (senast 1 oktober) presenterar en uppdaterad affärsplan för den närmaste treårsperioden. Affärsplanen skall sedan i november månad del-ges kommunfullmäktige. Affärsplanerna ska vara synkroniserade, avstämda och godkända
8 av styrelserna på såväl dotterbolags- som moderbolagsnivå och beskriva strategisk inrikt-ning, mål och ekonomi för de närmaste tre åren.
Vetlanda Stadshus AB ska som moderbolag utfärda ägardirektiv för dotterbolagen. I ägardi-rektivet för moderbolaget finns mål avseende avkastningskrav och soliditet som gäller för hela koncernen.
Ägardirektiv - Witalabostäder AB
Gällande ägardirektiv är antaget av kommunfullmäktige i april 2012. En uppdatering av ägar-direktivet har gjorts utifrån den nya lagstiftningen gällande allmännyttiga kommunala bo-stadsaktiebolag som trädde ikraft 1 januari 2012.
Det finns fastställda ekonomiska mål avseende avkastning och soliditet. Uppföljning av bola-get ska ske till moderbolabola-get genom:
- en årligen uppdaterad affärsplan
- fortlöpande rapport enligt gällande aktuell rapporteringsrutin - löpande styrelseprotokoll
I ägardirektiven anges de fall/situationer som kräver kommunfullmäktiges godkännande.
Ägardirektiv – AB Vetlanda Industrilokaler
I ägardirektivet som fastställdes av kommunfullmäktige i maj 2007 anges precisering av bo-lagets inriktning och det finns förväntningar på en genomsnittlig förräntning och soliditet sett över tiden. Även i detta ägardirektiv finns det angivet när kommunfullmäktiges godkännande ska inhämtas. Uppföljning av verksamheten ska ske genom en årligen uppdaterad affärs-plan, fortlöpande underlag av prestationer och kvalitet enligt gällande rapporteringsrutin, lö-pande avge styrelseprotokoll och fortlölö-pande ge information om större aktiviteter.
Bolagsordning
Bolagsordningen för respektive bolag är beslutad av kommunfullmäktige. Detta är själva grunden i styrningen av bolaget och här anges bl.a. bolagets verksamhet, aktiekapital, sty-relse, revisorer, ärenden på årsstämman m.m. Uppgifterna i bolagsordningen utgår från kra-ven i aktiebolagslagen och behandlar inte KS uppsiktsplikt av bolagen.
3.2.4. Förbundsordning m.m. för Höglandets Räddningstjänstförbund
Förbundsordningen är fastställd av kommunfullmäktige i medlemskommunerna Vetlanda och Nässjö. I denna förbundsordning fastställs bl.a. ändamål, organisation, förbundsdirektionen, andel i tillgångar och skulder, budget och ekonomisk styrning, likvidation, upplösning m.m.
Vid granskningen av årsbokslutet 2011 konstaterades att befintlig förbundsordning fortlöpan-de borfortlöpan-de ses över av medlemmarna för att säkerställa att förbunfortlöpan-det utför fortlöpan-de uppgifter som resp. fullmäktige förväntar sig. Befintlig förbundsordning kan stärkas och utvecklas beträffan-de ändamålet med Höglanbeträffan-dets räddningstjänstförbund. Det skulle skapa en tydlighet kring förbundets uppdrag och ansvarsområde.
Det anges att direktionen normalt skall avlämna kvartalsrapporter över verksamheten till för-bundsmedlemmarna. Förbundet upprättar ett handlingsprogram som antas av fullmäktige i resp. medlemskommun. Detta handlingsprogram tas fram utifrån Lag om skydd mot olyckor (2003:778) och omfattar fyra år. Vid utgången av varje fyraårsperiod görs en utvärdering av handlingsprogrammet i trygghetsbokslutet.
9 3.2.5. Intern kontroll
Vetlanda kommun har ett reglemente för intern kontroll. I detta anges att det är styrelsen som har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive ansvarsområde. Förvalt-ningschefen ansvarar för att utforma konkreta regler och anvisningar som upprätthåller en god intern kontroll. Nämnden ska varje år anta en intern kontrollplan för sitt ansvarsområde och de är även skyldiga att årligen följa upp den interna kontrollen. Nämndernas internkon-trollplaner samt redovisning av uppföljning föredras även för KS.
10