Rekryteringsprocessen i Capio och Aleris

De privata vårdgivarna som inkluderats i denna granskning är Capio och Aleris. Vi har tagit del av riktlinjer för rekryteringsprocessen på Capio Närsjukvård och Aleris. Capio Närsjukvårds och Aleris anvisningar om hur en rekryteringsprocess skall gå till är inte lika omfattande som Region Skånes. Anvisningarna är också av mer rådgivande karaktär. Capio Simrishamns sjukhus tillhör inte Capio Närsjukvård utan Capio Närvård.¹⁰ Personalchefen på Capio Simrishamns sjukhus hade vid intervjutillfället ingen vetskap om det finns centralt utgivna riktlinjer för rekryteringsprocessen inom Capio Närvård.

10 Capio Närsjukvård och Capio Närvård är två olika verksamhetsområden inom koncernen Capio.

Personalspecialisten på Capio Simrishamns sjukhus understryker att verksamheten i stor utsträckning själva kan styra rekryteringsprocessen. Detta uppfattas av personalchefen som positivt. Våren 2013 tog Capio över driften av Simrishamns sjukhus från Carema. Carema hade en betydligt mer centralstyrd rekryteringsprocess. Riktlinjerna var då inte anpassade efter de lokala förhållandena. Ur det hänseendet är förutsättningarna för en god rekryteringsprocess bättre nu menar personalchefen. Däremot fanns tidigare ett elektroniskt rekryteringsverktyg.

Det saknas nu vilket enligt personalchefen gör anställningsförfarandet mer omständligt.

Att döma av Aleris anvisningar om hur rekryteringsprocessen skall gå till är deras rekryteringsprocess mer detaljerad och centralstyrd än Capio Närsjukvårds. Aleris har också ett IT-stöd för webbrekrytering och en databas för CV-registrering. Det finns flera automatiserade funktioner såsom (automatiskt) svarsmail till alla sökande samt (automatiskt) utskick av intresseförfrågan med jämna mellanrum.

Slutsatser: Förändringar i rekryteringsprocessen 2010-2013 3.2.

HR-organisationen – Vår bedömning är att Region Skåne nu har en ändamålsenlig organisation som syftar till samsyn och samarbete i HR-frågor. Det är viktigt att kopplingen mellan Koncernstab HR och förvaltningarna är fortsatt tydlig. Utan denna försvåras samordningen förvaltningarna emellan och risken för en återgång till lokala rekryteringsprocesser ökar.

Gällande roller och ansvarsområden måste vara kända och anses legitima i hela organisationen. Vi bedömer att de idag inte helt hunnit etablera sig på verksamhetsnivå.

Region Skåne har idag en tydligare organisationsstruktur avseende rekrytering än vid tidpunkten för motsvarande granskning 2010. Det finns även en rekryteringsprocess som skall gälla för all verksamhet inom Regionen. Rekryteringsprocessen utarbetas av Koncernstaben HR i samarbete med HR-direktör och förvaltningarnas HR-chefer. Genom detta har policys och riktlinjer gällande rekrytering blivit regiongemensamma. Regionens HR-organisation gynnar interaktion mellan förvaltningar och sjukhus. HR-funktioner med ansvar för olika processer ingår i sjukhus- och förvaltningsöverskridande nätverk.

Vi rekommenderar att Region Skåne tydligare medvetandegör personal som arbetar med HR-frågor om organisationsstrukturen och dess inbördes roller. För att omsätta roll- och ansvarsuppdelningen fullt ut i praktiken krävs en ökad kännedom om just organisationens uppbyggnad.

GSF – en del av HR-organisationen – Vi bedömer att det stöd som GSF ger vid rekrytering är uppbyggt för att ge ett adekvat stöd till verksamheterna. De utgör en del i standardiseringen av rekryteringsprocessen. GSF har tydliga rutiner för hur de inledande delarna av rekryteringen skall ske. Allmängiltiga mallar finns utarbetade för bland annat kravprofil och annonser. Vid tidpunkten för revision nr 26/2010 var GSF inte lika utvecklad som idag. Nu är det en väsentlig del av HR-organisationen. Avseende rekrytering var inte någon av dess tjänster obligatorisk 2010. Att GSF fanns innebar då ingen inskränkning i respektive förvaltnings val att utforma sin egen metod för rekrytering. Idag är en del av GSF:s tjänster obligatoriska. Syftet är att uppnå ett enhetligt arbetssätt för rekrytering i Regionen. GSF skall behandla alla inkommande ärenden på samma sätt.

Vi bedömer att det finns en misstro mot GSF bland rekryterande chefer. Servicen har alltför låg legitimitet. Kompetensen inom GSF är huvudsakligen inriktad på HR medan medicinsk kompetens saknas. Medicinsk kompetens krävs för att identifiera lämpliga kandidater vid

rekrytering. Rekryterande chefer väljer därför att själva parallellt utföra uppgifter som GSF är ålagda att utföra och utför.

Vi rekommenderar att GSF får ansvara för en större del av rekryteringsprocessen. Idag har GSF en liten roll i ett initialt skede av rekryteringsprocessen. För att kunna etablera en standardiserad rekryteringsprocess i Regionen bör GSF få ökat inflytande över de rutiner som idag sätts lokalt. GSF:s tjänster bör bestämmas i samråd med rekryterande chefer för att säkerställa att utbud möter efterfrågan.

Vi rekommenderar att kompetensmixen inom GSF ses över. En ökad medicinsk kompetens skulle öka rekryterande chefers förtroende för GSF och leda till bättre rekryteringar.

Riktlinjer för rekryteringsprocessen – Vi bedömer att det idag finns klara riktlinjer för rekrytering inom Region Skåne. Vid tidpunkten för granskningen 2010 fanns endast en frivillig vägledning för rekrytering på Regionens intranät. Idag finns ett gediget dokument, Rekryteringsprocessen, som skall följas vid rekrytering. Intervjuer visar att rekryterande chefer inte är bekanta med rekryteringsstegen som anges i dokumentet. Huruvida rekryteringar i verkligheten sker enligt den gällande regiongemensamma processen är svårt att säga.

Dokumentation från rekryteringsprocesser saknas i de flesta fall. Idag är möjligheten att följa upp enskilda rekryteringar undermålig. I sin tur försvåras då utveckling och förbättring av rekryteringsprocessen. Det finns även vissa brister och otydligheter i dokumentet Rekryteringsprocessen. Detta gäller bland annat vilken dokumentation som skall sparas i personalakten.

Vi rekommenderar att Rekryteringsprocessen och dess innehåll tydliggörs för rekryterande chefer. Dokumentet är inte endast ett stöd eller en frivillig vägledning. Rutiner i Rekryteringsprocessen är till stor del tvingande och måste följas. Först när rutinerna följs kan effekt ses av den uppstramning av rekryteringsprocessen som gjorts sedan granskningen 2010.

Vi rekommenderar en regelbunden uppföljning av i vilken utsträckning rutiner följs vid rekryteringar. Det skulle vara värdefullt i utvecklings- och förbättringsarbetet inom rekrytering.

Roller vid rekrytering – Vi bedömer att de HR-stöd som finns till förfogande kan utnyttjas på ett mer effektivt sätt i de flesta verksamheter. En tydlig och allmängiltig rekryteringsprocess kräver en klar arbetsfördelning. Vår bedömning är att det i Regionen inte finns en tillräckligt tydlig arbetsfördelning mellan rekryterande chef och HR-specialist. Arbetsfördelningen skiljer sig runt om i Regionen. Granskningen visar att HR-specialisterna har kunskap som rekryterande chefer ibland saknar. HR-specialisterna är viktiga informationsspridare. De kan hjälpa rekryterande chef att omsätta centrala riktlinjer för rekryteringsprocessen i praktiken. Risken att obligatoriska bitar i processen förbises minskar därmed.

Vi rekommenderar att HR-specialistens roll stärks och får samma innebörd i hela Regionen.

IT-stöd – Vår bedömning är att det IT-verktyg, Offentliga jobb, som Region Skåne infört sedan granskningen 2010 underlättar rekryteringsprocessen. Det är lättillgängligt, lättförståeligt och ger en god överblick över rekryteringsprocessen.

Rekryteringsprocessen inom Capio och Aleris – Vi bedömer att rekryteringsförfarandet vid Capio och Aleris inte är lika utarbetat som inom Region Skåne. Capio har en decentraliserad

rekryteringsprocess med få riktlinjer. Detta gäller i synnerhet inom specialistvården¹¹. Aleris har något mer detaljerade riktlinjer. Både Capio och Aleris ger dock respektives vårdgivare stort handlingsutrymme gällande val av rekryteringsförfarande.

Iakttagelser: Personalakten 3.3.

I detta avsnitt behandlas revisionsfrågan: 5. ”Vilka handlingar sparas i personalakten vid rekryteringsprocessen? Finns det någon kvalitetssäkring inom området?”

Arbetsgivaren ansvarar för att hälso- och sjukvårdspersonalen har den kompetens och de egenskaper som krävs för att tillgodose patientsäkerheten. Detta innebär att en arbetsgivare är tvungen enligt lag att utföra vissa kontroller samt rekommenderad att utföra andra kontroller innan en anställning kan bli aktuell. I dokumentet Rekryteringsprocessen finns både krav och rekommendationer på vad en personalakt skall innehålla.

Vi har granskat personalakter för att kunna följa rekryteringsprocessen och vilka kontroller som gjorts. I nästa kapitel redovisas i en tabell i hur stor utsträckning personalakterna innehöll efterfrågade dokument. En jämförelse med revision nr. 26/2010 finns med i tabellen. I intervjuer och dokumentgranskning har vi inte kunnat finna att någon kvalitetssäkring inom området görs. Detta gäller för både privata och offentliga verksamheter.

3.3.1. Dokumentation av betygshandlingar och referenser

I Region Skånes rekryteringsprocess ingår att kontrollera att betyg från behörighetsgivande utbildning finns. Detta måste ske före varje beslut om anställning. Det gäller även om den sökande är känd sedan tidigare som exempelvis vid intern rekrytering från en annan avdelning.

Dokumentgranskningen visar att det i den löpande texten i Rekryteringsprocessen inte framgår explicit att en kopia på betyg skall arkiveras i personalakten. Det anges att den sökande skall uppmanas att till intervjutillfället ta med sig bland annat betyg. I en bilaga till Rekryteringsprocessen med en förteckning över vad en personalakt skall innehålla står däremot tydligt att personalakten skall innehålla tjänstbarhetsintyg/betyg.

I Region Skånes rekryteringsprocess ingår att ta referenser. Det finns utförliga riktlinjer för hur referenstagningen skall gå till. Som stöd finns ett referensprotokoll som rekryterande chef kan använda sig av. Det står tydligt i ett kapitel i Rekryteringsprocessen att referensprotokollet för varje nyanställd skall sparas i personalakten. I bilagan till Rekryteringsprocessen med förteckningen över vad en personalakt skall innehålla står däremot inte referensprotokoll med.

Det finns inget krav på vilken roll i förhållande till sökanden referenterna skall ha haft. Dock rekommenderas att minst en referent är en före detta chef.

11 Med specialistvård avses här Simrishamns sjukhus.