Våra slutsatser beträffande revisionsfrågorna:
KS har inte fastlagt någon samlad syn på hur uppsiktsplikten ska definieras och vad den ska inriktas på. Det är viktigt att KS har en tydlig uppfattning om vilket syfte uppsikten har, vad den ska inriktas på och hur den ska genomföras. KS kan utveckla sitt arbete genom att klar-göra vad som ligger i ansvaret kring uppsiktsplikten, vad den ska omfatta och även hur KS ska arbeta med frågan på ett sammanhållet sätt.
„ Vilken strategi har KS för sin uppsikt?
Vetlanda kommun saknar en dokumenterad och uttalad strategi för hur uppsikten ska utövas i nämnder, bolag och kommunalförbund. Genom olika styrdokument som reglemente och ägardirektiv, systematiserade uppföljningar och en löpande dialog har KS skapat en struktur för att kunna utöva sin uppsikt. Vår bedömning är att KS har en uppsikt men att den kan bli kraftfullare genom en uttalad och dokumenterad strategi.
„ Hur övervakar KS att nämnderna följer fullmäktiges mål och direktiv samt verkställer de beslut som fullmäktige har tagit?
Uppföljning av ekonomin sker via prognoser som lämnas åtta gånger per år samt genom halvårs- och årsbokslut. Måluppfyllelsen följs upp genom redovisning vid halvårsbokslut och vid årsbokslut. Redovisning av halvårsbokslutet sker till KS och KF i september och redovis-ning av årsbokslutet görs till KS och KF i april månad. Kommunen har påbörjat ett utveck-lingsarbete gällande måluppföljningen och kopplingen till fullmäktiges mål och vision. De nya anvisningarna för detaljbudget 2013 ger förutsättningar för en tydligare målkoppling där alla mål ska ha en koppling och där det poängteras att det är viktigt att hitta mätbara mål och nyckeltal som på ett bra sätt representerar verksamhetens prestationer och resultat.
Uppsikten utövas även genom löpande dialog med nämnderna, både formella och informella möten förekommer. Nämnderna redovisar en gång per år för fullmäktige hur verksamheten utvecklas och hur målarbetet fortskrider. Även internkontrollarbetet är formaliserat genom reglemente, årliga planer och uppföljning.
Det sker en redovisning två gånger per år av ej behandlade motioner. Det pågår en översyn av kommunens riktlinjer, policys och anvisningar. Kommunchefen anger att det finns ett be-hov av en översyn för att få en helhetsbild och ev. minska antalet dokument. Det finns även ett behov att hitta former för en bra uppföljning av att dessa följs.
„ Vilken uppsikt har KS att bolagen och kommunalförbunden arbetar i enlighet med ägardi-rektiv, förbundsordningar och andra direktiv?
Bolagen lämnar kvartalsuppföljningar och dessa innehåller bl.a. allmänna omvärldsförutsätt-ningar, VD:s kommentarer, resultaträkning, balansräkning, kassaflödesanalys och nyckeltal.
Innehållet i dessa kvartalsrapporter ger svar på de krav som ställs i ägardirektiv och affärs-planer. Kvartalsrapporterna godkänns först av respektive bolagsstyrelse och lämnas därefter till moderbolaget. Resp. VD i de kommunala bolagen deltar på moderbolagets styrelsemöten.
KS finns representerat genom att de tre kommunalråden sitter i moderbolagets styrelse och på det sättet har KS möjlighet att utöva uppsikt över bolagen och följa upp att verksamheten
17 bedrivs i enlighet med företagspolicy, ägardirektiv m.m. Löpande dialog sker genom bl.a. VD-gruppen och vid informella möten vid behov. Samtliga styrelseprotokoll från resp. bolag går vidare till moderbolaget. För att samtliga ledamöter i KS ska kunna utöva sin uppsiktsplikt bör samtliga styrelseprotokoll skickas för kännedom till hela KS. Dialogen mellan moderbolag och dotterbolagen upplevs ha utvecklats på ett positivt sätt under de senaste tre-fyra åren.
Gällande Höglandets räddningstjänstförbund så sker uppsikten bl.a. genom att vice ordfö-rande i direktionen även är ledamot i KS i Vetlanda kommun. På detta sätt har KS möjlighet att utöva uppsikt i räddningstjänstförbundet. Samtliga protokoll från direktionens möten skickas för kännedom till KS. Det sker en dialog mellan förbundet och KS vid ett antal tillfäl-len under verksamhetsåret och det framgår tydligt i den årskatillfäl-lender som tas fram årligen av förbundet. Utöver dialogen så lämnar Räddningstjänstförbundet årsredovisning och trygg-hetsbokslut som visar hur de bedriver sin verksamhet utifrån förbundsordning, handlingspro-gram och aktivitetsplan. Vart fjärde år innehåller trygghetsbokslutet en samlad uppföljning av handlingsprogrammet.
„ Hur utövar KS sin fortlöpande uppsikt? Vilken dialog finns mellan kommunstyrelse och nämnd, bolags samt förbund?
KS ska enligt sitt reglemente tillse att uppföljning av samtliga nämnders verksamhet och ekonomi rapporteras till fullmäktige. Vid granskning av protokoll noteras att samtliga nämn-der deltagit på fullmäktigemöten och presenterat hur verksamhet och målarbete fortskrinämn-der.
KS kallar vid behov representanter från nämnderna och förvaltningarna till sina möten för att informera sig om olika delar i verksamheten. De tre kommunalråden har olika ansvarsområ-den och det förekommer att dessa deltar på nämndssammanträansvarsområ-den för att inhämta informa-tion.
KS tar under året initiativ till presidieöverläggningar med de olika nämndspresidierna för att diskutera ex. budget och andra aktuella frågor.
Det finns en kommunledningsgrupp som består av kommunchef, förvaltningschefer, HR-chef och ekonomichef som träffas en gång per månad. Agendan för dessa möten är gemensam-ma frågeställningar som exempelvis ekonomi, personal, kvalitet, arbetsmiljöfrågor m.m. Se-dan ett halvår tillbaka finns det även en informell grupp som består av de tre kommunalrå-den, förvaltningscheferna och kommunchefen. Dessa möten är en öppen dialog och det förs inga protokoll.
Gällande bolagen så skickas samtliga styrelseprotokoll från resp. bolag till moderbolaget.
Inför styrelsemötena i moderbolaget träffas VD-gruppen, som består av resp. VD i de kom-munala bolagen. Ibland är även kommunens ekonomichef med på dessa möten. De träffas 4-5 ggr/år och vid dessa träffar hanteras övergripande frågeställningar, kvartalsrapporter, olika verksamhetsfrågor m.m. Vid behov tas informella kontakter mellan moderbolag och dotterbolag. Samtliga styrelseprotokoll bör skickas för kännedom till KS.
När det gäller Höglandets räddningstjänstförbund så sker dialog på ett formaliserat sätt enligt fastställd aktivitetskalender. Vid dessa dialogtillfällen finns representant från KS i Vetlanda kommun med. Samtliga protokoll från direktionens möten skickas för kännedom till KS.
18
„ Vilken återrapportering sker till fullmäktige?
Som beskrivits ovan sker uppföljning av ekonomi och verksamhet i bl.a. halvårsbokslut och årsbokslut för både nämnder och bolag. Dessa dokument redovisas i fullmäktige i april och oktober varje år. Varje nämnd redovisar en gång per år för fullmäktige hur verksamheten utvecklas och hur målarbetet fortskrider. Det sker en redovisning två gånger per av ej be-handlade motioner.
„ Vilka utvecklingsbehov föreligger?
KS kan förtydliga och förstärka sitt uppsiktsansvar genom att fastställa innebörden av upp-siktsplikten samt hur styrelsen avser att arbeta med detta på ett sammanhållet sätt. Genom att dokumentera och fastställa kommunens strategi för uppsiktsansvaret i exempelvis en årsplan blir det tydligt att kommunen arbetar på ett systematiskt och medvetet sätt. På detta sätt kan det även säkerställas att det utövas uppsikt på ett likformigt sätt för nämnder, bolag och kommunalförbund.
För att uppfylla kraven i reglementet för intern kontroll bör KS på ett tydligare sätt utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och det bör även införas former för att samla in information hur intern kontroll fungerar i de kommunala bolagen och kommunalförbunden.
Det bör tydliggöras hur den interna kontrollen ska följas upp i de kommunala bolagen och kommunalförbunden.
De övergripande effektmålen uttrycker de politiska prioriteringarna för innevarande mandat-period. För att KS inom ramen för sitt uppsiktsansvar ska kunna bedöma om nämnder och bolag arbetar i linje med fastställda mål, visioner och kärnvärden är det väsentligt att det sä-kerställs och följs upp att de mål som fastställs på nämnds- och bolagsnivå har koppling till fullmäktigemålen. Utöver detta fastställs även nämnds- och bolagsspecifika mål. En tydligare redovisning av åtgärdsförslag kan ske vid avvikelser eller bedömning att måluppfyllelse inte kommer att nås.
Samtliga protokoll från styrelsemöten i de kommunala bolagen bör skickas till KS för att samtliga ledamöter ska ha möjlighet att utöva sin uppsiktsplikt.
För att leva upp till antagen företagspolicy ska styrelsen fatta beslut om hur uppsikten ska fullgöras gentemot de kommunala bolagen och det ska även dokumenteras i protokoll.
„ Är Kommunstyrelsens uppsikt ändamålsenlig och tillräcklig?
Vår bedömning är att det finns en fungerande uppsikt. Den kan dock bli kraftfullare och tydli-gare om den formaliseras. Kommunallagen och dess förarbeten ger inga tydliga anvisningar om uppsiktens innehåll, utformning och genomförande. Det är väsentligt att skapa en förstå-else för begreppet och att uppsikten genomförs på ett medvetet, förebyggande och kontinu-erligt sätt. Kommunen bör dokumentera sin strategi gällande uppsiktsplikten där tolkningen av uppsikten framgår, vad den ska inriktas på och hur den ska genomföras.
Vetlanda den 4 december 2012
Ulrika Strånge Ernst & Young
Iréne Dahl Ernst & Young
19