Kontroller av inhyrd personal

Region Skåne genomför inga kontroller av personal som hyrs in via bemanningsföretag. Detta framkom redan vid förra granskningen 2010. Det åligger bemanningsföretaget att göra kontroller motsvarande de som Region Skåne gör i sin egen rekryteringsprocess. Detta är reglerat i avtal. Inhyrda läkare, sjuksköterskor och barnmorskor skall inställa sig på arbetsplatsen och kunna börja arbeta snabbt. Ingen process eller kontroll av vare sig legitimation, eventuella ansvarsärenden, referenser eller betyg skall vara nödvändig enligt rekryterande chefer. Koncerninköp som arbetar med upphandling och inköp gör däremot avtalsuppföljningar med stickprovskontroller. För nuvarande avtal har ännu inte några kontroller utförts. Koncerninköp har inte planerat hur ofta kontroller skall göras inom ramen för det nuvarande avtalet.

Slutsatser: Kontroller 3.6.

Kontroll av betygshandlingar – Vår bedömning är att kontroll av betyghandlingar är bristfällig.

Granskningen ger varierande resultat beroende på vilken verksamhet som undersöks. Detta gör det svårt att avgöra i vilken grad betyg faktiskt inte kontrolleras eller om utförda kontroller inte dokumenteras. I den offentliga primärvården innehöll endast 10 % av granskade personalakter betygshandlingar. Inom den offentliga primärvården har det dessutom skett en markant försämring gällande dokumentation av betygshandlingar. Rekryterande chefer menar att kontroll av betyg utförs i hög utsträckning men att det inte alltid dokumenteras i personalakten. Vi ser detta som ett tecken på att de centralt utformade regiongemensamma riktlinjerna inte nått ut till verksamheten. Antingen rör detta riktlinjerna gällande kontroll, riktlinjerna gällande dokumentation eller en kombination av de båda. I värsta fall är det kontroller som inte görs.

Vi bedömer att bristen på dokumentation av betyg medför en sämre överblick över vilken kompetens som faktiskt finns. Vi har tittat på personalakter från nyligen anställda. I många av fallen rör det sig om personer utan tidigare bakgrund på de aktuella arbetsplatserna och i vissa fall nyligen examinerade personer. I synnerhet i dessa fall är betygshandlingar viktiga för att få en bild över kompetensen. Betygshandlingar och kompetensbevis av olika slag torde underlätta vid planering av produktion och bemanning. Utifrån granskningen av personalakter ser vi även att en del personal har gått utbildningar eller innehar kunskaper som inte är

nödvändiga för att utöva yrket de är anställda för. Det kan röra sig om kunskap som kan vara till nytta för verksamheten i framtiden. Utan betygshandlingar av genomförda utbildningar finns en risk att kompetens som redan finns i verksamheten förbises vid en kompetensinventering inför eventuella nyanställningar.

Vi rekommenderar skärpta krav på att betyg kontrolleras och en tydlig kommunikation om att betygsutdrag skall sparas i personalakten.

Kontroll av referenser – Vi bedömer att dokumentering av referenser är högst bristfällig. Detta gäller för både primär- och specialistvård, oavsett om den är offentligt eller privat driven. För den offentliga primärvården syns en markant försämring mot resultatet i revision nr. 26/2010.

Gemensamt för alla verksamheter i hela granskningen är att samtliga intervjuade ser referenstagningen som nödvändig. Rekryterande chefer säger sig vara noga med att referenten är en relevant person. En tidigare chef till sökanden tas av flera rekryterande chefer upp som ett exempel på en relevant referent. Granskningen visar att cheferna ofta behåller referenserna lokalt och inte sparar dem i personalakten. I flertalet fall säger de sig också göra sig av med dem när den anställde visat sig fungera väl i verksamheten. I de fall dokumentation från tidigare arbetsgivare fanns i personalakten utgjordes den generellt sett av skriftliga vitsord på tjänsteintyg. Detta framkom redan i granskningen från 2010. HR-chefer på förvaltningarna medger att information om referenstagning och var referenser skall sparas varit otydlig.

Verksamhetschef och personalchef på Capio instämmer. De ser också referenstagning som ett klart förbättringsområde.

Vi rekommenderar skärpta krav på att referenser kontrolleras och en tydlig kommunikation om att referenser skall sparas i personalakten.

Vi bedömer att det finns en inställning om att referenstagning inte är lika viktig vid internrekryteringar av sedan tidigare kända personer. Det finns en risk i denna inställning.

Rekryterande chef bör alltid göra en seriös referenstagning. Det är inte säkert att det som hörs i korridorer eller personalrum är detsamma som det som sägs i förtroende vid en personlig referenstagning. Risken finns att man får en ensidig bild av sökanden istället för en verklig bild av personens styrkor och svagheter om man inte tar referenser.

Vi rekommenderar insatser för att få tillstånd en attitydförändring gällande när referenstagning är aktuellt. Referenser bör alltid tas för att man skall få en korrekt bild av sökandes tidigare arbetsprestationer.

Kontroll av giltig legitimation – Vi bedömer att bristande kontroll av giltig legitimation kan gå ut över patientsäkerheten. Verksamheten måste förvissa sig om att dess personal har kompetens att utföra sitt yrke. Kontrollen handlar dels om att kontrollera med Socialstyrelsen om legitimationen är belagd med behörighetsinskränkningar, dels att kontrollera med IVO om ansvars- eller tillsynsärenden finns för sökanden i fråga. Granskningen av personalakterna visar att alla verksamheter oavsett vårdnivå och driftsform utför kontroll av giltig legitimation i betydligt högre utsträckning än vid tidpunkten för revision nr 26/2010. Detta är en positiv utveckling. Fortfarande är det endast mellan 10 % och 32 % av personalakterna som innehåller bevis på giltighetskontroll av legitimationen. Antingen sparar inte rekryterande chef beviset eller så utförs helt enkelt inte kontrollen. Det finns därmed en risk att en person med en legitimation med behörighetsinskränkningar, med en indragen legitimation eller en person som (faktiskt) aldrig haft någon legitimation anställs.

Vi rekommenderar att det i riktlinjerna för rekryteringsprocessen tydliggörs att legitimationskontroll skall utföras.

Vi bedömer att det på grund av brist på dokumentation i merparten av granskade personalakter är svårt att avgöra i vilken grad verksamheterna har blivit bättre eller sämre på att utföra obligatoriska kontroller. I en del fall säger sig chefer kontrollera legitimationens giltighet men spara beviset på annan plats än i personalakten. På samma sätt säger sig chefer ofta observera varningar som skickas ut av SoS och lokalt spara dessa om det är relevant för den egna verksamheten. Det finns en risk i att spara information om personal på andra ställen än i personalakten. En nytillträdd chef skall kunna gå till personalakten och där få nödvändig information och historik om personalen. I de fall information inte finns sparad i personalakten kan den gå förlorad vid exempelvis chefsbyten. Att spara information i personalakten möjliggör också intern uppföljning och externa granskningar.

Vi rekommenderar att det i riktlinjerna för rekryteringsprocessen tydliggörs att bevis om att legitimationskontroll är utförd skall sparas i personalakten.

Iakttagelser: Information och utbildning 3.7.

I detta avsnitt behandlas revisionsfrågan: 6. ”Hur tillgodoses behovet av information och utbildning i rekryteringsfrågor?”

3.7.1. Information

Hittills har varje förvaltning i Regionen haft egna intranät. Dessa ersätts nu under 2013 av ett enda regiongemensamt intranät. Det kallas Vårt gemensamma intranät (VGI). VGI är nu i drift för vissa enheter inom Region Skåne och kommer vid årsskiftet 2013 / 2014 att implementeras i samtliga enheter. VGI utgår från medarbetarens behov och roll. Medarbetaren kan forma sin egen startsida utifrån informationsbehov och intresseområden. Alla typer av nyheter, information och dokument som policys och riktlinjer skall publiceras här. Det gäller både sådant som är av regional och lokal karaktär. I förvaltningarnas egna intranät har inte regiongemensam information funnits med i samma utsträckning. Regiongemensam information i rekryteringsfrågor skall spridas via VGI. Intervjuade från både Koncernstab HR och förvaltningarna tror att VGI kan gynna ett gemensamt arbetssätt i rekryteringfrågor. HR-specialisterna på förvaltningarna har en viktig uppgift att bevaka ny information som sprids och att dela med sig denna till rekryterande chef.

Det samlade stödet i form av information om rekrytering är dokumentet Rekryteringsprocessen. Då processen fastställdes gick dokumentet först ut via regionchefen, förvaltningscheferna och HR-cheferna som sedan spred det vidare ut i ledningsgrupperna. Idag finns Rekryteringsprocessen i IT-stödet Offentliga jobb. Den är skriven för rekryterande chefer, HR-specialister och för GSF. I Offentliga jobb finns även en rad lathundar samt lagar och förordningar som gäller vid anställningsprocesser. Intervjuade rekryterande chefer säger sig vara medvetna om var information finns. Flertalet har också informationen i utskriven form (på sitt kontor).