Konceptuell modell

Arbetsgången till utformningen av konceptuella modellen bygger på metodiken i kapitel 2, Banks tillvägagång för konceptuellmodell verifiering av validering. Processkartan som upprättades vars huvudsyfte var att identifiera processflödet och insamling av data ligger till grund för konceptuella modellen, se kapitel 5.3 datainsamling. Varefter författarna fått djupare förståelse över processen och bestämt modellens mål tillsammans med SkaS Skövde, sattes modellen systemgränser, vilken detaljnivå antaganden och förenklingar. Men också utifrån vilka vad händer om scenarier modellen ska kunna behandla. Modellen avgränsades med fokus på operationssalarna som enligt Malik et al. (2015) är den vanligaste flaskhalsresursen i vårdkedjan. Avdelningar, postoperativa vården samt dagkirurgi har exkluderats i modellen, se figur 14 slutgiltiga konceptuella modell.

Nedan följs en beskrivning av antaganden/förenklingar för modellen och dessa har diskuterats tillsammans med handledare och verksamhetsföreträdare på SkaS:

- Modellen tar inte hänsyn till ifall operationskortet kräver ett operationsteam, så har detta förenklats genom att behovet av operationsteam har kopplats till salarna. De salar som kräver team är Sal01-14, Sal16 och SalFör, övriga salar kräver inte team, det vill säga SalIvc, SalRtg och SalRtgLab4.

- Salar som inte kräver operationsteam kommer kunna behandlas alla dagar i veckan, dygnet runt.

- Modellen tar inte hänsyn till ”vittid”, det vill säga tiden mellan operationerna (salstiden), detta menas med att så fort ett team frigörs från salen kan nästa operation påbörjas om övriga kriterier uppfylls, som exempel tillgängliga läkare, tid och sal.

- Modellen behandlar inte röda dagar och raster.

- Kategorisering av de olika prioriteringarna för elektiva patienter har förenklats genom att gruppera patienter med prioritetnamn 7- och 14 dagar till prio 2 och 30-, 60-, 90 dagar till prio 3. Akuta patienter med prioritetnamn urakut, 2h, 6h, 24h, >24h till prio 1. Patienternas prioritering avgör vilken patient som ska operera först, med hänsyn till vilken patient som har väntat längst.

- Modellens veckoschema (läkare) baseras på frekvens av utförda operationer som har skett per veckodag och genomsnittliga antal läkare per vecka, se kapitel 5.3.3 resultat bearbetade och insamlade data.

- Antal operationsteam över året och arbetstider (dagtid), se kapitel 5.3.3 resultat bearbetad och insamlade data.

29

Figur 14. Slutgiltig konceptuell modell

5.3 Datainsamling

Insamling av data till simuleringsmodellen och analys av remissflödet/första besök har i huvudsak hämtats från databasen Elvis och Orbit men också från ostrukturerade intervjuer, möten med förbättringsgruppen och handledare på sjukhuset. Utifrån ställda problembeskrivning och vilka vad händer om scenarion som modellen ska kunna hantera, har 8 viktiga parametrar identifierats för att kunna driva och validera simuleringsmodellen. Dessa 8 parametrar är följande:

1. Datum när operationsanmälan utfärdades samt antalet opererade patienter under 2019.

2. Procentuella fördelningen av prioriteterna för elektiva patienterna samt logiken hur prioriteringarna ska hanteras.

3. Andelen av patienter som ska till vilken sal.

4. Förberedelsetider, operationstider och efterarbetestider för respektive opererandeenhet.

5. Arbetsscheman för operationsteamen och opererandeenheterna.

6. Antal operationsteam och antal läkare.

7. Tiden mellan operationerna per sal.

8. Genomströmning av behandlade/opererade patienter per dag.

5.3.1 Databaser

Insamling av data från databaserna hämtades med hjälp av handledare på SkaS Skövde på grund av behörighetskrav. Data har strukturerats och behandlats manuellt i Excel utifrån vilka kolumner som har

30

varit betydande för detta arbete. Medföljande bilagor hänvisar till vilka kolumner data har hämtats ifrån, för att styrka dess trovärdighet. Nedan följs en kort beskrivning av de olika databassystemen:

 Orbit. Manuell loggning system i syfte att underlätta informationsflödet, planering och uppföljning för operationsverksamheten. Orbit omfattar samtliga verksamheter vars behandlingar eller operationer ska genomföras i operationssal eller motsvarande, samt där anestesipersonal deltar (vgregion, 2019).

 Elvis. Inom Västra götalandsregionen används patientadministrativa systemet Elvis för att hantera bland annat akut-, öppen och slutenvårdskontakter, väntelistor, besöks- och kassaregistrering (vgregion, 2019).

Tider i Orbit

Registreringen av salstiden i Orbit användes som den totala längden för patientens operations-/behandlingstid, se bilaga 6 för analys av salstider. Men hänsyn till vilka vad händer om scenarier så analyserades förberedelsetiden, Operationstiden och efterarbetstiden. I figur 15 visas några registrerade tidpunkter under förloppet av totala salstiden.

Figur 15. Egen tolkning av registrerade tidpunkter i Orbit samt tolkning av underlag från SkaS Skövde.

Tider i Elvis

Insamlingen av data för remiss och första besök har hämtats från Elvis. I bilaga 3 och 4 visas en sammanställning på de mottagningar som har analyserats.

5.3.2 Intervjuer och möten

I samband med studiebesök genomfördes intervjuer av anledning att få viktiga indataparametrar till simuleringsmodellen samt få djupare förståelse över vilka faktorer som kan påverka exempelvis variationen av förberedelsetiden eller tider till remissbedömning.

5.3.3 Resultat av bearbetade och insamlade data

Antalet opererade patienter under 2019 har baserats från bilaga 1, dataanalys utförda operationer. Tabell 4 nedan presenterar resultatet av antalet operationer som har utförts under dagtid. Denna tabell kommer användas till att validera modellens utdata.

31

Tabell 4. Egen sammanställning av operationer utförda under dagtid på Skas Skövde.

Resultatet på fördelningen av andelen patienter till de olika prioriteringarna har baserats utifrån bilaga 13, prioritering och väntetider. Fördelningen av patienter som ska till vilken sal har baserats från bilaga 12, analys av antal operationer utförda per sal. Figur 16 nedan visas en sammanställning av totalt utförda operationer under dagtid per sal.

Figur 16. Utförda operationer under dagtid per sal visas i ett cirkeldiagram

Resultatet av de olika processtiderna (förberedelsetid, operationstid och efterarbetstid) för respektive opererandeenhet visas i bilaga 7, 8 och 9. Valet av lämpligaste fördelning för dessa tider har baserats med hänsyn tillgängliga tidsdistribueringar i mjukvaran Facts. Resultatet från de rekommenderade fördelningarna i mjukvaran Easyfit har inte kunnat användas, så finns en underliggande misstanke för att mätfel kan förekomma. Detta ska tas i hänsyn till för modellens utdata.

Antalet operationsteam och skift har tagits fram i dialog med handledare Skas Skövde och enhetschef på operationsavdelningen. Tabell 5 nedan visar arbetsscheman över antalet operationsteam per vecka.

32

Tabell 5. Arbetsschemat för operationsteamen

Arbetsschemat för de olika opererandeenheterna och antalet läkare har förenklats genom att basera detta på årliga frekvensen av totalt utförda operationer som har skett per veckodag respektive opererandeenhet, se bilaga 10 Arbetsscheman. Tabell 6 visar resultatet på författarnas tolkning över vilka veckodagar den högsta årliga frekvens av utförda operationer har inträffats på av respektive opererandeenhet.

Tabell 6. Författarnas tolkning av veckoschema för de olika opererandeenheterna och antal läkare.

Resultatet för dataanalysen, tiderna mellan operationerna per sal kan ses i bilaga 11. Analysen kommer användas till att validera modellens utdata. Genomströmningen av patienter per dag i

operationsprocessen har baserats av totalt utförda operation under dagtid på 250 dagar, se tabell 7.

Antalet dagar har tagits fram genom att analysera utförda operationer som har skett under måndag till fredag.

Tabell 7 Resultatet av genomströmningen av patienter per dag (mån-fre) för operationsavdelningen.

33